Dinge aufschieben – Wege hinaus Die Ursachen für das Aufschieben sind vielfältig und niemand braucht sich dafür zu genieren. Wir haben einige Ursachen zusammengestellt und Vorschläge gesammelt, wie Sie diese bekämpfen können. Die Aufgabe ist zu groß / zu komplex. Ich weiß nicht, wo ich anfangen soll.  Nehmen Sie sich die Zeit, die Bearbeitung eines umfassenden Projekts zu planen. Untergliedern Sie die Aufgabe in Teile, die Sie bewältigen können. Der Gedanken an einen 100-KilometerMarsch würde uns die Kräfte rauben, doch können wir alle bis zum Ende der Straße gehen.  Setzen Sie sich Teilaufgaben, und für die Erledigung jeder Teilaufgabe eine Frist. So werden Sie auch eine größere Aufgabe, an deren Ausmaß Sie noch nicht gewöhnt sind, mit Bravour erledigen.  Sprechen Sie mit Ihrem Team darüber, seien Sie offen für Tipps und nehmen Sie Hilfe an.  Besprechen Sie regelmäßig im Team, was die nächsten, wichtige Schritte sind, setzen Sie gemeinsam Prioritäten. Eine schwierige Entscheidung ist zu treffen. Ich weiß nicht, was ich tun soll.  Schätzen Sie die Wichtigkeit und Dringlichkeit der Entscheidung ab. In unserem Kulturkreis scheint Entschlussfreude bewundert zu werden, und bei unwichtigen Entscheidungen kann dies die richtige Haltung sein. Treffen Sie unwichtige Entscheidungen schnell, damit nicht unnötiger Perfektionismus das Fortkommen behindert. Entscheiden Sie also zuerst, wann zu entscheiden ist.  Holen Sie alle relevanten Informationen ein, die Sie für die Entscheidung benötigen, und lassen Sie sich von erfahrenen / kompetenten Leuten beraten. Denken Sie aber daran, dass Sie nie über alle Informationen verfügen werden.  Listen Sie alle Möglichkeiten auf, auch die unwahrscheinlichen. Legen Sie dann für jede Möglichkeit eine Liste von Vor- und Nachteilen an.  In der Zeit, die bis zur Entscheidung verbleibt, sollten Sie sich darüber nicht den Kopf zerbrechen. Fällen Sie die Entscheidung nicht wieder und wieder neu. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Recherche. Seite 1 / 1 www.janusteam.de  Zu dem Zeitpunkt, den Sie für die Entscheidung bestimmt haben, setzen Sie sich hin und treffen die Entscheidung.  Handelt es sich um eine Entscheidung von großer Tragweite, schlafen Sie eine Nacht darüber, ehe Sie sich endgültig festlegen. So hat das Unbewusste die Chance, seinen Teil dazu beizutragen. Es kann gut sein, dass Sie aufwachen und die Antwort wissen.  Haben Sie sich festgelegt, betrachten Sie die Sache als abgeschlossen. Denken Sie nicht weiter darüber nach. Mit der Sache hängt etwas Unangenehmes zusammen. Zur Aufgabe gehört vielleicht, dass Sie jemandem gegenüber treten, einen Gefallen erbitten oder etwas riskieren müssen. Analysieren Sie, was genau Ihnen Unbehagen bereitet. Vielleicht entdecken Sie ein tiefergehendes Problem, dass Sie auf einer anderen Ebene angehen können (z.B. Kurs in Selbstbehauptung oder Rhetorik belegen). Stellen Sie die Bilanz der Vor- und Nachteile eines Aufschubs auf. Sie ist meist ziemlich einseitig, und die Nachteile eines Aufschubs überwiegen bei weitem. Also geben Sie sich einen Ruck und gehen die Sache an! Mir macht die Aufgabe keinen Spaß.  Achten Sie einmal genau darauf, welche Aufgaben Ihnen keine Freude bereiten und notieren Sie sich diese. Im Team können Sie nun gemeinsam schauen, wo die Stärken der einzelnen liegen und welche Aufgaben Sie abgeben oder tauschen können.  Halten Sie sich bei unliebsamen Aufgaben vor Augen, welches Bedürfnis mit dieser Aufgabe erfüllt wird und achten Sie auf Ihre Haltung/Einstellung. Beispiel: Sagen/Denken Sie nicht: Ich muss die Rechnungen stellen. Sondern: Ich entscheide mich, die Rechnungen zu stellen, da es mir wichtig ist, dass meine Firma Geld einnimmt. Ich lasse mich so schnell ablenken.  