Checkliste Harmonisierung Zahlungsverkehr ABACUS Im Zuge der Harmonisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs müssen nicht nur Institute Ihre Software und Möglichkeiten aus- und umbauen, sondern auch in Ihrem ERP-System sind einige Anpassungen notwendig. Sie verwenden ABACUS als Ihre favorisierte EPR-Software, um mit Instituten zu kommunizieren oder Zahlungen zu erstellen? Dann hilft Ihnen diese Checkliste, um die Harmonisierung des Zahlungsverkehrs erfolgreich zu meistern. Vorgelagerte Informationsbeschaffung Erledigt Haben Sie ABACUS Version 2014 oder jünger im Einsatz? Für eine erfolgreiche Kommunikation mit ISO 20022 Daten benötigen Sie eine ABACUS Version 2014. Ältere Versionen unterstützten die Zahlungsformate ISO 20022 nicht. Bitte planen Sie frühzeitig, um eine Update durchzuführen. Ihr Vertriebspartner hilft Ihnen gerne dabei. Wissen Sie über die Harmonisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs Bescheid? Nicht nur Institute und Softwarelieferanten sind in der Informationsholschuld. Auch Unternehmen sollten sich früh und umfassen über die Harmonisierung des Zahlungsverkehrs informieren. Nützliche Informationen finden Sie unter: www.abacus.ch/links/eb http://www.migration-pt.ch/ http://www.iso20022.ch/ Haben Sie bereits ein Projekt-Team erstellt und Verantwortlichkeiten zugewiesen? Es empfiehlt sich, ein Projekt-Team mit Mitgliedern aus den Bereichen IT und Rechnungswesen zusammenzustellen oder Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Haben Sie ihre Mitarbeitenden bereits über die Harmonisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs informiert? Damit die Umstellung im ABACUS erfolgreich durchgeführt werden kann und die Einstellungen auch in Zukunft so bleiben, empfehlen wir Ihnen, Ihre Mitarbeitenden früh und umfänglich über die Umstellungen zu informieren. So können Sie Unklarheiten, ungewollte Stammdatenveränderungen oder Fehler vorbeugen. Haben Sie Ihre Partner, Kunden und Institute über die Umstellung informiert? Damit auch Ihre Partner nicht vor vollendete Tatsachen gestellt werden, ist es hilfreich, wenn Sie diese über die Umstellung informieren. Allenfalls müssen diese weitere Schritte einleiten, damit die Prozesse nicht unnötig unterbrochen werden. Verwenden Sie ausser Schweizer Instituten auch Institute aus Deutschland? ISO 20022 ist nicht nur in der Schweiz ein neuer Standard, auch im europäischen Raum ist ein Wandel im Gange. Schlagwort „SEPA“. 23.04.2015/AI, SP Checkliste Harmonisierung Zahlungsverkehr ABACUS Copyright © 2015 by ABACUS Research AG, CH-9301 Wittenbach-St.Gallen Seite 1 Unterstützt Ihr Institut den Datenaustausch mit ISO 20022 Daten? Bitte informieren Sie sich bei Ihrem Institut über Ihre Möglichkeiten. Entscheidend sind folgende Punkte: - Welche ISO 20022 Formate werden unterstützt? - Welche Schnittstelle wird dafür eingesetzt? - Muss eine Vertragsanpassung vorgenommen werden für bestehende Verträge? Benötigen Sie eine Prozessanalyse? Die Harmonisierung des Zahlungsverkehrs bietet eine gute Gelegenheit, sich Gedanken über die internen Prozesse zu machen. Können Prozesse einfacher, effizienter oder kostengünstiger gestaltet werden? Gibt es Prozessschritte die redundant sind? Eine Überprüfung lohnt sich allemal. Haben Sie das Vorgehen für die