Werkkostenregeling 2014/2015

Werkkostenregeling 2014/2015
Uitstellen kan niet meer!
Augustus 2014
Onze vestigingen:
Amsterdam
Jozef Israëlskade 46
NL-1072 SB AMSTERDAM
T +31 (0)20 570 02 00
F +31 (0)20 676 44 78
Heemstede/Haarlem
Bronsteeweg 10
NL-2101 AC HEEMSTEDE
T +31 (0)23 516 0620
F +31 (0)23 531 1458
Mocht u nog vragen hebben, neemt u dan contact met ons op:
HORLINGS Belastingadviseurs
Nico Vlug ([email protected])
horlings nl
De lezer van dit document kan op geen enkele wijze vertrouwen ontlenen aan de inhoud, strekking of bedoeling van dit document.
Hoewel dit document met de uiterste zorgvuldigheid, nauwkeurigheid en nauwgezetheid is samengesteld, kan en wil Horlings op geen
enkele wijze aansprakelijkheid aanvaarden voor de eventuele onjuistheid en volledigheid van de inhoud van dit document. Indien lezer
desondanks op grond van de inhoud, strekking of bedoeling van dit document handelt, handelt de lezer voor eigen rekening en risico
en kan Horlings op geen enkele wijze aansprakelijkheid houden voor de fiscale en /of andere gevolgen van diens handelen.
HORLINGS IS A MEMBER OF NEXIA INTERNATIONAL,
A WORLDWIDE NETWORK OF INDEPENDENT ACCOUNTING AND CONSULTING
FIRMS.
Inhoud
1.
De werkkostenregeling
4
2.
Indeling
5
3.
Vrije ruimte
6
4.
Uitzonderingen die niet onder de vrije ruimte van de
werkkostenregeling vallen
8
5.
Geen loon door het noodzakelijkheidscriterium
11
6.
Waardering verstrekkingen
11
7.
Vaste (on) kostenvergoeding
13
8.
Schematisch overzicht
14
9.
Overgangsregeling
15
10.
Implementatie Werkkostenregeling
16
11.
Administratieve verplichtingen
19
12.
Tot slot
22
13.
Bijlagen relevante wetsartikelen
23
Werkkostenregeling 2014/2015
3
1. De werkkostenregeling
De werkkostenregeling (WKR) is een nieuwe regeling inzake de fiscale behandeling van vergoedingen en
verstrekkingen aan personeel. In plaats van de oude specifieke regels per kostensoort of verstrekking kent
de WKR meer algemene regels ter bepaling van welk deel van een vergoeding of verstrekking aan het
personeel (niet) als brutoloon belast is. Dit kan uiteen lopen van een vaste kosten- of kilometervergoeding
voor het gebruik van eigen vervoer, verstrekken van een telefoon of gereedschap, tot personeelsfeesten en
planten op het bureau van uw werknemer.
De staatssecretaris van Financiën heeft op 3 juli 2014 (DB2014/272) per brief laten weten dat de WKR
verplicht ingevoerd wordt met ingang van 1 januari 2015. Dat betekent dat het sinds 1 januari 2011
bestaande keuzeregime per die datum komt te vervallen.
De in de brief voorgestelde aanpassingen van de WKR zullen worden opgenomen in het Belastingplan
2015. Pas na aanname van het Belastingplan 2015 zullen deze aanpassingen definitief zijn. In dit
memorandum zijn ook de voorgestelde aanpassingen verwerkt. Om onderscheid te maken tussen
hetgeen al wet is en hetgeen is voorgesteld in de brief van 3 juli, zijn de voorstellen in het cursief
weergegeven.
Samengevat houdt de regeling in dat u 1,5% (2015: 1,2% ) van het totale fiscale loon (kolom 14 van de
loonstaat, loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen) van uw werknemers onbelast aan vergoedingen
en verstrekkingen mag geven (de vrije ruimte). U mag dit totale bedrag zelf (willekeurig) onder de
werknemers verdelen. Alle vergoedingen en verstrekkingen moeten dus, op een aantal uitdrukkelijk
genoemde uitzonderingen na, worden opgeteld. Zijn de vergoedingen en verstrekkingen hoger dan de vrije
ruimte, dan is het meerdere belast loon of kan worden aangewezen als eindheffing bestanddeel belast met
80% eindheffing. Deze 80% komt bovenop het bedrag van de vergoeding of verstrekking en moet u als
werkgever betalen.
Voorbeeld jaar 2014
Is uw loonsom € 1.000.000 en zijn de verstrekkingen en vergoedingen binnen uw bedrijf lager dan of gelijk aan
€ 15.000, dan zijn deze vrij. Is de waarde van de vergoedingen en verstrekkingen hoger dan € 15.000, dan
betaalt u € 0,80 per euro eindheffing over het meerdere boven de € 15.000.
Door de werkkostenregeling verdwijnen veel gedetailleerde regels voor verschillende kostenvergoedingen
en verstrekkingen. Denk aan de voorwaarden voor de fiets van de zaak. Dat maakt het allemaal een stuk
eenvoudiger. Maar daar staat tegenover dat u wél al uw vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel
in kaart moet brengen om te beoordelen wat er nu wél en wat er nu níet onder de vrije ruimte valt. Uw
eerste taak is dus het inventariseren van alle vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel. Ga hierbij
uit van uw administratie, maar vul dit aan met de vergoedingen en verstrekkingen die zijn opgenomen in uw
arbeidsvoorwaarden (en bijvoorbeeld uw personeelshandboek.
Werkkostenregeling 2014/2015
4
2. Indeling
Nadat u alle vergoedingen en verstrekkingen heeft verzameld, moeten deze worden gecategoriseerd.
Sommige vergoedingen vormen geen loon, en andere vormen verplicht individueel werknemersloon.
Daarnaast vallen niet alle vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte. De volgende vergoedingen en
verstrekkingen zijn fiscaal vrijgesteld en hoeft u niet mee te nemen:
Gerichte vrijstellingen;
Nihilwaardering.
Vallen de vergoedingen en verstrekkingen niet in een van deze categorieën, dan maken ze automatisch deel
uit van de werkkosten. Het is dus van belang dat u alle vergoedingen en verstrekkingen correct indeelt.
De loonsom
Heeft u alle vergoedingen en verstrekkingen op één rij, dan telt u deze op en bepaalt u vervolgens de
loonsom. Het gaat daarbij om de loonsom in het jaar waarin de werkkostenregeling wordt toegepast. Voor
het eerste jaar zal dit dus de loonsom van 2014 zijn. Omdat u deze loonsom nog niet kent, kunt u
bijvoorbeeld ook uitgaan van de loonsom over 2013. Maar houd dan wel alvast rekening met wijzigingen die
u nu al kent of verwacht. Denk aan reorganisaties, ontslag of juist uitbreiding van een afdeling. Bestaat uw
bedrijf uit meerdere werkgevers, bijvoorbeeld uit meerdere BV’s? Dan dienen de uitgaven voor personeel
per werkgever apart te worden vastgesteld en apart te worden vergeleken met de loonsom bij die
werkgever.
In de brief van 3 juli 2014 (DB2014/272) heeft staatssecretaris Wiebes een concernregeling voorgesteld.
