Produktbuch Product Book ExpertDesk- IT-Lösungen. Individuell. Wie Sie es sind! IT solutions. As individual as you are! ExpertDesk-ECOS – Product Book 1 ExpertDesk-ECOS Perfekt für kleine und mittelständische Unternehmen! Perfect for small and medium-sized enterprises! Modulbasiert und individualisierbar. Module based and individualized Service Desk Infocenter Händler/Dealer Lager/Stock Rechnungen/Invoices Reporting ExpertDesk-ECOS Shell Retouren/Returns Werkstatt/Workshop Buchhaltung/Accounting Auszeichnung für ExpertDesk-ECOS als eine der besten IT-Lösungen im Bereich der Branchensoftware. ExpertDesk-ECOS is awarded as “best of “ in industry software. 2 ExpertDesk-ECOS Produktbuch After Sales Service Management Das ideale modulare System für den Kundenservice an der Schnittstelle zwischen Vertrieb und Produktion! The perfect modular system for the customer service at the interface between sales and production! ECOS fügt sich in die bestehende Systemlandschaft ein und bündelt die Prozessanteile, die für den Kundenservice wichtig sind. Es entsteht eine Plattform für alle Informationen, um den Kunden in den folgenden Geschäftsvorfällen Auskunft geben zu können bzw. die Prozesse über alle Systeme zu steuern, abzuwickeln und zu beobachten. ECOS integrates seamlessly into your existing system environment and merges all your processes which are related to the customer service. You will work with only one single platform to handle all your business transactions with your customers. This includes the governance, monitoring and direct access to information across all systems. • Bestellung (Ersatz-)Teile, Waren • Service • Reparatur • Versand • Reklamation • Rücksendung • Rechnung • Bestand, Lagerverwaltung • Orders (spare) parts, products • Service • Repair • Shipping • Reclamation • Return • Invoice • Stock, warehouse management ExpertDesk-ECOS – Product Book 3 ExpertDesk-ECOS – Einordnung ExpertDesk-ECOS – Classification CRM System • Kampagnen Management • Kundenbeziehungsmanagement • Kaufverhaltensanalyse • Cross oder Up-Selling Methoden CRM System • Campaign management • Customer relationship management • Analysis of the buying behavior • Cross or up selling methods Vertrieb/ Sales Web-Shop • Suchmaschinen Optimierung • Preissuchmaschinen und Marktplätze • Design Templates • Kaufverhaltensanalyse Web Shop • Search engine optimization • Price search engine and market places • Design templates • Analysis of the buying behavior Produktion/ Production ERP System • Materialbedarfsplanung • Produktionsplanung • Lieferantensteuerung 4 ExpertDesk-ECOS Produktbuch ERP System • Material requirements planning • Production planning • Supplier management Kunden Solvenz Kampagnen Reklamationen Mängel Qualität Customer Solvency Campaigns Reclamations Defects Quality Bestellungen Artikel Retouren Retouren Preise Versand Orders Products Returns Returns Prices Shipping Service Bestand Liefertermine Verfügbarkeit Bestand Qualität Nachfrage Stock Delivery Dates Availability Stock Quality Demand ECOS System • After Sales Service System • Kundenservice Center • Kundenzentrierte Informationen • Vorgangsmanagement • Nachbestellungen • Reparatur • Rücksendungen • Kostenvoranschlag • Garantie ECOS System • After sales service system • Customer service center • Customer-centered information • Process management • Reorders • Repair • Returns • Cost estimate • Warranty ExpertDesk-ECOS – Product Book 5 ExpertDesk-ECOS – Positionierung ExpertDesk-ECOS – Positioning ECOS ist kein CRM System mit den klassischen Aufgaben wie: • Kampagnen Management • Kundenbeziehungsmanagement • Kaufverhaltensanalyse • Cross oder Up-Selling Methoden ECOS nimmt aber die Informationen zu den Kundenvorgängen auf und kann historische und aktuelle Kundenbeziehungen aus dem After Sales Service bereitstellen. ECOS is not a full CRM System with typical tasks like: • Campaign management • Customer relationship management • Analysis of the buying behavior • Cross or up Selling methods ECOS, however, collects information about the customer processes and can also provide past and recent customer relationships from the After Sales Service. ECOS is not a full ERP System with typical tasks like: ECOS ist kein ERP System mit den klassischen Aufgaben wie: • Materialbedarfsplanung • Produktionsplanung • Lieferantensteuerung ECOS nimmt aber die Informationen zu Bestand und Verfügbarkeit auf und kann Daten aus dem After Sales Service zurück in die ERP Systeme spielen. 