E-Akte - IT-Planungsrat

Stolperfallen bei der Einführüng der EAkte vermeiden
Autoren:
Christine Siegfried, Vitako
Dr. Lydia Tsintsifa, Bundesministerium des Innern
Lilly Kramer, Ministerium für Umwelt und Landwirtschaft Rheinland-Pfalz
Volker Rombach, Kommunale Datenverarbeitungszentrale Citkomm Iserlohn
Claudia Kauffmann, Stadt Erlangen
Stolperfallen, die man bei der Einführung der E-Akte vorausschauen und überwinden sollte,
waren das Thema unseren Workshops im Rahmen des 3. Fachkongresses des ITPlanungsrates. Der Fokus lag dabei auf den drei Themenbereichen:

organisatorische Aspekte,

Rolle der Führung beim Kulturwandel und

ersetzendes Scannen.
Auf Basis der Erfahrungen von rund sechzig Teilnehmern aus der öffentlichen Verwaltung
haben die Teilnehmer Fehler bzw. falsche Vorgehensweisen identifiziert und Lösungswege
aufgezeigt.
Die Stolperfallen und Lösungswege, die in den jeweiligen Themenbereichen die Diskussionen
dominiert haben, sind in der nachfolgenden Tabelle zusammengestellt.
Organisation
Nr. Stolperfalle
Lösungswege / Aspekte zu beachten im
Bereich der Organisation
1
Sowohl auf organisatorischer als
Entwicklung gemeinsamer, sinnvoller Standards,
auch auf technischer Ebene fehlen
die die Prozesse unterstützen und Nutzung
Standards. Die Folge sind stark
gemeinsamer Lösungen.
customisierte Lösungen, die in der
Pflege sehr teuer und nicht
1
Stolperfallen bei der Einführung der E-Akte vermeiden
Organisation
Nr. Stolperfalle
Lösungswege / Aspekte zu beachten im
Bereich der Organisation
interoperabel sind.
2
Papier-orientierte Prozesse werden
Prozesse vor der Digitalisierung analysieren und
ungeprüft eins zu eins auf die
die Möglichkeiten der neuen Medien dabei
digitale Welt übertragen.
berücksichtigen. Hierfür ist eine Zusammenarbeit
Ineffiziente und ineffektive
von Organisation und Technik erforderlich.
Lösungen sind die Folge.
3
Die E-Akte wird häufig separat vom
Die E-Akte als „Ganzes“ konzipieren. Aus
Fachverfahren oder von der Haupt-
Nutzersicht bedeutet dies eine gute Integration
Arbeitsumgebung der
der E-Akte in die Standard-Arbeitsumgebung.
Beschäftigten konzipiert. Die
Aus technischer Sicht ist darauf zu achten, dass
Übertragung der Informationen
die erforderlichen Schnittstellen, z.B. zu
erfordert so zusätzlichen Aufwand
Fachverfahren, gut aufeinander abgestimmt
und ist fehlerbehaftet.
sind.
4
Die E-Akte hat erhebliche Auswirkungen auf die
Anforderungen der
Nutzerakzeptanz wurden bei den
organisatorischen Regelungen zu
wenig berücksichtigt.
Arbeitsweise der Beschäftigten. Sie sollten daher
frühzeitig in die Planungen der E-Akte
eingebunden werden. Ein transparentes
Vorgehen, das die Vorteile der E-Akte aufzeigt
und sich nach den Anforderungen und
Bedürfnissen der Beschäftigten richtet, ist
entscheidend für die Akzeptanz der Lösung.
2
Stolperfallen bei der Einführung der E-Akte vermeiden
Führung / Kulturwandel
Nr. Stolperfalle
Lösungswege / Aspekte zu beachten im
Bereich der Führung / des Kulturwandels
1
Fehlendes Engagement der Leitung
Die Einführung der E-Akte kann nur dann
für die E-Akte.
erfolgreich sein, wenn es ein Projekt der
Behördenleitung ist.
Wichtig ist dabei auch, dass auch die mittlere
Führungsebene die E-Akte unterstützt, bewirbt
und auch selber nutzt.
2
Es wird häufig übersehen, dass die
Einführung der E-Akte vor allem
ein organisatorisches Projekt ist.
Die mit der Einführung der E-Akte verbundenen
organisatorischen Veränderungen wirken
sichstark auf die Arbeitsweise der Beschäftigten
aus. Sie sollten deswegen organisatorisch gut
durchdacht, mit allen Interessensgruppen
abgestimmt und mit der Unterstützung der
Leitung realisiert werden
3
Die erforderlichen Ressourcen
Die Einführung der E-Akte ist ein Projekt, das
werden häufig nicht ausreichend
Kompetenzen aus unterschiedlichen Bereichen
zur Verfügung gestellt.
erfordert (u.a. Organisation, IT, Registratur,
Datenschutz usw.). Durch die Einrichtung einer
entsprechend ausgestatteten Projektgruppe
können diese Kompetenzen arbeitsteilig
zusammengeführt werden.
Voraussetzung ist dabei, dass die Leitung das
Projekt unterstützt und als prioritär ansieht.
Erfahrungsaustausch bzw. Zusammenarbeit mit
3
Stolperfallen bei der Einführung der E-Akte vermeiden
anderen Behörden können den Aufwand
reduzieren. Auch das Organisationskonzept EVerwaltung1 bietet eine erste Orientierung und
Unterstützung.
4
Die für die Digitalisierung
Bevor eine Vorgangsbearbeitung bzw. ein
erforderliche prozessorientiertes
Workflow eingesetzt werden kann, sind die
Denken fehlt.
entsprechenden Prozesse zu analysieren und
geeignet in einer digitalen Lösung abzubilden.
