平成２８年度おもてなし実践プラン 経営室・会計室 分野・事業所名 経営分野 実践プラン名 的確な情報提供による職員実務のサポート 改善の目標 文書管理、情報公開及び個人情報保護制度に関する事務が円滑に行われるよう、 〇全職員が共有する全庁フォルダの登載内容を整理します。 〇職員マニュアルの整備を進めます。 現状【Ｂｅｆｏｒｅ】 ○文書・情報公開担当では、区における文書管理事務、情報公開制度及び個人情報保護制度に関する事務が適正に行われるよう、 全庁調整や職員相談を行っています。 ○各事務については、職員向けの手引きやマニュアル等を作成し全庁フォルダに登載していますが、職員は、それらの中から必要な 情報を容易に入手できない場合があります。 取組内容 〇手引き等を登載している全庁フォルダを整理・改善します。 〇各事務のうち、職員の使用頻度が高い実務については、手引き等から抽出・組み換えなどを行い、新たに個別マニュアルを作成し ます。 効果【Ａｆｔｅｒ】 ○全庁フォルダを整理したことで、情報の保管・共有が適正化しました。また、新たに３種類の個別マニュアル「気をつけたい文書事 務のポイント」「情報公開請求の受付から公開までのポイント」「自己情報開示請求の受付から開示までのポイント」を作成し、職員の 実務の迅速性・確実性を高めました。 平成２８年度おもてなし実践プラン 経営室・会計室 分野・事業所名 人事分野 実践プラン名 職員へのサポート 改善の目標 職員へのきめ細かいサポートができるよう支援体制を整えます。 現状【Ｂｅｆｏｒｅ】 ①職員定数を削減し少数精鋭の区政運営を目指す一方で、行政需要は増大し複雑化しています。このような中で、職員一人ひとりが 区に対してより貢献できるように自身のキャリアデザインを考える必要があります。 ②研修用のプロジェクターやアンプなどの貸出を行っていますが、貸出先の方が使用方法がわからないことがあります。 ③人事分野で各担当の連携が不足しており、担当以外の質問には答えづらい状況があります。 取組内容 ①職員のキャリアデザインの設計を支援するため、一人ひとりの昇任選考の対象期間を知ることができるツールを作成し全庁に周知 します。 ②機材の使用方法を図解したわかりやすい貸出使用マニュアルを作成します。 ③多岐にわたる仕事について、担当者名と内線を明示した一覧を作成し、職員に公開します。担当外であっても、用件をうかがい、迅 速な返答に努めます。 効果【Ａｆｔｅｒ】 ①昇任選考時期判定アプリを配布し、職員一人ひとりが自身のキャリアデザインを計画的に立てやすくなりました。また、職員各自が 中野区職員として必要な知識・スキルを確認し迅速かつ的確に業務が遂行出来る、中野区職員実務基本書を作成しました。 ②貸出使用マニュアルを作成し、研修の手引とともに公開しました。図解も交えることでよりわかりやすく機材をご案内することが出来 るようになりました。 ③人事分野の担当について一覧表にまとめ、職員に周知することで案内の確実性、利便性を高めることが出来ました。 平成２８年度おもてなし実践プラン 経営室・会計室 分野・事業所名 施設分野 実践プラン名 快適な職場環境とするために清々しい空間の提供を！ 改善の目標 本庁舎の大便器を温水洗浄便座に改修することで、職員や来庁者に快適なトイレ空間を提供します。 現状【Ｂｅｆｏｒｅ】 本庁舎は、昭和43年(1968年)に竣工し、平成17・18年(2005・06年)に2～9階のエレベータ前トイレを和便器から洋便器に改修しまし た。ただし、1階は、和便器と洋便器の併設としていました。 取組内容 本庁舎2～9階の洋便器と1階エレベータ前の和便器を温水洗浄便座に改修します。 効果【Ａｆｔｅｒ】 改修工事後、改善の成果や取組の効果を検証するため、庁舎全体のトイレットペーパー使用量を月ごとに集計しました。その結果、 改修前の平成28年6月期は、2231ロール使用していたものが、７月から平成29年2月までの８か月の平均使用量が1952ロールに減り ました。６月の使用量で換算すると8か月で2230ロール削減したと想定できます。 また、設置後経営室の職員にアンケートを行った結果、概ね良好で、高齢者や身体が不自由な方にとっても使いやすくなったと思うな どといった意見が寄せられました。 さらに、トイレ改修後のトイレの使い勝手についての苦情は、当分野には寄せられていません。 平成２８年度おもてなし実践プラン 経営室・会計室 分野・事業所名 行政監理分野 実践プラン名 他部署へのサポート力 レベルUP！ 改善の目標 スタッフ部門である行政監理分野は、他部署に対して適時適切な情報提供や助言を行うなどの支援をさらに行い、各部署における業 務の適正化・効率化やサービス向上を促進します。 