広島県立福山少年自然の家体験活動等企画運営業務委託仕様書 １ 目的 広島県立福山少年自然の家（以下「福山少年自然の家」という。）に自然体験活動等の 専門的な知識・技能を導入することにより，福山少年自然の家の機能充実を図るととも に，県民に特色のある体験活動プログラムを提供して，県内における青少年教育の充実 を図ることを目的に体験活動等企画運営を次のとおり委託する。 ２ 履行場所 広島県福山市金江町藁江619－２ 広島県立福山少年自然の家 ３ 履行期間 履行期間は，平成27年４月１日から平成28年３月31日までとする。 ４ 業務内容 委託業務の内容は次のとおりとする。 （１）主催事業企画運営業務 児童生徒等を対象に「コミュニケーション能力の向上」，「自然体験活動の推進」，「グ ローバル人材の育成」，「食育の推進」等を視点とする教育効果の高い体験活動を提供 する主催事業の企画と運営。 ・事業数：年間７事業 ・事業日数：年間15日 ・募集人数：１事業30名程度 （２）自然体験活動ボランティア養成事業 高校生，大学生及び社会人に自然体験活動の専門的知識・技術を一定のカリキュラ ムにより習得させ，地域における自然体験活動を支援・推進するボランティアを28名 以上の養成を行う。 （３）職員研修指導業務 青少年教育施設職員として必要な技術やファシリテーション力，危機管理能力等を 身に付けるための所内研修を行う。 ・業務日数：年間３日（１日研修３日以上） （４）福山少年自然の家運営助言 福山少年自然の家の持つ活動プログラムの改良や新規活動プログラムの作成，青少 年教育施設としての効果的な指導方法，効率的な施設運営を行うため，毎月１回以上， 福山少年自然の家との連携により自然体験活動の専門的見地からの助言を行う。 （５）広報 主催事業及び自然体験活動ボランティア養成事業の広報チラシの作成等により，利 用促進等が図れる効果的なＰＲを必要に応じて行う。 ５ 主催事業実施日 主催事業等の実施日は，別紙１「広島県立福山少年自然の家主催事業実施可能日一覧」 のとおりとする。 ６ 業務処理方法 受託者は，社会教育法，学校教育法の趣旨に基づいた青少年の体験活動として効果的 な事業となるよう努め，福山少年自然の家所長（以下「所長」という。）と十分な連携を 図り，主催事業ごとに次により事業を実施する。 なお，前記４（１）主催事業企画運営業務及び（２）自然体験活動ボランティア養成 事業の履行にあたっては，次の各項目のとおり業務を処理すること。 業務の内容 業務処理方法 事業計画の策定 プログラムの決定 主催事業のプログラムは，参加対象者に応じた無理のな い内容及びスケジュールで，安全性を考慮したものとし， 次の各項目を勘案して特色のある内容となるよう努める。 ○ 福山少年自然の家の自然環境，地域性，施設設備の 状況 ○ これまでの主催事業内容 ○ 体験活動に係る国及び県等の施策等 参加費の決定 プログラムを効果的かつ効率的に実施するために必要 な教材や講師等を選定する。参加費については，所長及び 受託者が協議して決定する。 参加費の内訳は，食費，食材費，教材費，保険料，事業 の実施に必要な資格や技能を持った人材を外部から招聘 する場合の特別講師招聘に係る経費，その他事業実施に参 加者本人が負担すべき経費とする。 施設ボランティア 福山少年自然の家で養成したボランティア等を効果的 等の調整 に活用し事業実施に努める。 参加者の募集 年間主催事業一覧 主催事業の参加者を募集するため，次の項目を記載した チラシの作成 年間主催事業一覧チラシを事業開始２か月以上前に作成 するとともに，効果的な手段により報道機関や関係機関等 への広報活動を実施する。（前記４（２）を除く。）。 ○ 実施日 ○ 参加対象者 ○ 募集定員 ○ 参加費 ○ 場所 ○ 主催（広島県立福山少年自然の家とする。） ○ 運営（受託者とする。） ○ 事業内容 ○ 申込締切 ○ 申込方法等 作成した年間主催事業一覧チラシ案は所長に記載内容 等の確認を求めるとともに，完成後は所長へ送付する。 また，報道機関及び県民等からの福山少年自然の家への 問合わせに対応するため，具体的な対応内容を事前に所長 に通知するとともに広報の実施状況等を随時報告する。 