E-Akte
Elektronische Verwaltungsarbeit
Bieterpräsentation
Elektronische Gerichtsverwaltungsakte
mit
Vorgangsbearbeitung
beim
Bundessozialgericht
BSG
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Elektronische Verwaltungsarbeit
Bieterpräsentation
Inhaltsverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis ................................................................................................ 3
1. Einleitung.................................................................................................................. 4
2. Vorbemerkungen ...................................................................................................... 5
2.1 Zielsetzung.......................................................................................................... 5
2.2 Ablauf der Bieterpräsentation.............................................................................. 5
2.3 Teilnehmerkreis .................................................................................................. 6
2.3.1
Teilnehmer seitens der Auftraggeberin....................................................... 6
2.3.2
Teilnehmer seitens des Auftragnehmers .................................................... 6
2.4 Vorbereitungen seitens des Anbieters ................................................................ 7
2.4.1
Mitarbeiter/innen ......................................................................................... 7
2.4.2
Vertreterregelung........................................................................................ 7
2.4.3
Aktenplanauszüge ...................................................................................... 7
2.4.4
Akten, Vorgänge und Dokumente............................................................. 10
2.4.5
Laufwege und Verfügungen ..................................................................... 11
2.4.6
Elektronischer Schreibtisch und Zugriffsrechte ........................................ 11
2.4.7
Weitere Voraussetzungen für die Bieterpräsentation ............................... 11
3. Präsentationsszenarien .......................................................................................... 12
3.1 Allgemeine Bemerkungen ................................................................................. 12
3.2 Szenario 1 ......................................................................................................... 13
3.2.1
Eingang Papierdokument und E-Mail ....................................................... 13
3.2.2
Bearbeitung I "Papierdokument"............................................................... 14
3.2.3
Bearbeitung II "E-Mail" ............................................................................. 15
3.3 Szenario 2 ......................................................................................................... 16
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Abkürzungsverzeichnis
Abkürzung
Bezeichnung
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DMS
Dokumentenmanagement
VBS
Vorgangsbearbeitungssystem
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1. Einleitung
Dieses Dokument beschreibt den Ablauf der Bieterpräsentation, welche im Rahmen der
Angebotsauswertung des Offenen Verfahrens „Einführung der elektronischen
Verwaltungsakte im Bundessozialgericht“ im Zeitraum 22. August bis 16.
September 2016 in den Räumlichkeiten des Bundessozialgerichts stattfinden soll.
Bei Fragen zur Bieterpräsentation wenden Sie sich bitte an den in den
Ausschreibungsunterlagen angegebenen Ansprechpartner.
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Bieterpräsentation
2. Vorbemerkungen
2.1
Zielsetzung
Mit der Bieterpräsentation soll die Praxistauglichkeit des angeboten DMS/VBS anhand
der beschriebenen Szenarien überprüft werden. Dabei soll die Präsentation der
Software vor allem das „Handling“ mit dem System und das „Look & Feel“ bzw. die
Ergonomie des Systems verdeutlichen.
Das Abschlusskriterium dieser Bieterpräsentation wird hierbei Softwareergonomie sein.
Ziel ist es, mit der Bieterpräsentation abschließend die bestgeeignetste Softwarelösung
im Bereich elektronische Verwaltungsakte auszuwählen.
2.2 Ablauf der Bieterpräsentation
Die Bieterpräsentation gliedert sich in die folgenden drei Teile:
•
Teil 1: Darstellung des Bieters/ der Bietergemeinschaft
•
Teil 2: Vorführung der Präsentationsszenarien
•
Teil 3: Fragen und Abschluss
und findet entweder von 10.00 bis 12.00 Uhr oder von 13.00 bis 15.00 Uhr statt.
Der Aufbau der Präsentationsumgebung durch den Bieter ist im Vorfeld des
vereinbarten Termins nach Absprache möglich.
Der Präsentationsraum verfügt über einen Beamer, eine Leinwand und ein Flipchart.
Der Auftraggeber geht davon aus, dass die Bieter ihre Arbeitsplatz-PCs/Laptops,
Scanner etc. zur Präsentation mitbringen.
