Abläufe optimieren So delegieren Sie Aufgaben effizient Viele KMU-Verantwortliche haben ihre besten Geschäftsideen abends oder unterwegs. Was dann? Die Idee auf einem Block notieren, einen Mitarbeiter anrufen – oder den Gedanken einfach fallen lassen, weil der Aufwand zu gross ist? Mit einer gezielten Vorgehensweise ist es möglich, Aufgaben zu delegieren und so die Abläufe zu optimieren. Ideen halten sich nicht an Arbeitszeiten. Wenn dem Geschäftsführer oder Inhaber ein zündender Gedanke spätabends kommt, kann er diesen erstmals festhalten, bis er sich im Büro wieder mit den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern trifft. Nun geht es darum, die Idee weiter zu verfolgen und Aufgaben an die zuständigen Personen zu delegieren – ein Vorgang, der sich mit der passenden Struktur effizient gestalten lässt. Folgende Punkte erleichtern Ihnen die Delegation: Vereinbaren Sie gemeinsam einen verbindlichen Prozess, wie genau delegiert wird. Danach gilt es, diesen Prozess digital abzubilden. Das heisst, dass alle Delegationen und die Zusammenarbeit im Gesamten in einem digitalen Gefäss untergebracht werden. Jede Person, die damit zu tun hat, kann darauf zugreifen und ihre Arbeitsfortschritte verzeichnen. Häufig verwenden KMU dafür digitale Notizbücher wie Microsoft OneNote oder Evernote. Entgegen der gängigen Praxis eignen sich E-Mails als Tool nicht, denn das Hin und Her mit dezentraler Information ist nicht effizient. Der Delegationsprozess kann grob in folgende Prozessschritte unterteilt werden: Der Delegations-Sender muss zuerst den Inhalt der zu delegierenden Aufgabe durchdenken und strukturieren. Gemäss unserem Delegationsansatz legen wir dann bei KMU die sogenannte «KKP-Formel» für das Absetzen der Aufgaben fest: kurz, klar, prägnant. Anbei einige Beispiele zur Veranschaulichung: Nicht kurz: «Bitte bezüglich Absatz 1 des Vertrages mit der Firma Meier überlegen, wie wir den Punkt X und den Punkt Y formulieren.» Kurz: «Bitte mache einen Kurztermin mit uns beiden für 30 Minuten mit dem Stichwort Vertrag Firma Meier.» Nicht klar: «Schau mal mit Reto, was wir da machen sollen.» Klar: «Bitte instruiere Reto, dass er bis zum 18. Dezember zwei Lösungsvorschläge zum Thema Effizienz unterbreiten soll.» Nicht prägnant: «Packe zwei Aufgaben in eine Aufgabe rein.» Prägnant: «Nimm Dich der Aufgabe Z an und erledige sie bis um 15 Uhr.» Immer nur eine knackige Aufgabe aufs Mal delegieren. Dabei sollte man stets eine Deadline angeben. Falls die Aufgabe komplex ist, gibt es die Möglichkeit, ein Stichwort oder den Termin in die Delegationsbasis einzutragen. Wenn immer möglich, sollte der Delegations-Empfänger die Aufgaben im «Stapelverarbeitungsverfahren» verarbeiten können. Das heisst, dass die Tasks sequenziell während eines fokussierten Zeitfensters ohne Störung erledigt werden. Der Delegations-Sender kontrolliert die Abarbeitung der delegierten Aufgabe. Zudem führt er beim Empfänger ein aufbauendes Coaching durch, um mit der Zeit die Arbeitsabläufe zu optimieren. Wichtig zu kennen sind im Delegationsprozess auch sogenannte «Effizienzblocker»: Rückfragen: Eine Delegation, die Rückfragen vom Delegations-Empfänger nach sich zieht, ist bereits zu Beginn ungenügend. Achten Sie deshalb stets darauf, dass Sie Ihre Aufgaben genügend ausformulieren und mit passenden Zusatzinformationen anreichern. Unterbrechungen: Studien belegen, dass ein durchschnittlicher Büromitarbeiter alle elf Minuten unterbrochen wird. Eine der wichtigsten Unterbrechungsquellen sind Delegations-Sender, die sofort etwas übermitteln wollen – per Telefon oder direkt am Arbeitsplatz. In der Praxis stellen wir fest, dass 80 Prozent der Aufgaben nicht dringend und nur 20 Prozent dringend sind. Oft verhalten sich aber Delegations-Sender nicht entsprechend und wollen die Aufgabe unmittelbar beim Delegations-Empfänger platzieren. Das reisst diesen aus seiner Arbeit heraus und verursacht Reibungsverluste. Ideenverlust: Durch den Effekt «Ich denke dann später/morgen daran, diese Aufgabe zu delegieren» vergessen KMU-Verantwortliche oft, wesentliche und gute Inputs an ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu übermitteln. Eine besondere Herausforderung ist die Delegation im Bereich Mobile Service. Hier hilft beispielsweise die App «Pareto». Dabei setzt der Delegations-Sender seine Aufgabe einfach mittels einer Voice-Message ab. Der Delegations-Empfänger kann auf einer Webplattform oder in seiner eigenen Pareto-App die Mitteilung abhören, ein Stichwort dazu definieren und entscheiden, ob er die Aufgabe sofort oder später erledigen will. Der Delegations-Sender sieht jederzeit mittels eines einfachen Ampel-Systems (grün, gelb, rot), in welchem Bearbeitungsstatus sich seine Nachricht befindet. Autor: Patrick Müller ist Geschäftsführer der unabhängigen Beratungs- und Technologiedienstleisterin iTrust AG. Das Unternehmen hilft Firmen, eigene Potenzialfelder wie Mail, Meeting, Entlastung durch Assistenz, mobile Delegation und moderne Teamarbeit mit einem einfachen und strukturierten Effizienz-Checkup zu eruieren und anschliessend mit einem eigens entwickelten Coaching-Impuls-Prozess zu erschliessen. Die iTrust AG wurde im Jahr 2003 durch Patrick Müller mitgegründet. Das Unternehmen beschäftigt am Standort Cham 25 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.