現状【Ｂｅｆｏｒｅ】 ・行政監理分野の業務は多岐に亘っていますが、基本的にどの業務においても、情報提供や助言、調整など他部署の業務を支援す ることが共通しています。 ・他部署との連携力は年々高まっていますが、各部署における課題の解決や業務の適正化・効率化に向けて、さらに適時適切な情報 提供や助言などを行うことが求められています。 取組内容 平成２８年度は、特に次の三点を中心として、他部署（職員）に対する情報提供や助言等を行います。 ・警察などの協力を得ながら、窓口における緊急時の対応訓練を実施し、その内容や注意事項を全庁にわかりやすく周知するととも に、マニュアルやルールに反映します。 ・各種監査の指摘事項や繰り返し注意を受けている事項を減少するために、モニタリングを実施するとともに、頻出事例集（不適切事 例と再発予防策）を作成し、全庁的に周知します。また、職員対象の理解度調査を実施します。 ・財政白書や財務情報を掲載する区ホームページを工夫して作成するとともに、新たな公会計改革に関する事項を含めて職員対象 の理解度調査を実施します。職員のコスト意識向上に寄与するわかりやすい財務情報を提示します。 効果【Ａｆｔｅｒ】 ・シミュレーション形式によるハードクレーム法的対応研修を実施するとともに、研修の内容等を踏まえて、ハードクレーム対応マニュ アルを改定し、全庁に周知しました。職員対象の理解度調査結果等から、これらによって組織としての危機管理力を一定程度向上し ていることが推定されています。 ・各種監査の指摘事項や繰り返し注意を受けている分野のモニタリングを実施するとともに、頻出事例集（不適切事例と再発予防策） を作成しました。職員対象の理解度調査結果等から、これらによって職員の意識が一定程度向上していることが推定されています。 ・財政白書や財務情報を掲載する区ホームページを工夫して作成するとともに、新たな公会計改革に関する事項を含めて職員対象 の理解度調査を実施することで、区民の関心や職員のコスト意識を一定程度向上することができました。 平成２８年度おもてなし実践プラン 経営室・会計室 分野・事業所名 経理分野 実践プラン名 安心して運転できる庁有車（貸出車両）の管理 改善の目標 車両の維持管理が原因となる事故を１件も発生させない。 現状【Ｂｅｆｏｒｅ】 貸出車両本体の欠陥等による事故は起きていませんが、職員が安心して現場へ出向くことができるよう、引き続き、庁有車（貸出車 両）の安全管理を行います。 取組内容 常に安全点検を行い、緊急時など現場に直行できる状態を維持し、安心して運転できる車両に管理します。 効果【Ａｆｔｅｒ】 庁有車の運転者には「運行日報」による報告を義務付け、口頭による申告または運行前（後）点検チェック・エコドライブチェック項目及 びガソリン残量記入欄等にもとづいて日々車両の点検・整備を行い、不具合箇所は早急に確認し修理対応するなどして車両の維持 管理が原因となる事故は発生させませんでした。 平成２８年度おもてなし実践プラン 経営室・会計室 分野・事業所名 会計室 実践プラン名 職員の会計事務能力のスキルアップをめざして 改善の目標 会計事務を担当する職員は、正確かつ迅速に、当該事務を処理できていること。 現状【Ｂｅｆｏｒｅ】 各所管の担当職員が作成した支払伝票は、すべて、会計室の審査担当を経由します。審査担当では、支払の根拠、債権者、支払 の内容等について精査し、適正であれば支払手続きを進めていくことになります。しかし、内容の不備等を発見した場合には、伝票作 成した担当職員に事情を確認の上、当該支払の関係書類を返戻します。このような事態が続くことで、債権者に対する支払が遅れて いく原因の一つになっています。 取組内容 ○庁内ランの新着情報を活用し、会計事務処理に係る留意事項を速やかに提供することで、職員の注意喚起を図ります。 ○会計事務調査（※）を実施し、会計書類の作成等における要点の説明など、所管に対し直接、指導等を行います。 ○会計実務研修（初級者、決裁者に分けて実施）では、具体的な事例を挙げ、職員の知識やスキル向上を目指します。 ※日頃の会計処理で誤りの多い所管を抽出し、現地調査、及び担当者や執行責任者に対し直接、指導等行うもの。 効果【Ａｆｔｅｒ】 庁内ランの新着情報で、毎月定期的に、会計事務処理に係る留意事項を掲載することによって、全職員に対し、正確かつ迅速な事 務処理について注意喚起を行いました。会計事務調査では、誤りが多い所管に対し、直接指導を行うことで、不適切な事務処理を是 正することができました。また、会計実務研修では、初級者・決裁者に対し、不備のない支払伝票を作成できるよう、具体的な事例を 用いて説明しました。 職員の会計事務処理のスキル向上につながるよう、今後とも継続して、これらの取組を行って参ります。
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