Geld & Recht Tipps für die Praxis Sachbezüge an Arbeitnehmer Was ist steuerfrei? Zusätzliche Anreize Die Zuwendung von Sachbezügen kann der Mitarbeitermotivation und -bindung dienen. Zugleich lässt sich damit gute Arbeit honorieren. Doch was ist dabei aus steuerrechtlicher Sicht zu beachten? Darüber informiert der folgende Beitrag von ADS-Autor Thomas Böpple. Eine häufig gestellte Frage lautet: Was kann ich meinem Arbeitnehmer Gu tes tun, ohne Lohnnebenkosten zahlen zu müssen? Eine sehr einfache Möglich keit ist die Zuwendung von Sachen, etwa eines Buchs. Hierbei sind der Fantasie kaum Grenzen gesetzt. Jedoch gerade die Vielfalt an Möglichkeiten führt häufig zu Unsicherheiten. Im Folgenden werden da her zwei wichtige Vorschriften erläutert, nach denen ein Sachbezug möglich ist. Die 44-Euro-Grenze Das Steuerrecht verlangt grundsätz lich, dass jeder Sachbezug versteuert wer den muss. Um eine Versteuerung vorzu nehmen, ist die Frage zu beantworten, wie viel die Sache wert ist. Zur Vereinfa chung wurde festgelegt, dass Sachbezüge bis zu einem Wert von 44 Euro pro Monat nicht versteuert werden müssen. Diese Vorschrift eröffnet dem Arbeitge ber eine Fülle an Möglichkeiten, seinem Arbeitnehmer eine Sache zuzuwenden, Autor Fotos: Fotolia, ADS Thomas Böpple (39), Dipl.-Kfm. (FH), ADS-Steuerberater 40 ADS Allgemeine Deutsche Steuerberatungsgesellschaft mbH, Leiter der Zweigniederlassung Hamburg, Hindenburgstraße 49, 22297 Hamburg, Tel.: 040 / 525607-110, Fax: 040 / 6377-43260, [email protected] ohne dass der Arbeitnehmer hierfür Lohnsteuer bezahlen muss. Der Arbeit geber kann beispielsweise Pralinen, Bücher, Zeitschriften, Gardinen, Pflan zen oder Ähnliches zuwenden. Auch ein Kinobesuch oder ein Abendessen, ja sogar Zinsersparnisse für Arbeitgeberdarlehen und teilweise auch Versicherungen gelten als Sachbezüge. Der Grund, woran die Zuwendung bis her häufig scheiterte, bestand in dem Auf wand, den der Arbeitgeber hatte. Denn der Arbeitgeber darf dem Arbeitnehmer keine Barmittel zur Verfügung stellen. Der Arbeitgeber muss also persönlich die Sache besorgen, persönlich das Abend essen oder den Kinobesuch bezahlen. Da her bestand der Wunsch, Gutscheine aus zugeben. Diese wurden jedoch nur unter strengen Voraussetzungen als Sachbe zug anerkannt. So musste etwa die Sache auf dem Gutschein konkret bezeichnet werden; zudem war die Nennung eines Höchstbetrags nicht zulässig. Im Dezember 2010 kam dann die Ver einfachung, veranlasst durch den Bundes finanzhof. Seitdem sind Gutscheine auch dann ein Sachbezug, wenn auf ihnen bei spielsweise ein Höchstbetrag verzeichnet ist. Hierdurch wird es dem Arbeitgeber einfacher gemacht, die Fülle an Sachbe zügen dem Arbeitnehmer auch tatsäch lich zuzuwenden. Der Bundesfinanzhof hat noch weite re Möglichkeiten aufgezeigt, Sachbezüge praxisgerecht zuzuwenden. So kann der Arbeitgeber ebenfalls sogenannte zweck gebundene Geldleistungen an den Arbeit nehmer ausgeben. Also dem Arbeitneh mer Geld geben mit der Weisung, es für eine bestimmte Sache zu verwenden, zum Beispiel für Benzin. Beispiel: Der Einzelhändler M. weiß, dass sein Mitarbeiter U. sehr gerne K riminalromane liest. Solche Bücher sind jedoch nicht im Warenbestand seines Ein zelhandels. Deshalb teilt er dem Arbeit nehmer mit, er könne in dem Buchladen XY ein Buch bis zu einem Wert von zehn Euro kaufen. Er gibt dem Arbeitnehmer das Geld unter der Maßgabe, dass dieser ihm den entsprechenden Kaufbeleg ein reicht. Sofern der Arbeitgeber dem Arbeitneh mer eine Sache zuwendet, stellt sich die Frage, welchen Wert die Sache im steuer rechtlichen Sinn hat. Denn nur so kann nachgewiesen werden, dass die 44-Eu ro-Grenze nicht überschritten wird. Grundsätzlich hat die Sache einen Wert in Höhe von 96 Prozent des Verkaufsprei ses. Der Arbeitnehmer bekommt also im Steuerrecht einen Rabatt von vier Pro zent. Dies gilt jedoch nicht für Sachbezü ge, deren Höhe schon bestimmt ist. Das ist beispielsweise bei zweckgebundenen handelsrundschau 08 | 2012 JJZuschuss: Verkaufspreises abziehen. Er überlässt dem Arbeitneh mer damit die Ware günsti ger, als er sie verkaufen wür de. Von dem Restwert