Door de concernregeling wordt het mogelijk om als het ware een collectieve vrije ruimte te creëren waaruit
alle aangewezen vergoedingen en verstrekkingen van de betrokken inhoudingsplichtigen kunnen worden
vergoed en verstrekt. De concernregeling kan worden toegepast als de moedermaatschappij vrijwel
volledige (economische) eigendom (95%-eis) heeft in de (klein)dochtermaatschappij(en).
Dit maakt het mogelijk het niet benutte deel van de vrije ruimte bij de ene concernwerkgever te verrekenen
met een budgetoverschrijding bij een ander.
Werkkostenregeling 2014/2015
5
3. Vrije ruimte
De vrije ruimte (ook wel forfaitaire ruimte of werkkostenforfait genoemd) om onbelast vergoedingen en
verstrekkingen aan werknemers te doen, bedraagt 1,5% (bedrag 2014) (1,2% vanaf 2015) van de totale
fiscale loonsom (kolom 14 van de loonstaat). Bij overschrijding van deze (totale) vrije ruimte bent u als
werkgever over het meerdere een eindheffing verschuldigd van 80%.
Het is van belang om vast te stellen welke kostensoorten door de werkgever worden toegewezen aan de
vrije ruimte. Deze aangewezen vergoedingen en verstrekkingen zijn voor de werknemer onbelast loon. Als
het totaal van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen voor het gehele personeel meer bedraagt
dan 1,5%(2015:1,2%)van de fiscale loonsom van het gehele personeel, wordt het meerdere belast als loon
bij de werknemer of bij u belast met een eindheffing ter grootte van 80%. De door u aangewezen
vergoedingen/verstrekkingen vormen overigens geen loon voor de volksverzekeringen en
werknemersverzekeringen en u hoeft hierover ook geen inkomensafhankelijke bijdrage Zvw te betalen.
U dient vooraf de vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen (kenbaar te maken) die als onderdeel van
de vrije ruimte gaan gelden. Deze keuze dient uiterlijk gemaakt te worden op het moment van betalen van
de vergoeding of het verstrekken van het loon in natura. Indien en voor zover er geen aanwijzing vooraf
plaatsvindt, zijn vergoedingen en verstrekkingen gewoon individueel te belasten loon. Het is niet mogelijk
vergoedingen en verstrekkingen met terugwerkende kracht onder te brengen in de vrije ruimte.
De vrije ruimte geldt per kalenderjaar. Een eventueel restant kan niet worden meegenomen naar een
volgend kalenderjaar
Voorbeeld
De uitgaven onder de werkkostenregeling van Metaalbedrijf X bedragen € 4.200. Het bedrijf heeft een
loonsom van € 100.000. Dit betekent dat de vrije ruimte € 1.500 bedraagt (namelijk 1,5% * € 100.000).
Indien er geen maatregelen worden genomen is per jaar een bedrag aan belasting verschuldigd van € 2.160
(80% * (€ 4.200 -/- € 1.500)). Afhankelijk van de concrete feiten kan de lasten verzwaring voor het bedrijf
dan ook maximaal 2,16% van de loonsom zijn.
Stel de aandelen van Metaalbedrijf X worden gehouden door X Beheer BV. Bij X Beheer BV is alleen de dga
in dienst. De loonsom bij X Beheer BV bedraagt € 41.000. De vrije ruimte bedraagt dan € 615 (1,5% *
€ 41.000).
Is het gezamenlijke bedrag van alle vergoedingen en verstrekkingen lager dan de vrije ruimte, dan kiest u
direct voor de werkkostenregeling en blijven alle vergoedingen en verstrekkingen onbelast. Het kan ook zijn
dat u nog vrije ruimte over heeft.
Indien er vrije ruimte over is kunt u overwegen het netto deel van een belaste bruto vergoeding geheel
danwel gedeeltelijk aan te wijzen als werkkosten binnen de vrije ruimte.
Voorbeeld:
Werknemer
e
Gebruikelijke (bruto) 13 maand
€ 2.500
Kosten werkgever inclusief 15% werkgeverslasten)
Inhouding Loonheffing (42%)
€ 1.050
Nettoloon
€ 1.450
Werkkostenregeling 2014/2015
Werkgever
€ 2.875
6
e
13 maand als werkkosten
e
13 maand
Kosten werkgever
Werknemer
€ 1.450
Werkgever
€ 1.450
De werkgever bespaart € 1.425 (€ 2.875 -/- € 1.450) aan kosten per werknemer.
U kunt er voor kiezen het belastingvoordeel geheel ten gunste van uzelf te laten komen, danwel (deels) aan
de u werknemer door te geven in de vorm van een hogere netto werkkostenvergoeding (in het voorbeeld
e
een hogere 13 maand).
Let op: De werkkostenregeling biedt veel vrijheden en kent maar één beperking: de ‘gebruikelijkheidstoets’
Deze houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die u aanwijst niet meer dan 30% mogen afwijken van
wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon
van de werknemer. Een kerstpakket van € 25.000 of een kilometervergoeding van € 5 is bijvoorbeeld niet
gebruikelijk.
Elementen die bij de gebruikelijkheidstoets van belang zijn, zijn onder meer:
de soort vergoedingen en verstrekkingen en de waarde ervan;
de hoogte van de vergoedingen en verstrekkingen;
wie de vergoedingen en verstrekkingen krijgen.
De beoordeling of een vergoeding gebruikelijk is of niet, vindt achteraf plaats en vindt plaats op
werknemersniveau. De inspecteur krijgt hiermee de mogelijkheid extreme situaties aan te pakken, zoals
ongebruikelijke omvangrijke omzettingen van belast loon in een onbelaste vergoeding. Overigens ligt de
bewijslast dat bepaalde vergoedingen en verstrekkingen ongebruikelijk zijn, bij de inspecteur. Het Handboek
Loonheffingen (versie juli 2014) geeft bij twijfel over de gebruikelijkheid van een vergoeding of verstrekking
het volgende handvat:
beoordeel iedere vergoeding of verstrekking op gebruikelijkheid;
beoordeel in de loop van het kalenderjaar het totaal van alle vergoedingen en verstrekkingen. Als dit
totaal meer dan 30% dan hetgeen gebruikelijk is, is het bedrag boven de 30%-grens loon van de
werknemer.
Als een vergoeding of verstrekking niet gebruikelijk is, kan u deze niet aan de vrije ruimte worden
toegewezen en behoort de vergoeding tot het individueel belastbaar loon van de werknemer.
Werkkostenregeling 2014/2015
7
4. Uitzonderingen die niet onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling vallen:
Verplicht
individueel/eindheffingsloon
Bepaalde vergoedingen en
verstrekkingen zijn aangewezen
als verplicht individueel loon van
de werknemer, waarvoor de
werknemer zelf de verschuldigde
belasting betaalt. Hierbij hoort
ook het loon waarvoor u de
belastingheffing voor uw rekening
neemt op basis van een specifieke
‘eindheffingsloon’-regeling.
