ファイリングシステム導入のお勧めトータル・ファイリングシステムご相談はオフィス二十一株式会社大阪市淀川区塚本 1-14-21 TEL06-6303-0703 FAX06-6303-0706 営業本部大阪市阿倍野区松崎町 2-6-43 ｱｿﾞﾝﾋﾞﾙ 2F トータル・ファイリングシステム導入のおすすめ理想的オフィスとは必要な書類が、スグ出せますか？（検索時間も人件費です）スペース効率は良いですか？（オフィスの 1/3 は書類です）情報や知識の共有はできていますか？（文書は会社の財産です）日本版 SOX 法など法的対応は大丈夫ですか？（適正な文書管理が要求されます）貴社では、上記の質問についていかがでしょうか？情報爆発ともいうべき現代にあって、情報管理は組織の生命線といっても過言ではないでしょう。確かにＩＴ化の進展によって、情報管理は高度化しました。貴社では既にＩＳＯを取得されていますので、次のステップとして、企業の総合力発揮のため、ファイリングシステムが戦略的要素として求められているのではないでしょうか。特に、個人情報保護法、民事訴訟法改正やＰＬ法など訴訟社会への対応に備えて、企業防衛の前提条件として文書管理が必要です。また、日本版ＳＯＸ法（金融商品取引法）対応のため、内部統制の必要性からも、文書管理が重要課題と言えるかと存じます。ところが、ＯＡ機器からのアウトプットによって、「紙」情報が減少するよりもますます大量に発生し、また、ＣＤ、ＤＶＤ、ＭＯなど、新しいメディアがあふれかえり、それらの整理にお困りの事ではないでしょうか。それは、パソコンやＬＡＮを導入すれば、簡単に片づく問題でしょうか。デジタル情報管理の世界においても、紙ベースの段階で、十分にファイリングシステムの思想が浸透してこそ、真に斬新で革新的な情報管理システムの構築が可能になるのです。 - 1 - ＩＴ（組織のネットワーク）化の前提は、ファイリングシステム導入です。トータル・ファイリングシステムは、紙ベースや現状のパソコン・ベースでの、ファイリングシステムを体系化します。その上で、紙で保管する文書、スキャナを導入しペーパーレス化するべき文書、またはＬＡＮ・イントラネットやＷｅｂ上でのシステム化などにより、デジタル化すべき文書というように、対象とするべき文書を明確に区分します。そして、全社の情報管理体系を機能的、有機的に構築し、今、求められている情報の共有化を実現しようとするものです。これにより、ファイリングシステムの３大目的である、全社ノウハウの共有化による企業としての総合力のパワーアップ、書類探し時間短縮による人件費節約や事務の効率化、書類削減によるスペースコストの節約を目指します。その推進ステップを次ページ以降にまとめております。 - 2 - トータルファイリングシステムコンサルティング・フロー無料簡易診断の実施→コンサルティング提案書提出推進組織の構築文書情報の調査全社の情報について、機能系統図の作成ファイリング体系の構築ペーパー・ファイリングシステムの推進ファイリング切り替え作業電子化ファイリングの対象決定電子化ファイリングのシステム構築原本保存体系、用品の選定電子化の入力作業実施トータル・ファイリングマニアルの構築ファイリング優秀部署の表彰ファイリング維持メンテナンスコンサルタントがメインの実施事項貴社がメインの実施事項貴社、コンサルタントの協同作業 ※トータルファイリングシステムは、ペーパーとペーパーレスの総合的ファイリングシステムです。 - 3 - トータル・ファイリングシステムの想定効果＜導入効果の考え方＞ファイリングシステムの導入効果については、次のような観点から考えられます。人件費の節約～検索のスピードアップにより書類探しの時間短縮がなされ、その時間分は人件費の節約効果があると判断できます。これについては、ファイリングシステムが整備され、廃棄すべき書類、オフィス外で保存すべき書類、オフィス内で保管・活用すべき書類に明確に区分されることによって、オフィス内での書類が少なくなります。