Bitte stellen Sie im Teil 1 den/ die im Angebot genannten Anbieter dar. Bitte gehen Sie
bei Bietergemeinschaften oder bei der Nutzung von Subunternehmen auf die einzelnen
Leistungsbestandteile, die von den einzelnen Bietern übernommen werden sollen, ein.
Stellen Sie kurz Ihr Gesamtkonzept und einen vorläufigen Projektplan unter Nennung
der Meilensteine dar.
Für diesen Teil werden max. 20 Minuten vorgesehen.
Im Teil 2 erfolgt die Präsentation der im Abschnitt 3 genannten Szenarien anhand des
von Ihnen für die Projektrealisierung beim BSG vorgesehenen Systems.
Für diesen Teil sind max. 75 Minuten vorgesehen.
Im Teil 3 können im Rahmen der Präsentation ggf. entstandene Fragen geklärt werden.
Für diesen Teil werden max. 15 Minuten vorgesehen.
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2.3 Teilnehmerkreis
2.3.1 Teilnehmer seitens der Auftraggeberin
An der Bieterpräsentation nimmt die Hausleitung, der Projektleiter, die Mitglieder der
Projektgruppe, die Beauftragte für den Haushalt, die Fachkraft für Arbeitssicherheit, der
Betriebsarzt, der IT-Referent und der Datenschutzbeauftragte, die Vorsitzende des
Personalrats, ein Mitglied des Richterrats, die Vertrauensperson der Schwerbehinderten
und die Gleichstellungsbeauftrage teil.
Die Bewertung der Präsentation erfolgt durch die Teilnehmer und Teilnehmerinnen.
2.3.2 Teilnehmer seitens des Auftragnehmers
Die Präsentation soll möglichst durch die für die Projektrealisierung vorgesehenen
Mitarbeiter/innen, mindestens zwei Mitarbeiter/innen, erfolgen.
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2.4 Vorbereitungen seitens des Anbieters
2.4.1 Mitarbeiter/innen
Lfd. Nr.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Name
Herr Klinge
Herr Schulze
Frau Meier
Herr Müller
Frau Schmidt
Frau Degenhardt
Herr Pfiffig
Herr Wiese
Frau Blume
Herr Tulpe
Frau Rose
Funktion
Präsident
Verwaltungsleitung
Stell. Verwaltungsleitung
Poststelle
Postverteilung
Sachbearbeitung
Sachbearbeitung
Sachbearbeitung
Sachbearbeitung
Sachbearbeitung
Sachbearbeitung
2.4.2 Vertreterregelung
Einzurichten wie in den Szenarios beschrieben.
2.4.3 Aktenplanauszüge
2.4.3.1
Generalaktenplan
1 Verfassung, Gesetzgebung und Vollziehungsorgane
14
Staatsbürgerrecht
140
Staatsbürgerrecht im allgemeinen
S1
Einzelsachen
141
Staatsangehörigkeit
142
Titel, Orden und Ehrenzeichen
S1
Einzelsachen
143
Passwesen (Personalausweise und
Personenkennzeichen)
144
Datenschutz
S1
Einzelsachen
144 B 1
Datensicherheit
144 B 2
IT-Dienstanweisung
144 B 3
IT-Sicherheit
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15
Staatsoberhaupt
150
Staatsoberhaupt
151
Bundespräsidialamt (Geschäftsordnung, usw.)
