Die E-Akte in der Landesverwaltung Dr. Thomas List (MIK) Andre Mühlenbäumer (IT.NRW) 20. August 2015 Agenda • • • • • Aktueller Stand der E-Akte mit DOMEA® Geplante neue E-Akte Aktueller Stand der Umsetzung Geplanter Ausschreibungsinhalt Weitere Vorgehensweise Die E-Akte in der Landesverwaltung 20.08.2015 Aktueller Stand der E-Akte mit DOMEA® • über 10.000 DOMEA®-Arbeitsplätze in der Landesverwaltung • Einsatz in vielen Behörden in der Landesverwaltung für „klassische“ Akten, aber z.B. auch für die elektronische Personalakte • in den meisten Behörden eine gemischte Umgebung aus E-Akte und klassischer Papierakte Die E-Akte in der Landesverwaltung 20.08.2015 Aktueller Stand der E-Akte mit DOMEA® • OpenText wird langfristig nicht mehr auf DOMEA® setzen • das DOMEA-Konzept ist überholt • eGovernment-Gesetz NRW sieht vor, die E-Akte bis 2022 einzuführen • verlässliche Basis ist erforderlich, die mit der neuen E-Akte geschaffen werden soll Die E-Akte in der Landesverwaltung 20.08.2015 Agenda • • • • • Aktueller Stand der E-Akte mit DOMEA® Geplante neue E-Akte Aktueller Stand der Umsetzung Geplanter Ausschreibungsinhalt Weitere Vorgehensweise Die E-Akte in der Landesverwaltung 20.08.2015 Geplante neue E-Akte • konsequente und optimierte IT-gestützte Vorgangsbearbeitung auf Grundlage der E-Akte • ein Zugangspunkt für alle vorgangsrelevanten Informationen • E-Akte und Vorgangsbearbeitung für die Landesverwaltung NRW • Trennung von DMS und VBS • modularer Ansatz, vergleichbar mit dem Organisationskonzept eVerwaltungsarbeit Die E-Akte in der Landesverwaltung 20.08.2015 Geplante neue E-Akte Leitfaden für Führungskräfte Projektleitfaden Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit eVorgangsbearbeitung eAkte eZusammenarbeit Grundlagen und Bedarfsanalyse Glossar eLangzeitspeicherung ePoststelle und Signatur ScanProzess Datenschutz, Personaldaten, VS eFachverfahren Bundesregierung: http://www.verwaltung-innovativ.de Die E-Akte in der Landesverwaltung 20.08.2015 Geplante neue E-Akte Leitfaden für Führungskräfte Projektleitfaden Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit eVorgangsbearbeitung eAkte eZusammenarbeit Grundlagen und Bedarfsanalyse Glossar eLangzeitspeicherung ePoststelle und Signatur ScanProzess Datenschutz, Personaldaten, VS eFachverfahren Bundesregierung: http://www.verwaltung-innovativ.de Die E-Akte in der Landesverwaltung 20.08.2015 Geplante neue E-Akte Anwendersicht Leitfaden für Führungskräfte Projektleitfaden eAkte eVorgangsbearbeitung eVorgangsbearbeitung eAkte eZusammenarbeit Grundlagen und Bedarfsanalyse Glossar eLangzeitspeicherung ePoststelle und Signatur ScanProzess Datenschutz, Personaldaten, VS eFachverfahren Bundesregierung: http://www.verwaltung-innovativ.de Die E-Akte in der Landesverwaltung 20.08.2015 BasisIT Anwendersicht eAkte Explorer als bekanntes Werkzeug für Ablage von Dokumenten / Dateien eVorgangsbearbeitung E-Mail als bekanntes Werkzeug für informelle Zusammenarbeit Keine weitere Anwendung für E-Akte und Workflows Keine weitere Anwendung für E-Akte und Workflows Erstellen und Bearbeiten von - Akten - Vorgängen - Dokumenten Formelle Zusammenarbeit mit Umlaufmappen inklusive Zeichnungen Die E-Akte in der Landesverwaltung 20.08.2015 Geplante neue E-Akte Anwendersicht eAkte Die E-Akte in der Landesverwaltung eVorgangsbearbeitung 20.08.2015 Geplante neue