また、電子化することによって、ペーパー書類が少なくなります。このように少ない文書から検索することによって、検索スピードは速くなり、書類量が４０％になれば、検索時間も４０％に減少すると考えられます。スペースコストの節約～一般的に、オフィスでの書類保管スペースは１／３位であり、オフィス・ワーカー一人当たりが持つ書類枚数は２０，０００枚と言われます。この保管スペースを少なくすることが、コスト節約につながります。たとえば、オフィスで書類を廃棄し、オフィス外での保存に回し、更にオフィス内活用書類を半分はペーパー、半分は電子データで保管することによって、減少するスペースのコスト（家賃）が節約されたものとして計算できます。ランニングコストの節約～ペーパー書類を保管する場合、それをファイルするバインダーやボックスファイル、更にそれを収納するキャビネットが必要になります。一般的に、オフィスワーカーの一人当たり書類増加率は年間１，０００枚と言われます。これまでの保有書類は新たな什器・備品に入れ替えないとして、今後増える書類の保管のための、什器・備品代をランニングコストとして比較します。トータル・ファイリングシステムでは、ペーパーのファイルには、バインダーではなく、ボックスファイル及フォルダーの活用をお勧めします。その理由として、ボックスファイル及びフォルダーの方が、閉じる手間がかからないことや、同じ枚数を保管する場合コストが安くなるからです。また、電子化する際にも、スキャナーを通しやすく、便利と言えます。 - 4 - ファイルメーターの推移～２，０００万円のコストダウン 9000 8000 7000 6000 5000 当初ファイルメーター 12/16ファイルメーター 2/15ファイルメーターｃｍ 4000 3000 2000 1000 0 部務総課課械課課室課二一機進理画理・業業管促企管気営営報売営部電情販経理・管設術施技部理管術技部理経事商 A ｽﾋﾞｰ Bｻ用使通共ファイリング推進ステップ（日程は進行により調整いたします）項目日程会議ｺﾝｻﾙﾀﾝﾄ派ｽﾀｯﾌ派遣遣１．導入説明会・写真撮影１/上１/上調査２．現状調査 (ｽﾀｯﾌ同行・ファイルメーター調査表および現状ファイル調査表の記入講義指示) １/上 (表記入作業) または社員実施・業務内容確認インタビュー（業務内容とファイルの関連性について）１/中３．ルール構築ｲﾝﾀﾋﾞｭｰ１/下・文書分類基準表の作成・確認・決定１/下～２/中 ↓ ・移管スケジュール表の作成・確認・決定２/中～３/上３/上説明・相談ルールづくりまたは <分類作業は・ファイリング用品の確認・選定・決定〃社員の方と・文書書庫の設定、貸し倉庫の選定〃の・図面の保管案決定〃協同作業> ４．キリカエ作業・文書廃棄デーの設定・実施・廃棄ファイルメーターの測定３/上・置き換え作業、保存リスト作成４/上～中５．中間チェック・問題点検討６．ルール見直し (保存リスト作〃３/中～下社員実施説明３/上・切り替え作業（紙ファイル、電子化） (表作成作業) 成作業) ３/中立会い指導または社員実施５/中立会いﾁｪｯｸ５/中～６/上６/上相談６/上～下６/中相談５/中・スペース効率、移転検討７．ファイリングマニアル完成・ファイリングデー、表彰ルール等検討 (マニアル清書作業)または社員作成＊その後のメンテナンス（維持管理）については、別途ご相談いたします。１/上は、１ヶ月目の上旬という意味です。 - 5 - コンサルタント会議日程（１／上は１ヶ月目上旬の意味）回数予定日程内容参加者１回目１／上･半日導入説明会（キックオフ大会）ファイリングのねらいと導入ステップ全社員２回目１／中･全日業務内容確認インタビュー・各部署各部署各委員３回目１／下･全日分類表作成作業（ラベルによる共同作業）事務局、各委員他４回目２／中･半日分類表完成、移管スケジュール作成打ち合せ事務局、各委員５回目２／下･半日移管スケジュール完成、問題点打ち合わせ事務局、各委員６回目３／上･半日切り替え作業説明全社員７回目３／中･半日切り替え作業（紙ファイル、電子化）立会い指導事務所で全員８回目４／上･半日置き換え・保存リスト打ち合わせ事務局、各委員９回目５／中･半日切り替え完成度チェック事務所で巡回 10回目５／下･半日問題点検討ルール見直し、移転検討事務局事務局、各委員 11回目６／上･半日ファイリングマニアル打ち合わせファイリングデー・表彰ルール等打ち合わせ事務局 12回目６／中･半日ファイリング表彰式、今後の打ち合わせ全員、事務局推進組織案推進委員長社長または取締役実行委員長Ｒ＆Ｄセンター長（案））副実行委員長兼事務局長Ｒ＆Ｄセンター次長（案）副事務局長Ｒ＆Ｄセンター課長（案）事務局男子１人、女子１人（スタッフ１人）各課推進委員(課長) 実行委員推進委員(課長) 実行委員推進委員(課長) 実行委員 - 6 - 推進委員(課長) 実行委員文書分類基準表（他社事例）支店共通【会議】(黒) 支店長会議資料営業【顧客管理】(黄) ＜見積書＞＜顧客確証文書＞【目標管理】(青) 見積書（副本）支店方針注文書（副本）ソフト検収書（副本）【予算・実績】(黄) 保守契約書（副本）予算＜提出打合せ＞営業計画書提案書実績体制表導入システム構成【事務改善】（赤）打合せ議事録ファイリング＜顧客情報＞会社概要【仕入・外注情報】（緑）地図住所電話その他ユーザー一般【カタログ】(緑) ＜社内管理資料＞販促カタログヘルプデスク参照カタログＣＳ調査学校関係ｶﾀﾛｸﾞＳＧ仕様書＜引継書＞【マニュアル】(緑) 製品通知【新規ＰＰ管理】(青) セールスマニュアル＜見積書＞学校関係ﾏﾆｭｱﾙ･取説＜提出打合せ＞フォーマット＜顧客情報＞【名刺】【書籍】【物品】事務用品備品セールスツール共大分類 ⇒ 【販売促進】(緑) ＜システム資料＞ＡＢＣＳＹＳＴＥＭＩＮＴＲＡグループウェア介護外食学校ネットワーク＜ﾏｰｹﾃｨｯﾝｸﾞ施策＞＜2000 年対応＞＜フェア展示会＞会は分類略号【中分類】⇒ ＜中次分類＞ -7- ⇒ 業務【確証帳票・文書】(黒) 成約物件見積書注文書（原本）検収書（原本）納品書請求書契約書（原本）２０００年【営業業務管理】(青) 取引先マスターＣＳＮＥＬ請求入金仕入計上リスト依頼書初期不良代替保守【総務】(赤) 社連・起案勤怠教育研修人事一般業務引継書依頼書庶務【経理】(緑) 収納監査固定資産請求書【組合】(黄) 小分類（）は色分類移管スケジュール表（他社事例）分類ペーパー原本保存年限（大→中→中次→小）ｵﾌｨｽ書庫計主管部署ﾍﾟｰﾊﾟｰコピー保存年限デジタル保存年限紙+0.5 備考ｻｰﾊﾞｰ支店共通【会議】(黒) 支店長会議資料 0.5 販売業務課 0.5 １販売業務課 0.5 【予算・実績】(黄) 予算営業計画書実績顧客台帳１１１Ｒ販売業務課販売業務課販売業務課販売業務課１１１Ｒ紙＋１紙＋１紙＋１【事務改善】(赤）ファイリングＲ販売業務課ＲＲ【仕入・外注情報】(緑）Ｒ販売業務課【カタログ】(緑) 販促カタログ参照カタログ福祉関係ｶﾀﾛｸﾞＴＴ 1+T 販売業務課販売業務課営業３課【マニュアル】(赤) 製品通知セールスマニュアル取扱説明書フォーマット５Ｐ 1+T Ｒ【名刺】Ｔ【書籍】Ｔ【物品】事務用品備品ＴＴ【目標管理】(青) 支店方針販売業務課販売業務課営業３課販売業務課各担当者販売業務課販売業務課販売業務課［注］○内…法定保存年限Ｐ…永久Ｔ…用済後移管または廃棄Ｒ…差替え原本をデジタル化したものは紙の廃棄可、但し法定保存は紙必要 - 8 - 最新版のみ常に保管Ｒ･販売用･仕入先、文具等紙＋５５＋Ｔ導入前導入後導入後（フリーアドレス）導入前（机１人１台）ファイリング・コンサルティング料金表オフィス二十一株式会社時間帯講演・研修形式コンサルティング・相談半日（３～４時間程度）全日（６～７時間程度）３万円－７万円１２万円関西地区以外は、別途、交通費、宿泊費を頂戴いたします。