WIRTSCHAFT der prozentualen Relation von betrieblichen und privaten Fahrten der maximal gewinnmindernde Betrag errechnet werden kann. Für Fahrten zwischen Wohnung und Praxis ist die Entfernungspauschale (nach derzeitigen Stand noch: 0,30 Euro je Entfernungskilometer und Tag ab dem 21. Kilometer) als Betriebsausgabe anzusetzen. FAHRTKOSTEN BEIM ARZT Was zu beachten ist Ein Überblick zur Absetzbarkeit der betrieblichen Fahrten und zur Erfassung von Privatfahrten bei Ärzten D ie steuerliche Behandlung von Fahrtkosten bei Unternehmen, also auch beim niedergelassenen Arzt, ist in den letzten Jahren immer wieder in der Rechtsprechung und in Verwaltungsanweisungen problematisiert worden. Einfach ist es lediglich noch bei Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Hier gilt, dass bei einer betrieblichen Fahrt auch die Kosten entsprechend als Betriebsausgaben abzugsfähig sind. Besondere Aufzeichnungspflichten existieren nicht. Erheblich komplexer ist die Behandlung der Aufwendungen für den eigenen Pkw, der auch betrieblich genutzt wird. Hier muss man sich zunächst die Frage stellen, ob und wie das Fahrzeug dem steuerlichen Betriebsvermögen zuzuordnen ist. Zunächst muss daher für jeden einzelnen Pkw entschieden werden, ob Privatvermögen, gewillkürtes Betriebsvermögen oder notwendiges Betriebsvermögen vorliegt. Welche Zuordnung dabei möglich ist, zeigt dieser Beitrag. Welche Zuordnung die günstigste ist, ist vom Einzelfall abhängig. Fahrzeug gehört zum Privatvermögen Generell sind zwei Sachverhalte denkbar, warum das Fahrzeug zum steuerlichen Privatvermögen zu zählen ist. Wenn die betriebliche Nutzung weniger als zehn Prozent der gesamten Fahrzeugnutzung beträgt, hat der Arzt keine Wahl: Die Zuordnung zum steuerlichen Privatvermögen ist zwingend. Der Pkw kann jedoch auch aufgrund der Willensentscheidung des Arztes zum Privatvermögen gehören, und zwar dann, wenn das Fahrzeug zwischen zehn und 50 Prozent für die Tätigkeit als Arzt genutzt wird. Liegt Privatvermögen vor, stellen die Kosten, die durch den Betrieb A 3424 des Autos entstehen, keine Betriebsausgaben dar. Die betrieblich gefahrenen Kilometer können jedoch mit einen Pauschalsatz von 30 Cent angesetzt werden. Um auf diese Weise den eigenen Gewinn zu mindern, müssen die betrieblichen Fahrten mindestens mit Datum, Grund der Fahrt und gefahrenen Kilometern aufgezeichnet werden. Daneben ist grundsätzlich auch ein Einzelkostennachweis möglich, bei dem zunächst die jährlichen Gesamtkosten des Fahrzeuges ermittelt werden müssen, anhand derer dann aufgrund Pkw-Nutzung über 50 Prozent betrieblich URTEILE ZUM FAHRTENBUCH c Bundesfinanzhof vom 9. November 2005 Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Die getätigten Fahrten sowie der am Ende erreichte Kilometerstand müssen nicht nur vollständig, sondern auch in einem fortlaufenden Zusammenhang sein. Es reicht nicht aus, wenn auf losen Zetteln die täglich zurückgelegten Kilometer mit der angefahrenen Stadt notiert werden und im Zusammenhang mit einer Terminübersicht nachträglich ein Fahrtenbuch erstellt wird. Az.: VI R 27/05 c Bundesfinanzhof vom 16. November 2005 Ebenso reicht das „Excel-Fahrtenbuch“ nicht, da eingegebene Daten problemlos verändert werden können. Den strengen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs kann nur Genüge getan werden, wenn die nachträgliche Veränderung der Fahrtenbuchdatei ausgeschlossen ist oder Änderungen in der Datei selbst dokumentiert werden. Az.: VI R 64/04 c Bundesfinanzhof vom 31. Mai 2005 Gerundete Kilometerangaben im Fahrtenbuch führen zu dessen Aberkennung. Im Urteilsfalls hatte der Kläger seine dienstlich gefahrenen Kilometer immer mit der Endziffer Null eingetragen. Es wurde also (mindestens) auf glatte Zehner gerundet. Die „normale“ Rundung auf volle Kilometer ist daher hier nicht gemeint. Auch kann eine Rundung auf volle Kilometer nicht zur Aberkennung des Fahrtenbuchs führen, da grundsätzlich auf den Gesamtkilometerstand (nicht den Tageskilometerzähler) abzustellen ist. Az.: VI B 65/04 (NV) Bei einer betrieblichen Nutzung des Wagens zu mehr als der Hälfte muss das Auto dem steuerlichen Betriebsvermögen zugeordnet werden. Sämtliche mit dem Fahrzeug in Zusammenhang stehende Kosten sind daher Betriebsausgaben. Im Gegenzug muss jedoch für die Privatnutzung ein Eigenanteil wieder gewinnerhöhend angesetzt werden, was entweder durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch oder über die pauschale Methode der 1-ProzentRegelung geschehen kann. c Pauschale 1-Prozent-Regelung: Im Fall der pauschalen Regelung wird monatlich ein Prozent des Bruttolistenneuwagenpreises zum Zeitpunkt seiner Erstzulassung dem Gewinn hinzugerechnet, um die private Nutzung abzugelten. Übersteigt das Ergebnis der Pauschalregelung die tatsächlichen Kfz-Kosten, so ist eine Gewinnerhöhung auf die tatsächlichen Kosten begrenzt. Zu beachten ist allerdings, dass die 1-Prozent-Regelung nur bei Fahrzeugen des notwendigen Betriebsvermögens Anwendung finden darf. Zu prüfen ist daher zunächst, ob das Fahrzeug tatsächlich zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird (wobei Fahrten zwischen Wohnung und Praxis als betriebliche Fahrten gelten). Die 1-Prozent-Regelung kann also angewendet werden, wenn bereits diese Fahrten mehr als 50 Prozent der Jahreskilometerlaufleistung des Kfz ausmachen. Wenn dem nicht so ist, hat der Arzt die mehr als 50-prozentige Nutzung in geeigneter Form glaubhaft zu machen. Dabei sollen bereits Eintragungen im Terminkalender, Kilometerabrechnungen, Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen zur Glaubhaftmachung geeignet sein.  Jg. 104  Heft 49  7. Dezember 2007 Deutsches Ärzteblatt WIRTSCHAFT Sind solche Unterlagen nicht vorhanden, ist eine formlose Aufzeichnung der Kfz-Nutzung über einen repräsentativen Zeitraum von in der Regel drei Monaten zu führen, allerdings muss dann neben einer Notiz zum Anlass der Fahrt sowie der jeweils zurückgelegten Strecke auch die Kilometerstände zu Beginn und Ende des Aufzeichnungszeitraums festgehalten werden. c Fahrtenbuch: Die Führung eines Fahrtenbuchs bereitet in der Praxis erhebliche Probleme. Das Gesetz spricht von einem „ordnungsgemäßen Fahrtenbuch“, definiert jedoch nicht, was unter „ordnungsgemäß“ zu verstehen ist, weshalb dies bisher der Rechtsprechung und den Verwaltungsanweisungen zu entnehmen war. Laut Erlass des Bundesfinanzministeriums soll das Fahrtenbuch die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflichen Sphäre ermöglichen und darstellen. Es muss laufend geführt werden und mindestens folgende Angaben enthalten: Datum und Gesamtkilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflichen Fahrt, Reiseziel (wird ein Umweg gefahren, auch die Reiseroute) sowie Reisezweck und aufgesuchte Patienten/Geschäftspartner. Die Angaben müssen sich direkt aus dem Fahrtenbuch entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter des Fahrtenbuchs nicht beeinträchtigt wird. Weiterhin ist der Übergang von der beruflichen Nutzung zur privaten durch Angabe des Gesamtkilometerstands am Ende der beruflichen Fahrt zu dokumentieren. Liegt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor, werden die Betriebsausgaben des Wagens aufgrund des ermittelten prozentualen Anteils der Privatfahrten gekürzt, und insoweit findet eine Gewinnerhöhung statt. Die tatsächlichen Aufwendungen zwischen Wohnung und Praxis werden als nicht abziehbare Betriebsausgaben behandelt, soweit sie über der Entfernungspauschale liegen, die Arbeitnehmer als