16
Regierungen
160
Bundesregierung
S1
Einzelsachen
161
Bundesministerium für Arbeit und Soziales
161 - B
1
Besuche und Besprechungen im BMAS
S1
Geschäftsverteilung
S2
Dienstliche Mitteilungen
S3
Dienststellen im Bereich des BMAS
S4
Einzelsachen
162
Länderregierungen
S1
17
Einzelsachen
Allgemeine Staatsverwaltung
170
Vertretungen der Bundesrepublik Deutschland im
Ausland und Konsul. Vertretungen in der Bundesrepublik
Deutschland
171
Vertretung des Fiskus
S1
Einzelsachen
172
Körperschaften, Stiftungen und Anstalten des
öffentlichen Rechts (siehe auch 601, 602)
173
Amtshilfe in Verwaltungsangelegenheiten
S1
Einzelsachen
S2
Übersendung von Prozessakten - jeweils beim
Geschäftsstellenverwalter / der
Geschäftsstellenverwalterin -
174
175
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Vereinfachung der Verwaltung (siehe auch 300)
S1
Einzelsachen
S2
Vorschlagwesen
Bundesoberbehörden
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S1
2.4.3.2
Einzelsachen
Dokumentationsaktenplan
05. Das Juristische Informationssystem des Bundes (JURIS)
Bundessozialgericht
05.60.133.
Dokumentationsstelle der Verwaltungs-Hochschule
"Speyer" - siehe 01.905.
05.60.135.
Bundesministerium für Arbeit und Sozialordnung
05.60.139.
Steuerrechts-Benutzer (BFH, BMF)
05.60.140.
Kassenärztliche (Kassenzahnärztliche)
Bundesvereinigung (Landesvereinigungen),
DIS-KBV, DARIS
05.60.141.
Universitäten, Universitätsinstitute,
Universitätsbibliotheken (JUDO),
Sonstige
05.60.142.
BAG, LArbG, ArbG (Mitarbeit)
05.60.143.
Bundespatentgericht - siehe 01.810. -
05.60.144.
Bundesversicherungsamt
05.60.145.
Bundesverfassungsgericht; Landesverfassungsgerichte
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Bieterpräsentation
05.60.146.
Gewerkschaften / Arbeitgebervereinigungen
05.60.148.
Rechtsanwälte
05.60.149.
Rentenberater
05.60.150.
Träger und Verbände der KrV
05.60.155.
Träger und Verbände der UV
05.60.160.
Träger und Verbände der Rentenversicherung
(VDR/BfA/Knappschaft)
05.60.165.
Bundesanstalt für Arbeit
05.60.170.
BGH, OLG, LG, AG
05.60.175.
BVerwG, OVG, VG
05.60.180.
Gerichte der neuen Bundesländer
(Beziehungen, Zusammenarbeit)
05.60.199.
Schriftverkehr mit sonstigen Anschlussinteressenten
2.4.4 Akten, Vorgänge und Dokumente
Die für die Präsentation benötigten Akten, Vorgänge und Dokumente sind vom Bieter so
einzurichten, dass eine optimale Vorstellung der unten beschriebenen Szenarios
gewährleistet ist. Bitte beachten Sie das mindestens eine dreistufige Objekthierarchie
Akte -> Vorgang -> Dokument abzubilden ist.
Die in den Szenarien beschriebenen Primärdokumente werden Ihnen bei Aufforderung
zur Bieterpräsentation digital zur Verfügung gestellt.
Hinterlegen Sie in Ihrem System des Weiteren eine ausreichende Anzahl von
mindestens 10 weiteren Dokumenten, welche mindestens zwei weitere Akten mit
mindestens einem Vorgang zugeordnet sind, so dass im Rahmen der
Bieterpräsentation die Recherche/ Volltextsuche demonstriert werden kann. Beachten
Sie dabei die in Teil B der Leistungsbeschreibung geforderten Metadaten.
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2.4.5 Laufwege und Verfügungen
Hinterlegen Sie die folgenden Standard- Verfügungsarten:
•
•
•
•
•
•
Mitzeichnung,
Schlusszeichnung,
Einverständnis
Kenntnisnahme,
Wiedervorlage und
Z.d.A.
sowie die Möglichkeit, eine ad-hoc-Verfügung darzustellen:.
2.4.6 Elektronischer Schreibtisch und Zugriffsrechte
Richten Sie für alle oben aufgeführten Mitarbeiter/innen einen elektronischen
Schreibtisch/Arbeits-/Postkorb ein. Die eingerichteten Arbeitskörbe müssen im Falle der
Vertretung durch den/die Vertreter/in zugänglich sein.
