ZTRAVEL rel 1.2.1 Elenco attività di implementazione dalla Rel 1.2

ZTRAVEL rel 1.2.1
Elenco attività di implementazione dalla Rel 1.2.0 alla Rel 1.2.1 di Ztravel
EXPENSE (tutte le tipologie di maschere) .................................................................................................... 2
Gestione Calcolo Indennità 2 tipologie ................................................................................................. 2
Importazione da TRAVEL – Dipendenti con “Calcolo Singola Trasferta”................................................ 2
Setup ZTravel/ Note Spese /Generale .................................................................................................. 2
Funzioni Amministratore/ Note Spese /Generazione output / Flusso Paghe Zucchetti ........................ 2
Tabelle / Note Spese / Spese / Anagrafica Spese ................................................................................ 2
Tabelle / Note Spese/ Indennità/ Definizione Indennità ..................................................................... 3
Tabelle / Note Spese/Spese/ Anagrafica Spese ................................................................................... 3
Funzioni Amministratore/ Operativi/ Gestione Trattenute ................................................................... 3
TRAVEL (tutte le tipologie di maschere) ...................................................................................................... 3
Setup Trasferte/ Mail ........................................................................................................................... 3
Gestione Auto in Pool ........................................................................................................................... 3
Setup ZTravel/ Gestioni - Gestione Auto in Pool ................................................................................... 4
Funzioni Amministratore/ Trasferte/ Generazioe Output/ Generazione file anticipi ............................ 4
EXPENSE NUOVA ERGONOMIA APPLICATIVA*............................................................................................. 4
Tabelle/ Note Spese/ Spese/ Anagrafica spese.................................................................................... 4
Setup ZTravel / Note Spese / Compilazione ......................................................................................... 5
Inserimento Rimborsi ........................................................................................................................... 5
Inserimento Rimborsi/ Sezione Itinerario e Rimborsi .......................................................................... 5
Inserimento Rimborsi/ Sezione Spese.................................................................................................. 6
Inserimento Rimborsi/Definizione Ore ................................................................................................. 7
TRAVEL NUOVA ERGONONOMIA APPLICATIVA* .......................................................................................... 7
Setup Ztravel/ Trasferte/Compilazione ................................................................................................ 7
Setup Ztravel/ Trasferte/ Note personalizzate ..................................................................................... 9
Ufficio Cassa/ Gestione Cassa .............................................................................................................. 9
Gestione Mail ........................................................................................................................................ 9
PAYIMP (tutte le tipologie di maschere)...................................................................................................... 9
Altri Moduli/ Import file/ Esecuzione /Esegui import........................................................................... 9
Elenco tabelle del database modificate con l’aggiornamento. .................................................................... 11
EXPENSE (tutte le tipologie di maschere)
Gestione Calcolo Indennità 2 tipologie
Aggiunta la possibilità di gestire il collegamento a PRESW. Occorre schedulare il processo “hftr_bexpcompletai” e i
giustificativi sono inviati direttamente all’applicativo PresW dopo che le note spese sono state approvate all’ultimo
livello.
Inoltre tramite il programma HR-WorkFlow (versione MINIMA 7.4.0), in Tabella Anagrafica Giustificativi è aggiunto il
campo in cui spuntare la causale da utilizzare per inviare le ore di viaggio, che sono trasferite con gli estremi degli
orari partenza/ arrivo indicati dall’utente.
Importazione da TRAVEL – Dipendenti con “Calcolo Singola Trasferta”
Ora nel caso di trasferte che ricoprono più di 2 mesi, la nota spese che viene creata contiene una tratta per ogni mese.
Esempio:
Trasferta che va dal 15 novembre 2014 al 16 febbraio 2015; sono create le seguenti tratte, all’interno della stessa
nota spese:
15 – 30 novembre 2014
01 31 dicembre 2014
01 - 31 gennaio 2015
01- 16 febbraio 2015
Eventuali anticipi sono importati sulla prima tratta.
Setup ZTravel/ Note Spese /Generale
•
Importa trasferte con data partenza minore o uguale alla data corrente
Se spuntato, l’importazione porta nei rimborsi solo le trasferte che hanno data di partenza minore o uguale al giorno di
esecuzione.
