Interne Regelungen, Ihr Freund und Helfer? Interne Regelungen (be)treffen uns alle! Während es viele Studien zum Thema regelkonformes Verhalten und Compliance gibt, bleibt der zentrale Aspekt, wie die zugrundeliegenden internen Regelungen und Vorgabedokumente gehandhabt und bereitgestellt werden, im Dunkeln. Darum führt Ancoreage Management Partners mit dem Senat der Wirtschaft die Unternehmensstudie „Interne Regelungen, Ihr Freund und Helfer?“ durch. Hierfür befragen wir tausende Führungskräfte und MitarbeiterInnen. Im Fokus steht die Handhabung aller betriebsinternen Dokumente, die einen Sollzustand beschreiben (z. B. Richtlinien, Handbücher, Prozessbeschreibungen, Vorschriften, Betriebsanweisungen). Ziel ist ein besseres Bewusstsein für den richtigen Umgang mit internen Regelungen in Politik und Unternehmen zu schaffen sowie in Folge Überregulierung entgegenzuwirken als auch, wo nötig, Regelungslücken zu schließen. Die Beantwortung der Fragen dauert ca. 5 Minuten. Bitte senden Sie Ihr Ergebnis bis zum 8. April 2016 an [email protected]. Kontaktmöglichkeiten, diesen Fragebogen als Online-Version und weitere Informationen finden Sie unter studie.ancoreage.com. Ihre Angaben werden streng vertraulich behandelt und nur in anonymisierter Form veröffentlicht. Vielen Dank für Ihre Unterstützung! ALLGEMEINE ANGABEN I. Name meines Unternehmens _________________________________ II. Branche meines Unternehmens Ämter|Behörden Automobil|Flugzeugbau Bank|Finanzen|Versicherung Bauwesen Chemie|Grundstoffe Dienstleistung|Beratung Energie|Öl|Versorgung Handel|Vertrieb High-Tech|Elektro|IT Investitionsgüter|Maschinenbau Konsum-|Gebrauchsgüter Landwirtschaft|Nahrungsmittel Medien Non-Profit Pharma|Medizin Telekommunikation Tourismus|Freizeitwirtschaft Transport|Logistik|Infrastruktur Andere ______________________ 100 - 500 10.000 - 100.000 500 - 2.500 > 100.000 IT Interne Revision Kundenbetreuung|Beratung Marketing|Vertrieb|Service Organisation|Administration Personalmanagement Quality Manager Andere __________________ Führungskraft Angestellte(r) Projektleiter(in) Andere __________________ III. Unsere Mitarbeiteranzahl (konzernweit) < 100 2.500 - 10.000 IV. Mein Tätigkeitsbereich Geschäftsführung|Vorstand Compliance|Legal Controlling|Finanzen|Rechnungswesen Einkauf|Produktion|Logistik V. Meine Rolle im Unternehmen Geschäftsführung|Vorstand Fachexperte/in VI. Meine Position ist Teil der Konzernzentrale Ja Nein VII. Land (Arbeitsort – im Zweifelsfall Arbeitsvertrag) Deutschland Österreich Schweiz Andere __________________ STUDIENFRAGEN (1) ANZAHL und NUTZUNG Ich verwende bei meiner Arbeit interne Regelungen: Täglich <100 Ich weiß, wie viele interne Regelungen es in meinem Unternehmen gibt. In den letzten 5 Jahren ist die Anzahl an internen Regelungen in meinem Arbeitsbereich gefühlt: Jede Woche Jeden Monat 100 – 500 Seltener als monatlich 500 - 2.000 2.000- 10.000 Ich weiß, Rolle desjenigen/derjenigen: wer es weiß Gar nicht > 10.000 Weiß nicht Gesunken Gestiegen Stark gestiegen Extrem gestiegen Weiß nicht Stimme stark zu Stimme zu Stimme nicht zu Stimme gar nicht zu Weiß nicht Ich rechne damit, dass es in den nächsten 5 Jahren