Voorbeelden
Verplicht individueel loon
het genot van een (dienst)
woning
Geldboeten (binnenlands)
De auto van de zaak
verkeersboetes
Eindheffingsloon
De eindheffing van € 300
(2014 (voor privégebruik
bij doorlopend afwisselend
gebruikte bestelauto’s
Let op
Onder de werkkostenregeling is
het aantal mogelijkheden om
eindheffingsloon toe te passen
beperkt. Dit kan alleen nog maar
in een van de volgende gevallen:
Eindheffing wegens
naheffingsaanslag door de
Belastingdienst
Eindheffing wegens
tijdelijke knelpunten
(omdat de Belastingdienst
redelijkerwijs niet van u
kan verwachten dat u tijdig
een aangifte kunt indienen)
Eindheffing wegens een
aangewezen publiek
rechtelijke uitkering
Pseudo-eindheffing
wegens VUT-regeling,
excessieve
vertrekvergoeding of
backservice van pensioen
Pseudo eindheffing hoog
loon
Intermediaire kosten
Kosten die met het personeel
samenhangen, maar eigenlijk bij
de kosten van uw bedrijf horen.
(voorgeschoten kosten)
Voorbeelden
Kosten postzegels
postafdeling die de
werknemer koopt
Kosten zakendiner
Kosten die samenhangen
met de auto van de zaak
(zoals parkeerkosten,
tolwegen en waskosten)
Let op
Uit de wet blijkt niet altijd
duidelijk wat er allemaal onder
deze categorie valt. Heeft u
kostenvergoedingen of
verstrekkingen waarvan u twijfelt
of deze onder de intermediaire
kosten vallen? Stem deze dan af
met uw belastinginspecteur.
Niet uit Dienstbetrekking
Vergoedingen en verstrekkingen
die niet voortvloeien uit de
dienstbetrekking, maar uit
wellevendheid, sympathie, piëteit
of persoonlijke attentie
Voorbeelden
Rouwkrans bij overlijden
Fruitmand bij ziekte
Kleine geschenken met
factuurwaarde (incl. BTW)
van € 25
Let op
Bij kleine geschenken geldt als
aanvullende voorwaarde, dat het
geschenk geen geld of een
waardebon betreft en wordt
gegeven in situatie waarin ook
anderen zo’n attentie geven
Vrijgesteld Loon
Vrijgesteld loon valt niet onder
de WKR
Voorbeelden
Eenmalige uitkering bij
ontslag, etc.
Diensttijduitkeringen etc.
Pensioenregelingen etc.
Werkkostenregeling 2014/2015
8
Gerichte vrijstellingen
Voor een beperkt aantal zaken is
uitdrukkelijk bepaald dat deze
belastingvrij mogen worden
vergoed of verstrekt, daar iedere
vorm van een beloningselement
of voordeel ontbreekt. Deze
zaken zijn uitdrukkelijk genoemd
in de wet.
Voorbeelden
Zakelijke verhuiskosten
Werkelijke kosten zakelijke
reizen per openbaar
vervoer(abonnementen en
losse kaartjes), taxi,
vliegticket ed.
Vergoedingen zakelijke
reizen met eigen vervoer
(maximaal € 0,19 per
kilometer - 2014)
Tijdelijke verblijfskosten in
het kader van de
dienstbetrekking (eten en
overnachtingen tijdens
dienstreizen)
Cursussen, studie,
congressen, seminars,
symposia, excursies,
studiereizen, vakliteratuur
e.d., ter behoorlijke
vervulling van de
dienstbetrekking
Outplacement
Kosten van een opleiding
voor bedrijf of beroep
(inschrijving
beroepsregister en
procedures tot erkenning
van verworven
competenties (EVCprocedures)
Zakelijke maaltijden
ET-kosten ( dubbele
huisvestingskosten en
kosten wegens het tijdelijk
verblijf buiten het land van
herkomst) en de 30%
bewijsregel
Branche-eigen producten
Een aantal
werkplekgerelateerde
voorzieningen??
Werkkostenregeling 2014/2015
Let op
Naast de hiervoor genoemde
voorbeelden zijn er géén
mogelijkheden voor andere
gerichte vrijstellingen op basis van
de huidige werkkostenregeling.
Ten hoogste:
- 20% van de waarde econ. verk.
- € 500 per kalenderjaar per
werknemer.
Nader toegelicht op Prinsjesdag
Nader toegelicht op Prinsjesdag
9
Nihilwaardering
Vergoedingen en
verstrekkingen die
eigenlijk wel onder de
vrije ruimte vallen, maar
omdat ze tegen nihil
worden gewaardeerd,
wanneer deze geheel of
gedeeltelijk op de
werkplek worden
gebruikt of verbruikt.
Voorbeelden
Voorzieningen op de werkplek waarvan het
niet gebruikelijk is deze elders te
gebruiken, zoals het genot van inrichting
van de werkplek(niet zijnde de werkplek in
de eigen woning) in brede zin gebruik van
de vaste computer, het kopieerapparaat
en de vaste telefoon), de parkeerplaats op
het terrein van de werkgever.
Arbo-voorzieningen die rechtstreeks
voortvloeien uit het
arbeidsomstandigheden-beleid dat de
werkgever voert (beeldschermbril, speciale
isolerende en beschermde kleiding,
stoelmassage, e.d.)
Consumpties, in redelijkheid, op de
werkplek die geen deel uitmaken van de
maaltijd (koffie, thee, snacks) Ter
beschikking gestelde werkkleding, indien
die kleding of nagenoeg uitsluitend (90%)
is geschikt om tijdens de vervulling van de
dienstbetrekking te worden gedragen
(Uniformen en doorwerkjas in de bouw) of
is voorzien van een logo (70cm2) of
werkkleding die achterblijft op de
werkplek.
Ter beschikking gestelde
communicatiemiddelen, niet zijnde
computers en dergelijk apparatuur,
waarvan het zakelijke karakter meer dan
10% bedraagt ( mobiele telefoon,
blackberry of smartphone beeldscherm
diagonaal max/ 7 inch/17,78 cm) )
Ter beschikking gestelde
hulpmiddelen waaronder Portable
computer, notebook of laptop, E-reader,
navigatieapparatuur, gereedschappen en
toebehoren (als het zakelijke gebruik 90%
of meer is).
Let op
Hiervoor staan de
mogelijkheden die tot nu
toe bij de wetgeving zijn
genoemd. Deze lijst kan
echter worden uitgebreid.
Twijfelt u of
kostenvergoedingen of
verstrekkingen onder de
nihilwaardering vallen?
Stem deze dan af met uw
belastinginspecteur.
Let op: indien het
noodzakelijkheidscriterium
(zie hfd. 5) per 1 januari
2015 wordt ingevoerd
vervalt deze
nihilwaardering
Let op: indien het
noodzakelijkheidscriterium
(zie hfd. 5) per 1 januari
2015 wordt ingevoerd
vervalt deze
nihilwaardering
Ter beschikking gestelde OV-jaarkaart en
voordeelurenkaart (als uw werknemer
deze kaart mede zakelijk gebruikt)
Rentevoordeel uit personeelsleningen die
betrekking hebben op de eigen woning van
de werknemer (onder voorwaarden)
Rentevoordeel uit personeelsleningen die
betrekking hebben op de aanschaf van een
fiets, elektrische fiets of elektrische
scooter
Ziektekostenregeling in eigen beheer bij de
werkgever
Werkkostenregeling 2014/2015
10
5. Geen loon door het noodzakelijkheidscriterium
In de brief van 3 juli 2014 (DB2014/272) stelt staatssecretaris Wiebes een beperkte introductie van het
noodzakelijkheidscriterium voor. De achterliggende gedachte van dit criterium is dat alle zaken die
noodzakelijk zijn om de dienstbetrekking te kunnen uitoefenen belastingvrij vergoed, verstrekt of ter
beschikking gesteld moeten kunnen worden.