sind 1 080 Euro steuerfrei. Beispiel: Der Einzelhänd ler M. verkauft neben Lebensmitteln auch eine kleine Auswahl an Büchern. Er er möglicht es seinen Mitarbeitern, seine Verkaufsware bis zu einem Betrag von 1 080 Euro kostenlos zu erhalten. Arbeit nehmer B. nimmt sich unter anderem ein Buch mit. Das Buch kostet im Verkauf 9,95 Euro. Für die Lohnsteuer wird das Buch mit einem Rabatt von vier Prozent bewer tet, also mit 9,55 Euro. Die Ausnutzung des Rabattfreibetrags erfolgt häufig durch die Ausgabe von Gut scheinen. Diese sind einfach zu erstellen, dokumentieren die Höhe und geben dem Arbeitnehmer die Möglichkeit, die Ware nach seinem Geschmack auszuwählen. Die Ausgabe von Gutscheinen für arbeit gebereigene Waren inklusive Rabattfrei betrag ist an keine besonderen Vorausset zungen geknüpft. Das größte Risiko besteht darin, dass der Arbeitnehmer in einem Kalender jahr Sachbezüge erhält, die höher sind als der Rabattfreibetrag. Dies kann beispiels weise der Fall sein, wenn ein Gutschein des letzten Jahres noch nicht vollständig ausgeschöpft wurde und der Arbeitneh mer im neuen Kalenderjahr erneut einen Gutschein über 1 080 Euro erhält. Es ist daher zu empfehlen, neben einem Geld betrag auch ein Verfallsdatum auf dem Gutschein zu verzeichnen. Zweckgebundene, begrenzte Gelder, etwa fürs Tanken, sind möglich. Geldleistungen oder vom Betrag her be grenzten Gutscheinen der Fall, da sie auf einen bestimmten Betrag, zum Beispiel 44 Euro, lauten. DieseAusnahme wird in der Praxisder Regelfall sein. Die präzise Einhaltung der 44-EuroGrenze ist sehr wichtig für die Lohnsteuer freiheit. Denn sobald die Grenze auch nur um einen Cent überschritten wurde, ist der gesamte Sachbezug steuerpflichtig, also inklusive der 44 Euro. Die 1 080-Euro-Grenze Will der Arbeitgeber dem Arbeitneh mer eigene Waren zuwenden, kann er diese nach den Voraussetzungen des soge nannten Rabattfreibetrags ausgeben. Der Arbeitnehmer kann all das steuerfrei er halten, was der Arbeitgeber an seine Kun den verkauft, solange der Wert 1 080 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigt. Es ist unerheblich, wann der Arbeitnehmer die Waren erhält. Er kann den Betrag in ei nem Monat vollständig ausnutzen oder monatlich einen Teilbetrag erhalten. Der Arbeitgeber kann bei der Ermitt lung des Wertes der Ware vier Prozent des handelsrundschau 08 | 2012 Wird der Rabattfreibetrag überschrit ten, so ist der darüber hinausgehende Betrag lohnsteuerpflichtig. Die 1 080 Euro bleiben jedoch, anders als bei der 44-Euro Grenze, lohnsteuerfrei. Beiträge zur Sozialversicherung Auch wenn das Lohnsteuer- und Sozial versicherungsrecht nicht nach denselben Regelungen zu beurteilen sind, so kom men die Rechtsgebiete doch häufiger als empfunden zu gleichen Ergebnissen. Die Sachbezüge sind immer dann beitrags frei, wenn sie lohnsteuerfrei sind und zusätzlich zu Lohn und Gehalt zugewen det werden. Dies bedeutet, dass für Sach bezüge kein vertraglicher Anspruch be stehen darf. Beispiel: Den Anspruch auf die Lebens mittel bis zu einem Betrag von 1 080 Euro darf der Einzelhändler M. den Arbeitneh mern nicht vertraglich zusichern, wenn neben der Lohnsteuer auch keine Beiträ ge zur Sozialversicherung anfallen sollen. Es muss sich eindeutig um eine freiwillige Leistung handeln. Keine Grenze für Minijobs Sachbezüge, für die keine Beiträge zur Sozialversicherung gezahlt werden müs sen, werden auch nicht in die MinijobGrenze mit einberechnet. Für den gering fügig Beschäftigten kann daher sowohl der Rabattfreibetrag als auch die 44-Eu ro-Grenze ausgenutzt werden, ohne die Grenze für Minijobs zu überschreiten. t Die ADS-Berater geben gern weitere Auskünfte. Auf einen Blick: Die Regeln für Sachzuwendungen Grenze Zeitraum Abschlag bei der Bewertung Lohnsteuerpflicht entsteht Art der Zuwendung Minijob Rabattfreibetrag 1 080 Euro Im Jahr 4 Prozent Ab 1 080 Euro für die darüber hinausgehenden Waren Arbeitgebereigene Waren Wird nicht in die MinijobGrenze mit eingerechnet 44-Euro-Grenze 44 Euro Im Monat 4 Prozent Ab 44 Euro für alle Waren, die ausgegeben wurden Jegliche Waren Wird nicht in die MinijobGrenze mit eingerechnet 41