Werbungskosten in Abzug bringen können. Dies führt dazu, dass die Fahrten zur Praxis zwar als betrieblich gelten, jedoch nicht oder nicht ganz als Betriebsaus- doch erwähnt werden, dass das Fühgaben abgezogen werden können. ren eines Fahrtenbuchs bei gewillFührt der Arzt für den Betriebs- kürtem Betriebsvermögen nicht zwinPkw die 1-Prozent-Regelung durch, gend erforderlich sein soll. Der Bewird er die Aufwendungen, die auf gründung des Gesetzes war seinerdie Fahrten zur Praxis entfallen, nicht zeit zu entnehmen, dass die private kennen. Hier werden daher pauschal Nutzung vom Unternehmer zu schät0,03 Prozent des Bruttolistenneuwa- zen und glaubhaft zu machen ist. genpreises als Aufwendungen für die Formale Voraussetzungen sind jeFahrten angenommen. Die so ermit- doch nicht genannt worden. telten Aufwendungen werden um die Entfernungspauschale gekürzt und das positive Ergebnis dem Gec Bruttolistenneuwagenpreis des Pkw: 30 000 Euro winn hinzugerechnet (siehe: „Fahrten zur Praxis“). c monatlich 20 Arbeitstage Besondere Aufzeichnungsc Entfernung Wohnung – Praxis: 25 Kilometer pflichten bestehen dabei 30 000 × 0,03 Prozent × 25 Kilometer = 225 Euro nicht. Unter dem Strich hat der niedergelassene Arzt so abzüglich Entfernungspauschale nicht mehr für die Fahrten 0,30 Euro × 5 Kilometer (erst ab dem 21. Kilometer) zur Praxis steuermindernd × 20 Tage = 30 Euro einsetzen können, als wenn er angestellt wäre. monatliche Gewinnerhöhung = 195 Euro Nach diesem System (ein negativer Betrag würde den Gewinn mindern) wird auch verfahren, wenn *bei pauschaler 1-Prozent-Regelung der Arzt ein Fahrtenbuch führt, allerdings kommen dann statt der pauschalen Ermittlung mit 0,03 Prozent die Da weder der Gesetzgeber noch tatsächlichen Aufwendungen für die die Finanzverwaltung eine konkrete Fahrten zur Praxis zum Einsatz, die Methode zur Ermittlung des Privatsich aus dem Fahrtenbuch ergeben. anteils bei Fahrzeugen des gewillEbenso setzt das Fahrtenbuch dann kürten Betriebsvermögens vorsieht, voraus, dass jede einzelne Fahrt zur sind hier wohl auch unbürokratische Praxis eingetragen wird, da ansons- Aufzeichnungen wie bei der Beten auch die Lückenlosigkeit des weisführung der überwiegenden Fahrtenbuchs nicht gegeben wäre. Nutzung zulässig. Dabei kann die Betriebsprüfung jedoch schnell zum Gewillkürtes Betriebsvermögen Basar werden, auf dem um den geWenn die betriebliche Nutzung des nauen Anteil der betrieblichen NutFahrzeuges mindestens zehn Prozent zung gefeilscht wird. Rechtssicherund maximal 50 Prozent beträgt, heit ist nur mit einem ordnungskann der Arzt durch Willensentschei- gemäßen Fahrtenbuch gegeben. Was im Bereich des gewillkürten dung das Fahrzeug auch seinem steuerlichen Betriebsvermögen zuord- Betriebsvermögens die Fahrten zwinen, man spricht von gewillkürten schen Wohnung und Praxis betrifft, Betriebsvermögen. Ist dies der Fall, so gilt auch hier, dass der Arzt nicht sind alle Pkw-Kosten Betriebsausga- mehr in Abzug bringen kann, als er ben und im Gegenzug ist wiederum es als Angestellter könnte. Die Behandlung des Pkw in der ein Privatanteil zu ermitteln. Die pauschale Methode der 1-Prozent- betrieblichen Sphäre ist sehr bedeutRegelung ist in diesem Bereich seit sam. Eine allgemein gültige Hand2006 nicht mehr zulässig. Die Er- lungsempfehlung existiert nicht, mittlung des Privatanteils anhand weshalb jeder Arzt den für sich günseines Fahrtenbuchs ist jedoch sehr tigsten Weg herausfiltern muss, dawohl gegeben, insoweit sind diesel- mit es bei Betriebsprüfungen kein ben Kriterien zu beachten wie bei böses Erwachen gibt. n Fahrzeugen des notwendigen BeChristoph Iser triebsvermögens. Daneben muss jeE-Mail: [email protected]  Jg. 104  Heft 49  7. Dezember 2007 Deutsches Ärzteblatt FAHRTEN ZUR PRAXIS* A 3425