Het noodzakelijkheidscriterium gaat gelden voor:
Gereedschappen;
Computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.
Het noodzakelijkheidscriterium is een open norm. Deze open norm gaat ervan uit dat hetgeen een werkgever
in het kader van zijn bedrijfsvoering aan voorzieningen noodzakelijk acht (redelijksheidstoets), aan de
werknemer kan worden verstrekt zonder fiscaal rekening te houden met het privévoordeel van de
werknemer.
Om het noodzakelijkheidscriterium te kunnen toepassen moet u per werknemer of per groep werknemers die
vergelijkbare werkzaamheden verrichten, verantwoorden waarom u een bepaalde voorziening voor die
groep werknemers noodzakelijk acht. Daarbij gelden de volgende criteria:
1.
2.
3.
4.
het moet feitelijk en daadwerkelijk gebruikt worden;
ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
zonder aanzienlijk privé-voordeel;
geen eigen bijdrage van werknemer(s).
U dient als werkgever te bewijzen dat een voorziening noodzakelijk is en aannemelijk moeten maken dat de
voorziening voor een bepaalde groep noodzakelijk is aan de hand van de hiervoor beschreven uitgangspunten.
6. Waardering verstrekkingen
De hoofdregel is dat Loon in natura wordt gewaardeerd op het bedrag van de inkoopfactuur inclusief BTW.
In de financiële administratie van werkgevers die BTW-belaste prestaties verrichten, worden vastleggingen
in principe exclusief BTW geboekt. Voor de WKR is BTW wel relevant, want loon is al hetgeen wordt genoten
inclusief BTW. De BTW dient voor de WKR inzichtelijk te worden gemaakt voor kosten die als werkkosten in
de vrije ruimte vallen. Dat is een administratieve uitdaging. In de brief van 3 juli 2014 (DB2014/272) heeft
staatssecretaris Wiebes aangegeven dat voor het berekenen van het BTW bedrag de werkgever met de
inspecteur kan afspreken dat hij de gemiddelde BTW-druk over de verschillende voorzieningen uit de vrije
ruimte in aanmerking neemt.
Indien er geen factuur is, of de factuur is afkomstig van een verbonden vennootschap dan worden
werkkosten gewaardeerd op de waarde in het economische verkeer.
Uitzonderingen op de hoofdregel zijn:
nihil waarderingen;
waardering producten uit eigen bedrijf;
forfaitaire waarderingen.
Een limitatief aantal opgesomde verstrekkingen wordt op nihil gewaardeerd (zie hoofdstuk 4, blz 10). Dit
zijn voorzieningen op de werkplek van de werknemer. In het algemeen geldt dat van een werkplek voor de
WKR sprake is als de werkgever voor die plek Arbo verantwoordelijk is.
Werkkostenregeling 2014/2015
11
Een werkplek thuis is uitdrukkelijk uitgesloten van de definitie ‘werkplek’, zodat alle vergoedingen belast
zijn. Eén uitzondering wordt gemaakt voor Arbo voorzieningen in het geval sprake is van thuiswerk in de zin
van de Arbeidsomstandigheden wet.
Met betrekking tot voorzieningen op de werkplek heeft de Staatssecretaris in een brief van 24 oktober 2011
(DB/2011/342) het loonbegrip verduidelijkt: een door de werkgever getroffen voorziening kan slechts loon
vormen indien er sprake is van zowel een voldoende oorzakelijk verband tussen de voorziening en de
dienstbetrekking als een privévoordeel voor de werknemer. Indien de voorziening geen privévoordeel
meebrengt voor de werknemer vormt deze geen loon en blijft daarom onbelast, onafhankelijk van de vraag
of de voorziening op de werkplek wordt gebruikt of verbruikt.
Producten uit eigen bedrijf (branche-eigen producten) worden gewaardeerd op de prijs die aan derden in
rekening wordt gebracht. Indien de werknemers een korting op de verkoopprijs van u ontvangen vormt die
korting belast loon voor de werknemer. Dit bedrag kan ook worden aangewezen als werkkosten (in de vrije
ruimte).
De Staatssecretaris heeft in zijn brief van 24 oktober 2011 (DB/2011/342)aangegeven dat er een vrijstelling
voor branche-eigen producten wordt ingevoerd om werkgevers met relatief veel deeltijdwerkers en
daardoor een relatief lage loonsom (met name in de detailhandel) tegemoet te komen.
Dit houdt in dat u ten hoogste 20% van de waarde in het economische verkeer onbelast als korting kunt
geven aan uw werknemers, waarbij een maximum geldt van € 500 per kalenderjaar per werknemer, of
€ 1.500 per drie jaar. De regeling zal als een gerichte vrijstelling in de WKR worden opgenomen.
De wetgever heeft sommige verstrekkingen gewaardeerd op normbedragen. Voor de volgende
voorzieningen, die op de werkplek gebruikt of verbruikt worden geldt een normbedrag:
maaltijden € 3,15 (2014) per maaltijd;
huisvesting en inwoning (anders dan de ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking ter
beschikking gestelde woning) met inbegrip van genot van energie, water en bewassing: € 5,35 (2014)
per dag (bijvoorbeeld boerenknecht die bij zijn werkgever woont);
door de werkgever verrichte kinderopvang waarvoor aanspraak kan ontstaan op kinderopvangtoeslag
of een tegemoetkoming Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen: het aantal uren
kinderopvang maal de uurprijs vastgesteld krachtens artikel 1.7, tweede lid, Wet kinderopvang en
kwaliteitseisen peuterspeelzalen;
de terbeschikkingstelling van een dienstwoning ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking,
zoals een portierswoning. Deze wordt gewaardeerd op 18% van het fiscale loon van de werknemer,
uitgaande van een dienstverband van tenminste 36 uur per week.
Werkkostenregeling 2014/2015
12
7. Vaste (on)kostenvergoedingen
Onder de WKR is het tevens mogelijk om een vaste (on) kostenvergoeding te verstrekken, mits deze
onderbouwd is. De vergoeding dient als volgt gesplitst te worden:
werkkosten ten laste van de vrije ruimte van 1,5% (2015: 1,2%) zoals interne representatie, internet
thuis;
gerichte vrijstellingen zoals kleine consumpties onderweg, lunchkosten en vakliteratuur;
intermediaire kosten zoals kosten auto van de zaak, lunchkosten met relaties, externe representatie.
Gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten kunnen alleen onderdeel zijn van een vaste
onkostenvergoeding indien voldaan is aan de volgende voorwaarden:
het bedrag van de vrijstellingen en de kosten kan aannemelijk gemaakt worden;
er is een omschrijving van elke vrijstelling en kostenpost met een geschat bedrag;
er is een specificatie van de opbouw van de vaste kostenvergoedingen per vrijstelling en per
kostenpost;
er is een onderbouwing van de vaste onkostenvergoeding met een onderzoek vooraf
naar de werkelijk gemaakte kosten. Op verzoek van de belastingdienst of als de omstandigheden
wijzigen wordt dit onderzoek herhaald.
Het onderzoek vooraf is alleen noodzakelijk als het gaat om nieuwe vaste onkostenvergoedingen. Voor vaste
onkostenvergoedingen die al bestonden voordat de WKR werd toegepast, hoeft niet opnieuw onderzoek te
worden gedaan zolang de omstandigheden niet zijn veranderd.
Natuurlijk dient u wel periodiek een steekproef (van minimaal 3 maanden) te doen onder uw werknemers ter
onderbouwing van de hoogte van de vaste onkosten die wordt vergoed.
Vaste onkostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten die niet voldoen aan de
hiervoor genoemde voorwaarden, zijn belast loon voor de werknemer. Het is wel mogelijk om deze toe te
wijzen aan de vrije ruimte.
Werkkostenregeling 2014/2015
13
8. Schematisch overzicht
VERGOEDING
VERSTREKKING
Ja
Ja
Intermediaire kosten: vergoeding van door
werknemer voorgeschoten kosten van de
werkgever
Wegens schade of verlies persoonlijke
zaken tijdens werk
Diensttijduitkering
Overlijdensuitkering
-
O.g.v. een andere relatie (bijv.
rouwkrans, fruitmand, kleine geschenken
=< € 25)
Ja
GEEN LOON
Nee
-
Ja
Nee
-
Ja
Ja
-
Nee
-
Wegens schade of verlies persoonlijke
zaken tijdens het werk
Diensttijduitkering
Overlijdensuitkering
Ja
Nee
Eigen bijdrage van werknemer van minimaal
de factuurwaarde
(Binnenlandse) geldboete
Verkeersboete
Nee
Indien geheel/gedeeltelijk op werkplek:
- Gebruik elders is niet gebruikelijk
- Arbo voorzieningen
- Werkkleding (uitsluitend of nagenoeg
uitsluitend geschikt om tijdens werk te
dragen of logo van min. 70 cm2 of blijft
achter op werk)
- Consumpties tijdens werktijd
- Indien ter beschikking gesteld (eigendom
werkgever):
o Hulpmiddelen (ook laptop) zakelijk
gebruik min. 90% **
o Mobiele telefoon zakelijk gebruik
meer dan 10%**
**(mogelijke wijziging per 1-1-15)
o Openbaar vervoerkaart,
voordeelurenkaart (mede zakelijk
gebruik)
Ja
VRIJGESTELD
Ja
INDIVIDUEEL LOON
(BIJ WERKNEMERS
BELAST)
Nee
Ja
-
Privégebruik auto
Genot dienstwoning
Vanwege misdrijf
Wapens en munitie
Agressieve dieren
Nee
Gericht vrijgesteld:
- Reis- en verblijfkosten (incl. woon-werk)
- Cursussen etc. voor het
onderhouden/verbeteren van kennis en
vaardigheden, vakliteratuur, inschrijving
beroepsregister
- Studiekosten
- Extraterritoriale kosten
- Verhuiskosten
N Nee
Aangewezen eindheffing bestanddeel
in de vrije ruimte
Ja
-
VRIJGESTELD VOOR ZOVER TOTAAL NIET HOGER DAN 1,5%*
VAN DE LOONSOM
80% EINDHEFFING VOOR ZOVER TOTAAL HOGER DAN 1,5%*
VAN DE LOONSOM
* (2015: 1,2%)
Werkkostenregeling 2014/2015
Nee
INDIVIDUEEL LOON (BIJ
WERKNEMER BELAST)
14
9. Overgangsregeling
De WKR leidt tot een aanzienlijke wijziging ten opzichte van de praktijk voor kostenvergoedingen en
verstrekkingen zoals deze gold tot en met 31 december 2010. Van 1 januari 2011 tot en met
31 december 2014 kon u kiezen om geen gebruik te maken van de WKR, maar wel van de wettelijke regeling
voor de vergoeding van kosten en verstrekkingen zoals deze gold per 31 december 2010.
In zijn brief van 3 juli 2014 (DB2014/272) maakt staatssecretaris Wiebes duidelijk dat eind 2014 het
overgangsregime definitief wordt beëindigd. Met ingang van 1 januari 2015 dient u verplicht over te gaan
tot invoering van de WKR.
Werkkostenregeling 2014/2015
15
10. Implementatie van de werkkostenregeling
Aan de hand van een inventarisatie van de huidige arbeidsvoorwaarden, moet beoordeeld worden of en
hoe uw arbeidsvoorwaardenpakket in het forfait van 1,5%(2015: 1,2%) van de fiscale loonsom past. Elke
ondernemer wil immers zo veel mogelijk vermijden dat 80% eindheffing betaald moet worden. Met andere
woorden, u doet er verstandig aan om een analyse te maken van de (mogelijkheden van de) WKR,
bestaande uit de volgende stappen:
1.
2.
3.
4.
De inventarisatie
Het categoriseren
Het bepalen van de vrije ruimte
Het Eindoordeel
10.1 Stap 1 - De inventarisatie
Inventariseer in ieder geval de volgende zaken:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Welke feitelijke vergoedingen en verstrekkingen zijn er binnen het bedrijf?
Bronnen die u kunt gebruiken bij de inventarisatie van alle feitelijke vergoedingen en verstrekkingen
zijn:
a.
financiële administratie;
b.
loonadministratie;
c.
arbeidsvoorwaarden (wellicht wordt niet alles gebruikt);
d.
overige informatie welke voortkomt uit gesprekken en beoordelingen.
Welke vaste kostenvergoedingen worden aan werknemers betaald en waarvoor dienen deze
(onderbouwing)?
Voor zover de huidige vaste kostenvergoedingen niet zijn gebaseerd op een kostenonderzoek, kan
het verstandig zijn om (alsnog) een onderzoek uit te voeren. Dit is van belang omdat ook onder de
WKR de Belastingdienst zal blijven controleren of de vaste kostenvergoedingen naar aard en
veronderstelde omvang zijn gespecificeerd. Bij een kostenonderzoek moet een representatieve
groep werknemers gedurende een representatieve periode (dus niet bijvoorbeeld tijdens de
zomervakantieperiode) gedurende ten minste drie maanden de kosten bijhouden.
Aan welke werknemers (functies) worden de kostenvergoeding betaald?
Hoe verhoudt de hoogte van de verstrekte kostenvergoedingen zich tot het werkelijke kostenniveau
dat redelijkerwijze hoort bij de betreffende werkzaamheden (mogelijk per functiegroep)?
Welke kosten(soorten) kunnen redelijkerwijs gemaakt worden ten behoeve van de dienstbetrekking?
Wat is uw fiscale ruimte in de WKR?