einen Anstieg der Anzahl an internen Regelungen geben wird. In meinem Unternehmen werden interne Regelungen als lästige Bürde gesehen. Interne Regelungen der Konzernzentrale gehen auf Bedürfnisse lokaler Einheiten ein. Lokale Einheiten setzen interne Regelungen der Konzernzentrale wirklich um. ©2016 Ancoreage Management Partners GmbH | Untere Weißgerberstraße 43/6 | 1030 Wien Telefon: +43-1-997-2840 | Fax: +43-1-997-2840-88 | Email: [email protected] (2) ZUGÄNGLICHKEIT und VERSTÄNDLICHKEIT Die internen Regelungen sind leicht zugänglich und auffindbar. Es gibt in meinem Konzern einen zentralen Punkt, an dem alle geltenden internen Regelungen bereitgestellt werden. Um zu einer neuen / aktualisierten, internen Regelung Zugang zu erlangen, benötige ich: Stimme stark zu Ja Stimme nicht zu Stimme zu Stimme gar nicht zu Weiß nicht Nein Weiß nicht Welches System? <5 Minuten 5 - 10 Minuten 10 - 30 Minuten 30 - 60 Minuten >1 Stunde Stimme stark zu Stimme zu Stimme nicht zu Stimme gar nicht zu Weiß nicht Stimme stark zu Stimme zu Stimme nicht zu Stimme gar nicht zu Weiß nicht Für mich ist klar, welche internen Regelungen für meine Arbeit relevant sind und welche nicht. Die internen Regelungen sind leicht verständlich und gut strukturiert. (3) AKTUALITÄT und KOMMUNIKATION Die von mir genutzten internen Regelungen sind alle aktuell. Interne Regelungen werden regelmäßig auf ihre Gültigkeit und Aktualität überprüft. Es ist klar festgelegt, wie interne Regelungen in Kraft und außer Kraft gesetzt werden. Ich bekomme zu viele und irrelevante Meldungen zu Änderungen und Neuerungen. Das Top Management informiert regelmäßig, warum und wie interne Regelungen zu beachten sind. in Schulungen Informationen über Änderungen von internen Regelungen erhalte ich: via Email / Newsletter via Intranet / IT System vom Vorgesetzten gar nicht andere Kanäle (4) HANDHABUNG Ja Es gibt eine zentrale Stelle, die für die Handhabung aller internen Regelungen verantwortlich ist. Stimme stark zu Name der Stelle: Stimme zu Nein Weiß nicht Stimme nicht zu Stimme gar nicht zu Weiß nicht Stimme nicht zu Stimme gar nicht zu Weiß nicht Interne Regelungen sind kategorisiert (z. B. wichtig, weniger wichtig). Für jede interne Regelung gibt es einen verantwortlichen Ansprechpartner, der auch inhaltliche Fragen beantworten kann. Ich bin mir bewusst, welche Konsequenzen für Regelverstöße gelten. Regelverstöße werden in meinem Unternehmen transparent und konsequent gehandhabt. (5) WIRKUNG und HAFTUNG Stimme stark zu Stimme zu Verstöße gegen interne Regelungen können mein Unternehmen gefährden. Ich habe den Eindruck, dass interne Regelungen mein Unternehmen effektiv vor Schäden schützen. Ich kenne die rechtlichen Vorgaben zur Organisation von internen Regelungen in Unternehmen und bin mir der persönlichen Haftungsrisiken bewusst. (6) Was ich noch sagen möchte … Bitte senden Sie mir eine Zusammenfassung der Studienergebnisse an: Name: ___________________________________________ E- Mail: ___________________________________________ ©2016 Ancoreage Management Partners GmbH | Untere Weißgerberstraße 43/6 | 1030 Wien Telefon: +43-1-997-2840 | Email: [email protected]