Hätten Sie es gewusst? Es gibt Ausschreibung zur Digitalisierung von Papierarchiven wo nicht mehr von einer Anzahl von Dokumenten, sondern von Regalkilometern geredet wird! Es gibt Firmen, in denen pro Tag 30 m Regalfläche mit in Papier aufzubewahrenden Gutachten gefüllt werden. Das sind pro Jahr durchschnittlich 8,5 km neue Regalfläche!! Es gibt vorgeschriebene Aufbewahrungszeiten von Dokumenten, die z.B. 80 Jahre nach Ende der Lebenszeit oder bei Baugutachten für die Standzeit des Gebäudes, der Brücke oder des Staudammes reichen!!! Bei einer durchschnittlichen Aufbewahrungszeit von 60 Jahren wären das im vorliegenden Beispiel dann 510 km Papier - wachsend!!!! Es gilt also die Papierarchive nach Möglichkeit zu digitalisieren und elektronisch zu archivieren. Elektronische Abwicklung von Dokumentation führt zu Zeit- und Kostenvorteilen. Doch solange auch Papierdokumente in die Vorgangsbearbeitung Eingang finden oder noch in Papier vorhanden sind, wird es die Aufgabe sein, Papierdokumente sicher „Ersetzend zu scannen“. Selbst wenn in den nächsten Jahren die Digitalisierung von Papierarchiven abgeschlossen sein sollte, werden die Anwender weiterhin Kommunikationspartner haben, die „neue“ Papierdokumente produzieren. Das Ziel des Prozesses muss es sein, dass die elektronischen Dokumente einen vollwertigen Ersatz für die Papieroriginale darstellen und diese nach dem Scannen vernichtet werden können. Es ist für die meisten Organisationen gar nicht schwer einen Prozess für die Digitalisierung (und auch für die Verarbeitung elektronischer Dokumente) aufzubauen. Es geht darum, einen Prozess zu gestalten, der transparent, nachvollziehbar und sauber dokumentiert (Verfahrensdokumentation) ist und der Manipulationen von Dokumenten vor, während und nach dem Scannen verhindert. Die BSI TR RESISCAN, BSI TR-ESOR und z.B. die BVA Leitlinie 4.0 können zwischen abstrakten und uneinheitlichen rechtlichen Anforderungen sowie der zuverlässigen technischen Realisierung des Scannens als Leitfaden dienen. Durch eine qualitativ hochwertige Verfahrensdokumentation und eine definierte Konformitätsprüfung können Anwender oder Anbieter von Scandienstleistungen, sowie Unternehmen mit eigenem Scanprozess einen dokumentierten Nachweis darüber erbringen, dass ihre Prozesse und Systeme für das ersetzende Scannen die technischen und organisatorischen Anforderungen erfüllen. Ein erteiltes Zertifikat des BSI oder des VOI cert kann bei Auftragsvergabe oder im Streitfall als Nachweis der Ordnungsmäßigkeit des Scanvorganges herangezogen werden. Möglichkeiten des Consultings der Mentana-Claimsoft GmbH u.a.:             Workshop TR-ResiScan – TR-ESOR – (evtl. eGovG/BVA/DATEV, GoBD, PK DML…) Workshop Abgrenzung und Festlegung des Prüfungsumfanges Verfahrensdokumentation Ersetzendes Scannen Beratung und ggf. Durchführung Schutzbedarfsanalyse (fachlich und technisch) Beratung und ggf. Durchführung Schutzbedarfsanalyse I Basismodule Beratung und ggf. Durchführung Schutzbedarfsanalyse II Aufbaumodule Beratung ggf. und Erstellung Verfahrensdokumentation Serviceangebot: Betreuung der Verfahrensdokumentation Beantragung der Zertifizierung BSI /VOI cert Voraudit Zertifizierungsaudit Ausbildung hauseigener TR-ResiScan Experten Unsere Arbeit beschränkt sich nicht auf die Erstellung von Konzepten und Überprüfung von Dokumentationen und Verarbeitungsprozessen, sondern wir begleiten bis zur bestandenen Konformitätsprüfung und später bis zur Zertifizierung nach BSI Richtlinie TR-03138. Sie erwarten von externen Beratern nicht nur gute Konzepte, sondern auch Hilfe bei deren Umsetzung. Dafür sind wir der richtige Partner! Consulting Team Mentana-Claimsoft GmbH Mentana-Claimsoft GmbH EIN UNTERNEHEMEN DER FP-GRUPPE Tel: +49 5063 / 2 77 44 – 0 Fax: +49 5063 / 2 77 44 - 50 E-Mail: [email protected] De-Mail: [email protected] www.mentana-claimsoft.de Griesbergstr. 8 D-31162 Bad Salzdetfurth Trebuser Str. 47 - Haus 1 D-15517 Fürstenwalde