•
Importa più trasferte in una nota spese ad evento
Per la gestione delle note spese per ‘Singola trasferta’; se spuntato, compare un box con le seguenti opzioni:
- Mese calcolato in base alla data di partenza della trasferta : durante l'importazione della trasferta in note spese il
programma prende come mensilità per creare/inserire in nota spese la mensilità della data di partenza.
- Mese calcolato in base alla data di rientro della trasferta: durante l'importazione della trasferta in note spese il
programma prende come mensilità per creare/inserire in nota spese la mensilità della data di rientro.
Funzioni Amministratore/ Note Spese /Generazione output / Flusso Paghe Zucchetti
Movgio su tabella/ Movgio Paghe3
I record relativi alle indennità Interni/ Esterni (Tipo Calcolo personalizzato nel Rapporto di Lavoro) sono scritti con
quantità e/o risultato in base all’impostazione del campo "Quantità e Valore" \ "Solo Quantità" \ "Quantità (=1) e
Valore" presente in Azienda \ Trasferte e Note Spese.
TRRIPA
Cambiata la generazione del tipo record 00, per cui sono attivati i seguenti controlli in cascata:
1. Se compilato, per il dipendente oggetto della generazione, il campo SOGGRIL della tabella hfwf_[ambiente]decodip,
viene generato il codice dipendente così come avviene attualmente;
2. Se non esiste il record nella tabella hfwf_[ambiente]decodip, o il campo è vuoto, i campi da pos. 24 a 34 sono
compilati con il codice esterno del Rapporto di Lavoro del dipendente (11 caratteri da sinistra del campo IDCODAL della
tabella hrdd_employee00)
3. Se il campo al punto 2 non è compilato, sono valorizzati i campi da pos. 3 a pos. 23 (allineato a destra con degli
spazi) con la concatenazione del codice azienda e codice del dipendente del rapporto di lavoro. I campi dalla pos.24 a
34 dovranno restare vuoti (spazi).
Tabelle / Note Spese / Spese / Anagrafica Spese
•
Il campo <Obbligo di specificare a chi è stata offerta la spesa> è “smembrato” in:
Numero ospiti
Abilita la visione del campo "N. Pers." sulla spesa. Se Attivato è data la possibilità di attivare un controllo che può
avere opzioni:
Disattivato
Facoltativo
Il campo "N. Pers" si precompila con 1 e non viene fatto nessun controllo;
Obbligatorio
Il campo "N. Pers" si precompila con:
- 1 se in Setup Note Spese/ Calcolo è spuntato "Vitto personale incluso nel vitto offerto". In fase di salvataggio viene
controllato che il campo sia maggiore di 1.
- 0 se in Setup Note Spese/ Calcolo NON è spuntato "Vitto personale incluso nel vitto offerto". In fase di salvataggio
viene controllato che il campo sia maggiore di 0.
Se attivato il precedente, compaiono le opzioni della GESTIONE OSPITI, con:
Abilita nominativi
2
Per visualizzare il tasto "Spese Offerte". In fase di salvataggio il programma controlla che il numero dei nominativi
inseriti siano coerenti con il numero di persone indicate.
Abilita calcolo automatico numero persone
Inibisce il campo "N. Pers" in Inserimento Rimborsi, che verrà calcolato automaticamente sulla base dei nominativi
inseriti. Se in Setup Note Spese/ Calcolo è spuntato "Vitto personale incluso nel vitto offerto", viene sempre aggiunta
una persona rispetto a quelle inserite.
NOVITA’ RISPETTO ALLA PRECEDENTE GESTIONE (solo per utenti con licenza per la maschera ZTravel): ora è possibile
gestire il numero persone senza costringere l’utente a specificare i nominativi a cui ha offerto la spesa. Occorre
compilare la tabella con o solo “facoltativo” o solo “obbligatorio” senza spunte sulle altre opzioni.
Durante l’amministrazione della base dati sono convertite le precedenti spese con le seguenti modalità:
1. Quelle con "Obbligo di specificare a chi è stata offerta la spesa" e NON "Calcolo automatico persone" è impostato il
flag "Attiva Numero Ospiti - Opzione: Facoltativo" e la spunta su "Abilita Nominativi";
2. Quelle con "Obbligo di specificare a chi è stata offerta la spesa" e "Calcolo automatico persone" è impostato il flag
"Attiva Numero Ospiti - Opzione: Facoltativo", e la spunta su "Abilita Nominativi" e "Calcolo automatico persone".