Umstellung bereits geplant? Es ist erforderlich, sich für einen Termin zu entscheiden, wann die Umstellung stattfinden soll. Vor allem, wenn neue Schnittstellen für die Kommunikation benötigt werden. Eine Planung hilft Ihnen und den Mitarbeitenden die Umstellung erfolgreich und ohne grosse Probleme durchzuziehen. ABACUS-Anpassung Erledigt Sind Ihre Bankenstämme aktuell? Wir empfehlen Ihnen, in regelmässigen Abständen die Bankenstämme zu aktualisieren. Bei Updates werden die unter abac\kd\epay\res\fpa hinterlegten Bankenstämme aktualisiert. Eine Liste mit den Links zu den jeweiligen Bankenstämmen finden Sie auch unter http://www.abacus.ch/downloads-page/weitere-applikationsdokumente/electronic-banking/. Sind die Vertragsparameter der Institute aktuell? Wenn Ihr Institut eine neue Schnittstelle einsetzt ist es unabdingbar, das Institut erneut einzurichten oder die Parameter des Vertrages anzupassen. Bitte klären Sie mit Ihrem Institut ab, ob Sie einen neuen Vertrag verwenden, eine neue Schnittstelle einsetzen müssen oder ob Sie mit bestehendem Vertrag und bestehenden Parametern ISO 20022 Files versenden und empfangen können. Eine Installationsanleitung finden Sie unter www.abacus.ch/links/eb Verwenden Sie bereits IBAN-Kontonummern für Ihre Firmenzahlstellen? IBAN wird zukünftig die proprietäre Kontonummer vollständig ersetzen. Eine frühzeitige Umstellung auf IBAN-Kontonummern lohnt sich. Bitte klären Sie mit Ihrem Institut ab, ob Sie die Umstellung auf IBAN im ABACUS vornehmen können. Kennen Sie den IBAN-Konverter im Programm Electronic Banking 411 und 413? Damit Sie nicht mühsam alle Begünstigtenkonti vom Typ „Bank“ manuell anpassen müssen, gibt es in der Applikation Electronic Banking im Programm 411 für Schweizer Konten und im Programm 413 für Deutsche Konten ein Konvertierungstool, das ihre proprietären Kontonummern in IBAN umwandelt. Weitere Informationen können Sie folgenden Knowledge-Base Einträgen: - https://support.abacus.ch/kb/display/KB/KB-3890 (CH-IBAN-Konverter) - https://support.abacus.ch/kb/display/KB/KB-3891 (DE-IBAN-Konverter) 23.04.2015/AI, SP Checkliste Harmonisierung Zahlungsverkehr ABACUS Copyright © 2015 by ABACUS Research AG, CH-9301 Wittenbach-St.Gallen Seite 2 Ist der Firmenzahlstelle das korrekte Format hinterlegt? Sobald Sie mit Ihrem Institut vereinbart haben, Zahlungen im XML-Format zu übermitteln, können Sie dies der Firmenzahlstelle hinterlegen. Für den Schweizer Zahlungsverkehr empfehlen wir, das Format XML zu hinterlegen. Zahlungen werden nun nur noch im XMLFormat übermittelt oder mit einer entsprechenden Fehlermeldung abgebrochen. Für den Deutschen Zahlungsverkehr wird, wenn XML-Format hinterlegt ist, auch DTA aktiv. Im Unterschied zu Schweizer Zahlungen kann für Zahlungen an Deutsche Institute auch DTA verwendet werden, wenn die Stammdaten keine Zahlung im XML-Format erlauben. Müssen Sie Ihre ABACUS-internen Prozesse überdenken? Im Zuge der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs gibt es 3 Hauptbereiche: - Neues Überweisungsverfahren (aktuell) - Neuer Einzahlungsschein (2018) - Neues Lastschriftverfahren (2018) Prüfen Sie Ihre ABACUS-internen Prozesse auf die neuen Anforderungen. Neues Überweisungsverfahren: EZAG (Post) und DTA (Bank) werden durch XML (ISO 20022) ersetzt. Zahlungen