2.4.7 Weitere Voraussetzungen für die Bieterpräsentation
Leiten Sie weitere erforderliche Vorbereitungen für eine erfolgreiche Bieterpräsentation
aus den beschriebenen Szenarien ab und weisen Sie an geeigneter Stelle darauf hin.
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3. Präsentationsszenarien
3.1
Allgemeine Bemerkungen
Die unter Abschnitt 3.2 und 3.3 beschriebenen Präsentationsszenarien sind
beispielhafte Standardabläufe beim Bundessozialgericht und sind Ausschnitte aus der
in der Anlage 1 (Darstellung der Sollprozesse) beschriebenen Abläufe.
Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Präsentation nur die Funktionen vorstellen, die für
die Durchführung der Aufgaben erforderlich sind. Die Szenarien sollen die wichtigsten
Standardfunktionen des angebotenen Systems zur Arbeit mit der E-Akte und der
Vorgangsbearbeitung darstellen sowie das „Handling“ und die Ergonomie des Systems
verdeutlichen.
Halten Sie sich bitte an die vorgegebene Reihenfolge der Arbeitsschritte. Weisen Sie
ausdrücklich darauf hin, wenn ein Abweichen von dieser Reihenfolge erforderlich wird.
Weisen Sie des Weiteren ausdrücklich darauf hin, wenn zwischen verschiedenen
Modulen gewechselt werden muss (z.B. Endanwenderoberfläche,
Konfigurationswerkzeug etc.).
Verwenden Sie, wenn möglich, die im Bundessozialgericht verwendete MS Office
Version.
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3.2 Szenario 1
3.2.1 Eingang Papierdokument und E-Mail
Lfd. Nr. des
Aktion
Bearbeitungsschritts
In der Poststelle des BSG gehen zwei Posteingänge ein; ein Brief mit
1
einem Anschreiben und einer Anlage sowie eine E-Mail mit einer
Anlage.
2
3
4
5
Gesamt
Herr Müller scannt in der zentralen Poststelle den Briefinhalt der
"Anfrage des Bundesministeriums“ in der Poststelle des BSG im
PDF/A Format ein.
Die automatisch übernommenen Metadaten (Betreff, Eingangsdatum
etc.) werden von Herrn Müller überprüft und ggf. ergänzt. Herr Müller
leitet das Dokument an Frau Schmidt weiter. Darüber hinaus leitet
Herr Müller auch die E-Mail "Info über eine Veranstaltung" (mit der
Anlage "Veranstaltungsprogramm)" vom Bundesministerium weiter.
Frau Schmidt öffnet ihren persönlichen Arbeitskorb und sichtet die
Dokumente und trägt bei dem jeweiligen Posteingang einen
Vorschlag (= Metadaten?) der zuständigen Sachbearbeitung für
"Anfrage des Bundesministeriums" (Frau Degenhart) und für "Info
über eine Veranstaltung" (Herr Pfiffig) an.
Danach werden die beiden Posteingänge mit den dazu gehörenden
Dokumenten (ggf. Anlagen) in die Postmappe "Zentralabteilung"
gelegt und der Verwaltungsleitung (Herrn Schulze und Frau Meier)
parallel vorgelegt.
Herr Schulze schreibt an den Posteingang "Anfrage des
Bundesministeriums" eine Anmerkung (Terminsache), ändert bei
diesem Posteingang die Zuständigkeit von Frau Degenhart zu Herrn
Pfiffig und vermerkt seine Kenntnisnahme an diesem Vorgang.
Beim Posteingang "Info über eine Veranstaltung " wird ohne eine
Änderung die Kenntnisnahme von Herrn Schulze vermerkt. Daraufhin
leitet er die Postmappe an Frau Schmidt weiter.
Frau Meier vermerkt bei beiden Posteingängen die Kenntnisnahme
und leitet die Postmappe "Zentralabteilung" mit den beiden
Posteingängen zurück an Frau Schmidt
Frau Schmidt löst die Postmappe "Zentralabteilung" auf und verteilt
die Post auf den Sachbearbeiter Herrn Pfiffig.
