Erfolg im Prozess Management Die Umsetzung eines erfolgreichen Prozess Managements ist die Herausforderung, Prozesse in Einklang mit der Organisations struktur sowie den Informations- und Kommunikationstechnologien zu bringen. Was ist Prozess Management? Ein Prozess beschreibt eine gleich bleibende Sequenz von Arbeitsschritten zur Erbringung einer vorher definierten Leistung. Prozess Management basiert auf dem Prozesssystem, welches folgende Punkte beinhaltet: • Prozess-Landkarte Wie lautet die Vision der Firma in Bezug auf die Prozesse? Welche Prozesse sollen in welcher Struktur die Firma abbilden? • Prozess-Formregeln Wie werden Prozesse dargestellt? Welches Symbol bedeutet was? Welches sind die minimalen Bestand teile eines Prozessschrittes? • Prozess-Rollen Wer ist für die Definition / Implementierung / Kontrolle der Prozesse verantwortlich? Wer kontrolliert die Einhaltung der Vorschriften? Erst wenn diese drei Säulen festge legt sind, können Prozesse erfasst, optimiert und implementiert werden. Nutzen und Risiken des Prozess Managements Prozess Management ist ein Manage ment-Ansatz zur Strukturierung und Steuerung der Unternehmung. Mit Prozess Management können die Effizienz verbessert, die Kosten gesenkt und die Qualität erhöht werden. Allerdings darf dabei nicht vergessen werden, dass Prozess Management potentiell in Konkurrenz steht zur Aufbauorganisation mit ihren bestehenden Abläufen und Stellenbeschrieben sowie der existierenden Informatik-Lösungen mit ihren Arbeitsabläufen und Schnittstellen. Nachfolgendes Bild verdeutlicht die Zusammenhänge. Als Beispiel erhält ein Teamleiter in der System-Produktion folgende Instruktionen für seine Anliegen zu Personaladministration und Produktionsproblemen: • Aus der Organisation ist er verantwortlich für das Löten einzelner Komponenten im System. Bei Fragen zu Lohn, Ferien und Weiterbildungen oder Produktionsproblemen hat er sich an seinen Abteilungsleiter für Systeme zu wenden, welcher wiederum an den Bereichsleiter Produktion gelangt. • Aus den Prozessen ist er im Teilprozess «Strategie umsetzen» involviert. Wenn der Mitarbeitende Fragen zu Lohn, Ferien und Weiterbildungen hat, muss er die Abläufe in den Unterstützungsprozessen berücksichtigen. Bei Produktionsproblemen, muss er hingegen die Abläufe in den Führungs- und Lenkungsprozessen beachten. • Aus der Informatik erhält er diverse Applikationen zur Unterstützung seiner Arbeit. Ändern die Löhne muss er diese via Buchhaltung (bspw. SAP) in der Datenbank aktualisieren. Ferienund Weiterbildung führt er im elektronischen Kalender, in der Lohnabrechnungs- und AVOR-Applikation nach. Die Produktionsprobleme werden im Produkt-Management-System festgehalten und bei allfälligen Rückrufaktionen auch in der CRM-Applikation (Customer Relationship Management) erfasst. Und um das Ganze noch abzurunden: Der Mitarbeitende ist zusätzlich in einem Projekt zur Erhöhung der Betriebssicherheit engagiert, in welchem er dem Projektleiter unterstellt ist und die Vorgaben aus dem Projektmanagement berücksichtigen muss. Schlussfolgerungen für ein erfolgreiches Prozess Management Ein Unternehmen wird mit vielfältigen Management Ansätzen geführt, um die Stärken der einzelnen Ansätze miteinander zu kombinieren. Prozess Management ist ein sehr effektiver und umfassender Ansatz. Ist das Prozess Management jedoch nicht vollständig in das Führungs- und Supportsystem der Unternehmung integriert, entstehen konkurrenzierende Abläufe, Reglemente und Rollen-Definitionen. Dies wiederum senkt die Effizienz, erhöht die Kosten und gefährdet die Qualität. Prozess Management bedeutet ein kontinuierliches Optimieren der aus Organisationsstruktur, Informatik, Projekten usw. abgeleiteten Abläufe einer Firma innerhalb eines durchgängigen Prozesssystems. Möchten Sie mehr über das Thema Prozess Management erfahren? Benötigen Sie Unterstützung in Ihrem Prozess Management ? Dann rufen Sie uns unverbindlich an. Wir beraten Sie gerne, kompetent & persönlich. PROZESSFUX – IHRE PROZESSBOUTIQUE Clever und agil wie ein Fuchs erstellt Prozessfux massgeschneiderte Lösungen zur Prozessoptimierung und –automatisierung. Unsere Dienstleistungen basieren auf unserer langjährigen Erfahrung in der Praxis, internationalen Standards sowie Lösungen von führenden Technologieunternehmen. Wir beraten Sie zu Geschäftsprozessen und ITSM, begleiten Sie bei Outsourcing Projekten und unterstützen Sie bei der Implementierung ihrer Lösung. Kontakt: Tel. +41 44 567 61 64 oder +41 41 728 78 35 / [email protected] / www.prozessfux.com