Ordnung ist das halbe Leben - Brain

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Holger Reibold
Ordnung ist das halbe Leben
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So meisten Sie die tägliche Daten- und
E-Mail-Flut – im Büro und zu Hause
Holger Reibold
Ordnung ist das halbe
Leben
2
Ordnung ist das halbe Leben
Alle Rechte vorbehalten. Ohne ausdrückliche, schriftliche Genehmigung des Verlags ist es nicht gestattet, das Buch oder Teile daraus in irgendeiner Form durch
Fotokopien oder ein anderes Verfahren zu vervielfältigen oder zu verbreiten. Dasselbe gilt auch für das Recht der öffentlichen Wiedergabe. Der Verlag macht darauf aufmerksam, dass die genannten Firmen- und Markennamen sowie Produktbezeichnungen in der Regel marken-, patent- oder warenrechtlichem Schutz unterliegen.
Verlag und Autor übernehmen keine Gewähr für die Funktionsfähigkeit beschriebener Verfahren und Standards.
© 2015 Brain-Media.de
Herausgeber: Dr. Holger Reibold
Umschlaggestaltung: Brain-Media.de
Satz: Brain-Media.de
Coverbild: www.dokumentiert.de / photocase.de
Korrektur: Theresa Tting
ISBN: 978-3-95444-234-8
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Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
1
1.1
ORDNUNG SCHAFFEN............................................................................ 5
Ist-Analyse .................................................................................................... 5
1.2
E-Mail-Flut bändigen .................................................................................... 7
1.2.1
Posteingang effizient verarbeiten ........................................................ 8
1.2.2
Optimale Einstellungen des E-Mail-Clients .......................................... 9
1.2.3
Posteingang aufräumen ..................................................................... 10
1.2.4
Posteingang ist keine Aufgabenliste................................................... 11
1.2.5
Ablagen schaffen ................................................................................ 12
1.2.6
Flotte Verarbeitung ............................................................................ 14
1.2.7
Beantwortung beschleunigen ............................................................ 15
1.2.8
Weitere Tipps für den effizienten Umgang mit E-Mails ..................... 17
1.3
2
Perfekter Umgang mit der herkömmlichen Post ....................................... 18
2.1
DATEIEN UND DATEN IM GRIFF.....................................................19
2.2
Dateien und Dokumente verwalten ........................................................... 21
2.3
Ablagesysteme ........................................................................................... 22
2.2
Neue Struktur ............................................................................................. 24
2.3
Optimale Nummerierungen ....................................................................... 25
2.4
Ablageregeln entwickeln ............................................................................ 27
2.5
Teamarbeit fördern .................................................................................... 28
Zentrale Speicherung von wichtigen Daten ............................................... 21
Hacking kompakt
3
Inhaltsverzeichnis
4
2.6
Besprechungen optimieren ........................................................................ 31
2.7
Protokolle ................................................................................................... 32
2.8
Zuständigkeiten klären und bekanntmachen ............................................. 34
2.9
Informationsflut bändigen ......................................................................... 34
2.10
Spezielle E-Mail-Filter................................................................................. 35
2.11
Mails für „später“ ....................................................................................... 36
2.12
Der aufgeräumte Desktop .......................................................................... 37
2.13
Termine und Aufgaben verwalten.............................................................. 38
3
WIE GEHT ES WEITER?.......................................................................39
WEITERE BRAIN-MEDIA.DE-BÜCHER ..................................................41
Weitere Titel in Vorbereitung ................................................................................ 44
Plus+ ....................................................................................................................... 44
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Ordnung schaffen
1
Ordnung schaffen
Ordnung schaffen
Ordnung ist bekanntlich das halbe Leben und wer Ordnung hält, kommt schneller
ans Ziel, weil er Aufgaben, Notizen, Wissen und sonstiges besser im Griff hat. Ein
Computer und die heute verfügbaren Mobilgeräte sind in Sachen Ordnung halten
ein Fluch und Segen zugleich. Sie können damit Unmengen an Daten zusammentragen, ohne dass auffällt, wie viele Informationen das eigentlich sind.
Mit Office-Paketen und zusätzliche Helfern wie Evernote & Co. stehen Ihnen tollen Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Sie einfach Ordnung halten können.
Dabei sind lediglich einige Grundprinzipien zu beachten. Die nachfolgenden Tipps
helfen Ihnen herauszufinden, wie es um Ihren Ordnungssinn steht und zeigen Ihnen
Wege auf, die Sie mit ihren digitalen Helfern gehen können.
1.1
Ist-Analyse
MS Office, LibreOffice, Outlook, Evernote und viele mehr sind wunderbare Werkzeuge, die sich in der Praxis hervorragend ergänzen. Nun müssen Sie nur noch den
optimalen Weg finden, wie Sie diese Tools zur Optimierung der täglich anfallenden Aufgaben verwenden.
Bevor Sie sich daran machen, Ihr aktuelles Ordnungssystem über Bord zu werfen,
sollten Sie eine Ist-Analyse durchführen und sich dabei einige notwendigen Fragen
stellen – je ehrlicher Sie dabei mit sich selbst umgehen, umso besser. Wenn Sie
Klarheit darüber haben, wo Sie in Sachen Ordnung stehen, wird es einfacher, die
Schwachstellen zu identifizieren und dann zu beheben.
Zunächst sollten Sie einen Blick auf den eigenen (digitalen) Arbeitsplatz werfen
und folgende Fragen beantworten:

Existieren klare Regeln, wie die Ablage von Informationen, E-Mails etc.
erfolgen soll?

Wie vermeiden Sie redundante Informationen, dass also die gleiche Informationen mehrfach vorliegen?

Gibt es ein eindeutiges und durchgängiges Bezeichnungsschema für Daten?
Hacking kompakt
5
Ordnung schaffen
6

Kann die aktuellste Version eines Dokuments immer schnell identifiziert
werden?

Ist der Desktop frei oder besitzt er eine logische Struktur mit entsprechenden Ordnern und Ablagen?

Sind Benutzernamen und Passwörter sicher aufbewahrt, aber dennoch
schnell griffbereit?

Werden die Arbeitsabläufe durch das Fehlen oder durch eine eingeschränkte Verfügbarkeit von digitalen Hilfsmitteln in irgendeiner Form
beeinträchtigt?
Für Office-Anwender ist Outlook in vielen Unternehmen längst das wichtigste
Werkzeug. Gerade beim Umgang mit der elektronischen Post – aber auch mit der
traditionellen – gibt es vielfach Optimierungsmöglichkeiten. Auch hier ist eine
sorgfältige Analyse sinnvoll:

Verwenden Sie akustische, optische oder sonstige Hinweisfunktionen, die
Sie über den Eingang von neuen E-Mails informieren?

Nehmen Sie sich die Zeit, E-Mails in einem Block abzuarbeiten?

Verwenden Sie folgende Bearbeitungsmöglichkeiten, die auf alle eingehenden Nachrichten angewendet werden: Beantworten, Löschen, Ablegen, auf Wiedervorlage setzen und Weiterleiten?

Räumen Sie Ihren Posteingang kontinuierlich auf?

Haben Sie Sortierung- und Bearbeitungsregeln angelegt, die E-Mails, die
bestimmen Kriterien entsprechen, kennzeichnen, in Ordner legen, bearbeiten oder einer sonstigen Bearbeitung zuführen?
In den meisten Unternehmen werden digitale Informationen mehrfach und/oder
gemeinsam genutzt. Auf die Nutzung der digitalen Zusammenarbeit sollten Sie
einer Analyse unterziehen:

Existieren klare Regeln für die Verarbeitung von E-Mails im Team?

Gibt es Regeln für die Dateinutzung?

Gibt es Regeln für den Ausfall von Mitarbeitern?

Gibt es klare Strukturen und Ablagen für Dateien?

Wie werden redundante Dateien verhindert?
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E-Mail-Flut bändigen

Ist ein externer Zugriff auf Dateien möglich?

Sind die Zuständigkeiten für gemeinsam genutzte Daten definiert?