今回のコンサルティング・フローコンサルティング内容 1 導入説明時　間内　容２時間導入説明会（キックオフ大会）ファイリングのねらいと導入ステップ 2 現状調査・業務内容インタビュー半日業務内容確認インタビュー・各部署 3 共同作業指導半日分類表作成作業（ラベルによる共同作業） 4 ルール構築、説明指導半日分類表完成移管スケジュール作成打ち合せ 5 ルール構築、説明指導半日移管スケジュール完成問題点打ち合わせ 6 キリカエ作業説明半日切り替え作業説明ファイリング用品のキリカエ作業、電子化説明 7 キリカエ作業・電子化半日切り替え作業（紙ファイル、電子化）半日置き換え作業・保存リスト打ち合わせ半日チェック表に基づき採点半日切り替え完成度チェック問題点検討、ルール見直し半日ファイリングマニアル打ち合わせファイリングデー・表彰ルール等打ち合わせ立会い指導 8 置き換え作業・保存リスト作成立会い指導 9 切り替え完成度チェック 10 問題点のヒアリングと、進行状況の採点評価、ルール見直し 11 ファイリング・マニアル電子化ファイリングルール決定 12 表彰２時間ファイリング表彰式、今後の打ち合わせ今後の維持打合せ上記の通常回数で計算した場合、コンサルティング料（島津分）全日程は7万×10回+3万×2回＝76万円 ●ファイリング作業業務受託の人材派遣につきましては、別途、ご相談させていただきます。 ●訪問時以外のデスクワークもありますが、今回は請求しておりません。 - 11 - 島津忠弘オフィス二十一株式会社代表取締役昭和２８年１１月１５日生昭和５１年３月広島大学工学部経営工学科卒業昭和５１年４月 (株)宇品造船にて新事業企画を担当、同社倒産による会社更生法申請手続き、再建計画に従事。昭和５４年３月 (株)日本マンパワーにて資格取得およびビジネス研修の企画担当昭和５６年４月中小企業診断士工鉱業部門取得昭和５９年７月ＢＳＯ(株)にてコンサルティングに従事。ＴＱＣ、人事、システムコンサルティング等を担当。昭和６２年３月セキセイ(株) 経営企画室課長営業開発部次長、開発部次長を歴任。その間、経営企画、販売促進等を担当後、ファイリング商品の開発および営業、ファイリング・コンサルティングに従事。生命保険会社、損害保険会社、商社、不動産会社、食品メーカー等のファイリングを指導。平成８年１２月「はじめて学ぶ文書管理」ミネルヴァ書房第６章執筆。平成９年４月オフィス２１(有)代表取締役インターネットでオフィス用品の通販開始。ファイリング・コンサルティングに従事。ＯＡメーカー関連会社と連携し、紙と電子のトータルファイリングを指導。ファイリングの観点から事務改善などについて、人材派遣会社のセミナーで講演。社団法人日本経営協会認定ファイリングデザイナー１級平成１２年７月有限会社から株式会社に登記変更顧問城下氏と連携し、自治体の文書管理指導に従事その他、企業・団体の情報管理コンサルティングに従事平成１８年４月通販サイトが YAHOO の｢オフィス用品｣の検索にて、１位となる平成１８年９月近畿大学にて図書館特論・ファイリングデザイナーの非常勤講師トータル・ファイリング・サポート事業１．トータル・ファイリングの必要性と目的タイムセービングスペースセービングコストセービング書類探し時間の書類スペースの文書管理費用の短縮削減効率化情報共有化による企業の総合力パワーアップ２．トータル・ファイリング・サポートの概要ファイリング・コンサルティングファイリング用品販売ファイリング作業受託・貴社のニーズ、企業特性に応じたファイリング・コンサルティング・ルールにマッチした、優良で廉価なファイリング用品の販売・多忙な貴社社員の方に替わって、ファイリング作業の受託オフィス二十一株式会社