6 ExpertDesk-ECOS Produktbuch • Material requirements planning • Production planning • Supplier management ECOS, however, collects information about stock and availability and can restore data from the After Sales Service into the ERP systems. ExpertDesk-ECOS – Prozess getrieben Expert Desk ECOS – Process-driven Grundlage sind Prozess Blue-prints! Process Blue Prints are the Basis! ECOS basiert auf unterschiedlichen Prozessmodulen, die jedes für sich einen Geschäftsvorfall bzw. Prozessfeld abdecken. ECOS is based on different process modules. Each of them covers a business transaction or a process field. Alle Module sind optional einsetzbar, sodass ECOS ganz individuell mit bestehenden Applikationen kombiniert werden kann. Damit unsere Kunden direkt bei der Entscheidung für oder gegen ein Modul die im Modul abgebildeten Prozesse mit den eigenen Sollprozessen vergleichen können oder als Vorlage bzw. Grundlage für ein eigenes Prozessdesign nutzen können, besitzt ECOS eine Sammlung von Prozessmodellen. Diese Modelle können für die weitere Prozessdetaillierung verwendet werden. Folgende Modelle stehen zur Verfügung • Reparaturprozess (Entstörung) • Retouren-Prozess • Bestellprozess • Rechnungslegungsprozess • Werkstatt/Instandhaltungs-Prozess • Lagerbestandsprozess All modules are optionally usable so that ECOS can individually be combined with existing applications. A collection of the process models is included. So our customers can easily compare the processes that are shown in the module with their own target processes. Alternatively, ECOS processes can be used as template or basis for an own process design. These models can be used for further process detailing. The following models are available • Repair process (fault-clearing) • Return process • Order process • Billing process • Workshop/maintenance process • Stock process ExpertDesk-ECOS – Product Book 7 Infocenter – Modulbeschreibung Infocenter – Module Description 8 Die Infozentrale für Versand, Retouren, Rechnungen und Bestellungen. Central Information Center for Shipping, Returns, Invoices and Orders. Der Mitarbeiter kann in diesem Modul schnell auf alle Informationen zu einem Kunden, einem Ersatzteil oder Ware, einer Versandnummer usw. zugreifen. This module enables the employee to access quickly all information about a customer, a spare part or other products, a dispatch number etc. In diesem Modul ist die Aufbereitung der Informationen und Vorgänge aus anderen Modulen so zusammen gefasst, dass sich ein schneller Überblick ergibt. It collects the information and processes of other modules and pools them so that the employee gets a fast overview. Sie können dieses Modul auch Ihren eigenen Kunden zugänglich machen, um ihnen die Möglichkeit zu geben, online Daten und Informationen zu Ihren Bestellungen, Rücksendungen, Reparaturen und Retouren zu erhalten. It is also possible to make this module available to your own customers. Then they can retrieve data and information online about their orders, return deliveries, repairs and returns. • Anzahl von Vorgängen • Status • Verfügbarkeit • Termine • Historie über sämtliche Vorgänge • Downloadbereich von Informationen und Dokumentation • Number of processes • Status • Availability • Dates • History about all processes • Download area for information and documentation ExpertDesk-ECOS Produktbuch Dealer Portal – Modulbeschreibung Dealer Portal – Module Description B2B Portal zur Kommunikation mit Ihren Geschäftspartnern bzw. Steuerung von Händlern oder Shops. B2B portal to communicate with your Business Partners and to control Brokers or Shops. Dieses Modul ist als Web-Portal ausgelegt und es laufen dort die Fäden für eine gezielte Kommunikation mit Ihren Geschäftskunden zusammen. This module is designed as web portal. This is where the threads of targeted communication with your customers are gathered together. In diesem Modul ist die Aufbereitung der Informationen und Vorgänge aus anderen Modulen so zusammen gefasst, dass sich ein schneller Überblick für Ihre Geschäftspartner ergibt. This module collects the information and processes of other modules and pools them so that your business partners get a fast overview. Sie können das Interface Design schnell in Ihre eigene Designvorgabe einhängen. • Anzahl von Vorgängen • Status • Verfügbarkeit • Termine • Historie über sämtliche Vorgänge • Downloadbereich von Informationen und Dokumentation You can quickly mount the