Werden Daten regelmäßig gesichert?
Wenn Sie all diese Fragen – und im Einzelfall werden noch weitere Fragen auftauchen – mit einem Ja beantworten können, dann machen Sie vermutlich bereits alles
oder das Meiste richtig. Je mehr Fragen Sie verneinen, umso mehr Optimierungspotenzial gibt es bei Ihnen.
1.2
E-Mail-Flut bändigen
Nachdem Sie eine Ist-Analyse durchgeführt haben, können Sie sich als Nächstes
der konkreten Umsetzung und den Optimierungsmöglichkeiten zuwenden. Auch
hier sind Ihnen MS Outlook und Evernote wieder eine wertvolle Hilfe.
Die E-Mail ist ein wunderbares Werkzeug, das Ihnen private und beruflich sehr
nützlich sein kann. Es gibt kaum ein anderes Medium, mit dem man schneller und
effektiver mit Dritten kommunizieren kann. Dank leistungsfähiger Mobilgeräte
und günstiges Mobil-Flatrates kann man heute von überall auf seine E-Mails zu
greifen, diese lesen und beantworten.
Die Vorzüge der elektronischen Post sind hinlänglich bekannt. Aber die Technik
hat auch eine Kehrseite: Wie benötigen immer mehr Zeit für die Verarbeitung von
eingehenden Nachrichten. Durch Spam und sonstige Werbemails wird dieses Problem zusätzlich verstärkt. Außerdem sind E-Mails längst Träger von Viren, Trojanern und anderen unerwünschten Schädlingen, dass man bei der Verarbeitung der
täglichen E-Mail-Flut höllisch aufpassen muss, dass man sich nichts einfängt.
Bei der Menge an E-Mails, die man täglich verarbeiten muss, lautet das Zauberwort Effizienzsteigerung: Sie müssen den Aufwand für die Verarbeitung minimal
halten. Halten Sie sich möglichst wenig mit den E-Mails auf, die Ihnen Zeit rauben. Ein Beispiel: Ebay ist eine beliebte Plattform für das Kaufen und Verkaufen
beliebiger Objekte. Wenn Sie nun ein Buch, einen alten Computer, ein altes Handy
oder einen anderen Gegenstand veräußern wollen, der aber nur eine geringe Einnahme von wenigen Euros verspricht, so macht es wenig Sinn, viel Zeit in die
Beantwortung zu stecken. Reduzieren Sie derartige Aufwände auf ein Minimum.
Hacking kompakt
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Ordnung schaffen
1.2.1 Posteingang effizient verarbeiten
Die meisten Anwender besitzen heute ein oder mehrere E-Mail-Konten, die Sie auf
unterschiedlichen Geräten nutzen können. Ein Problem dabei: Viele Anwender
besitzen mehrere E-Mail-Konten, die womöglich sogar mit verschiedenen Rechnern, Mobilgeräten und Apps verwendet werden. Doch genau das kostet viel Zeit
und erschwert die Verarbeitung von E-Mails enorm, weil man mit mehreren Rechner und/oder Programmen arbeitet, sich hier und da einloggen muss und sich erst
dann mit den eigentlichen Nachrichten beschäftigen kann.
Sie sollten daher Ihrer Mails auf einen, maximal zwei Kanäle bündeln. Das bringt
mehrere Vorteile. Der Abruf und damit die Verarbeitung vereinfachen sich deutlich. Im Idealfall können Sie alles mit einem E-Mail-Client nutzen. Trennen Sie
dabei berufliche und private Nachrichten voneinander.
Durch die Verwendung eines Clients sind die Daten zentral verarbeit- und durchsuchbar – ein unschätzbarer Vorteil bei der täglichen Arbeit. Moderne E-MailClient – auch die, die auf einem Mobilgerät vorinstalliert sind – erlaubt die Nutzung von mehreren E-Mail-Konten. Apps, die auf Mobilgeräten zum Einsatz können, können außerdem die Posteingange mit anderen Clients synchronisieren. So
haben Sie auf verschiedenen Rechnern immer auch den gleichen bzw. aktuellsten
Stand bei.
Alle modernen E-Mail-Clients unterstützen
das Anlegen von mehreren E-Mail-Konten.
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E-Mail-Flut bändigen
1.2.2 Optimale Einstellungen des E-Mail-Clients
Wenn Sie mit Outlook oder einem anderen E-Mail-Client eine E-Mail empfangen,
so wird in der Regel mindestens ein Hinweis ausgegeben. Meist werden sogar
mehrere Hinweise wie ein Pop-up-Dialog und ein akustisches Signal miteinander
kombiniert. Diesen Hinweisen begegnen Sie auf allen Geräten und Plattformen.
Lediglich die Art und der Umfang sind unterschiedlich.
Auch wenn die Hinweise prinzipiell gut gemeint sind, stören Sie doch die meisten
Anwender mehr, also dass sie von dem Hinweis profitieren. Sie sollten es sich zur
Angewohnheit machen, E-Mails in Blöcke abzuarbeiten. Je nach Aufwand und
Anzahl der eingehenden E-Mails sollten Sie sich dafür beispielsweise kurz nach
Arbeitsbeginn, nach der Mittagspause und dann noch einmal am späteren Nachmittag Zeit für das Sichten und Beantworten der E-Mails nehmen. Deaktivieren Sie
daher alle Warnungen und Hinweise, die ein Programm ausgibt. Unter MS Outlook
finden Sie diese Einstellungen in der Programmkonfiguration.
Das Deaktivieren von Hinweisen in der Outlook-Konfiguration.
In MS Outlook sollten Sie in den Programmoptionen folgende Hinweise deaktivieren:

