Case Study: Bewertung eines IT-Systems und Möglichkeiten zur

GHK Management Consulting GmbH
Case Study: Bewertung eines ITSystems und Möglichkeiten zur
zukünftigen Entwicklung
Oktober 2015
Oktober 2015
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1 Problemstellung/Ausgangssituation
Ein Unternehmen mit knapp einer Milliarde EUR Umsatz steht vor der folgenden
Herausforderung: Der Fortbestand eines wesentlichen Kernsystems kann aufgrund mehrerer
Faktoren nicht weiter sichergestellt werden. Die Gefahr eines kurzfristigen und spontanen
Totalausfalls eines grundlegenden Systems steht damit im Raum.
Die weitere Zusammenarbeit mit dem externen Dienstleister für die Wartung und
Weiterentwicklung des Systems ist fraglich, da nicht klar ist, ob der Partner das Geschäft kurzund mittelfristig aufrechterhalten wird. Vor Beginn des Projekts wird vom Mandanten berichtet,
dass nur ein Anbieter im Markt vorhanden sei und zudem ein sehr angespanntes Verhältnis
mit dem aktuellen Dienstleister vorherrsche. Das zu untersuchende System ist für den
Mandaten geschäftskritisch. Alle wesentlichen Kundendaten sind in dem System hinterlegt
und die wertschöpfenden Aktivitäten des Unternehmens werden vollständig in diesem System
erfasst. Darüber hinaus verfügt das System über mehr als 100 aktive Schnittstellen zu anderen
Systemen des Mandaten und seiner Konzernunternehmen. Der Großteil der Schnittstellen ist
bidirektional eingerichtet und etliche Subsysteme greifen im Rahmen der Transaktionen live
auf das Kernsystem zu.
2 Aufgabenstellung
Zu Beginn des Projekts werden die zu untersuchende Bereiche gemeinsam mit dem
Mandanten festgelegt und folgende Aufgabenschwerpunkt definiert:
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Analyse der Zukunftsfähigkeit des Systems hinsichtlich der Leistungsfähigkeit des
Systems, des Systemproviders und der Entwicklungspartner
Analyse der bestehenden Verträge mit dem Systemprovider und dem
Entwicklungspartner
Feststellung des aktuellen Status der Zusammenarbeit mit den externen Dienstleistern
(Spannung aufgrund von persönlichen Verflechtungen)
Ermittlung der möglichen Zukunftsszenarien inkl. Klassifizierung von Risiken und
Chancen sowie Quantifizierung von Kosten und potentiellen Schäden
Entwicklung von Möglichkeiten zur zukünftigen Vertragsgestaltung und Strategien für
die Vertragsverhandlung
Ableitung und Priorisierung von Maßnahmen für das weitere Vorgehen
3 Vorgehensweise
Die Analyse wird mit mehreren Workshops gestartet, in denen seitens des Mandanten die
Entwicklungen geschildert werden, die zu der aktuellen Situation geführt haben. Direkt zu
Beginn der Analyse wird festgestellt, dass ein Anbietermonopol für die Wartung und
Weiterentwicklung des Systems vorliegt, da es sich bei dem IT-System um eine
kundenindividuelle Entwicklung handelt, die vollständig gemäß den Anforderungen des
Mandanten entwickelt wurde. Damit ist schnell klar, dass eine hohe Abhängigkeit vom
Softwarehaus besteht, die zudem kurzfristig kaum reduziert werden kann. Zusätzlich wird im
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Laufe der Workshops deutlich, dass das Verhältnis zwischen dem Mandanten und dem
Softwarehaus, der gleichzeitig auch die Software betreibt, stark angespannt ist. Als Ursachen
dafür werden die Schlechtleistung des Providers, das nicht transparente Abrechnungsmodell
und die unzureichende Kommunikation des Dienstleisters identifiziert. Aus den Gesprächen
sind auch die persönlichen Verflechtungen feststellbar, die das Verhältnis außerdem
belasteten. Zusätzlich zu den Workshops werden alle wesentlichen Dokumente aus den
Fachabteilungen analysiert und damit eine umfassende Informationsbasis für die Entwicklung
und Evaluierung von Lösungsansätzen geschaffen.
Es wird festgestellt, dass der Mandant vollständig vom derzeitigen Provider abhängig ist und
die Situation eine Lösung erfordert, mit der die Abhängigkeit effektiv, kostengünstig und mit
überschaubaren Risiken reduziert werden kann. Verschiedene Lösungsansätze, z.B. die
Suche und Qualifizierung eines neuen Providers oder auch ein Systemwechsel, werden
entwickelt. Für alle Varianten werden die möglichen Ergebnisse sowie die damit verbundene
Schadenshöhe und Risiken ermittelt. Bei der Untersuchung der verschiedenen Ansätze wird
deutlich, dass die Reihenfolge sowie der Zeitpunkt der Entscheidung erhebliche Auswirkungen
auf das zu erreichende Ergebnis haben. Daher wird für die weiteren Projektschritte ein
Entscheidungsbaum entwickelt, der für jede Entscheidung alle möglichen Ergebnisse und die
damit verbundenen Risiken und zu erwartenden Schäden aufzeigt. Auf diese Weise wird für
den Mandanten eine Risikolandkarte geschaffen, mit der das Topmanagement des Mandanten
in der Lage ist, eine sehr fundierte Entscheidung für die unternehmenskritische Situation zu
treffen. Im folgenden Projektverlauf kann mithilfe der Risikolandkarte die optimale
Entscheidung für die weitere Vorgehensweise evaluiert werden.
4 Ergebnis
Schlussendlich wird ein Lösungsansatz entwickelt, der den Mandanten in die Lage versetzt,
den Fortbestand des geschäftsmodellrelevanten IT-Kernsystems aus eigener Kraft
sicherzustellen. Das Topmanagement entscheidet sich auf Basis des entwickelten
Entscheidungsbaums das geschäftskritische IT-System neu zu entwickeln und zwar mit
eigenen Entwicklerressourcen. Dazu werden zunächst vom Provider die Rechte zur
Verwendung und Änderung des Source Codes erworben, damit der Mandant das notwendige
Zeitfenster zur Entwicklung einer unabhängigen und nachhaltigen IT-Lösung erhält. Der
notwendige Projektzeitplan wird dann ebenfalls vom GHK-Team entwickelt und die dafür
notwendigen Projektmanagementressourcen zur Verfügung gestellt.
Für den Mandanten hat die GHK in diesem Projekt mit drei Fachspezialisten der GHK
zusammengearbeitet und auf diese Weise verschiedene Perspektiven eingenommen. Wir
freuen uns auf weitere spannende und herausfordernde Projekte.
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