interface design into your own design default. • Number of processes • Status • Availability • Dates • History about all processes • Download area for information and documentation ExpertDesk-ECOS – Product Book 9 Service Desk – Modulbeschreibung Service Desk – Module Description Modul für Ihre Mitarbeiter im Kunden Service Module for your Customer Service Employees Dieses Modul ist als Arbeitsplatz für Ihre Mitarbeiter im Kundenservice gedacht. Sie können hier über die Kanäle: This module is designed as a workplace for your employees in the customer service. They can be contacted via following channels: • Telefon • E-Mail • Webformular • Chat kontaktiert werden. Dabei können sie direkt die Kundenanliegen bearbeiten. Jeder Vorgang wird in ein elektronisches Ticket umgesetzt und ist damit im Unternehmen nachverfolgbar und steuerbar. • Integration Telefonanlage • Anlegen, Bearbeiten und Nachverfolgen von Aufträgen, Bestellungen, Reparaturen, Beschwerden, Rücksendungen • Übersicht über die Vertragsdaten • Rechnungseinsicht • Liefer-, Bestands- und Reparaturstatus • Kundeninformationen wie Bezahlstatus 10 ExpertDesk-ECOS Produktbuch • Phone • Email • Web form • Chat They can directly edit the customer concerns. Every issue is turned into a ticket and can now be tracked and worked on within the company. • Integration of the telephone system • Creating, editing and keeping track of commissions, orders, repairs, complaints, returns • Overview of contract data • Access to invoices • Status of delivery, stock and repair • Customer information like status of payment Retouren – Modulbeschreibung Returns – Module Description Modul für das Management von Rücksendungen Module for the Management of Returns Dieses Modul stellt sämtliche Funktionen für das Bearbeiten und Steuern von Rücksendungen zur Verfügung. This module provides all functions for editing and controlling returns. • Anlegen von Rücksendungen für Kunden • Bezug zu Bestellungen und Versendungen • Einzel oder Sammel-Rücksendungen • Rücksendungen auf Basis von Rückgabe bzw. Garantie • Kostenvoranschlag • Rechnungsstellung bzw. Gutschriften • Erstellung von Packing und Picking Listen • Druck von Begleitdokumenten • Versandkostenberechnung • Schnittstelle zu Tracking Systemen • Creating return deliveries for customers • Reference to orders and deliveries • Single or grouped return deliveries • Return deliveries on the basis of return or warranty • Cost estimate • Billing or credit notes • Creating packing and picking lists • Printing accompanying documents • Calculation of shipping costs • Interface to tracking systems ExpertDesk-ECOS – Product Book 11 Werkstatt – Modulbeschreibung Workshop – Module Description 12 Modul für die Integration einer Werkstatt Module to integrate a Workshop Integrierter Arbeitsplatz für Mitarbeiter in der Werkstatt zur Reparatur von Waren, Rücksendungen bzw. Versand von Ersatzteilen. Sie erhalten hiermit Zugriff auf Funktionen in den unterschiedlichen Prozessen. Integrated workplace for employees of the workshop to repair products, return deliveries or to dispatch spare parts. They have access to the following functions of the different processes. • Bearbeiten von Reparaturvorgängen • Einsicht in den Bezug zu Bestellungen, Rücksendungen bzw. Servicevorgängen • Erstellen Kostenvoranschlag • Kundenrückfragen (eventuell über Service) • Zuordnung von Ersatzteilen • Ermitteln von Fehlercodes • Eintragen von Lösungscodes • Freigabe nach Reparatur • Überprüfen auf Garantie bzw. Gewährleistung • Integration von Handscannern • Editing ongoing repair processes • Insight into references of orders, return deliveries or service processes • Preparing cost estimates • Customer queries (possibly via service) • Allocation of spare parts • Identifying error codes • Entering solution codes • Approvals after repair • Warranty or guarantee verification • Integration of hand-held scanners ExpertDesk-ECOS Produktbuch Lager – Modulbeschreibung Warehouse – Module Description Modul für Lagerhaltung im Servicebestand Module for Warehousing Service Stock Integrierter Arbeitsplatz für Mitarbeiter in der Werkstatt/Lager zur Bereitstellung von Ware bzw. Ersatzteilen. Servicebestand ist der Bestand von Waren oder Gütern, die im After Sales Service verwendet werden. Integrated workplace for employees of the workshop/ warehouse to provide products or spare parts. The service stock is the stock of products or goods that are used in After