Mehrwertdienstleistungen in der Dokumenten

Mehrwertdienstleistungen in der Dokumenten- und Informationslogistik
Business Excellence Day 2015
Rhenus Digitalisierung - ein Baustein der Rhenus Office Systems
Bestandsakten-/ und
Posteingangsdigitalisierung
Indizierung / Klassifizierung bis auf
Dokumentenebene
Datenerfassung / Datenmigration
Digitalisierungs-/ und Prozessberatung
Sachbearbeitungsunterstützung
Confidential
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Mit Standardprozessen – und dennoch individuell – optimale Ergebnisse und
Qualität für Sie
Übernahme Rhenus
Transport
Aufbereitung
CheckIn
Scannen
Rücklieferung
Rumpf-Akte
Datenübergabe, SFTP
CheckIn
Datenimport,
Abnahme
Vernichtung digital
Teilvernichtung physisch
Zwischenlagerung physisch
Qualitätssicherung
Confidential
Indexierung/OCR
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Checkpoints im Prozess bürgen für Qualität und Ihre Sicherheit
 Erfassung und eindeutige
Kennzeichnung jeder Akte vor
der Übernahme
 Transport als Alleinfahrt mit
Rhenus-Mitarbeitern und
Rhenus-Fahrzeugen in
verplombten Kartonagen
 Erstellung einer
Übernahmeliste
Barcodes
 Check-In jeder Akte als
Vorbereitung für den
Verarbeitungsprozess
 Durch Check-In Möglichkeit
von Scan-on-DemandProzessen nutzen
Transport
Confidential
Check-In
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Checkpoints im Prozess bürgen für Qualität und Ihre Sicherheit
 Rhenus prüft Qualität anhand
von festgelegten Stichprobenmengen nach DIN ISO 2859
 Geprüft wird auf Vollständigkeit, korrekte Indexierung und
gute Imagequalität
Qualitätsprüfung
 Zwischenlagerung während
und nach der Digitalisierung
 Weitergabe zur RhenusLangzeitarchivierung im
Sicherheitsarchiv
Zwischenlagerung
Archivierung
Confidential
 Nach Abnahme und Kundenzufriedenheit datenschutzgerechte Vernichtung nach
BDSG und DIN-Normen
66399 durch Rhenus
Vernichtung
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Informationsmanagement – Ganzheitliche Archivierung
Gegenstand: Dokumente und Daten
Digitalisierte
Dokumente
Physische
Dokumente
 Im Laufe der Tätigkeiten erstellt, empfangen und
verwendet
 Unabhängig ihrer Form und ihres Datenträgers
 In allen Stadien ihres Lebenszyklus
Digitale Dokumente/
Daten
Ziel: Aufbau eines «Datentopf» zur Erbringung von
Mehrwertdienstleistungen
Ganzheitliche und revisionssichere
Archivierung
Confidential
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Informationsmanagement – Ganzheitliche Archivierung
Definition:
Unter der digitalen Langzeitarchivierung versteht man die Erfassung, die langfristige Aufbewahrung und
die Erhaltung der dauerhaften Verfügbarkeit von Informationen.
Vor allem bei der Langzeitarchivierung digital vorliegender Informationen stellen sich neue Herausforderungen.
'Langzeit' bedeutet für die Bestandserhaltung digitaler Ressourcen nicht die Abgabe einer
Garantieerklärung über eine bestimmte Anzahl von Jahren, sondern die verantwortliche Entwicklung von
(Migrations-)Strategien, die den beständigen informationstechnischen Wandel bewältigen können.
Confidential
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Informationsmanagement – Ganzheitliche Archivierung
Warum Rhenus?

Ganzheitliche Archivierung inklusive Migrationsstrategien (Anforderungen) werden durch Rhenus Office
Systems bereitgestellt

Integration von Mehrwertdienstleistungen nach vorab definierten Prozessen

Komplette und/oder partielle Übernahme von digitalen Komponenten/ Systemen

Sicherheit und Transparenz

Rechenzentren in Deutschland
Benötigte Grundlagen
 Klassifikationsstruktur
 Aufbewahrungsregeln
 Regeln zur Kontrolle der Dokumentenerstellung
 Regeln zur Kontrolle des Dokumentenzugriffs
Confidential
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Ihre Vorteile

Fokus auf die Kernkompetenzen wird ermöglicht

Kein Aufbau eigener IT-Strategien notwendig

Langfristige Unterstützung bei der Prozessoptimierung und Einführung von geschäftsrelevanten
Mehrwerten

Transparenz der Daten und Dokumente

Beweiswerterhaltung

Möglichkeit der redundanten Spiegelung

Reduktion der Kosten
Confidential
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Digitalisierung – der beste Nutzen für Ihre Workflow-Prozesse
Bestandsakten
 Personalakten
 Vertragsakten
 Bauakten
 Reisekosten
 Steuerakten
 Patientenakten
 Lieferscheine
 Zollunterlagen
 …
Eingangsrechnungsverarbeitung
Komplette Posteingangsdigitalisierung
Confidential
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Ich berate Sie gern
Magda Menne
Vertriebsleitung
Rhenus Office Systems GmbH
Tel. +49 (30) 6828 2953
Mobil +49 (151) 624 29 477
E-Mail [email protected]
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Since 1912

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