Soundwiedergabe

Mauszeiger kurzzeitig verändern

Anzeigen der Briefumschlagsymbols in der Taskleiste

Desktop-Benachrichtigung

Nachrichtenvorschau
Hacking kompakt
9
10
Ordnung schaffen
Wenn Sie mit einem anderen Programm arbeiten, finden Sie dort entsprechend
Einstellungen. Bei Thunderbird finden Sie diese beispielsweise in den Programmeinstellungen auf der Registerkarte Allgemein. Auch dort können Sie die verschiedenen Hinweise ein- und ausschalten.
Die Anpassung der Hinweise.
Schalten Sie auch bei Ihren Mobilgeräten die Hinweise ab. Das ist unter den gängigsten Systemen Android und iOS problemlos über die Programmeinstellungen
möglich.
1.2.3 Posteingang aufräumen
Ein echtes Problem für jegliche Produktivität ist ein völlig überfüllter Posteingang.
In vielen E-Mail-Clients finden sich Hunderte, manchmal sogar Tausende E-Mails.
Sollten Sie ebenfalls einen derart überfüllten Posteingang besitzen, müssen Sie
etwas tun. Aktuelle E-Mail-Clients bieten hierfür verschiedene Lösungen an.
E-Mail-Clients wie Thunderbird erzeugen automatisch einen Archiv-Ordner für
jedes Jahr, in das Sie beispielsweise in der ersten Januar-Woche 2016 alle E-Mails
aus dem Posteingang von 2015 in diesen Ordner verschieben können.
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E-Mail-Flut bändigen
11
Ob dieser Ansatz Ihren Vorstellungen entspricht, müssen Sie für sich selbst entscheiden. Auf jeden Fall ist es oft besser, bei „Null“ zu beginnen, also die „Altlasten“ mit sich herumzuschleppen.
Ob Sie nun den Archivansatz oder Ihre E-Mails in Ordner einsortieren, ist letztlich
nicht so wichtig. Weitaus wichtiger ist, Sie den Posteingang auf die E-Mails reduzieren, die Sie abarbeiten wollen und müssen. Wenn Sie alles erledigt haben, gibt
Ihnen das einen zusätzlichen Schub. Ein weiterer positiver Nebeneffekt: Sie haben
alle zu erledigenden E-Mails immer auf einen Blick.
1.2.4 Posteingang ist keine Aufgabenliste
Die E-Mail-Technologie ist ein wunderbares Werkzeug, um mit anderen zu kommunizieren. Sie dient dem Austausch von Informationen, aber Ihr Posteingang
sollte nicht zur Aufgabenliste mutieren.
Alle jene E-Mails, auf die Sie mit einer Aktion reagieren sollten, fassen Sie besser
in einer speziellen Aufgabenliste zusammen. So haben Sie eine klare Trennung
zwischen der Kommunikation und abzuarbeitenden Aufgaben – wobei es natürlich
zwischen beiden Bereichen immer auch Überschneidungen gibt.
Das Umwandeln einer E-Mail in einer Aufgabe.
Die meisten aktuellen E-Mail-Clients, allen voran MS Outlook, erlauben das Umwandeln einer E-Mail in eine Aufgabe und/oder einen Termin. Dazu führen Sie
Hacking kompakt
12
Ordnung schaffen
unter Thunderbird beispielsweise einen Rechtsklick auf eine Nachricht und dann
den Befehl Umwandeln in > Aufgabe aus. Sie können eine Aufgabe auch in einen
Termin umwandeln. Dazu verwenden Sie entsprechend den Menübefehl Termin.
Die E-Mail bleibt von dieser Umwandlung unberührt. Sie finden die Nachricht
weiterhin im Posteingang. Haben Sie die E-Mail in eine Aufgabe oder einen Termin umgewandelt, so finden Sie diese immer auch in Ihrer Termin- und Aufgabenverwaltung.
In der Aufgabenverwaltung können Sie dann beispielsweise eine erledigte Aufgabe
wieder in eine E-Mail umwandeln und einen Kunden über den neuen Zustand informieren. Sie können auch Prioritäten zuweisen und den Status bearbeiten. All das
sind praktische Funktionen, die Sie bei der Verarbeitung von E-Mails und anderen
Daten unterstützen.
Sie sollten bei der Umwandlung bzw. Nachbearbeitung von Aufgaben und Terminen immer auch auf aussagekräftige Bezeichnungen achten.
1.2.5 Ablagen schaffen
Nach der Inbetriebnahme eines E-Mail-Client wie MS Outlook stehen Ihnen dort
einige Standardordner zur Verfügung. Neben dem Posteingang sind das üblicherweise der Entwurfs-, der Gesendet- und der Archiv-Ordner. Ein weiterer Standardordner ist der Papierkorb.
Die Standardordner eines E-Mail-Clients.
Das mag bei der rein privaten Nutzung ausreichend sein, doch im Büroalltag
kommen Sie mit dieser Ordnerstruktur nicht weit. Hier müssen weitere Ordner
angelegt werden, in denen Sie beispielsweise Kundenanfragen oder projektbezogene E-Mails ablegen.
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E-Mail-Flut bändigen
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Wie das Ordnersystem aussehen sollte, ist individuell unterschiedlich. Dabei
kommt Ihnen zugute, dass Sie auch verschachtelte Ordnungssysteme anlegen können. Sie können beispielsweise einen Ordner für ein Projekt A mit verschiedenen
Unterordnern Dringend, Team A, Team B, Kundenkommunikation, Dienstleister,
Offene Fragen etc. anlegen. Sinnvoll kann auch das Anlegen eines Ordner Erledigt
sein, in dem Sie alle E-Mails verschieben, die Sie bereits abgearbeitet haben, und
die dann archiviert werden können.
Bei umfangreichen Projekten existieren in der Regel aus der Planungsphase Etappenpläne, in denen die verschiedenen Abschnitte bei der Planung und Umsetzung
definiert sind. Auch eine derartige Struktur können Sie für Ihre Ordnerstruktur
verwenden.
Die meisten E-Mail-Programme sortieren die Ordner alphabetisch. Das bedeutet,
dass Sie eine automatische Sortierung der Ordner erhalten, die vermutlich eher
nicht unbedingt Ihren Prioritäten entspricht. Sie können dabei eines einfachen
Tricks bedienen: Nummerieren Sie doch einfach die Ordner. Sie könnten beispielsweise folgende Ordnerbezeichnungen verwenden:

A – Projekt A

B – Projekt B

C – Projekt C

D – Erledigt

E – Archiv
Anstelle von Buchstaben können Sie natürlich auch Ziffern verwenden und die
Ordner beispielsweise mit 1 – Projekt A, 2 – Projekt B etc. bezeichnen.
Eine klare Ordnerstruktur bringt in der Praxis mehrere Vorteile. Zum einen sind
Sie gezwungen, Inhalte zu prüfen und dann in den geeigneten Ordner zu verschieben, zum anderen erhöhen Sie die Ordnung und damit die Wiederauffindbarkeit
von relevanten Informationen.
Wenn Sie mit MS Outlook oder einem vergleichbaren Werkzeug arbeiten, können
Sie die Sortierung sogar weitgehend automatisieren: Mit Hilfe von Filtern können
Sie auf Ihre Nachrichten die verschiedensten Aktionen anwenden. Sie können
dabei beispielsweise den Betreff oder den Absender als Filterkriterium nutzen und
Mails, die diesem Kriterium entsprechen, in einen bestimmten Ordner kopieren –
und zwar automatisch beim Posteingang.
Hacking kompakt
Ordnung schaffen
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Das Erstellen eines typischen E-Mail-Filters.
1.2.6 Flotte Verarbeitung
Je nach Branche, Unternehmenstyp und eigenen Kommunikationsverhalten, wird
Ihr Postfach täglich mit mehr oder minder vielen Nachrichten überschwemmt. Das
Sichten, Lesen und Beantworten beansprucht in der Regel viel Zeit. Die gilt es,
optimal zu nutzen, um ein Maximum an Produktivität aus Ihrem Arbeitsalltag
herauszuholen.
Ein optimierter Arbeitsablauf beginnt nicht x Mal mit der gleichen Aufgabe, sondern führt diese in einem Schritt aus. Die goldene Regel heißt daher: Verarbeiten
statt sichten. Jeder Blick in Ihr Postfach kostet Zeit. Sie sollten es sich daher zur
Aufgabe machen, E-Mails im Block zu verarbeiten.
Verarbeiten geht dabei über das reine Sichten hinaus und ist üblicherweise durch
folgende Aktionen gekennzeichnet:

Lesen/sichten

Löschen

Verschieben
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E-Mail-Flut bändigen

Weiterleiten

In Aufgabe umwandeln

In Termin umwandeln
15
Das Ziel dieser Mail-Bearbeitungsblöcke ist es, möglichste alle anfallenden EMails zu verarbeiten. Das Ziel: ein leerer Posteingang. Das schafft das gute Gefühl,
dass Sie gut, schnell, effektiv und vollständig gearbeitet haben. Das wiederum
verleiht Ihnen mehr Energie für weitere Aufgaben.
Eine gerne gestellte Frage lautet: Wie lange sollen man sich den Zeit für die Bearbeitung von E-Mails geben? Eine allgemeingültige Antwort ist hier nur schwer zu
finden, denn die Anforderungen an die Verarbeitung sind sehr unterschiedlich. Als
„guter“ Richtwert gilt 1 bis 1 ½ Minuten pro E-Mail. Aber Sie sollten sich nicht an
diesem theoretischen Wert festhalten, sondern im Einzelfall herausfinden, wie
zeitlich intensiv eine Verarbeitung sinnvoll bzw. erforderlich ist. Auch sollten Sie
darauf achten, dass Sie am Ende des Tages nicht nur E-Mails beantwortet haben,
aber nicht produktiv waren.
1.2.7 Beantwortung beschleunigen
Wenn Sie das Medium E-Mail intensiv nutzen, so ist es essentiell, dass Sie es effektiv nutzen. Das bedeutet in der Praxis, dass Sie E-Mail, kurz und knapp, aber
dennoch vollständig be- und verarbeiten sollten. Niemand ist an langen Romanen
interessiert. Vielmehr sind fachlich fundierte und korrekte Antworten gefragt, die
dem Schreibenden weiterhelfen bzw. ihm einen echten Nutzen bringen.
Häufig kann man E-Mails mit wiederkehrenden Informationen bzw. mit Textblöcken beantworten. Profiprogramme wie MS Outlook verfügen über Funktionen, in
denen Sie vordefinierte Antworten verwalten können.
Doch längst nicht alle Programme bieten diese Möglichkeit. Und da man diese
Bausteine häufig auch außerhalb des E-Mail-Verkehrs verwenden möchte, sollten
Sie prüfen, ob der Einsatz eines Autotext-Tools praktikabel ist. Mit diesen Werkzeugen verwalten Sie Text, auf die Sie dann beispielsweise per Tastenkombination
zugreifen und diese in Ihren E-Mails oder sonstigen Dokumenten zugreifen können.
Hacking kompakt
Ordnung schaffen
16
Zügige Beantwortung von E-Mails mit dem
GhostWriter (Quelle: Tools and More).
Besonders flexibel und produktiv sind Sie, wenn Sie Ihre Textbausteine mit dem
Programm
Ghostwriter
(http://tools-and-more.com/Central/Produkte/Software/Desktop/Ghostwriter/) verwalten. Dieses Programm stellt Ihnen Textbausteine per Tastaturkürzel bereit. Sie können damit Texte und auch Formulareingaben
(z. B. Passwörter) verwalten. Besonders einfach ist dabei die Übernahme von Eingaben, die Sie in dem Programm ablegen und dann bei Bedarf auf diese zurückgreifen können.
Wenn Sie hohe Ansprüche an die Einfügefunktion haben und Ihre Bausteine womöglich team- und/oder unternehmensübergreifend verwalten wollen, finden Sie
im PhraseExpress (http://www.phraseexpress.com) eine professionelle Alternative.
Diese bietet unter anderem folgende Besonderheiten:

Textbausteine im Netzwerk mit Client-/Server-Architektur und SQL Server nutzen

Dokumente aus Textbausteinen generieren

Mehrfache Zwischenablage

Abkürzungen mit Autotext erweitern
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E-Mail-Flut bändigen

Tippfehler in allen Programmen korrigieren

Für Windows und Android erhältlich
17
Ob Sie nun zu dem einen oder anderen Werkzeug greifen, spielt letztlich keine
Rolle. Wichtig ist nur, dass Sie das Potenzial, das Ihnen Textbausteine bieten,
erkennen und nutzen.
1.2.8 Weitere Tipps für den effizienten Umgang mit EMails
Wenn Sie das Medium E-Mail professionell einsetzen, kann es ein wunderbares
Werkzeug sein, um Ihr Unternehmen voranzubringen. Neben einer zügigen Bearbeitung sollten Sie insbesondere darauf achten, dass Sie aussagekräftige Betreffzeilen verwenden. Es versteht sich von selbst, dass Sie freundlich schreiben sowie auf
Grammatik und Rechtschreibung achten.
Sie sollten außerdem einen Spam-Filter vor den Mailserver platzieren, damit möglich viel unerwünschte Werbe-Mails vor dem Einsortieren in Ihr Postfach gefiltert
wird. Ein Muss ist die Verwendung einer Signatur, in der Ihre Kontaktdaten enthalten sind. Das schreibt der Gesetzgeber vor – und das ist auch gut so.
Wenn Sie als Einzelunternehmer unterwegs sind, müssen Sie sich mit einem Problem nicht herumschlagen: Wie werden E-Mails im Team bzw. Unternehmen verarbeitet? Was auf den ersten Blick einfach zu sein scheint, entpuppt sich in der Praxis häufig als echte Herausforderung.
Damit es bei der E-Mail-Verarbeitung im Unternehmen nicht zu Problemen
kommt, müssen klare Verarbeitungsregeln definiert werden. Meist legt man neben
den personenbezogenen E-Mail-Accounts weitere an, beispielsweise [email protected] als allgemeine Kontaktadresse, [email protected] für alles rund um
den Vertrieb, [email protected] für Support-Anfrage etc.
Im Unternehmen bzw. im Team muss fixiert werden, wer auf welches Postfach
Zugriff hat und wer für die Beantwortung bzw. Verarbeitung der E-Mails zuständig
ist. Es müssen Reaktionszeiten festgelegt und Stellvertreter bestimmt werden.
Sie müssen außerdem Verarbeitungsroutinen festlegen, mit denen Sie bestimmen,
wer wann was zu tun hat. Das muss schriftlich fixiert sein und allen Mitarbeitern
bekannt sein bzw. sie müssen wissen, wo diese Informationen zu beziehen sind.
Hacking kompakt
18
Ordnung schaffen
Alle Überlegungen, die wir in den vorangegangenen Abschnitten für die elektronische Post angestellt haben, können Sie nahezu 1-zu-1 für die herkömmliche Post
übernehmen. Schaffen Sie sich gegebenenfalls ein Postfachregal mit Ablagen für
die verschiedenen Abteilungen und Mitarbeiter. Regeln Sie auch hier entsprechend
wie Verarbeitung und wie bei Vertretungen vorzugehen ist.
1.3
Perfekter Umgang mit der herkömmlichen
Post
Die Unterschiede bei der elektronischen und der traditionellen Post sind in erster
Linie medienspezifisch. Das Verarbeiten von elektronischer Post ist in der Regel
deutlich einfacher.
Nun ist es an Ihnen, die Ratschläge und Handlungsempfehlungen umzusetzen. Ab
besten legen Sie noch heute los. Nehmen Sie sich die Checkliste zu Beginn dieses
Kapitels regelmäßig zur Hand und prüfen Sie den Umsetzungsfortschritt.
Allgemeine Ratschläge sind etwas Gutes, aber Sie dürften diese nicht als fixen
Maßstab sehen, sondern aus Ausgangspunkt für Ihre eigenen Aktionen.
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Dateien und Daten im Griff
2
19
Dateien und Daten im Griff
Dateien und Daten im Griff
Digitale Notizbücher wie Evernote und OneNote eignen sich hervorragend, um
darin die unterschiedlichsten Informationen anzulegen. Insbesondere mit Evernote
steht Ihnen ein digitaler Helfer zur Seiten, mit dem Sie all Ihre Notizen, Bilder,
Fotos und (eingescannte) Dokumente verwalten können – und zwar nahezu plattform- und geräteübergreifend.
Letztlich sind es immer die gleichen Fragen, die in einem Unternehmen gestellt
werden: Wo sind welche Informationen zu finden? Mitarbeiter müssen wissen, wo
sie sich über Zuständigkeiten, Ablagesysteme und Datenbestände informieren
können.
Um die Suchzeiten zu minimieren, müssen einheitliche Ablage- und Ordnungsschemata definiert werden. Auch deren Einhaltung muss geprüft und überwacht
werden. Ein solches System hilft, die Suchzeiten für bestimmte Informationen zu
minimieren. Es gibt nun verschiedene Möglichkeiten, die ein einheitliches Ablageund Verarbeitungssystem sinnvoll ergänzen. Damit Sie beispielsweise immer wissen, wo Dokumente abgelegt sind, können Sie in der Fußzeile den Speicherort
notieren.
Das Einfügen des Dateinamens und Dokumentenpfades in ein Word-Dokument.
Hacking kompakt
20
Dateien und Daten im Griff
Insbesondere in Word-Dokumenten können Sie den Dateinamen und Pfad eines
Dokuments zur Kopf- oder Fußzeile hinzufügen. Der Vorteil: Die ursprüngliche
Word-Datei lässt sich leichter finden, wenn Sie einen Ausdruck des Dokuments
haben. Und so gehen Sie in der Praxis vor:
1. Klicken Sie im Menü Einfügen auf Kopf- und Fußzeile. Die Kopfzeile
wird durch punktierte Linien gekennzeichnet. Fügen Sie eine Kopf- oder
Fußzeile in das Dokument ein.
2. Nach dem Einfügen markieren Sie das Element und führen den Befehl
Kopfzeile bearbeiten bzw. Fußzeile bearbeiten aus. Als Nächstes fügen
wir einen sogenannten Schnellbaustein ein. Dazu klicken Sie in den Kopfund Fußzeilen-Tools im Auswahlmenü Schnellbausteine auf Feld.
3. Um den Dateipfad und Speicherort in das Word-Dokument einzufügen,
klickt auf die Option Filename. Stellen Sie im Feld-Dialog sicher, dass
die Option Pfad zum Dateinamen hinzufügen aktiviert ist.
Das Einfügen eines Dateipfades.
In Zukunft wird in Ihrem Dokument immer auch der Pfad des Dokuments aufgeführt. Beachten Sie, dass Sie diese Information bei der Weitergabe an Dritte ändern
sollten, denn es geht ja niemanden etwas an, wo Sie Ihre Daten speichern.
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Zentrale Speicherung von wichtigen Daten
2.1
21
Zentrale Speicherung von wichtigen Daten
Im Büroalltag hat man mit den verschiedensten Informationen, Dateien und Dokumenten zu tun. Bei der Vielzahl und Breite an Informationen sollten Sie unbedingt darauf achten, dass Sie nicht Notiz um Notiz und Dokument um Dokument
erstellen, sondern vielmehr möglichst viele Informationen bündeln.
Je mehr Informationen an einer zentralen Stelle verfügbar sind, umso besser. Und
umso einfacher ist es, auf diese Daten zuzugreifen. Es müssen nicht immer komplexe Lösungen wie ein CRM-System sein, um diese Daten zentral zu speichern.
Vielmehr sollten Sie das Potenzial von Tools wie Evernote, Outlook & Co. nutzen
und ausschöpfen. Gerade die beiden genannten Tools sind bestens geeignet, weil
mit ihnen ein Datenabgleich über Rechnergrenzen hinweg möglich ist.
2.2
Dateien und Dokumente verwalten
Eine echte Herausforderung für Unternehmen jeglicher Größe ist der Umgang mit
Dokumenten. Spätestens dann, wenn mehrere Personen Zugriff auf die Dokumente
haben, wird es problematisch, Zugriffsrechte zu definierten, Verarbeitungsvorschriften zu implementieren etc. Wenn Sie ein ganz kleines Team sind, kann es
durchaus genügen, wenn Sie eine Freigabe erzeugen und in dieser eine bestimmter
Ordnerstruktur anlegen, in die die Daten einsortiert werden.
Alle modernen Betriebssysteme stellen Ihnen Funktionen für das Erstellen von
Netzwerkfreigaben und die Vergabe von Zugriffsrechten zur Verfügung. Alternative Lösungen hierfür sind beispielsweise Cloud-Dienste, wie die Dropbox, in begrenztem Umfang auch als Dokumentenmanagmentumgebung eingesetzt werden
kann.
Wenn Sie allerdings auch komplexe Funktionen wie Versionierung, Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement benötigen, dann führt kaum ein Weg an einem
leistungsfähigen System wie Alfresco (http://www.alfresco.com/de/) vorbei. Dieses System ist einer freien Community Edition verfügbar, die Sie kostenfrei einsetzen können. Diese Variante bietet für kleine bis mittlere Unternehmen mehr als
ausreichend Funktionalität. Die Inbetriebnahme von Umgebungen wie Alfresco ist
allerdings nicht gerade trivial. Hierfür ist ein gewisses technisches und administratives Know-how erforderlich. Sie benötigen außerdem jemanden, der die Umgebung verwaltet.
Hacking kompakt
Dateien und Daten im Griff
22
Für den Einsatz einer solchen professionellen Lösung sprechen allerdings verschiedene Punkte:

Sie können auch mit Mobilgeräten auch die Umgebung zugreifen.

Sie besitzt Funktionen, die die Zusammenarbeit an Dokumenten ermöglichen.

Externe Geräte wie ein Dokumentenscanner können direkt Dokumente
mit minimalem Aufwand einlesen.

Dokumente können über Computer-Grenzen hinweg synchronisiert werden.

Verwaltungsfunktionen für Office-Dokumente, Bilder, PDF-Dateien und
vieles mehr.

Leistungsfähige und schnellen Suchfunktionen, die die Dokumente indizieren und durchsuchbar machen. Dabei können auch PDF-Dateien und
andere Dateitypen durchsucht werden.

Teamweite Kommunikation und Aufgabenverwaltung

Umfangreiche Sicherheits- und Sicherungsfunktionen
Sie sehen: Dokumentenmanagementsysteme können die Verwaltung von Dokumenten und unterschiedlichen Dateien in Teams deutlich vereinfachen. Ob die
Einführung einer solchen Umgebung im Einzelfall sinnvoll ist, muss genau geprüft
werden.
2.3
Ablagesysteme
Ablage- und Ordnungssysteme entstehen in Unternehmen häufig über einen langen
Zeitraum hinweg. Gerade bei kleineren Unternehmen beginnt ein Mitarbeiter meist
damit, eine System anzulegen, das dann im Laufe der Jahre erweitert, modifiziert
und immer wieder nachjustiert wird. Oftmals merkt man, dass ein System nicht
mehr die Anforderungen abdeckt, doch ist es dann oft zu spät oder kaum noch
möglich, geeignete Anpassungen durchzuführen.
Der Grund hierfür: Unterschiedliche Ordnungsschemata werden miteinander vermengt. Konkret werden Ordnungskriterien wie Thema, Projekt, Dokumentenart,
Ansprechpartner, Abteilung, Zeit etc. miteinander vermengt. Die Folge ist ein
heilloses Durcheinander, bei dem niemand mehr eine logische Struktur erkennen
kann. Genau an diesem Punkt müssen Sie ansetzen: Schaffen Sie eine grundsätzliwww.brain-media.de
Ablagesysteme
23
che Ablagestruktur, die sich am besten an den unternehmensinternen Prozessen
orientiert.
Wie sieht nun eine optimale Ablagestruktur aus? Eine gute Frage, auf die es keine
allgemeingültigen Antwort geben kann, denn Unternehmen sind sehr unterschiedlich strukturiert. Oftmals ist es sinnvoll, die Ablagestruktur an Abteilungen zu
orientieren. Sie können dazu beispielsweise folgende Basisstruktur anlegen, die es
dann im nächsten Schritt zu verfeinern gilt:

Geschäftsführung

Entwicklung

Finanzen

Personal

Marketing

Technik

Kunden
Der nächste Schritt könnte dazu dienen, diese Hauptpunkte weiter zu verfeinern.
Sie könnten die Kategorie Kunden beispielsweise weiter wie folgt unterteilen:

Firmenkunden

Privatkunden

Öffentliche Hand
Ihr Personal könnte wie folgt weiter verfeinert werden:

Vollzeit

Teilzeit

Ehemalige

Außendienstmitarbeiter

Externe Freie
In der Praxis erweist es sich als besonders sinnvoll, wenn Sie eine derartige Struktur visualisieren und dann Schritt für Schritt verfeinern. Das geht beispielsweise
Hacking kompakt
Dateien und Daten im Griff
24
recht einfach mit einem Mindmapping-Programm wie FreeMind oder Freeplane.
Das Schöne an diesen Programmen: Sie können die Struktur per Drag&Drop verändern und unkompliziert modifizieren, bis Sie die gewünschte Struktur entwickelt
haben.
Für den Einsatz eines Mindmapping-Programms spricht außerdem, dass Sie eine
entsprechende Struktur einfach nach HTML oder PDF exportieren und dann Ihren
Mitarbeitern über einen Server oder per E-Mail zur Verfügung stellen können. Zu
einer unternehmensweiten Ablagestruktur gehört auch, dass Sie fixieren, wer diese
erstellen, modifizieren und erweitern darf.
2.2
Neue Struktur
In der Regel existiert in einem Unternehmen bereits eine Struktur und diese muss
an die jeweiligen Bedürfte angepasst bzw. optimiert werden. Am besten beginnen
Sie auch hier mit einer Ist-Analyse der bestehenden Struktur. Das bedeutet konkret:
Ist die Struktur nachvollziehbar und logisch? Ist sie selbsterklärend oder muss sie
komplett überarbeitet werden.
Angenommen, Sie wollen den Kundenast neustrukturieren, so legen Sie zunächst
einen neuen Ordner Kunden an und weißen diesem die drei Unterordner Firmenkunden, Privatkunden und Öffentliche Hand zu. Im Ordner Firmenkunden legen
Sie dann der Reihe nach für jeden Firmenkunden einen weiteren Ordner an.
Diesen Ordner können Sie dann in weitere Unterordner unterteilen, beispielsweise
in folgende:

Aktuelles

Allgemeines

Aufträge

Berichte

Präsentationen

Projekte

Produktinformationen
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Optimale Nummerierungen
25
Auch hier können Sie durch die Verwendung von Zahlen bzw. Buchstaben wieder
dafür sorgen, dass sich eine sinnvolle Reihenfolge der Unterordner ergibt:

01 Aktuelles

02 Allgemeines

03 Aufträge

04 Berichte

05 Präsentationen

06 Projekte

07 Produktinformationen
Nachdem Sie die neue Struktur erstellt haben, sollten Sie diese von verschiedenen
Entscheidungsträgern und Verantwortlichen prüfen lassen. Dann beginnt die eigentliche Arbeit: Das Einfügen der bestehenden Daten in die Ablagestruktur. Dazu
erzeugen Sie am besten zunächst eine Kopie der Ausgangsstruktur und verwenden
diese für die Neusortierung. So steht Ihnen immer eine Sicherung zur Verfügung,
auf die Sie im Notfall noch einmal zurückgreifen können.
Ganz wichtig ist bei der Umstrukturierung, dass Sie diese dokumentieren und dabei
auch die neuen Vorgaben für das Einsortieren der Daten festhalten und allen Beteiligten zukommen lassen bzw. diese gesondert darüber informieren.
2.3
Optimale Nummerierungen
Wenn Sie ein Behördengebäude oder eine sonstiges Institution betreten, eine Umsatzsteuererklärung abgeben oder sich durch umfangreiche Vorschriften und Normen kämpfen müssen, so begegnen Sie dort immer wieder einem ähnlichen Sortierungssystem: der Nummerierung.
Diese können Sie auch in Ihren Ablagen verwenden. Und zwar insbesondere dann,
wenn Sie intensiv mit Unterordnern und vielfältigen Projekten arbeiten. Sie können
jeder Abteilung beispielsweise eine Nummerierung zuweisen, die das Gebäude
und/oder Stockwerk berücksichtigt.
Darauf aufbauend könnten Sie die Projekte nach einem bestimmten Schlüssel
durchnummerieren. Weisen Sie der Abteilung Marketing beispielsweise die Ziffer
012 zu. Das könnten Sie mit Buchstaben ergänzen.
Hacking kompakt
26
Dateien und Daten im Griff
Jedem Projekt, das von der Marketing-Abteilung initiiert wird, könnten Sie dann
fortlaufende Unterziffern zuweisen, beispielsweise 001, 002 etc. Einem Projekt
könnte Sie dann die Kombination aus Abteilungs- und fortlaufender Ziffer zuweisen: 012.001, 012.002 etc. Diese Nummerierungen sollten Sie dann noch mit einem aussagekräftigen Schaltwort ergänzen, beispielsweise Sommeraktion 2015. So
könnte dann die Bezeichnung für ein bestimmtes Projekt wie folgt lauten: 012.003
Sommeraktion 2015. Eventuell macht auch die Verwendung des ersten Buchstabens einer Abteilung sinn – allerdings nur dann, wenn Sie nicht mehrere Abteilungen mit dem gleichen Anfangsbuchstaben haben.
Ob Sie nun diesem Benennungsschema oder einem anderen folgen, ist letztlich
zweitrangig. Wichtig ist vielmehr, dass Sie ein durchgängig identisches System
verwenden – soweit das möglich ist.
Um an obiges Beispiel anzuknüpfen: Verwenden Sie in Ihrem Projektordner möglichst immer die gleichen Unterordner, also beispielsweise Besprechung, Brainstorming, Protokolle, Entwürfe, Korrespondenz etc. Schon alleine durch den Umstand, dass Sie sich die Mitarbeiter immer mit vertrauten Ordnern herumschlagen,
macht das korrekte Ablegen von Daten zum Kinderspiel.
Vermeiden Sie mehrfache Ablagen und Speicherungen. In der Praxis kommt es
vor, dass bestimmte Daten immer und immer wieder verwendet werden und so
gerne in mehreren Ablagen auftauchen. Jahresberichte, Telefonlisten, Newsletter
etc. – es gibt viele Daten, die im Unternehmen mehrfach verwendet werden können
und müssen. Doch es macht wenig Sinn, dass diese Daten in jedem Projektordner
oder in jeder Ablage auftauchen.
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Ablageregeln entwickeln
27
Das Erstellen einer Verknüpfung zu einer Datei.
Sorgen Sie bei diesen Dokumenten dafür, dass sie an einem zentralen Ort verfügbar sind. Das Kopieren oder Spiegeln hat einen entscheidenden Nachteil: Werden
die Daten modifiziert, müssen die Daten manuell in den Kopien aktualisiert werden. Daher ist es sinnvoller, mit Verknüpfungen zu den Originalen zu arbeiten.
Derartige Links können mit wenig Aufwand schnell erzeugt werden.
2.4
Ablageregeln entwickeln
Wenn Sie ein sinnvolles Ablagesystem entwickelt haben, müssen Sie sich als
Nächstes den Vorgaben zur Einsortierung widmen. Sie müssen praktikable und für
alle Beteiligten verständliche und nachvollziehbare Ablageregeln entwickeln. Damit geben Sie Ihren Mitarbeitern und Kollegen einen „Fahrplan“ an die Hand, wie
Dokumente abzulegen sind.
Hacking kompakt
Dateien und Daten im Griff
28
Entwickeln Sie einen Entscheidungsbaum für
die Ablage Ihrer Dokumente und Dateien.
Die erste Entscheidung lautet meistens: Handelt es sich um eine Datei, die für alle,
nur für die Abteilung oder nur für den eigenen Gebrauch gedacht ist? Je nachdem,
wie die Antwort ausfällt, sortieren Sie die Datei in einen der folgenden Ordner:

Allgemeine Ablage

Abteilung

Private Ablage
Dann müssen Sie weitere Äste in Ihrem Entscheidungsbaum anlegen, mit denen
Sie die weiteren Unterverzeichnisse abbilden. Wenn Sie klare Strukturen verwenden und die Mitarbeiter und Kollegen über das Ablagesystem wird das letztlich der
Produktivität jedes einzelnen zugute kommen. Sie müssen sich nur an die Umsetzung obiger Ratschläge machen. Am besten noch heute.
2.5
Teamarbeit fördern
Auch wenn die Zahl der Einzelunternehmen in vielen Branchen erheblich gewachsen ist, ist das typische Unternehmen doch durch eine mehr oder minder große
Belegschaft gekennzeichnet. Auch Einzelunternehmer sollten die Ratschläge für
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Teamarbeit fördern
29
eine solides Ablage- und Sortiersystem beherzigen, denn auch sie profitieren davon.
Aber erst im Team kommen die Vorzüge eines einheitlichen und durchdachten
Ordnungssystems zum Tagen. Gut eingespielte Teams sind zu besonderen Leistungen fähig, weil sich hier häufig die Fähigkeiten der einzelnen Teammitglieder
ergänzen und verstärken.
Doch was theoretisch zu positiven Ergebnissen führen kann, kann sich auch ins
Gegenteil verkehren. Oftmals sind es ganz banale Dinge, an denen ein Team scheitert oder die die Arbeitsabläufe negativ beeinflussen.
Neben einem einheitlichen Ordnungs- und Ablagesystem müssen Termine abgestimmt, Besprechungen effizient gehalten, Protokolle verfasst und Aufgaben delegiert werden. Das alles sind komplexe Aufgaben.
Es gibt heute die verschiedensten tollen Werkzeuge, mit denen Sie die Teamarbeit
optimieren können. Manche müssen auf einem lokalen Server installiert werden,
andere sind als Online-Service verfügbar.
Wenn Sie ein eigenes lokales System nutzen wollen, so führt in Sachen Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit kaum ein Weg an Alfresco One oder der
Alfresco Community Edition (https://www.alfresco.com/de/) vorbei. Hierbei handelt es sich um einen Hybrid-Lösung, die folgende Bereiche abdeckt:

Dokumentenmanagement: Alfresco bieten vollen Zugriff auf alle Funktionen, die für die Verwaltung von Dokumenten erforderlich sind, insbesondere Versionskontrolle, Zugriffskontrolle und Workflow.

