ペーパーレス会議システム Smart Discussion お客様導入事例ご紹介長野県松本市新村２０９５－１ URL：http://www.matsumoto-u.ac.jp/ 学校法人松商学園松本大学様学内会議でのペーパーレス化を実現情報センター課長松尾淳彦様システム導入の経緯松本大学では、環境の保全や資源の保護に心がけた活動を推進しており、その一環として紙資源の減少を課題とし、３年程前から学内会議のペーパーレス化を検討してきました。当初はノートパソコンの活用を考えていましたが、近年、より可搬性の高いタブレット端末が普及していることから、タブレット端末を利用した会議システムの導入を具体的に計画することになりました。キッセイコムテックの SmartDiscussion については、iPad を利用した会議システムとして知っていましたが、Windows 対応版リリースの紹介を受け、学内で職員が利用する端末を会議用としても共通利用できることに魅力を感じ、デモンストレーションと試験運用による評価を経て導入にいたりました。 SmartDiscussion 導入のポイントこれまでの学内会議では、毎回持ち回りで会議運営の担当者を決め、担当者が各部署からの資料を１つのファイルにまとめて印刷し、配布資料の準備をしていました。今回のシステム導入においても、会議ごとに異なる担当者が、簡単にペーパーレス会議の準備ができることを重要視しました。 SmartDiscussion は他のシステムと比較し、資料の登録や配信方法が分かりやすく、操作性が優れていたことが導入を決めたポイントです。また資料閲覧時の操作が直観的にできる点も好評価でした。最初はタブレット端末での資料閲覧に抵抗のあった職員も、すぐに慣れることができました。導入効果と今後の展開現在は月 1 回の課長会議でタブレット会議システムを活用しています。これまで 1 回の会議では、2000 ～2500 枚の紙資料を準備していましたが、これらの紙資源を大幅に削減することができました。会議で利用した資料は全て履歴管理ができるため、前回の会議内容の確認などでも利用しています。学内の会議は月 5 回程行っており、今後はシステムの活用を拡大し、さらに紙資源の削減と会議運営の効率化を図る予定です。学内では無線 LAN 環境の整備や学生向けのタブレット端末の配備も進めており、会議だけでなく講義や地域連携活動などの場面でも、ペーパーレス会議システムを幅広く活用していきたいと考えています。 2015 年 5 月