年間主催事業一覧 所長から提供される過去３年間の主催事業に係る発送 チラシの発送 実績及び参加実績等を総合的に勘案し，郵送のほか市町教 育委員会へ直接搬入するなど効率的な方法により参加募 集を行う。 年間主催事業一覧チラシ及び案内文等の枚数は，所長と の協議により決定する。 案内文の発信者は所長とし，委託者が作成することとす る。 参加者決定 参加申込みの受付窓口は福山少年自然の家とし，事業ご とに申込者からの質問等に対応するための応答例を記述 した対応要領等を作成して広報開始日までに所長へ送付 する。 福山少年自然の家から送付された別紙２「参加申込者名 簿一覧」をもとに抽選を行って参加者を決定するとともに 決定した参加者を所長に通知する。 抽選結果をはがきに記載し申込み者へ送付する。 先着順受付の場合，参加者が定員に達したときはキャン セル待ちの受付を行うとともに，参加者が定員を下回る場 合は，二次募集等を行うなど募集定員の確保に努める。 キャンセル発生に伴う繰り上げや二次募集等により決 定した最終確定参加者を所長に通知する。 参加者決定後の諸 準備 参加要項の作成 参加に係る必要事項を参加決定者に通知するため，次の 項目を記載した参加要項を事業開始７日以上前に作成す る。 ○ 事業名 ○ 趣旨 ○ 実施日及び日程 ○ 場所 ○ 主催（広島県立福山少年自然の家とする。） ○ 運営（受託者とする。） ○ 参加費 ○ 携行品 ○ 交通案内 ○ 保険についての説明 ○ アレルギー等への対応についての説明 ○ 記録写真の広報や資料等への活用についての説明 ○ 個人情報保護についての説明 作成した参加要項案は所長に記載内容等の確認を求め るとともに，完成後は所長へ送付する。 参加要項の発送 参加決定者に対し，参加要項を，抽選受付においては抽 選後，先着順受付においては随時発送する。キャンセル発 生に伴う繰り上げや二次募集等により決定した参加者に は，決定後，速やかに発送する。 別紙３「参加同意書」及び別紙４「健康管理カード」を 作成し，別紙５「アレルギー等対応依頼書」とともに参加 要項に同封して参加決定者に送付する。※別紙３，４，５ については様式の例示であり，所長及び受託者の協議によ り変更可能とする。 当日資料等の作成 主催事業を効果的に実施するため，参加者のしおりや掲 示物，ワークシート等の資料を事業開始７日以上前に作成 する。 参加者のしおりには，次の項目を記載し，実施日当日に 参加者へ配付する。 ○ 事業名 ○ 主催 ○ 運営 ○ 開催日 ○ 実施予定プログラム ○ 生活上の留意点 ○ 施設利用案内 ○ 施設配置図 作成した資料案は所長に記載内容等の確認を求めると ともに，完成後は所長へ送付する。 当日運営組織図等 受託者は，主催事業当日の総括責任者，実施責任者，生 の作成 活・運営責任者及び班付きリーダー等の氏名を記載した別 紙６「運営組織図」及び当日スタッフの連絡先を記入した 緊急連絡網を事業実施日の３日前までに所長へ送付する。 ※別紙６については様式の例示であり，所長及び受託者の 協議により変更可能とする。 備品及び消耗品の 主催事業で使用する備品及び消耗品を準備する。 準備 福山少年自然の家が所有する備品及び消耗品を使用す る必要がある場合は，所長が定める日までに申し込むもの とし，所長は施設運営上支障ない場合は使用させるものと する。 保険加入手続 参加者，ボランティア，当日スタッフについては，主催 事業の開催期間（自宅を出発してから帰宅まで）を保障期 間とする傷害保険及び賠償保険に加入するものとし，その 手続きを行うこと。 死亡保険金500万円以上，入院保険金日額５千円以上， 通院保険金日額３千円以上の補償とする。 教材の発注 主催事業で使用する教材等を発注し，事業実施日までに 準備すること。 なお，主催事業実施日以前に福山少年自然の家へ教材を 搬入する必要がある場合は，事前に所長へ連絡し，了解を 得る。 食事の発注 福山少年自然の家の食堂を利用する場合は，所長が定め た日までに，所長及び食堂へ食事数等を通知するものとす る。 参加者からアレルギー等対応依頼があった場合は，委託 者と連携して，アレルギー等対応食が確実に当該参加者に 提供されるようにする。 