Fachwissen im Bereich Prozessanalyse und ITProzessmanagement ist dabei erforderlich. Hier
kann ein Erfahrungsaustausch bzw.
Zusammenarbeit mit anderen Behörden, die
ähnliche Verfahren digitalisiert haben, hilfreich
sein.
5
6
Ungewissheit über die
Die Nutzung der E-Akte als führendes System
Verbindlichkeit der E-Akte.
sollte verbindlich beschlossen werden.
Fehlende Akzeptanz der
Die Vorteile der E-Akte (z.B. orts- und
Beschäftigten.
zeitunabhängiger Zugriff auf die E-Akte, schnelle
Suche, …) aufzeigen.
Die Einführung der E-Akte sollte nicht mit
Einschränkungen verbunden werden, die die
Beschäftigten verunsichern (z.B. Abschaffung
von Druckern).
7
Medienbrüche führen zu
Prozesse sollten auch unter dem Aspekt
Verwirrung, E-Akte enthält häufig
durchdacht sein, dass Medienbrüche vermieden
nicht die aktuellsten
werden.
Informationen.
Wenn es nicht möglich ist, Medienbrüche
komplett zu vermeiden, dann sollte der
Medienbruch möglichst am Ende des Prozesses
1
http://www.verwaltunginnovativ.de/DE/E_Government/orgkonzept_everwaltung/orgkonzept_everwaltung_node.html;
4
Stolperfallen bei der Einführung der E-Akte vermeiden
und nur an einer Stelle erfolgen.
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Existenz von Silos, Teilbereichen,
Die E-Akte verändert die Arbeitsweise auch in
die miteinander die Informationen
Bezug auf die Öffnung von Informationen bis hin
nicht teilen möchten.
zur Transparenz des Verwaltungshandelns. Dies
ist auch mit Vorteilen verbunden, die
aufzuzeigen sind.
Der Willen und die Unterstützung der Leitung
sind für die Akzeptanz solcher Änderungen
essenziell.
Ersetzendes Scannen
Stolperfalle
Lösungswege / Aspekte zu beachten beim
ersetzenden Scannen
1
Fehlende Rechtsgrundlage,
Durch eine Pilotregelung für eingeschränkte
Unsicherheit über die rechtlichen
Bereiche (bspw. mit niedrigen Risiken) kann das
Konsequenzen.
ersetzende Scannen erprobt werden.
Risiken können gegen mögliche
Kosteneinsparungen oder
Prozessverbesserungen abgewogen werden.
2
Es entstehen Fragen, wie
Dies sind Fragen, deren Beantwortung ggf.
ersetzend zu scannen ist. Der
aufwändig sein kann, die aber grundsätzlich
organisatorische Rahmen muss
eindeutig geklärt werden können.
geschaffen werden.
Auch hier kann ein Erfahrungsaustausch mit
Behörden, die ähnliche Anwendungsfälle haben,
hilfreich sein.
3
Unklarheit über die Risiken in
Die Rechtsfolgen der Digitalisierung sind zu
Bezug auf den Erhalt des
klären. Grundlegend dafür sind die
Beweiswertes.
Rahmenbedingungen im konkreten
Einsatzbereich, u.a. die zu digitalisierenden
5
Stolperfallen bei der Einführung der E-Akte vermeiden
Inhalten und der rechtliche Rahmen. Die
Technische Richtlinie TR RESISCAN2 des BSI
unterstützt dabei methodisch und beschreibt
Maßnahmen für den Erhalt des Beweiswertes in
Abhängigkeit von den konkreten
Rahmenbedingungen. .
4
5
Unklarheit, ob ein Einsatz von
Der Schutzbedarf im konkreten Einsatzbereich
qualifizierten elektronischen
sollte geprüft werden3. Auch die Durchführung
Signaturen notwendig ist und
einer Risikoanalyse kann hilfreich sein. Die
daher über den damit verbundenen
Technischen Richtlinien TR RESISCAN und TR
Aufwand bei der
ESOR4 des BSI enthalten detaillierte
Langzeitspeicherung.
Informationen zu diesen Themen.
Qualifikation des Personals.
Die Anforderungen an das Personal für das
ersetzende Scannen sollten geprüft und
entsprechend geplant werden. Dabei sollten
auch entsprechende Fortbildungsmaßnahmen
vorgesehen werden.
Wichtig ist dabei, die Vorstellungen, Bedürfnisse
und Eignung der Beschäftigten zu
berücksichtigen und das Personal bei den
Entscheidungen mitzunehmen.
6
Unsicherheit, ob extern, zentral
oder dezentral gescannt werden
sollte.
Es gibt keine „Patentlösung“.
Vor- und Nachteile der verschiedenen Modelle
sind auf Praktikabilität und Effizienz für den
konkreten Einsatzbereich zu prüfen5.
2
Technische Richtlinie des BSI TR RESISCAN:
https://www.bsi.bund.de/DE/Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03138/index_htm.html;
3
Entsprechende Vorgehen sind im Kapitel 2 des Bausteins „Scanprozess“ des Organisationskonzeptes EVerwaltung beschrieben: http://www.verwaltunginnovativ.de/DE/E_Government/orgkonzept_everwaltung/orgkonzept_everwaltung_node.html
4
Siehe https://www.bsi.bund.de/DE/Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03125/index_htm.html
5
Siehe Baustein „Scanprozess“ des Organisationskonzeptes E-Verwaltung, Kapitel 4 und 5:
http://www.verwaltunginnovativ.de/DE/E_Government/orgkonzept_everwaltung/orgkonzept_everwaltung_node.html
6

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