Vereinbaren Sie im Team eine tägliche Ruhearbeitszeit (z. B. von 9-11 Uhr), damit Sie für mehrere Stunden am Stück hochkonzentriert und ohne Unterbrechungen arbeiten und so die wichtigsten To dos des Tages abarbeiten können. Für diese Zeit legen Sie ein (oder mehrere) Teammitglied(er) fest, die den Telefondienst übernehmen und nur äußerst wichtige Anrufe durchstellen.  Um den anderen Teammitgliedern zu signalisieren, wann Sie außerhalb der Ruhearbeitszeit konzentriert arbeiten bzw. nicht gestört werden möchten, können Sie sich ein Ampelsystem anlegen: Bauen Sie an einem zentralen Platz in Ihrem Büro eine Stellwand auf mit den Namen aller Teammitglieder nebeneinander. Darunter bekommt jedes Teammitglieder jeweils drei Zettel zugeordnet: rot, gelb und grün. Rot steht für: Ich möchte hochkonzentriert arbeiten. Bitte stört Seite 2 / 2 www.janusteam.de mich nur in Not(!)fällen. Gelb steht für: Wenn möglich, möchte ich nicht gestört werden. Wichtige Fragen beantworte ich gern. Grün steht für: Ihr könnt jederzeit zu mir kommen/mich anrufen.  Für die Ruhearbeitszeit und die roten und gelben Phasen ist es ratsam, wenn möglich, die eigen Bürotür zu schließen, sodass die Telefonate anderer und andere Geräuschkulissen nicht stören.  Auch E-Mails verleiten uns immer wieder dazu, uns ablenken zu lassen. Schließen Sie Ihr E-MailProgramm in der Ruhearbeitszeit und immer dann, wenn Sie hochkonzentriert arbeiten möchten. Versuchen Sie grundsätzlich, Ihre Mails nur alle 2 Stunden zu checken und vereinbaren Sie im Team, dass wichtige Angelegenheiten nicht per E-Mail geschickt sondern direkt besprochen werden. Ich bin ziemlich niedergeschlagen, mir fehlt die Kraft.  Hier können Sie nach der BANJO-Methode vorgehen: Blow A Nasty Job Off. (Erledige das Unangenehmste zuerst.) Es funktioniert wie folgt: Sie sind ein wenig niedergeschlagen – vielleicht erst um halb drei nachmittags, obwohl es manchen gleich am Morgen so geht.  Werfen Sie nun einen Blick auf die Liste der Aufgaben des Tages. Suchen Sie sich die unangenehmste aus, diejenige, auf die Sie sich am wenigsten freuen. Erledigen Sie diese Aufgabe auf der Stelle. Oft ist das eine Sache von wenigen Minuten, und ihre Erledigung bedeutet einen psychischen Auftrieb, der sehr viel Kraft spendet. Der Rest des Tages scheint plötzlich ganz einfach zu sein. Ich komme am Morgen / Nachmittag so schwer in Schwung.  Gewöhnen Sie sich an, wenige Minuten nach Ankunft am Schreibtisch ernsthaft an die Arbeit zu gehen. Setzen Sie sich als Regel „Ich werde spätestens zwei Minuten nach meiner Ankunft am Schreibtisch mit der geplanten Arbeit beginnen.“ Wissen Sie bei einer vielschichtigen Aufgabe nicht genau, wo Sie anfangen sollen, fangen Sie einfach irgendwo an.  Schneiden Sie naheliegende Fluchtwege ab. Eine der einladendsten Möglichkeiten, einer unangenehmen Aufgabe zu entkommen, ist eine leichtere, dringliche Aufgabe. Dies ist der Grund dafür, dass unaufgeräumte, papierübersäte Schreibtische zu Ineffektivität führen. Räumen Sie also Ihren Schreibtisch auf, schließen Sie die Tür und setzten Sie sich möglichst so, dass Ihr Blick nicht aus dem Fenster oder auf andere fällt.  Stecken Sie sich jedes Mal, wenn Sie meinen, ein Anfall von Aufschiebelust stehe unmittelbar bevor, einige Sofortziele. Machen Sie ein Spiel daraus, diese sofort anzugehen. Ich glaube, ich kann Dinge schlecht zu Ende führen.  Untergliedern Sie auch hier große Aufgaben in Teilaufgaben. Bringen Sie die Selbstdisziplin auf, erst eine Aufgabe zu erledigen, ehe Sie an die nächste gehen. Seite 3 / 3 www.janusteam.de  Belohnen Sie sich für abgeschlossene Aufgaben oder Teilaufgaben mit einer Tasse Kaffee, fünf Minuten Zeitungslektüre, einem Schwatz mit einem Kollegen oder einer anderen Wohltat nach Ihrem Geschmack. LITERATURANGABEN 1. Scott, M. (2001). Zeitgewinn durch Selbstmanagement. So kriegen Sie Ihre neuen Aufgaben in den Griff. Campus Verlag, 2. Auflage. Seite 4 / 4 www.janusteam.de