主催事業で使用する食材がある場合は，発注し，事業実 施日までに準備し，食中毒等防止のための対策を行う。 最終連絡書の提出 参加者数及び食堂へ注文する食数，宿泊人数，スタッフ の到着日時及びその他最終確認事項を記載した最終連絡 書を実施日の３日前までに所長へ提出する。 会場等の事前準備 事業実施当日に業務を円滑に実施するため，会場等の事 前準備を行うこととし，会場案内表示等を適宜作成すると ともに，受付場所の設営，教材等の準備，机椅子の移動等 を必要に応じ行うこと。 事前準備を行う場合は所長へ事前に連絡し，日程等の調 整を行う。 事業実施日におけ る処理 事業中止の決定 天候不順等不測の事態により主催事業を中止とする場 合は，所長と協議のうえ，実施日当日の午前６時までに決 定することとし，中止の場合は，午前７時までに参加者に 連絡する。 プログラムの変更 天候不順等に備え，荒天時プログラム等を準備する。 天候不順及びその他緊急事態等により予定しているプ ログラムを荒天時プログラム等に切り換える場合や予定 の繰り上げ繰り下げ等の日程の変更を行う場合は，所長と 協議を行う。 参加者受付 受付場所において，受付名簿等により出欠を確認し，参 加者からの提出書類（同意書，健康管理カード，保険証の 写し等）を受領し適正に管理するとともに，参加者に対し て荷物置場，集合場所・時間，名札の着用方法，持参物の 取扱い等を伝える。 遅刻者への対応を適切に行い，食事数の変更を要すると きは適宜，所長及び食堂へ通知する。 参加費の徴収 受託者は，参加者から参加費を徴収し，受託者を発行者 とする領収証を交付する。参加費の管理は受託者の責任に おいて行う。 開会式等の実施 開会式，閉会式を運営する。 生活面の指導 参加者に次の力を付けさせるため，開会式等において， 食堂やトイレの使い方，入浴の仕方，シーツの管理，清掃 方法，ゴミの分別処理，就寝，起床，避難経路等のオリエ ンテーションを行うとともに，危険個所や危険動植物につ いての注意喚起を行う。 ○ 自分のことを自分でする力 ○ 他の人がいることを意識したり他の人のことを考 えたりして行動できる力 参加者から受領した健康管理カードにより参加者個々 の健康管理を適切に行う。 参加者の健康管理 参加者の睡眠，休養，便通，持病等細やかな対応を行い， 常に健康状態の把握に努める。 参加者又はその保護者から依頼があった場合は，薬の飲 用や就寝後のトイレ等のための連絡を，その都度参加者に 行う。 事故発生時の対応 参加者に事故等が発生した場合は，応急措置を行うとと もに速やかに所長に報告し，所長と連携して適切な対応を 行うこと。 参加者の事業中のけが等に備えて，救急箱等を常時携行 し適切な処理を行う。 傷害保険・賠償保険の補償対象である場合は，保険会社 等への手続を迅速に行い，保険金が振り込まれるまでの事 務手続を，誠意を持って行うこと。 アンケートの実施 参加者に対し事業終了後アンケートを実施し，次の各項 目について検証するとともに，福山少年自然の家職員等に 対しても適宜ヒヤリングを行うなどして今後の事業内容 等の改善に反映させる。 ○ 事業目標の設定と実施評価 ○ 運営方法 ○ 主催事業のプログラム内容の満足度 ○ 広報活動の有効性等 主催事業終了後の 処理 備品類の返却 事業実施に福山少年自然の家から借用した備品類を原 状に復し所定の位置に返却する。 実施場所の原状回 研修室，食堂，宿泊室，スポーツ広場その他主催事業の 復 実施に使用した会場等の清掃・ゴミ処理確認，消灯確認， 忘れ物確認等を行い，原状に復す。 持ち主の分かる忘れ物については受託者が直接参加者 へ返却する。なお，持ち主の分かる忘れ物についての具体 的な返却手段については，委託者と受託者が協議をして定 めることとする。 事業報告書の作成 次の各項目について記載した事業報告書を２部作成し， 所長へ提出する。 ○ 事業名 ○ 実施日 ○ 実施場所 ○ 募集人員 ○ 参加者数 ○ 参加費 ○ スタッフ数 ○ 参加費収支精算書 ○ 事故の有無 ○ 事業実施状況（成果と課題，今後の改善事項を含 む。） ○ アンケートの集計及び分析結果 ○ 広報状況等 事業報告書には，募集要項やしおり等の参加者へ配付し た資料等及び各活動プログラム１枚以上の写真を添付す る。 ７ 主催事業実施における留意事項 （１）火災等の災害に備え，施設内の防災設備位置等を確認し，緊急事態が発生したとき は，応急措置を行うとともに福山少年自然の家職員に通報し，参加者の安全確保に努 めること。 （２）委託業務履行目的以外に福山少年自然の家の所有に属する備品や消耗品等を使用し ないこと。 ８ 参加費の取扱い 参加費の設定にあたっては，保護者等負担を軽減するように努めるものとする。 参加者から徴収した参加費は委託金とは分けて取扱うこととし，事業ごとに精算して その収支を明らかにするとともに，過不足が生じないように努めるものとする。 事業ごとの参加費に過不足が生じる場合は，年間の参加費収支の総額においては過不 足が生じないようにするものとする。 なお，キャンセル等に伴う定員割れが発生するなどした結果，不足が生じる場合には 委託金で補てんしてもよいものとする。 ９ 費用の負担 委託業務の実施に要する経費のうち次の事項は，委託者の負担とする。 （１）業務実施のために必要となる施設設備の使用並びに電気代及び水道代 （２）募集要項及び参加者決定通知等送付用の広島県立福山少年自然の家と記名した封筒 なお，これ以外については，所長及び受託者の協議により費用負担を決定する場合が ある。 10 その他 この仕様書に定めのない事項については，所長及び受託者が協議してこれを定めるも のとする。 別紙１ 広島県立福山少年自然の家主催事業実施可能 広島県立福山少年自然の家主催事業実施可能日 実施可能日一覧 期日（平成 27 年度） ５月 23 日（土）～５月 24 日（日） ６月 ６日 (土) ～６月 ７日（日） ６月 13 日（土）～６月 14 日（日） ６月 20 日（土）～６月 21 日（日） ６月 27 日（土）～６月 28 日（日） ９月 19 日（土）～９月 21 日（月） 10 月 10 日（土）～10 月 11 日（日） 10 月 17 日（土）～10 月 18 日（日） 11 月 21 日（土）～11 月 22 日（日） 12 月 19 日（土）～12 月 20 日（日） １月 23 日（土）～１月 24 日（日） ２月 20 日（土）～２月 21 日（日） 別紙２ 参加申し込 参加申し込者名簿一覧 申し込者名簿一覧 受付日 No. 氏名 事業名 【 生年月日 】 学年 性別 郵便番号 月 住所 日 ～ 月 電話番号 日 備考 別紙３ （事 業 者）は，参加者の参加費の中から下記の傷害保険に加入しています。 死亡 入院 通院 ・保険金額 500 万円 5,000 円（１日につき） 3,000 円（１日につき） ▼以下同意書・緊急連絡先は，当日，福山少年自然の家にお持ちください。 参 加 同 意 書 広島県立福山少年自然の家 御中 参加者の責任について 「 （事業名） 」は，野外活動という性格上，自然から得る感動も大きいとともに，様々な危険もはら んでいます。活動中の安全対策については，できる限りの配慮をした運営に努めます。 しかし，万が一事故やケガ等が生じた場合でも，加入保険の適用範囲でしか対処できません。こ の点をご理解いただいたうえで活動にご参加いただきますようお願いします。 上記の「参加者の責任について」をよく理解し， （参加者名） を参加させることに同意いたします。 平成 月 月 日 保護者名 （自署） 住 緊急連絡先 印 所 ※ 連絡のとれる電話番号を必ずご記入ください。 （ ） － （参加者との続柄： ） （ ） － （参加者との続柄： ） 別紙４ 当日，福山少年自然の家へお持ち下さい。 （参考） 健 康 管 理 カ ー ド 生年月日 ふりがな 名 前 睡 眠 排 便 食 事 健 康 病院の指定 服 薬 平成 年 月 日 約 時間 （ 時頃 就寝 時頃 起床） 毎日（ 回） 週（ 回） 決まっていない 夜中のトイレに起こす必要があれば （ 時）頃 ※健康上食べられないもの（アレルギー等除去食など） ※生活上及び活動上配慮すべき病気の有無について 内科・外科等病院の指定があれば，記入してください。 （緊急の場合を除いて，保護者に連絡をした後，病院で診察をしていただきます） ※現在使用している薬や持参する薬があれば記入してください。また，保存方法や服 用の決まった時間があれば，その時間や回数を記入してください。 ※その他，精神的・情緒的，対人関係・集団生活上等で配慮すべきことがあれば記入してください。 ○この資料は，指導上の参考にするためのものです。外部に公開されることはありませんの で，正確に御記入ください。 ○この資料は，個人情報の保護を徹底するため，事業終了後速やかに主催者でシュレッダー処理を行 います。 ※ 保険証のコピーを当日持参してください。 アレルギー等対応依頼書（対応可否連絡票） 別紙５ 利用日 平成 年 月 日（ ）～ 月 日（ ） 団体名 アレルギー等の対 応が必要な人数 担当者 連絡先 電話番号 ファックス番号 携帯電話 番号 《参加者のアレルギー等について，次表のとおり対応を依頼します》 名前 例 （記入例） 福山一郎 1 アレルゲン 対応方法その他の連絡事項 対応可否 メニューの一部が他の子 ■除去食 ※この欄には，記 ・鶏卵（完全除去。コロッケのつなぎ等も不可） と変わっても差支えあり 入しないでくださ ・魚卵（辛子明太子等）は，OKです。 い。 □その他 ません。 □除去食 □その他 2 □除去食 □その他 3 □除去食 □その他 4 □除去食 □その他 5 □除去食 □その他 6 □除去食 □その他 7 □除去食 □その他 8 □除去食 □その他 ＜自然の家使用欄＞ □ 食堂へ依頼書原本を手交しコピーを事務所に残す （ ／ 連絡者 ） □ 食堂から対応方法整理表（案）受取（ ／ 受取者 ） □ 団体へ対応方法整理表（案）送付 （ ／ 送付者 ） □ 団体と自然の家とで打合せ （自然の家は食堂と連携） （ ／ 打合者 ） □ 対応方法決定 （ ／ ） □ 団体へ対応可否連絡 （ ／ 送付者 ） □ 食堂へ対応方法決定通知 （ ／ 通知者 ） □ 入所時打ち合わせ （ ／ 打合者 ） 福山少年自然の家 電話 084-935-7166 ファックス 084-935-7179 アレルギー等への対応について，食堂から直接連絡させていただく場合があります。 受付印 人 アレルギー等対応依頼書の提出方法について １ この依頼書は，利用日の30日前までに利用計画表といっしょに提出してください。 アレルギー対応について確実に安全性を確保するため，30日前を過ぎると対応 できない場合があります。 ２ 「献立表」及び「食品成分表」により利用日当日の食事内容を御確認ください。ア レルギー対応のため除去食（特定の子だけアレルゲンとなる材料を使わない）を希 望される場合は，「対応方法その他の連絡事項」の欄の「除去食」の項目にチェック を入れてください。 ３ 本人または保護者が除去食以外の対応方法を希望する場合は，「対応方法その他の 連絡事項」の欄の「その他」の項目にチェックを入れて，希望する方法を記入してく ださい。除去食以外の対応方法には，次のようなものがあります。 ・本人が分けて残す。（みんなと同じものを食べさせたい場合など） ・別食指定（特定の子だけ特定のメニューを指定したい場合） ・メニュー指定（全員分のメニューを指定したい場合） ・材料持参希望（アレルギー反応が強く，安全な材料が分かっている場合など） ４ アレルギーの種類や程度によっては，対応できない場合もあります。 ５ 対応方法については，自然の家からファックス等で，「アレルギー等対応方法整理 表」をお届けし，事前に提案します。提案をもとに，利用団体と自然の家事務室の打 ち合わせを行い，対応方法が決まったら，自然の家からファックス等で対応可否連絡 票を送付します。対応可否連絡票及びアレルギー等対応方法整理表は，利用日に持参 してください。 ６ 宗教上の理由などにより食べられない食材がある場合にもこの用紙を使用してくだ さい。 別紙６ 運 営 組 織 図 プロデューサー（総括責任者） プログラムディレクター（実施責任者） 福山少年自然の家 （連絡調整窓口） 副所長 マネジメントスタッフ（生活・運営責任者） ◆各スタッフの役割 プロデューサー 班付きリーダー 班付きリーダー 班付きリーダー プログラムディレクター マネジメントスタッフ ＊班 ＊＊名 児童生徒名 ＊班 ＊＊名 児童生徒名 ＊班 ＊＊名 児童生徒名
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