10.2 Stap 2 - Het categoriseren
De volgende stap is het indelen van de vergoedingen en verstrekkingen volgens de volgende verdeling:
1. Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon vormen
Niet al hetgeen de werknemer van u als werkgever ontvangt, vormt loon. Het beslissende criterium is het
verband tussen loon en dienstbetrekking, zoals dat uit de wetsgeschiedenis en jurisprudentie naar voren komt.
Geen loon is/zijn in ieder geval:
vergoedingen en verstrekkingen die op grond van een andere relatie opkomen;
intermediaire kosten;
vrijgesteld loon;
verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van minimaal de (factuur)waarde betaalt;
zie hoofdstuk 4 voor meer informatie.
Werkkostenregeling 2014/2015
16
2. Gerichte vrijstellingen
Niet over alle vergoedingen en verstrekkingen is belasting verschuldigd. Bepaalde vergoedingen en
verstrekkingen zijn gericht vrijgesteld. Zie hoofdstuk 4 voor meer informatie.
3. Vergoedingen die verplicht individueel loon vormen
Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen kunnen niet als eindheffingsbestanddeel worden
aangewezen en vormen verplicht individueel loon. Zie hoofdstuk 4. voor meer informatie.
4. Vergoedingen en verstrekkingen onder het noodzakelijkheidscriterium
Een vergoeding of verstrekking die in redelijkheid noodzakelijk is voor de behoorlijke vervulling van de
dienstbetrekking voldoet aan het noodzakelijkheidcriterium en vormt geen belastbaar loon. Zie hoofdstuk 5
voor meer informatie.
5. Overige vergoedingen die kunnen worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel (vallend in het
forfait van 1,5% (2015: 1,2%)
Alle overige vergoedingen en verstrekkingen (die niet gerangschikt zijn onder de vier hiervoor genoemde
categorieën) kunnen als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen. Hierbij geldt als voorwaarde dat de
totale omvang van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen niet in belangrijke mate mag afwijken
van hetgeen gebruikelijk is onder voor het overige overeenkomstige omstandigheden (de gebruikelijkheidstoets, zie hiervoor hoofdstuk 3).
Voor verstrekkingen geldt dat deze in principe worden gewaardeerd naar:
de waarde in het economische verkeer, of;
in het geval door een derde een bedrag in rekening is gebracht aan de werkgever: het in rekening
gebrachte bedrag.
Sommige verstrekkingen worden op nihil gewaardeerd. Deze verstrekkingen gebruiken niet de vrije ruimte van
1,5% (2015:1,2%) omdat de waarde nihil is. Om die reden onderscheiden wij ook deze categorie. De
verstrekkingen die als eindheffingsbestanddeel kunnen worden aangewezen, kunnen daarom verdeeld
worden in twee categorieën:
a. verstrekkingen welke gewaardeerd worden tegen nihil
Het gaat om voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt of
verbruikt. Voor meer informatie zie hoofdstuk 4.
b. overige verstrekkingen welke een waardering hoger dan nihil hebben.
10.3 Stap 3 - Bepaal de vrije ruimte
De derde stap is het bepalen van de vrije ruimte en het vergelijken met de als eindheffingsbestanddeel
aangewezen vergoedingen en verstrekkingen:
Bepaal de loonsom in het jaar waarin de WKR wordt toegepast.
Voor het jaar 2014 zal dit de loonsom van 2014 zijn. Omdat deze loonsom nog niet beschikbaar is,
bepaalt u die zo goed als mogelijk. Houd daarbij alvast rekening met wijzigingen die bekend zijn. Denk
aan reorganisaties, ontslag van mensen of juist uitbreiding van een afdeling.
Let op: bestaat het bedrijf uit meerdere werkgevers (bijvoorbeeld meerdere bv’s), dan dienen de uitgaven
voor personeel per werkgever apart te worden vastgesteld en apart te worden vergeleken met de loonsom bij
die werkgever.
In de brief van 3 juli 2014 (DB2014/272) heeft staatssecretaris Wiebes een concernregeling voorgesteld. Door
de concernregeling wordt het mogelijk om als het ware een collectieve vrije ruimte te creëren waaruit alle
aangewezen vergoedingen en verstrekkingen van de betrokken inhoudingsplichtigen kunnen worden vergoed
en verstrekt.
Werkkostenregeling 2014/2015
17
De concernregeling kan worden toegepast als de moedermaatschappij vrijwel volledige eigendom (95%-eis)
heeft in de (klein)dochtermaatschappij(en).
Bepaal de vrije ruimte conform het algemeen forfait 1,5% (2015:1,2%) van de loonsom).
De uitkomst is de (onbelaste) vrije ruimte.
Bepaal de vergoedingen die zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel en de verstrekkingen met
een waardering hoger dan nihil die zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel.
Is het saldo hiervan hoger dan de vrije ruimte, dan is het meerdere belast tegen 80% eindheffing.
10.4 Eindheffing. Beoordeel de arbeidsvoorwaarden
Op grond van de verkregen informatie uit de voorgaande stappen kan beoordeeld worden wat de invloed
van de WKR voor u is en welke stappen er door u nog genomen moeten worden.
Indien u bijvoorbeeld onder het bedrag van de vrije ruimte zit, kunt u er voor kiezen om de
kostenvergoedingen/verstrekkingen naar boven bij te stellen.
Anderzijds kan het raadzaam zijn om de arbeidsvoorwaarden te beoordelen en waar nodig te herzien, zodat
op de langere termijn de WKR niet leidt tot een forse kostenstijging. Te denken valt bijvoorbeeld aan het
uitruilen van arbeidsvoorwaarden die onder de gerichte vrijstelling, intermediaire kosten of nihilwaardering
vallen. Ook kan het raadzaam zijn vergoedingen en verstrekkingen die thans onbelast zijn, onder de WKR als
individueel loon aan te merken (goedkoper dan de 80% eindheffing), zodat de werknemer zelf de loonheffing voor zijn rekening moet nemen. Vergoedingen en verstrekkingen die onder de huidige regeling
onbelast zijn, kunt u onder de werkkostenregeling deel laten uitmaken van het brutoloon. De werknemer
moet dan zelf de loonheffing voor zijn rekening nemen. Let hierbij wel op: een hoger brutoloon kan
gevolgen hebben voor de door u te betalen premies werknemersverzekeringen. Ook kan een hoger
brutoloon gevolgen hebben voor de opbouw van pensioen en vakantiegeld. Per saldo kan het omzetten van
een vergoeding of verstrekking in belast loon daardoor duur zijn.
Let op
Houd er rekening mee dat het meestal niet is toegestaan om als werkgever eenzijdig de arbeidsvoorwaarden aan te passen. Sommige werkgevers zijn gebonden aan CAO’s en moeten rekening houden met de
arbeidsvoorwaarden conform de CAO.
Voor pensioen is het aan te raden dit na te kijken in het pensioenreglement. Ook kunt u informatie
inwinnen bij de pensioenverzekeraar. Voor vakantiegeld is de CAO of uw eigen vakantiegeldregeling
leidend.
Ondernemingsraad
Wanneer een CAO u niet belemmert om arbeidsvoorwaarden aan te passen, dan mag u dit in principe doen.