E-Akte Anwendersicht Explorer als zentraler Zugriffspunkt Outlook als Kommunikationszentrale Office Kollaboration (Gruppen-) Laufwerke Öffnen E-Mails Speichern Die E-Akte in der Landesverwaltung E-Mail Laufmappe 20.08.2015 Geplante neue E-Akte Vereinfachte Darstellung der Technik Die E-Akte in der Landesverwaltung 20.08.2015 Geplante neue E-Akte Projektziele • Ziele sind – rollen- und bedarfsgerechte Verwendung der EAkte – medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung • durch verschiedene, kombinierbare IT-Lösungen ist ein wirtschaftlicher und flexibler Betrieb möglich Die E-Akte in der Landesverwaltung 20.08.2015 Geplante neue E-Akte Projektziele • • • • • Verwendung existierender Bausteine Verlässliche Schnittstelle für Fachanwendungen Konsequente Nutzung von Basis-Funktionen Reduktion technischer Vielfalt Elemente, wie z. B. die DMS-Funktionalität, werden modular über die „E-Akte als Dienst“Schnittstelle zur Verfügung gestellt Die E-Akte in der Landesverwaltung 20.08.2015 Geplante neue E-Akte Projektziele • Keine separate Anwendung für E-Akte und Workflows • Vereinfachung der Bedienung • Erhöhung der Nutzerakzeptanz Die E-Akte in der Landesverwaltung 20.08.2015 Agenda • • • • • Aktueller Stand der E-Akte mit DOMEA® Geplante neue E-Akte Aktueller Stand der Umsetzung Geplanter Ausschreibungsinhalt Weitere Vorgehensweise Die E-Akte in der Landesverwaltung 20.08.2015 Aktueller Stand der Umsetzung Vereinfachte Darstellung der Technik Die E-Akte in der Landesverwaltung 20.08.2015 Aktueller Stand der Umsetzung Vereinfachte Darstellung der Technik Die E-Akte in der Landesverwaltung 20.08.2015 Agenda • • • • • Aktueller Stand der E-Akte mit DOMEA® Geplante neue E-Akte Aktueller Stand der Umsetzung Geplanter Ausschreibungsinhalt Weitere Vorgehensweise Die E-Akte in der Landesverwaltung 20.08.2015 Geplanter Ausschreibungsinhalt • komplettes Modul DMS, z.B. – DMS-Repository – Middleware (CMIS, WebDav, etc.) – Clients (Explorer, Mobiler Client, etc.) • Beratungsdienstleistungen, z.B. – Support für Betrieb – Schulungen für Fachadministratoren, ggf. Endanwender – Organisatorische Unterstützung Die E-Akte in der Landesverwaltung 20.08.2015 Geplanter Ausschreibungsinhalt Barrierefreiheit Rollen & Rechte Vertretungsfunktionen Im-/ Export von Akten XDOMEA / XJUSTIZ Altregistratur und Aussonderung Rendering (PDF-Konvertierung) Die E-Akte in der Landesverwaltung Verschlüsselung der Datenübertragung 20.08.2015 Geplanter Ausschreibungsinhalt Skalierbarkeit Aktenablage und Workflow Mandantenfähigkeit Revisionssicherheit 4-Augen-Prinzip beim Löschen BSI TR-03138 "Ersetzendes Scannen (RESISCAN)" Die E-Akte in der Landesverwaltung Authentifikation / Identitätsmanagement Übergreifende Suche 20.08.2015 Agenda • • • • • Aktueller Stand der E-Akte mit DOMEA® Geplante neue E-Akte Aktueller Stand der Umsetzung Geplanter Ausschreibungsinhalt Weitere Vorgehensweise Die E-Akte in der Landesverwaltung 20.08.2015 Weitere Vorgehensweise • Fertigstellen des Outlook-Add-Ins bis Mitte nächsten Jahres • Veröffentlichung der Ausschreibung ca. Ende des Jahres • Anschließend: – Integration der Systeme – Migration der DOMEA®-Systeme – Rollout der neuen BasisIT-Lösung Die E-Akte in der Landesverwaltung 20.08.2015 Die E-Akte in der Landesverwaltung Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
© Copyright 2024 ExpyDoc
