Anforderungen an Kassensysteme

Anforderungen
an Kassensysteme
theoretische Grundlagen
und praktische Hinweise
Maßgebend für die Anforderungen an Kassensysteme ist das Schreiben des
Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 26.11.2010 „zur Aufbewahrung von
digitalen Unterlagen bei Bargeschäften“. In den zum 01.01.2015 in Kraft getretenen
GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern,
Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) finden
sich keine für Kassensysteme relevante darüber hinausgehende Vorschriften.
Nach dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 müssen digital erstellte Unterlagen im Sinne des
§ 147 Abs. 1 Abgabeordnung (AO) während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit
verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt sein. Ein
ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist
nicht ausreichend. Alle steuerlich relevanten Einzeldaten müssen elektronisch
unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Die digitalen Unterlagen und die
Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Ein
Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.
Bis zum 31.12.2016 wird es nicht beanstandet, wenn Steuerpflichtige Geräte
einsetzen, die diesen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügen – wenn möglich sind
jedoch Softwareanpassungen und Speichererweiterungen an vorhandenen Kassensystemen
durchzuführen, um den Anforderungen zu genügen.
Falls die Anschaffung einer neuen Kasse notwendig wird, ist zu bedenken, dass derzeit in
der
Politik
über
eine
verpflichtende
Anschaffung
von
manipulationssicheren
Kassensystemen diskutiert wird. Wann konkret mit einer Entscheidung zu rechnen ist, ist
derzeit unklar. Allerdings ist davon auszugehen, dass – falls es zu einer gesetzlichen
Regelung kommt - das INSIKA Verfahren (Integrierte Sicherheitslösung für
messwertverarbeitende Kassensysteme) als manipulationssicher anerkannt wird. Inwiefern
ggf. andere Technologien zur Gewährleistung der Manipulationssicherheit anerkannt
werden, ist nicht abzusehen.
Praktisch bedeutet dies:
1. Betriebe, die bereits über ein Kassensystem verfügen, das den Anforderungen des
BMF-Schreibens entspricht, müssen keine Umstellungen vornehmen. Erst bei einer
gesetzlich verpflichtenden Einführung eines manipulationssicheren Kassensystems
wird eine Um-/Aufrüstung bzw. ein Ersatz des Kassensystems notwendig.
2. Betriebe,
deren
Kassensystem
eine
Umstellung/Aufrüstung
gemäß
den
Anforderungen zulässt, müssten diese Umstellung direkt nach bekannt werden des
BMF-Schreibens vorgenommen haben. – Falls dies noch nicht geschehen ist, sollte
dies möglichst schnell nachgeholt werden.
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Da davon auszugehen ist, dass das INSIKA Verfahren aller Voraussicht nach durch
die Finanzverwaltung als manipulationssicher anerkannt werden wird, empfiehlt es
sich, eine Kasse bzw. ein Kassensystem anzuschaffen, das INSIKA-tauglich ist.
Ratsam ist es, sich dies vom Hersteller bzw. Lieferanten schriftlich bestätigen zu
lassen. Sinnvoll ist es auch, sich direkt über die Höhe des dann anfallenden
Aufrüstungsaufwands zu informieren.
3. Betriebe, die ein Kassensystem einsetzen, das weder den Anforderungen genügt
noch die Möglichkeit einer technischen Anpassung hat, müssen sich bis zum Stichtag
31.12.2016 ein anderes Kassensystem anschaffen. Die Anschaffung sollte möglichst
bis kurz vor den Stichtag hinausgeschoben werden, da sich bis dahin hoffentlich
klärt, ob bzw. wann es zu einer verpflichtenden Einführung manipulationssicherer
Kassen kommt bzw. welche Systeme neben INSIKA durch die Finanzverwaltung
anerkannt werden.
Stand: Dezember 2015
Ze
Zentralverband der Augenoptiker und Optometristen (BIV), Alexanderstraße 25a, 40210 Düsseldorf – www.zva.de
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