25
Die Gesamtpunktzahl von 25 Punkten wird erreicht, wenn das Szenario mit einer
angemessenen Anzahl von Arbeitsschritten (Mausklicks) bearbeitet werden kann. Die
Benutzerführung ist selbsterklärend und intuitiv. Alle notwendigen Informationen zur
Bearbeitung sind auf den ersten Blick ersichtlich. Die Eingabemasken sind für den
Nutzer/Nutzerin übersichtlich. Die wesentlichen Metadaten werden beim Scannen
korrekt vorbelegt und können ergänzt und geändert werden.
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3.2.2 Bearbeitung I "Papierdokument"
Lfd. Nr. des
Aktion
Bearbeitungsschritts
Herr Pfiffig öffnet das Dokument zur Bearbeitung aus seinem
1
persönlichen Arbeitskorb und legt einen neuen Vorgang in der
Verwaltungsakte (in diesem Fall Aktenzeichen 161-3) an. Die für
einen neuen Vorgang notwendigen Metadaten werden von Herrn
Pfiffig ausgefüllt.
Herr Pfiffig erstellt in dem angelegten Vorgang ein internes Dokument
2
vom Typ Vermerk. (Dokument wird vom BSG zur Verfügung gestellt).
Herr Pfiffig öffnet die dazugehörige Wordvorlage und schreibt in
diesem Dokument den Sachverhalt zusammen.
Herr Pfiffig erstellt in dem angelegten Vorgang ein externes
3
Dokument vom Typ externes Schreiben (Dokument wird vom BSG
zur Verfügung gestellt).
Erläutern Sie dabei die Übernahme der Metadaten vom
übergeordneten Vorgang sowie die erforderlichen weiteren
Metadateneingaben.
Herr Pfiffig verfügt den gesamten Vorgang mit dem Geschäftszeichen
4
161-3-2016/201.
Erläutern Sie dabei die Erstellung der folgenden Verfügung des
Vorgangs.
Wie wird die Verfügungsliste erstellt (z.B.
- Auswahl der Verfügungsarten)?
- Übernahme der Mitarbeiter,
Verfügt werden soll:
1. zur Mitzeichnung (seriell) durch
- Herrn Wiese und
- Frau Blume
danach
2. Schlusszeichnung
durch Herrn Schulze
3. Einverständnis
durch Herrn Klinge
4.Versand des Dokument per E-Mail
durch Frau Schmidt
5.Kenntnisnahme (parallel)
durch Herrn Tulpe und Frau Rose
6. z.d.A.
Die Abarbeitung der kompletten Verfügungskette ist zu präsentieren.
Gesamt
25
Die Gesamtpunktzahl von 25 Punkten wird erreicht, wenn das Szenario mit einer
angemessenen Anzahl von Arbeitsschritten (Mausklicks) bearbeitet werden kann. Die
Benutzerführung ist selbsterklärend und intuitiv. Alle notwendigen Informationen zur
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Bearbeitung sind auf den ersten Blick ersichtlich. Die Eingabemasken sind für den
Nutzer/Nutzerin übersichtlich.
3.2.3 Bearbeitung II "E-Mail"
Lfd. Nr. des
Aktion
Bearbeitungsschritts
Herr Pfiffig öffnet den Posteingang "Info über eine Veranstaltung" zur
1
Bearbeitung aus seinem persönlichen Arbeitskorb und ordnet das
Dokument dem bereits für den Posteingang (""Anfrage des
Bundesministeriums")" angelegten Vorgang zu (hier: Aktenzeichen
161-3). Die für ein neues Dokument ggf. notwendigen Metadaten
werden von Herrn Pfiffig ausgefüllt.
Herr Pfiffig entscheidet an dieser Veranstaltung teilzunehmen.
2
Herr Pfiffig erstellt daher ein neues internes Dokument vom Typ
Vermerk. (Dokument wird vom BSG zur Verfügung gestellt) und stellt
in diesem Dokument den Sachverhalt dar.
Herr Pfiffig verfügt den gesamten Vorgang mit dem Geschäftszeichen
3
161-3-2016/202.