Zusammenarbeit: Alfresco ist eines der wenigen Systeme, die auch
Workgroup-Funkionen bietet. Sie können damit beispielsweise Abteilungs-, Projekt- oder Teamsites erzeugen.

Cloud-Synchronisierung: Die Cloud-Unterstützung ermöglicht es Mitarbeitern, Dokumente und Ordner in Alfresco auszuwählen und sie in der
Cloud zu synchronisieren.

Records Management: Mit dem Records-Management-Modul können
Sie Ihre Dokumente verwalten.

Case Management: Alfresco bietet einen ganzheitlichen Ansicht des Lebenszyklus der Dokumente. Dazu gehören die effiziente Erstellung von
Content, die Verwaltung von Prozessen, die Überwachung von Fristen,
Berichterstellung und Archivierung.
Hacking kompakt
Dateien und Daten im Griff
30

Mobilzugriff: Last but not least stehen mobile Apps für Android und iOS
zur Verfügung, mit denen Anwender von unterwegs Zugriff auf den gesamten Content haben.
Alfresco bietet alles, was man zum Aufbau einer unternehmensweiten
Dokumentenmanagementumgebung benötigt.
Wenn Sie nun nicht die Kompetenz für die Inbetriebnahme einer Umgebung wie
Alfresco in Ihrem Unternehmen haben oder schlicht den Aufwand für das Aufsetzen und Pflegen scheuen, bietet sich die Verwendung eines Kalenderdienstes wie
Doodle (http://doodle.com/de) an.
Damit können Sie einen Online-Kalender erstellen, auf den Ihre eigenen Mitarbeiter und externe Anwender zugreifen können. Auch der Zugriff von Mobilgeräten
ist möglich.
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Besprechungen optimieren
31
Doodle erlaubt das Erstellen von Online-Kalendern für Ihre Teams.
2.6
Besprechungen optimieren
Besprechungen werden von vielen Mitarbeitern als lästig und wenig zielführend
wahrgenommen. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Oftmals sind die Themen unklar oder die Mitarbeiter unzureichend vorbereitet. Sie sollten daher im Vorfeld
von Besprechungen die Themen klären und die Tagesordnung allen Teilnehmern
übermitteln.
Legen Sie außerdem feste Zeiten für Ihre Besprechungen fest und sorgen Sie dafür,
dass der dafür vorgesehene Zeitrahmen angemessen ist und eingehalten wird.
Manche gehen sogar soweit, eine Sanduhr im Besprechungszimmer aufzustellen,
um alle Beteiligten dazu zu animieren, zügig und zielorientiert an den Themen zu
arbeiten. Und in der Tat: Oftmals kommt man auf diesem Weg weit schneller als
Ziel als man zunächst vermutete.
Hacking kompakt
32
2.7
Dateien und Daten im Griff
Protokolle
Das Erstellen von Protokollen von Besprechungsprotokollen ist an sich eine
Selbstverständlichkeit, doch häufig werden keine erstellt. Das ist bedauerlich und
letztlich eine große Verschwendung unterschiedlicher Ressourcen, weil die gesamte Energie und die gefundenen Lösungsansätze dabei meist flöten gehen. Wenn
man beschlossene Aufgaben nicht dokumentiert, kann man sich auch nicht realisieren.
Die Lösung hierfür ist indes einfach: Protokollieren Sie bereits während der Besprechung die wichtigsten Eckdaten und ergänzen Sie diese Aufzeichnungen gegebenenfalls später. Für die Aufzeichnung und das Erstellen von Protokollen sind Tools
wie Evernote bestens geeignet – auch deshalb, weil Sie damit z. B. ein Foto schießen können und diese in die Notiz aufnehmen können. Später können Sie dann
diese Notiz in ein Word-Dokument umwandeln.
Auch Outlook eignet sich gut, um Aufgabenlisten anzulegen und um diese später
anderen Anwendern zur Verfügung zu stellen. Auch für Word und andere Anwendungen existieren spezielle Vorlagen, mit denen Sie die wichtigsten Entscheidungen und Aufgaben festhalten können.
Ob Sie nun Evernote, OneNote, Word, Outlook oder eine andere Anwendung für
das Erstellen eines Protokolls verwenden, ist letztlich zweitrangig. Wichtig ist nur,
dass Sie kein Potenzial verschenken.
In der Regel ist es empfehlenswert, das Protokoll bereits während der Besprechung
anzulegen – und zwar idealerweise direkt digital, denn so sparen Sie sich das spätere Eintippen in das Formularblatt.
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Protokolle
33
Eine Besprechungsvorlage für Word. Am besten zeichnen
Sie bereits während der Besprechung alles Wichtige auf.
Evernote eignet sich übrigens für viele weitere besprechungsrelevante Aufgaben.
Sie können damit beispielsweise eine Teilnehmerliste erstellen und einen Aktionsplan entwerfen.
Am Ende eines Meetings muss klar sein, welches die nächsten Schritte sind. Dazu
legen Sie am besten konkrete Aktionspläne an, in denen folgende Punkte festgehalten werden:

Wer

macht was

wann / bis wann

mit welchem Ergebnis / mit welcher Ergebnisqualität

und was folgt darauf?
Hacking kompakt
34
Dateien und Daten im Griff
Nur wenn die Ziele klar definiert und für alle Teilnehmer nachvollziehbar dokumentiert sind, ist die Ergebnisqualität messbar.
2.8
Zuständigkeiten klären und bekanntmachen
Damit ein Team produktiv arbeitet und das Zusammenspiel zwischen den verschiedenen Teammitgliedern auch funktioniert, müssen alle Beteiligen wissen, wer
für welchen Aufgabenbereich zuständig ist. Unklarheiten über Zuständigkeiten und
Kompetenzen sind der Tot eines jeden Projekts.
Sie sollten daher für alle zugänglich auf einem zentralen Server die Zuständigkeiten dokumentieren. Dabei sollten Sie auch besondere Fähigkeiten vermerken. Hinterlegen Sie auch – am besten in einem Teamordner – wer für welche Aufgaben
zuständig ist.
In vielen Unternehmen hat es sich bei Aufgaben bewährt, die keiner besonderen
Kompetenzen verlangen, die Zuständigkeiten zu rotieren.
Nicht minder wichtig: Bestimmen Sie auch, wer die Vertretung für bestimmte
Zuständigkeiten übernimmt. Das ist insbesondere für Führungsaufgaben relevant.
Sind diese Punkte und Fragen geklärt, weiß jeder Mitarbeiter voran er bzw. sie ist.
Damit wird keine Zeit mehr damit vergeudet, den richtigen Ansprechpartner zu
finden.
2.9
Informationsflut bändigen
Im Büroalltag sind wir nicht zuletzt wegen des Internets einer wahren Informationsflut ausgesetzt. Doch wie soll man dabei Wichtiges von Unwichtigem trennen?
Oftmals ist es schon schwierig, relevante von irrelevanten E-Mails zu unterscheiden.
Dabei lassen wir uns doch allzu gerne von Newslettern und scheinbar wichtigen
und vielversprechenden E-Mails von der eigentlichen Arbeit abhalten. Social Media, Twitter & Co. machen es uns auch nicht gerade einfacher, uns auf die wirklich
wichtigen Dinge zu konzentrieren.
Umso wichtiger ist es, dass Sie Methoden und Techniken entwickeln, wie Sie die
Informationsflut bändigen können – und hier insbesondere die E-Mail-Flut. Ergänzend können Sie sich eine eigene Wissensbasis anlegen, in der Sie für Sie relevanten Dokumente und Links für einen späteren Zugriff anlegen. Auch hierfür eignet
sich Evernote hervorragend.
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Spezielle E-Mail-Filter
35
2.10 Spezielle E-Mail-Filter
Bereits oben haben Sie die Möglichkeiten kennengelernt, die Ihnen helfen, die
Verarbeitung von eingehenden E-Mails zu automatisieren. Wenn Sie XING, Google+ oder einen anderen Social Media-Dienst verwenden, so werden Sie von diesen
regelrecht mit Hinweisen auf wichtige Neuigkeiten überflutet.
Um die E-Mail-Flut zumindest ein wenig zu bändigen, sollten Sie zwei Dinge tun:

Richten Sie einen Ordner Social Media ein, in den per Filterkonfiguration
alle Hinweise auf neue Mitteilungen verschoben werden. So bleibt Ihr
Posteingang für die relevanten Nachrichten frei.