Tabelle / Note Spese/ Indennità/ Definizione Indennità
<Non azzerare spese di alloggio>
Compare solo se spuntato <In regime di diaria le spese di pranzo, cena e alloggio vengono azzerate>. Se spuntato,
sono azzerati solo pranzo e cena; l’alloggio è riconosciuto e decurtata la relativa indennità spettante.
Tabelle / Note Spese/Spese/ Anagrafica Spese
<Trattare ai fini delle diarie come Alloggio>
Quando la tipologia spesa è “AO”, se spuntato l’alloggio offerto segue lo stesso trattamento dell’alloggio nei vari calcoli
delle indennità.
Funzioni Amministratore/ Operativi/ Gestione Trattenute
Quando l’utente invia la mail, la stessa viene inviata, oltre che all’intestatario della nota spese, anche ai suoi
approvatori ed inseritori.
TRAVEL (tutte le tipologie di maschere)
Setup Trasferte/ Mail
Anche per la mail di quando è attivata l’approvazione via mobile è possibile inserire nel testo lo “stato” della trasferta
oggetto della mail (se Nuova o Modificata).
Gestione Auto in Pool
Dalla presente versione gli utenti definiti "gestori" hanno la possibilità di prenotare per altri (oltre che indicare che
l'auto è in manutenzione). Nel cruscotto della funzione Prenotazione Auto in Pool, per l’utente in questione, dopo aver
scelto di prenotare, il programma richiede per quale azienda e dipendente prenotare l’auto per il giorno
(precompilando con il codice dipendente gestore, modificabile). Inoltre, cliccando su qualsiasi giorno, in basso sono
visualizzati i dati relativi alla prenotazione:
3
Quando sono presenti più prenotazioni, spostarsi con la freccia per lo scorrimento dei dati.
Setup ZTravel/ Gestioni - Gestione Auto in Pool
<Abilita notifiche mail>
Se spuntato:
1. Quando la prenotazione viene effettuata da un dipendente che NON è definito gestore, il programma
automaticamente invia la mail a tutti i gestori (tranne nel caso in cui sia presente la spunta su "escludi gestione mail")
La mail è così composta:
Oggetto: Prenotazione Auto
Testo:
Eseguita da: AZIENDA - COGNOME NOME DIPENDENTE
Dal: DATA \ ORA INIZIO Al: DATA \ ORA FINE
Targa: TARGA AUTO PRENOTATA
Annotazioni: note di prenotazione
2. Quando la prenotazione viene effettuata da un gestore, compare la schermata successiva: dati:
Se si lascia spuntato "Invia mail" il programma invia una mail all'assegnatario dell'auto con i seguenti dati:
Oggetto: Prenotazione Auto
Testo:
Eseguita da: COGNOME NOME DEL GESTORE
Dal: DATA \ ORA INIZIO Al: DATA \ ORA FINE
Targa: TARGA AUTO PRENOTATA
Annotazioni: Note di prenotazione
Con l'introduzione di questa modifica, non viene più effettuato l’invio mail al gestore per le auto prenotate in giorni
festivi.
Funzioni Amministratore/ Trasferte/ Generazioe Output/ Generazione file anticipi
Aggiunta la possibilità di filtrare l’azienda/ società.
EXPENSE NUOVA ERGONOMIA APPLICATIVA*
*Attenzione: in caso di precedente utilizzo dei moduli WF Trasferte e WF Nota Spese, per attivare la nuova ergonomia rivolgersi alla struttura
commerciale di riferimento
Tabelle/ Note Spese/ Spese/ Anagrafica spese
•
Per le spese con attive entrambe le opzioni “Abilita data inizio e fine validità obbligatoria” e “Attiva
Ripartizione automatica” è stato fatto in modo che le date di inizio e fine validità (inserite sulla spesa
4
principale – esempio albergo offerto) siano assegnate automaticamente anche alle spese generate
automaticamente (esempio – albergo personale, offerto a colleghi, esterni ecc).
