BEST PRACTICE UMSATZABSTIMMUNG MWST Umsatzabstimmung bei der MWST: Lust oder Frust? Ende August jährt sich wieder der Moment, an dem der Jahresabschluss des vergangenen Jahres spätestens mit den eingereichten MWST-Abrechnungen abzugleichen ist und allfällige Differenzen der Eidg. Steuerverwaltung ESTV mitzuteilen sind. Und damit nähert sich auch wieder der Zeitpunkt, an dem viele Unternehmen feststellen, dass sie das Ziel, dieses Jahr rechtzeitig die Umsatzabstimmung vorzunehmen, wieder nicht erreicht haben. Deshalb sei die Frage erlaubt: Was bringt die Umsatzabstimmung überhaupt? Oder was geschieht, wenn keine Umsatzabstimmung vorhanden ist? und zusätzlich nicht oder nicht MWST-konform verbuchte Leistungen zu evaluieren und zu berücksichtigen (bspw. geldwerte Leistungen, verrechnete Leistungen etc.). Damit gelingt es, mögliche Differenzen zwischen buchhalterisch und mehrwertsteuerlich vollständiger Erfassung und korrekter Qualiﬁkation der MWSTrelevanten Leistungen zu erkennen. Beispiele, die zu solchen Differenzen führen können, sind die fehlende bzw. eine falsche Hinterlegung des dem Geschäftsvorgang entsprechenden MWST-Codes im ERP-System oder die aufgrund der Verbuchung fehlende Berücksichtigung von MWST-relevanten Umsätzen.  Von Claudio Fischer Eine Umsatzabstimmung kann aber nur von einer Person erstellt werden, die mit den organisatorischen, operativen und logistischen Vorgängen sowie der im Unternehmen angewandten Rechnungslegung vertraut ist. Zusätzlich braucht es vertiefte MWSTKenntnisse, um die steuerliche Qualiﬁkation der unternehmerischen Tätigkeiten korrekt vorzunehmen. Die Praxis zeigt, dass automatisierte Auszüge aus dem ERP-System oder die in manchen Buchhaltungsprogrammen vorhandenen Menüpunkte wie «MWST-Abrechnung» oder «MWST-Verprobung» vielfach für eine korrekte Umsatzabstimmung nicht ausreichend Gewähr bieten. Erfahrungsgemäss ist eine Excel-Tabelle, die auf der unternehmerischen Struktur der Erfolgsrechnung und der Bilanz sowie der verwendeten MWST-Codes basiert, eine gute Plattform für die Umsatzabstimmung. Zunächst ist festzuhalten, dass Art. 72 Abs. 1 Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) der steuerpﬂichtigen Person vorschreibt, Abweichungen zwischen dem Jahresabschluss und den MWST-Abrechnungen zu korrigieren. Die einzige Möglichkeit, solche Abweichungen festzustellen, ist die Ausarbeitung einer umfassenden Umsatzabstimmung gemäss Art. 128 Abs. 2 Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV). In diesem Sinne ist das Erstellen einer Umsatzabstimmung also gesetzlich vorgeschrieben. Die Umsatzabstimmung ist aber nicht systematisch bei der ESTV einzureichen. Sie kann hingegen von der ESTV eingefordert werden und wird grundsätzlich bei MWSTKontrollen verlangt. 6 FINANZ- UND RECHNUNGSWESEN Erhält die ESTV nach Ablauf von 240 Tagen seit Ende des betreffenden Geschäftsjahrs von der steuerpﬂichtigen Person keine Meldung, geht sie davon aus, dass keine Mängel bestehen und die eingereichten MWST-Abrechnungen korrekt sind. Nach Ablauf dieser «Schonfrist» kann zu wenig deklarierte und bezahlte MWST als Steuerhinterziehung geahndet werden, worauf Bussen bis zu CHF 800 000.