1. Zur Mitzeichnung
durch. Herrn Wiese
2. Schlusszeichnung
durch Herrn Schulze
3. WV. sofort "Anmeldung ?"
Herr Wiese ist jedoch erkrankt und wird durch Frau Blume vertreten.
4
Frau Blume übernimmt die Mitzeichnung und merkt an, dass außer
Herrn Pfiffig auch Frau Blume zur Veranstaltung angemeldet werden
soll.
Frau Blume bricht die Verfügungskette ab und gibt das Dokument an
Herrn Pfiffig zurück.
Herr Pfiffig korrigiert das Dokument und die Verfügungskette
5
1. Zur Mitzeichnung
durch Frau Blume
2. Schlusszeichnung
durch Herrn Schulze
3. Kenntnisnahme
durch Herrn Wiese
4. WV. sofort "Anmeldung ?"
und startet erneut die Verfügungskette.
Es gibt keine weiteren Anmerkungen, der Vermerk läuft bis zur WV.
6
durch.
Die Abarbeitung der kompletten Verfügungskette ist zu präsentieren.
Herr Pfiffig bekommt den Vorgang aufgrund der WV. in seinem
7
persönlichen Arbeitskorb vorgelegt.
Er sendet die Anmeldung per E-Mail ab.
Gesamt
25
Die Gesamtpunktzahl von 25 Punkten wird erreicht, wenn das Szenario mit einer
angemessenen Anzahl von Arbeitsschritten (Mausklicks) bearbeitet werden kann. Die
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Benutzerführung ist selbsterklärend und intuitiv. Alle notwendigen Informationen zur
Bearbeitung sind auf den ersten Blick ersichtlich. Die Eingabemasken sind für den
Nutzer/Nutzerin übersichtlich. Die Übernahme der Vertretung ist ohne großen Aufwand
für den/die Anwender/in realisierbar. Die Wiedervorlagen sind ohne weitere
Anwenderaktionen/ Abfragen erkennbar. Der Abbruch einer Verfügungskette ist für den
Verfügungsersteller/die Verfügungserstellerin ohne Aufwand sofort ersichtlich.
3.3 Szenario 2
Lfd. Nr. des
Aktion
Bearbeitungsschritts
Frau Rose öffnet ihren persönlichen Arbeitskorb.
1
Frau Rose probiert die Möglichkeiten der persönlichen Einstellungen
ihrer Einstiegsoberfläche aus. (Veränderung der Schriftgröße,
Veränderung der Farbe, Anordnung, etc.).
Frau Rose möchten für sich eine Verfügungskette als
2
Standardvorlage anlegen. Bitte folgende Verfügungskette anlegen.
1. Mitzeichnung
Herr Wiese
2. Schlusszeichnung
Herr Schulze
3.Kenntnisnahme
Frau Meier
4. z.d.A.
Recherche/ Volltextsuche
3
Frau Rose möchte eine Volltextsuche in beiden Aktenplänen nach
dem Wort "Bundesministerium" durchführen.
Im Anschluss sucht sie nach dem Vorgang "Anmeldung
Pfiffig/Blume".
Hilfesystem
4
Frau Rose möchte im Rahmen der Mitzeichnung einen Kommentar
einfügen. Sie ist sich jedoch unsicher und möchte sich mit dem
Hilfesystem über die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten
informieren.
Gesamt
25
Die Gesamtpunktzahl von 25 Punkten wird erreicht, wenn die Änderungen der
persönlichen Einstellungen der Einstiegsoberfläche in vielfältiger Weise und ohne
großen Aufwand möglich sind. Die Anlage einer Standardverfügungskette ist
selbsterklärend, intuitiv und einfach möglich. Alle notwendigen Informationen zur
Bearbeitung sind auf den ersten Blick ersichtlich. Die Eingabemasken sind für den
Nutzer/Nutzerin übersichtlich. Neben der reinen Volltextsuche sind optionale
Ergebniseinschränkungen möglich. Das Hilfesystem muss die Möglichkeiten der
Volltextsuche, Stichwortsuche und eine kontextsensitive Suche zur Verfügung stellen.
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