Setup ZTravel / Note Spese / Compilazione
Nella sezione “ATTIVAZIONE MASCHERA ZTRAVEL”, aggiunta l’opzione
•
Precompilazione Anno Mese
Per pilotare il mese anno proposti agli utenti che in Inserimento Rimborsi cliccano su Nuova Nota Spese:
Sistema
Il programma propone anno e mese corrispondenti alla data del sistema (come avveniva finora);
Vuoti
Il programma non pre compila i campi ed è l’utente a doverli indicare;
Personalizzata
Il programma richiede la compilazione del campo successivo, Numero giorni mese corrente.
Quando l’utente inserisce, gli viene precompilato anno – mese con il mese precedente al mese di sistema fino al
numero giorno del mese inserito in Numero giorni mese corrente; successivamente il mese e anno sono quelli
corrispondenti alla data di sistema.
Esempio:
Numero giorni mese corrente 4: fino al 4 agosto, compreso, quando inserisco una nuova spese, il mese proposto è
luglio; dal 5 agosto in poi sarà agosto.
•
Abilita Rimborso km per fascia mensile
Attivabile solo per “Calcolo Mensile”. Se spuntato, quando l’utente inserisce i rimborsi km, non gli viene visualizzato
l’importo rimborsato, perché lo stesso viene calcolato al momento del salvataggio, sommando il numero di km inserito
per ogni tratta e classificandolo per:
o
Tipo Auto
o
Modello Auto
o
Tipo Rimborso
Ai km totali così suddivisi è applicata le rispettiva tariffa, se differenziata per numero km.
Esempio:
da 0 a 100 km
Rimborso al km 0.50 €;
da 101 a 9999 km
Rimborso al km 0.75 €
Se nel mese si sono percorsi più di 100 km, il rimborso avviene applicando 0.75 sul numero totale km; altrimenti 0.50.
Inserimento Rimborsi
•
Introdotto il bottone di Copia Trasferta
Richiede su che data si vuol copiare e duplica i dati della tratta. Se la trasferta DA cui duplicare si articola su più giorni,
lo stesso numero giorno è preso come riferimento per la trasferta su cui duplicare.
Esempio:
Trasferta originaria (da cui copiare):
Andata 22/11 - Ritorno 25/11
Trasferta duplicata (su cui copiare) quando l’utente ha indicato sul campo <Sulla data> 26/11
Andata 26/11 - Ritorno 29/11
Gli orari rimangono invariati e sono copiati anche i rimborsi kilometrici, indennità della relativa sezione e le
annotazioni.
•
Quando si inserisce una nuova trasferta, il campo data viene pre compilato con il giorno di inizio mese.
Inserimento Rimborsi/ Sezione Itinerario e Rimborsi
•
Al fine di renderne più agevole l’inserimento, è stata rivista la maschera di inserimento dei rimborsi km. Ora si
presenta come in seguito:
5
Per aggiungere il rimborso cliccare sul +. In base ai dati compilati nel Rapporto di Lavoro dell’utente le varie colonne
possono figurare già compilate o meno; il Tipo rimborso, se non presente nel Rapporto di Lavoro, può essere proposto
in automatico quando in Tabelle/ Note Spese/ Autovetture/ Tipo Rimborso sono spuntati i campi <Attribuzione
automatica se loc. partenza uguale a loc. di arrivo>/ < Attribuzione automatica se loc. partenza diversa da loc. di
arrivo>. Il numero targa è proposto solo quando è attiva la gestione auto assegnate o la gestione auto in pool e se
accede un utente con l'auto assegnata, o in pool, nel periodo della trasferta.
LE MODIFICHE AI DATI DELLE TRATTE SONO EFFETTUATE IN TEMPO REALE.
•
Con la precedente versione era stato implementato un controllo, in fase di salvataggio della nota spese, che
verifica quanto presente nel campo Tipo Auto nel Rapporto di Lavoro e quanto inserito nei Rimborsi KM. Ora
lo stesso controllo avviene anche per le impostazioni effettuate in "Modello Auto" e "Tipo Rimborso". Quindi,
solo se compilati nel Rapporto di Lavoro, all’atto del salvataggio, viene emessa la segnalazione:
La stessa è poi visibile direttamente dal dashboard:
Ora è possibile spostare/trascinare la finestra di cui alla figura sopra.
