wirtschaftsinfo Fahrtenbuch: Was man beachten sollte … Die Führung eines Fahrtenbuchs ist eines der leidigen Themen, auf die wohl jeder gerne verzichten würde. Ist doch die Aufzeichnung sämtlicher Fahrten, die man beruflich oder privat unternimmt, ein zeitaufwändiger Prozess. Erschwert wird dies durch die Anforderungen, die die Finanz an ein so genanntes „ordnungsgemäß geführtes“ Fahrtenbuch stellt. Und diese werden laut neuesten Entscheidungen des Unabhängigen Finanzsenates immer strenger! Warum und wie ist ein Fahrtenbuch zu führen Die Führung eines Fahrtenbuchs ist erforderlich, um Fahrtkosten als Betriebskosten absetzen zu können. Das Fahrtenbuch umfasst alle Fahrten, die aus Anlass einer Dienstreise mit dem eigenen Kraftfahrzeug zurückgelegt werden. Damit wird ermittelt, welcher Anteil an betrieblichen Fahrten steuerlich geltend gemacht werden kann. Daneben dienen Fahrtenbücher auch dazu, den steuer- und sozialversiDatum cherungsrechtlichen Sachbezug der Mitarbeiter, die über einen Dienstwagen verfügen, zu belegen. Folgende Bestandteile müssen enthalten sein (siehe auch Beispiel): – Datum, Ort, Zeit und Kilometerstand am Anfang sowie am Ende der beruflichen Fahrt. – Dauer der beruflichen Fahrt. – Zweck der beruflichen Fahrt sowie – gefahrene Kilometer; getrennt nach beruflichen und privaten Fahrten. Bei den Privatfahrten genügt eine summarische Darstellung. Fahrtenbuch auf Excel gilt als nicht ordnungsgemäß! Die Frage, ob ein Fahrtenbuch auch elektronisch – insbesondere mit dem Software-Programm MS Excel – geführt werden kann, wurde in letzter Zeit heftig debattiert. Bei unseren deutschen Nachbarn sorgten im letzten Jahr zwei Urteile zu diesem Thema für Unruhe. In diesen wurde gefordert, dass nachträgliche Veränderungen ohne entsprechende Dokumentation (wie dies bei Excel der Fall ist) nicht möglich sein dürften. Strecke Zweck der Fahrt km km km- betrieblich privat Stand Anmerkungen 1.11. Whg-Büro-Whg 14 42.027 2.11. Whg-Anif-Whg Kundenbesuch Huber 321 42.348 Tanken in Mondsee 5.11. Whg-Zahnarzt- Büro-Whg 12 6 42.366 Umweg Zahnarzt 6.11. Whg.-Wochen- endhaus 67 42.433 Fahrtenbuchbeispiel: Je genauer die Aufzeichnungen geführt werden, desto glaubwürdiger ist das Fahrtenbuch. 82 MMag. Dr. Harald Glocknitzer, Geschäftsführender Gesellschafter Hübner & Hübner Steuerberatung. Auch ein Muss: Es soll nachvollziehbar sein, wann die Aufzeichnungen erfolgt sind. Der österreichische Unabhängige Finanzsenat Innsbruck bestätigt in seinem Urteil vom 22. Juni 2007 diese Ansicht: Ein mit Hilfe des Programms MS Excel geführtes Fahrtenbuch ist formell nicht ordnungsmäßig, da die Software die Möglichkeit eröffnet, den bereits erfassten Datenbestand im Nachhinein abzuändern, wobei der ursprüngliche Bestand und die erfolgten Änderungen nicht mehr nachvollziehbar sind. Allerdings berechtigt dieser Umstand das Finanzamt noch nicht zu einer Änderung des Anteils der privat veranlassten Fahrten. Das Finanzamt wollte bei dem anhängigen Fall nämlich eine Zuschätzung von 30% an privaten Fahrten vornehmen. Die materielle Zuverlässigkeit kann nicht automatisch angezweifelt werden. Entscheidend sind laut Finanzsenat die Umstände des Einzelfalls. Und wie diese „Umstände“ konkret aussehen, muss nicht notwendiger Weise durch ein Fahrtenbuch doku- mentiert werden, sondern kann auch aus anderen Beweismittel hervorgehen. Wenn der Steuerpflichtige etwa glaubhaft nachweisen kann, dass er seine Privatfahrten mit seinem Zweitwagen erledigt, dann ist laut Entscheidung des Verwaltungsgerichtshof dieser Nachweis auch zulässig. Abhilfe durch elektronisches Fahrtenbuch? Um den Vorgaben des Finanzsenats zu entsprechen muss sichergestellt werden, dass jede nachträgliche Änderung am Fahrtenbuch entsprechend dokumentiert wird. Zusätzlich sind folgende Aspekte relevant: – Hinreichende Gewähr der Vollständigkeit und Richtigkeit. – Möglichkeit der Überprüfbarkeit auf materielle Richtigkeit mit vertretbarem Aufwand. – Führung in geschlossener Form. – Keine Möglichkeit nachträglicher Manipulation. Auf Nummer sicher „fahren“ Sie also in der Regel dann, wenn Sie ein vorgefertigtes elektronisches Fahrtenbuch, wie es im Buchhandel erhältlich ist, verwenden. Die Rubrik Wirtschaftsinfo entsteht in Kooperation mit Hübner & Hübner – Steuerberatung, Unternehmensberatung, Wirtschaftsprüfung – Schönbrunnerstraße 222/7. Stock, 1120 Wien, Telefon 01/81175-0, Fax: DW-18. E-Mail: [email protected], Internet: www.huebner.at. Österreichs einzige spezialisierte Fachzeitschrift für die Bereiche Heizung, Lüftung, Klima- und Kältetechnik Heizung Lüftung Klimatechnik – 10/2007 Heizung Lüftung Klimatechnik