Hierbij is vaak wel toestemming van de werknemer of de ondernemingsraad nodig. Vraagt u deze
toestemming niet, dan kan de werknemer naar de rechter stappen om handhaving van de verdwenen
arbeidsvoorwaarde af te dwingen. Stem, om onduidelijkheden te voorkomen, een en ander vooraf af met
de ondernemingsraad of uw werknemers.
Werkkostenregeling 2014/2015
18
11. Administratieve verplichtingen
De volgende zaken moeten in de administratie worden bijgehouden:
Alle vergoedingen en verstrekkingen die zijn aangewezen in de vrije ruimte, worden in de administratie
opgenomen als eindheffingsloon. Deze gegevens hoeven niet op werknemersniveau te worden
vastgelegd.
Als een vergoeding of verstrekking niet is aangewezen in de vrije ruimte, maar wordt behandeld als
individueel loon van de werknemer, moet deze vergoeding of verstrekking wel op werknemersniveau
worden vastgelegd in de loonstaat van de werknemer.
Een gerichte vrijstelling is eindheffingsloon welke op werknemersniveau moet worden vastgelegd. Voor
zover meer wordt vergoed of verstrekt dan het gericht vrijgestelde bedrag, is er sprake van een
bovenmatige vergoeding. Als deze bovenmatige vergoeding is aangewezen in de vrije ruimte, dan moet
deze als eindheffingsloon worden opgenomen in de administratie. Als deze bovenmatige vergoeding
wordt aangemerkt als individueel loon van de werknemer, moet deze op werknemersniveau worden
geadministreerd in de loonstaat van de werknemer.
Let op! Zijn in de administratie de vergoedingen en verstrekkingen opgenomen exclusief BTW, dan
moet de BTW worden toegevoegd (zie hoofdstuk 6). Vastlegging in de financiële administratie door
werkgevers die BTW-belaste prestaties verrichten gebeurt in principe exclusief BTW. In de brief van 3 juli
2014 DB2014/272)heeft staatssecretaris Wiebes aangegeven dat voor het berekenen van het bedrag
dat in de vrije ruimte moet worden geboekt, de werkgever met de inspecteur kan afspreken dat hij de
gemiddelde BTW-druk over de verschillende voorzieningen uit de vrije ruimte in aanmerking neemt. In
dat geval hoeft niet per voorziening separaat de BTW geadministreerd te worden.
11.1 inrichten financiële administratie
Het kan zijn dat u de inrichting van uw grootboekrekeningen moet aanpassen om een juiste en volledige
registratie inzake de WKR-relevante posten te kunnen verkrijgen. Mede afhankelijk van de aard en omvang van
uw organisatie kan de indeling van het grootboekrekeningschema er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
Groep 417 Kosten WKR
Groep 4171 Belaste werkkosten
417100 Kerstpakketten
417101 Personeelsfeesten en –reizen
417102 Verstrekkingen door personeelsvereniging
417103 …
Groep 4172 Nihilwaarderingen
417200 Verteer op werkplek
417201 Kosten arbovoorzieningen
417202 kwalificerende bedrijfskleding
417203 …
Groep 4173 Gerichte vrijstellingen
417300 reiskostenvergoeding binnen fiscale norm
417301 Studiekosten
417302 Zakelijke verblijfkosten
417303 ….
Groep 4174 Intermediaire kosten
417400 Kosten auto van de zaak (inclusief veer- en tol gelden, parkeerkosten etc.)
417401 Kosten zakelijk diner
417402 ....
Werkkostenregeling 2014/2015
19
Groep 4175 Geen Loon en geen werkkosten
417500 Fruitmand, rouwkaart, bloemetje etc.
417501 Bijdragen aan personeelsvereniging
417502 ….
11.2 Afrekensysteem WKR
Daarnaast moet in de administratie worden bijgehouden hoeveel vrije ruimte er nog is en wanneer de
inhoudingspichtige eindheffing moet gaan betalen. Hiervoor zijn drie methoden.
1.
2.
3.
Vrije ruimte berekent op basis van voorafgaand jaar, toetsing gedurende lopend jaar;
Vrije ruimte berekent op basis van voorafgaand jaar, toetsing gedurende lopend jaar per aangiftetijdvak;
Vrije ruimte berekent op basis van lopend jaar, toetsing gedurende lopend jaar per aangiftetijdvak
Uit de administratie moet blijken voor welke methode u gekozen heeft.
De hierna beschreven methoden zijn gebaseerd op de stand van de huidige wetgeving. In de brief van
3 juli 2014 (DB2014/272) is een jaarlijkse afrekensystematiek voorgesteld. Methode 1, 2 en 3 worden daarbij
vervangen door een systeem waarbij nog maar één keer per jaar hoeft te worden vastgesteld wat de
verschuldigde belasting is in het kader van de WKR. De inhoudingspichtige kan bij deze jaarlijkse afrekenmethode als het kalenderjaar is afgelopen in één keer toetsen of de vrije ruimte wordt overschreden en de
eventueel verschuldigde belasting in het eerste aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar afdragen. Er
bestaat geen verplichting meer om gedurende het jaar werkkosten inzichtelijk te hebben. Uiteraard zijn er wel
andere redenen waarom het juist wel nuttig is om gedurende het jaar inzicht te hebben en in de hoogte van de
werkkosten.
Methode 1: vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar en toetsing gedurende het lopende jaar
Methode 1 werkt als volgt:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
De vrije ruimte bedraagt in eerste instantie 1,5% (bedrag 2014) van de totale fiscale loonsom (kolom
14 van de loonstaat) van het voorafgaande kalenderjaar.
Gedurende het lopende jaar wordt getoetst of het totaal van de aangewezen vergoedingen en
verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven.
In het aangiftetijdvak waarin het totaal de vrije ruimte overschrijdt, wordt de overschrijding in de
aangifte verwerkt. Hiervoor is 80% eindheffing verschuldigd.
In alle volgende aangiftetijdvakken moeten alle aangewezen vergoedingen en verstrekkingen in de
aangifte verwerkt worden. Hierover is 80% eindheffing verschuldigd.
Na afloop van het kalenderjaar wordt de werkelijke vrije ruimte berekend aan de hand van de totale
fiscale loonsom van het kalenderjaar.
De aangewezen vergoedingen en verstrekkingen worden getoetst aan deze vrije ruimte.
Het positieve of negatieve verschil in eindheffing wordt aangegeven in de eerste aangifte van het
volgende kalenderjaar.
Methode 2: vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar en toetsing per aangiftetijdvak van het
lopende jaar
Methode 2 werkt als volgt:
1.
2.
3.
4.
5.
De vrije ruimte bedraagt in eerste instantie 1,5% (bedrag 2014) van de totale fiscale loonsom (kolom 14
van de loonstaat) van het voorafgaande kalenderjaar.
Voor het bepalen van de vrije ruimte per aangiftetijdvak wordt dit bedrag gedeeld door het aantal
aangiftetijdvakken van het lopende kalenderjaar.
Per aangiftetijdvak wordt getoetst of de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen van dat tijdvak
binnen de vrije ruimte van dat tijdvak blijven.
Als in een aangiftetijdvak de vrije ruimte van dat tijdvak wordt overschreden, wordt de overschrijding in
de aangifte verwerkt. Hierover is 80% eindheffing verschuldigd.