werden neu im Pain.001 oder Pain.008 Format erstellt. Rückmeldungen erhalten Sie als Pain.002 oder als CAMT-Meldungen. Neuer Einzahlungsschein: Der neue Einzahlungsschein wird für sämtliche Zahlungsarten eingesetzt und unterstützt nur die durchgängige Verwendung von IBAN. Zusätzlich wird ein QR-Code anstelle der Codierzeile gedruckt. Neues Lastschriftverfahren: Die heutigen Verfahren, Standards und Formate werden ab dem 4. Quartal 2018 nicht mehr unterstützt. Jedoch ist noch nicht bekannt, wie das neue Lastschriftverfahren umgesetzt werden soll. Es lohnt sich heute schon, sich Gedanken über mögliche Prozessumstellungen zu machen. Beispielsweise besteht die Möglichkeit bei Zertifikatsschnittstellen die Kontodaten über den Sheduler im ABACUS abzuholen und über das Programm Kontobewegungen verbuchen beinahe automatisch mit offenen Posten abzugleichen und direkt in die FIBU zu verbuchen. Sind die von Ihnen eingesetzten Formulare angepasst? Prüfen Sie Ihre Formulare in den Debitoren in Programm 13 „Belege drucken“ und 244 „Mahnungen ausgeben“. Mit dem neuen Einzahlungsschein werden Anpassungen in den von Ihnen verwendeten Formularen notwendig sein. Prüfen Sie bereits heute, welche Anpassungen zu gegebener Zeit vorgenommen werden müssen. Haben Sie bereits Ihre Hardware an die neuen Anforderungen angepasst? Damit Sie die neuen Einzahlungsscheine verwenden können, müssen allenfalls neue technische Geräte angeschafft werden. 23.04.2015/AI, SP Checkliste Harmonisierung Zahlungsverkehr ABACUS Copyright © 2015 by ABACUS Research AG, CH-9301 Wittenbach-St.Gallen Seite 3 ABACUS-SEPA Erledigt Kennen Sie die 5 Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit Sie erfolgreich eine SEPA-Zahlung übermitteln können? Damit hohe Spesen verhindert werden, ist es notwendig auf 5 Punkte zu achten, wenn Sie SEPA-Zahlungen übermitteln möchten. Hier die 5 Bedingungen aufgelistet: - Das Bankkonto des Empfängers muss als IBAN hinterlegt sein. - Die Firmenzahlstelle muss mit einem Finanzinstitut verknüpft sein, bei welchem im Bankenstamm eine SWIFT-ID enthalten und die SWIFT-Adresse gesetzt ist. - Die Taxart muss Spesenteilung sein. - Die Währung muss EURO sein. - Grundsätzlich dürfen keine Mitteilungen an Empfänger, Empfängerbank und Instruktionen an die ausführende Bank erfasst werden. Es gibt jedoch ausführende Banken, die gewisse Instruktionen benötigen. Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem Institut, ob eine spezielle Mitteilung mitgegeben werden muss, um erfolgreich eine SEPA-Zahlung zu übermitteln. Haben Sie die Informationen ihrer Absender-Institute aktualisiert? Damit Sie erfolgreich SEPA Zahlungen übermitteln können ist es notwendig, die SWIFT-ID und die SWIFT-Adresse A korrekt zu hinterlegen. Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem Institut nach den benötigten Angaben. SEPA-Sammelzahlungen – Wo können Sie was hinterlegen? Bei SEPA-Zahlungen besteht die Möglichkeit, den Zahlungsauftrag als Sammelzahlung zu übermitteln. Sie können dies entweder auf dem Institut oder der Firmenzahlstelle hinterlegen. Achtung! Salärzahlungen erfolgen nie im Sammelzahlungsformat! 23.04.2015/AI, SP Checkliste Harmonisierung Zahlungsverkehr ABACUS Copyright © 2015 by ABACUS Research AG, CH-9301 Wittenbach-St.Gallen Seite 4