Die meisten Dienste bietet die Möglichkeit, E-Mail-Hinweise zu konfigurieren bzw. ganz zu deaktivieren. Nutzen Sie diese Möglichkeiten.
In den Benachrichtigungseinstellungen von Social MediaDiensten können Sie die E-Mail-Flut einschränken.
Hacking kompakt
36
Dateien und Daten im Griff
2.11 Mails für „später“
Oftmals erhält man E-Mails oder Newsletter, die einen vermeintlich interessanten
Inhalt aufzuweisen scheinen, die aber für die aktuellen Aufgaben nicht von Bedeutung sind. Wie gehen Sie mit solchen Nachrichten um? Auch hierfür gibt es eine
einfache Lösung: Legen Sie doch einfach einen Ordner an, den Sie beispielsweise
als Später lesen oder Interessantes bezeichnen.
Das Anlegen eines Ordners für interessante E-Mails.
Verschieben Sie manuell all jene Nachrichten, die Sie später in aller Ruhe sichten
wollen. Um die Arbeitsabläufe zu optimieren, sollten Sie sich für die Verarbeitung
dieser Nachrichten einen fixen Zeitpunkt suchen.
Wichtig dabei – wie bei allen anderen Aktionen: Das Leeren des Eingangs. Auch
der Ordner für die interessanten Informationen sollte nur eine temporäre Ablage
darstellen. Legen Sie die für Sie relevanten Informationen an einem speziellen Ort
ab und leeren Sie diese Ablage beispielsweise am letzten Freitag des Monats, sobald Sie alle Mails gesichtet haben.
Was für elektronische Post gilt, können Sie Eins-zu-Eins auf Weblinks und sonstige Dokumente anwenden: Auch die sollten Sie in einem speziellen Ordner sichern
und dann zu einem bestimmten Zeitpunkt verarbeiten. Womöglich ist es sinnvoll,
diese Daten über einen Synchronisationsdienst, wie er von Cloud-Diensten angeboten wird, permanent und ortsunabhängig verfügbar zu machen. Auch hierfür bietet
sich wieder Evernote als Cloud-Lösung an. Wenn Sie Evernote verwenden, können
Sie mit unterschiedlichen Clients arbeiten und haben dennoch immer die gleichen
Daten zur Verfügung.
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Der aufgeräumte Desktop
37
2.12 Der aufgeräumte Desktop
Der Desktop von Window-, Linux- und Mac OS X-Rechner ist eine beliebte Ablagefläche, die schnell durch Dokumente, Ordner und Verknüpfungen gefüllt ist.
Auch hier sollten Sie dafür sorgen, dass Sie immer den Überblick behalten. Denn
nur so können Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge des Lebens konzentrieren.
Linux-Anwender sind hier einen Schritt voraus, denn Sie können mit unterschiedlichen Arbeitsflächen arbeiten.
Aber auch für Windows-Anwender gibt es interessante Tools, so beispielsweise
Stardock Fences (http://www.stardock.com/products/fences/). Mit diesem kleinen
Hilfsprogramm können Sie Desktop-Icons gruppieren, die Gruppen beliebig platzieren und verschieben sowie bezeichnen.
Das Anlegen einer neuen Aufgabe.
Hacking kompakt
38
Dateien und Daten im Griff
2.13 Termine und Aufgaben verwalten
Schließlich sollten Sie noch Ihre digitalen Helfer dazu verwenden, den Überblick
über Ihre Termine und Aufgaben zu bewahren. MS Outlook, Thunderbird & Co.
bieten allesamt hierfür die geeigneten Funktionen. Sie stellen Ihnen komfortable
Verwaltungsfunktionen und Ansichten zur Verfügung, damit Ihnen nichts Wichtiges entgeht oder in Vergessenheit gerät. Die Tools unterstützen Sie insbesondere
bei der Tages- und Wochenplanung.
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Wie geht es weiter?
39
3 Wie geht es weiter?
Wie geht es weiter?
Der vorliegende Leitfaden führt Techniken und Tools ein, mit denen Sie im digitalen Alltag – aber nicht nur dort – für mehr Ordnung schaffen. Das Ergebnis: Sie
können in weniger Zeit mehr leisten.
Das A&O solcher Tipps ist die praktische Umsetzung. Das verlangt eine gewisses
Durchhaltevermögen und den Wunsch, dauerhaft für mehr Ordnung zu sorgen.
Dabei sind Checklisten ein wunderbares Hilfsmittel. Sie helfen Ihnen, sich immer
und immer wieder an bestimmte Abläufe zu erinnern. Auf der Verlags-Website
(http://www.brain-media.de) stehen einige Listen zum Download bereit.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung!
Hacking kompakt
40
Wie geht es weiter?
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Weitere Brain-Media.de-Bücher
Weitere Brain-Media.de-Bücher
Weitere Brain-Media.de-Bücher
Dreambox 8000 kompakt
Die Dreambox 8000 stellt ihre Vorgänger
allesamt in den Schatten. Was Sie alles mit
der Dreambox 8000 anfangen können, verrät
Ihnen die Neuauflage unseres DreamboxKlassikers. Mit einem Vorwort des Dream
Multimedia-Geschäftsführers Karasu.
Umfang: 450 Seiten plus CD
ISBN: 978-3-939316-90-9
Preis: 29,80 EUR
X-Plane 10 kompakt
Der Klassiker unter den Flugsimulatoren geht
in die zehnte Runde. Viele neue Funktionen
und verbessertes Handling warten auf die
Anwender. Kein Wunder also, dass die Fangemeinde wächst und wächst. Unser Handbuch beschreibt alles, was Sie für das Fliegen
mit X-Plane wissen sollten.
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Hacking kompakt
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Weitere Brain-Media.de-Bücher
Audacity 2.0 kompakt
Audacity ist zweifelsohne das beliebteste freie
Audioprogramm. Vom anfänglichen Geheimtipp hat sich der Editor zum Standard für die
Aufzeichnung und Bearbeitung von Audiodaten gemausert. Das Vorwort steuert der ehemalige Core-Entwickler Markus Meyer bei.
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ISBN: 978-3-95444-027-6
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Evernote kompakt
Bei der alltäglichen Informationsflut wird es
immer schwieriger, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen, Termine und Kontakte zu
verwalten. Mit Evernote können Sie diese Flut
bändigen und Ihren Alltag optimieren. "Evernote kompakt" vermittelt das notwendige
Know-how für den Einsatz von Evernote auf
Ihrem Desktop, Smartphone und online.
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für das Online-Entertainment auf den Markt
gebracht, die für wenig Geld die gesamte
Palette der Internet-basierten Unterhaltung
abdeckt. In diesem Handbuch erfahren Sie,
was Sie alles mit der kleinen Box anstellen
können.
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Weitere Brain-Media.de-Bücher
Magento SEO kompakt
Magento ist die Standardumgebung für den
Aufbau eines Online-Shops. Doch damit Sie
mit Ihren Shop-Angebot auch im Internet
wahrgenommen werden, müssen Sie ein
wenig die Werbetrommel rühren und den
Shop für Google & Co. optimieren. Mit wenigen Handgriffen machen Sie Ihren OnlineShop SEO-fest und maximieren Ihre Verkäufe.
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