– verhängt werden können. Vorgehensweise Nun ist das Erstellen einer Umsatzabstimmung grundsätzlich keine Hexerei. Es genügt, die relevanten MWST-Abrechnungen mit dem MWST-relevanten Kontenkreis zu vergleichen NEWSLETTER 01 Für die Festlegung des relevanten Kontenkreises sollten folgende Leitpunkte standardmässig berücksichtigt werden: • Erfassung sämtlicher Ertragskonten mit anschliessender Aussortierung nicht MWSTrelevanter Konten; • Berücksichtigung von Aufwandkonten, welche MWST-relevante Umsätze enthalten (bspw. Aufwandminderungen, Rabatte, für den Lohnausweis relevante Vorteile zugunsten des Personals etc.); • Erfassung von Bilanzkonten mit MWSTrelevanten Buchungen (bspw. aufgrund der Veräusserung von Sachanlagen und übrige Desinvestitionen, Anzahlungen von Kunden ohne Rechnungsstellung etc.); SEPTEMBER 2015 BEST PRACTICE UMSATZABSTIMMUNG MWST • Erfassung sämtlicher grundsätzlich nicht MWST-relevanter Bilanz- und Erfolgskonten, sofern diese fälschlicherweise MWSTcodierte Buchungen enthalten; • Berücksichtigung nicht oder nicht zu Drittpreisen verbuchter geldwerter Leistungen; • Überprüfung der materiell korrekten MWST-Codierung hinsichtlich der zugeordneten Geschäftsvorgänge im ERP-System. Korrektur auch nach dem 31. August Was kann jener tun, der die Finalisierungsfrist vom 31. August verpasst hat? Die Finalisierungsfrist ist eine gesetzliche Frist und kann von der ESTV nicht verlängert werden. Abrechnungsmängel sind gemäss Art. 72 Abs. 2 MWSTG aber auch nach Ablauf dieser Frist mit einer Korrekturabrechnung zu melden. Dies hat zwar unter Umständen einen FINANZ- UND RECHNUNGSWESEN NEWSLETTER 01 Verzugszins zur Folge, die Korrekturabrechnungen gelten aber als Selbstanzeige und ein allfälliges Strafverfahren kann vermieden werden. Die Korrekturabrechnung muss der ESTV aber eingereicht werden, bevor die ESTV eine Kontrolle angekündigt hat. Sonst ist es mit der strafbefreienden Wirkung vorbei. Es empﬁehlt sich also, auch nach dem 31. August noch, die Umsatzabstimmung zeitnah vorzunehmen und nicht etwa ein (weiteres) Jahr zuzuwarten. Fazit Spätestens seit dem 1. Januar 2010 gehört die Umsatzabstimmung zu den Arbeiten, die anlässlich des Jahresabschlusses zu erledigen sind. Wenn alle notwendigen Prüfschritte in der Umsatzabstimmung sowie in zusätzlichen Unterlagen klar und eindeutig dokumentiert sind, kann das Risiko von Steueraufrech- nungen oder gar strafrechtlichen Verfahren wegen Steuerhinterziehung minimiert werden. Letztlich stellt die Umsatzabstimmung damit also nicht nur die Erfüllung einer gesetzlichen Pﬂicht oder die Zweckerfüllung mit Blick auf das Einverlangen der Unterlagen durch die ESTV anlässlich von Revisionen dar. Vielmehr dient die Umsatzabstimmung auch unternehmerischen Interessen, wie beispielsweise der Berichtigung von Fehlern zugunsten des Unternehmens, der Veriﬁkation von falschen Vorgängen im ERP-System oder der Efﬁzienzüberprüfung interner Kontrollmechanismen. AUTOR Claudio Fischer, lic. iur., Anwalt, Certiﬁcate of Advanced Studies Taxation. Er arbeitet seit 2011 als Senior Manager MWST Beratung bei EY in Bern und Zürich. SEPTEMBER 2015 7