Inserimento Rimborsi/ Sezione Spese
Per le spese per cui è possibile inserire il dettaglio (spunta su <Abilita dettaglio spese> in anagrafica spese), è stata
effettuata la seguente modifica:
Se l’utente ha compilato le righe di dettaglio, il programma evidenzia la cosa tramite la presenza della
dicitura evidenziata sotto e per modificare gli importi E’ NECESSARIO accedere al dettaglio perché l’importo
della cella E’ BLOCCATO;
6
-
Per cancellare la spesa occorre operare sulla spalla destra;
-
Se l’utente ha inserito l’importo direttamente nella cella, allora lo può modificare anche da lì.
Inserimento Rimborsi/Definizione Ore
Inserito una segnalazione forzabile quando sono inserite un numero di ore totali per ciascuna giornata di trasferta
maggiore di 24. Sono confrontati sia le causali a quantità che quelle che prevedono l’inserimento di un Dalle/ Alle. La
segnalazione non compare quando si ha la spunta sul campo <Definizione Timesheet> in Setup Compilazione.
TRAVEL NUOVA ERGONONOMIA APPLICATIVA*
*Attenzione: in caso di precedente utilizzo dei moduli WF Trasferte e WF Nota Spese, per attivare la nuova ergonomia rivolgersi alla struttura
commerciale di riferimento
Setup Ztravel/ Trasferte/Compilazione
•
<Attiva sezione riferimenti Contabili>. Se spuntato, compaiono le seguenti opzioni:
<Riferimenti contabili obbligatori>
Se spuntato, rende obbligatoria la compilazione dei riferimenti contabili in Pianificazione Trasferta. Occorre specificare
QUALI riferimenti contabili rendere obbligatori nella sezione successiva “Obbligatorietà parametrica”.
<Inserisci automaticamente i riferimenti contabili>
Se spuntato, sono aggiunti alle trasferte inserite i riferimenti contabili presenti per il dipendente nel Rapporto di
Lavoro/Trasferte e Note Spese.
•
<Abilita Inserimento per destinazione>
Se spuntato, la maschera di Pianificazione Trasferta viene semplificata come in figura:
Così compilata, l’utente è partito per Roma il 29 alle h 8 ed è rientrato il 30 alle 18. Il campo <Rientro in sede> si
presenta già spuntato. Quindi non è obbligatorio indicare la località di partenza, che viene comunque ripresa dal
Rapporto di Lavoro o dal soggetto. Se l’itinerario fosse:
- 29/09 Sede –Roma
- 30/09 Roma – Viterbo
- 30/09 Viterbo – Sede
Allora la compilazione diventerebbe, dopo aver cliccato sul pulsante Nuova Destinazione:
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IL PROGRAMMA AGGIUNGE AUTOMATICAMENTE LA TRATTA DI RITORNO IN SEDE, PRENDENDO COME PARTENZA
L’ULTIMA DESTINAZIONE INSERITA (nel caso sopra, Viterbo).
Quando nel Rapporto di Lavoro o nel soggetto non sono compilati i comuni di sede o residenza, il programma emette
la segnalazione bloccante:
In quest’ultimo caso si potrebbe impostare il Setup con l’aggiunta del successivo flag
INSERIMENTO PER DESTINAZIONE <Visualizza località di partenza>
Con la spunta, la maschera di inserimento diventa:
Il funzionamento è uguale al precedente; solo compare anche la località di partenza che, se impostata, è già
compilata, altrimenti l’utente può provvedere al suo inserimento.
PRECISAZIONE PER L’IMPOSTAZIONE “AGGIUNGI LOCALITA’ NON CODIFICATA”
Il funzionamento è diverso dal precedente; ora, cliccando su Aggiungi città non codificata l’utente crea la località, che
poi dovrà selezionare dalla “normale” lente per compilare il campo.
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Setup Ztravel/ Trasferte/ Note personalizzate
Ora la sezione è attivabile a prescindere dalle impostazioni su altri campi, quindi può essere utilizzata quando lo si
ritiene necessario.