Sales Service. • Annehmen von Warensendungen • Überprüfen auf Vollständigkeit gemäß Rücksendungsdokumenten • Raussuchen von Waren aus dem technischen Bestand • Verbindung zu Aufträgen, Rücksendungen oder Reparaturen • Bestandspflege und Inventur • Kommissionierung • Erstellen von Picking und Packing Listen • Versanddokumente • Accepting deliveries • Checking for completeness according to return documents • Picking products from technical stock • Links to commissions, return deliveries or repairs • Stock maintenance and inventory • Commissioning • Creating picking and packing lists • Shipping documents ExpertDesk-ECOS – Product Book 13 Rechnungen – Modulbeschreibung Invoices – Module Description 14 Modul zur Erstellung von Rechnungen Module to create Invoices Eigene integrierte Oberfläche zur Erstellung und Verwaltung von Rechnungen bzw. Gutschriften. Own integrated interface to create and manage invoices or credit notes. • Verwaltung von Preislisten • Saisonpreislisten • Discountstufen und Kundengruppen • Mahnstufen und -verwaltung • Gutschriften • Sammelrechnungen • Rechnungsstellung bzw. Teilrechnungen • Länderspezifische Steuersätze • Ausgabe für ein Buchhaltungsprogramm (Schnittstelle) • Managing price lists • Seasonal price lists • Discount levels and customer groups • Dunning levels and their management • Credit notes • Collective invoices • Full- or partial invoicing • Country-specific tax rates • Output for a bookkeeping program (interface) ExpertDesk-ECOS Produktbuch Reporting – Modulbeschreibung Reporting – Module Description Modul zur Erstellung von Auswertungen! Module to create Evaluations! In diesem Modul können die jeweils berechtigten Mitarbeiter vordefinierte Reports als auch ad hoc individuell zusammengestellte Auswertungen aufrufen bzw. konfigurieren. This module enables eligible employees to see or configure not only pre-defined reports, but also individually compiled evaluations. • 80 Standard Reports über Mengen, Häufigkeiten, Kunden, Teile usw. • ein individueller Reportgenerator, in dem die Felder des Datenmodells beliebig zu Reports kombiniert werden können • PDF-Generierung • Regelmäßiges automatisches Versenden an definierten Empfängerkreis • Excel-Export • Management-Dashboards • 80 pre-defined standard reports for stock, frequency, customers, parts etc. • An individual report generator, where fields of the data models can freely be combined to create reports • PDF generation • Regularly and automated sending to defined receivers • Excel export • Management dashboards ExpertDesk-ECOS – Product Book 15 ExpertDesk-ECOS – Allgemeine Funktionen ExpertDesk-ECOS – General Functions Übergreifende Konfigurationsfunktionen! Comprehensive Configuration Functions! ECOS ist datengetrieben. Das bedeutet, dass die überwiegende Mehrzahl der Funktionen im Tool rein durch Ändern von Daten konfiguriert werden kann. Damit entfällt das Erstellen von Anpassungen im Quellcode des Programmes. ECOS is a data-driven system. That means that in the tool, the overall majority of functions can be configured simply by changing data. So there is no need to adapt the source code of the program. • Kundenverwaltung • Mitarbeiterverwaltung • Benutzergruppenverwaltung • Ländereinstellungen • Toolsprachen • Anlage von unterschiedlichen Lagern • Artikellisten und Bestand • Mindestbestandsmengen • Preislistenverwaltung • Rechnungslegungskonfiguration • Zahlungsbedingungen (Kundenbezogen) • Solvenz Prüfung • Prozesskonfiguration und Statusmodelle • Templates für E-Mail , Rechnungen und Mahnungen • Dokumentenverwaltung für das Kundenportal und B2B Portal 16 ExpertDesk-ECOS Produktbuch • Customer management • Employee management • User group management • Regional settings • Tool languages • Creating different warehouses • Product lists and stock • Minimum stock level • Price list management • Accounting configuration • Conditions of payments (customer-related) • Solvency check • Process configuration and status models • Templates for emails, invoices and reminders • Document management for the customer portal and B2B portal Notizen Notes Lassen Sie uns über Mehrwert sprechen! Let‘s talk about added value! Mansystems Deutschland GmbH 20 ExpertDesk-ECOS Produktbuch Science Park 2 66123 Saarbrücken Hagenauer Straße 55 65203 Wiesbaden Tel. +49 681 959 3180 Fax +49 681 959 3190 +49 611 50483 500 +49 611 50483 588 [email protected] www.mansystems.de
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