Funzionamento. Se in setup l’impostazione è la seguente:
Le diciture inserite nel campo <Testo> sono indicative e non figurano da nessun’altra parte.
Quando l’utente inserisce la trasferta, compare una sezione in più:
Ufficio Cassa/ Gestione Cassa
•
Nei filtri avanzati è possibile impostare anche Filiale/ Dipendenza;
•
Aggiunta nel dashboard l’informazione della località e date della trasferta.
Gestione Mail
Dalla presente versione quando un utente Annulla una trasferta per cui l’ufficio viaggi aveva già effettuato delle
prenotazioni, parte automaticamente una mail destinata all’ufficio viaggi. La mail ha lo stesso oggetto/ testo impostato
in Setup Trasferte/ Mail, nella sezione Parametri per Ufficio Prenotazioni.
PAYIMP (tutte le tipologie di maschere)
Altri Moduli/ Import file/ Esecuzione /Esegui import
Quando si importa utilizzando il tracciato SBI-ANACART, se per l’anagrafica in questione sono presenti più Rapporti di
Lavoro, la carta non viene abbinata ad alcun dipendente, per cui l’assegnazione della carta dev’essere effettuata
manualmente.
Setup Pagamenti Elettronici/ Generale
Il campo "Blocco invio NS controllando movimenti non giustificati" verifica, in fase di invio della Nota Spese, che per la
mensilità (e quelle precedenti) non ci siano movimenti non giustificati. Ottimizzato il controllo per gli utenti che
utilizzano il calcolo per singola trasferta. Ora il controllo funziona in questo modo:
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può assumere i seguenti valori:
a. "Disattivato": in fase di invio della Nota Spese non viene effettuato alcun controllo
b. "Warning": in fase di invio il controllo emette una segnalazione ma permette di inviare la Nota Spese
c. "Bloccante": in fase di invio il controllo emette una segnalazione e non permette di inviare la Nota Spese (quando il
campo era valorizzato dalla precedente versione, il campo viene impostato con Bloccante )
Il controllo viene effettuato in diverse modalità sulla base della "modalità di calcolo" in uso dal dipendente, ovvero:
-
"Calcolo Mensile": verifica l'esistenza di movimenti non giustificati per l'anno\mese corrispondente alla nota
spese che si sta inviando (non si considerano eventuali movimenti dei mesi precedenti)
-
"Singola Trasferta": verifica l'esistenza di movimenti non giustificati compresi tra le date di inizio e fine
periodo della nota spese in questione (non sono considerati eventuali movimenti precedenti alla data di inizio
o successivi alla data di fine)
Se nel campo al punto 1 è presente l'opzione "Warning" o "Bloccante", compare anche <Considera movimenti
arretrati>.
Se attivato controlla anche l'esistenza di movimenti precedenti alla data di inizio periodo della nota spese;
"Calcolo Mensile": verifica anche l'esistenza di eventuali movimenti dei mesi precedenti ;
"Singola Trasferta": verifica movimenti precedenti la data di inizio periodo.
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ELENCO TABELLE DEL DATABASE MODIFICATE CON L’AGGIORNAMENTO.
Di seguito l'elenco delle tabelle variate rispetto alla rel. 1.2.0:
- Anagrafica Tipo Spese (hftr_anatiposp)
- Storico avvisi Mail per le trattenute (hftr_mailtrat)
- Prenotazioni (hftr_preno)
- Automobili (hftr_automobili)
- Passeggeri aggiuntivi in prenotazione biglietti (hftr_passprenozt)
- Setup Obbligatorietà (hftr_setupobbliga)
- Tipologie Spesa Trasferta (hftr_tipospese)
- Trasferte (hftr_trasferte)
- Tipo auto (hftr_tipoauto)
- Nota Spese Trasferte (hftr_notaspese)
- Valori Indennità Trasferte (hftr_valind)
- Hotels (hftr_hotels)
- Azienda/Ente - WorkFlow - Trasferte (hfwf_company02)
- Setup Procedura (hftr_setup)
- Anticipi (hftr_anticipi_m)
Di seguito l'elenco delle tabelle inserite rispetto alla rel. 1.2.0:
- Esiti Controlli Maschera NS (hftr_esitoinput)
- Fatturazione seneca (hftr_senecafatture)
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