De stappen 3 en 4 worden per aangiftetijdvak toegepast.
Werkkostenregeling 2014/2015
20
6.
7.
8.
Na afloop van het kalenderjaar wordt de werkelijke vrije ruimte berekend aan de hand van de totale
fiscale loonsom van het kalenderjaar.
De aangewezen vergoedingen en verstrekkingen worden getoetst aan deze vrije ruimte.
Het positieve of negatieve verschil in eindheffing wordt aangegeven in de eerste aangifte van het
volgende kalenderjaar.
Methode 3: vrije ruimte per aangiftetijd en toetsing per aangiftetijdvak van het lopende jaar
Methode 3 werkt als volgt:
1.
2.
3.
4.
5.
De vrije ruimte bedraagt 1,5% (bedrag 2014) van de fiscale loonsom van het aangiftetijdvak (kolom 14
van de loonstaat).
Per aangiftetijdvak wordt getoetst of de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen van dat tijdvak
binnen de vrije ruimte van dat tijdvak blijven.
Als in een aangiftetijdvak de vrije ruimte van dat tijdvak wordt overschreden, wordt de overschrijding in
de aangifte verwerkt. Hierover is 80% eindheffing verschuldigd.
De stappen 3 en 4 worden per aangiftetijdvak toegepast.
Er wordt na afloop van het kalenderjaar niet herrekend.
Werkkostenregeling 2014/2015
21
12. Tot slot
In deze brochure staan de stappen die u moet nemen om tot een goede implementatie van de WKR te
komen beschreven. Begin hiermee op tijd en neem voor meer informatie en advies contact met ons op.
Onderstaand een voorbeeld planning die u kunt aanhouden:
Actiepunt
Inventariseren vergoedingen en verstrekkingen
Indelen vergoedingen en verstrekkingen
Bepalen vrije ruimte
Eventueel optimaliseren arbeidsvoorwaardenpakket
Implementatie (advies) / wijzigingen Prinsjesdag meenemen
Uitrollen
Werknemers informeren inzake daadwerkelijke invoering
Planning
NU
NU
NU
NU
Eind september 2014
december 2014
Vóór 1 januari 2015
Om u bij de invoering van deze regeling van dienst te zijn, houden wij op 30 september 2014 en
2 oktober 2014 een workshop waarin wij de regeling met u doornemen.
U kunt zich aanmelden voor de workshop via [email protected]
Werkkostenregeling 2014/2015
22
Bijlagen relevante wetsartikelen:
Artikel 10 wet op de loonbelasting 1964 (het begrip ‘loon’)
1 Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder
mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking.
Artikel 11 wet op de loonbelasting 1964 (vrijgesteld loon)
1 Tot het loon behoren niet:
k. uitkeringen en verstrekkingen tot vergoeding van door de werknemer in verband met zijn
dienstbetrekking geleden schade aan of verlies van persoonlijke zaken;
m. eenmalige uitkeringen en verstrekkingen ter zake van overlijden van de werknemer, zijn partner in het
kalenderjaar of in het voorafgaande kalenderjaar – in de zin van artikel 1.2 van de Wet inkomstenbelasting
2001, of zijn kinderen en pleegkinderen, voorzover deze uitkeringen en verstrekkingen niet overtreffen
driemaal het loon over een maand bepaald met inachtneming van bij ministeriële regeling te stellen regels,
alsmede aanspraken op de hiervoor bedoelde uitkeringen en verstrekkingen;
o. een uitkering of verstrekking die eenmaal wordt toegekend na het bereiken van een diensttijd van ten
minste 25 jaar en een uitkering of verstrekking die eenmaal wordt toegekend na het bereiken van een
diensttijd van ten minste 40 jaar, voor zover de waarde daarvan het loon over een maand niet overtreft,
mits is voldaan aan bij ministeriële regeling te stellen voorwaarden;
Artikel 13 wet op de loonbelasting 1964 (waardering loon in natura)
1 Niet in geld genoten loon wordt in aanmerking genomen naar de waarde die daaraan in het economische
verkeer kan worden toegekend, met dien verstande dat ingeval door een derde, niet zijnde een met de
inhoudingsplichtige verbonden vennootschap, ter zake van het niet in geld genoten loon een bedrag aan de
inhoudingsplichtige in rekening wordt gebracht, het door de derde in rekening gebrachte bedrag in
aanmerking wordt genomen.
2 Met betrekking tot niet in geld genoten loon in de vorm van verstrekkingen van branche-eigen producten
van het bedrijf van de inhoudingsplichtige dan wel van het bedrijf van een met de inhoudingsplichtige
verbonden vennootschap, wordt, in zoverre in afwijking van het eerste lid, ingeval voor de aanschaf van
deze producten in het economische verkeer aan een derde, onder voor het overige overeenkomstige
omstandigheden, een bedrag in rekening zou worden gebracht, het aan deze derde in rekening te brengen
bedrag in aanmerking genomen.
3 Bij ministeriële regeling kunnen, in overeenstemming met Onze Minister van Sociale Zaken en
Werkgelegenheid, nadere regels worden gesteld op grond waarvan de waarde van het volgende niet in geld
genoten loon op een lager bedrag kan worden gesteld dan het ingevolge de vorige leden in aanmerking te
nemen bedrag:
a. voorzieningen die geheel of gedeeltelijk gebruikt of verbruikt worden op een bij die ministeriële regeling
aan te wijzen werkplek;
b. het genot van een in het kader van de dienstbetrekking ter beschikking gesteld recht op vrij reizen per
Nederlands openbaar vervoer dat niet is beperkt tot reizen over een vast traject ten behoeve van woonwerkverkeer (openbaarvervoerkaart) of recht op vermindering tot maximaal 50% van de prijs van
vervoerbewijzen voor het reizen per Nederlands openbaar vervoer hoofdzakelijk buiten de ochtendspits
(voordeelurenkaart);
c. rente van personeelsleningen;
d. het genot van een in het kader van de dienstbetrekking ter beschikking gestelde woning.
Werkkostenregeling 2014/2015
23
6 De ingevolge de vorige leden in aanmerking te nemen waarde wordt verminderd met het bedrag dat de
werknemer ter zake in rekening wordt gebracht, met dien verstande dat de aldus verminderde waarde ten
minste op nihil wordt gesteld.
Artikel 31 wet op de loonbelasting 1964 (eindheffingsbestanddelen)
1 Eindheffingsbestanddelen zijn:
f. voorzover sprake is van tegenwoordige arbeid: door de inhoudingsplichtige aan te wijzen vergoedingen en
verstrekkingen, daaronder begrepen door de inhoudingsplichtige aan te wijzen gedeelten van vergoedingen
en verstrekkingen, voor zover deze vergoedingen en verstrekkingen niet in belangrijke mate hoger zijn dan
in voor het overige overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is;
g. voorzover sprake is van vroegere arbeid:
1. vergoedingen ter zake van de aanschaf bij de inhoudingsplichtige dan wel bij een met de
inhoudingsplichtige verbonden vennootschap van branche-eigen producten van het bedrijf van de
inhoudingsplichtige dan wel van het bedrijf van een met de inhoudingsplichtige verbonden vennootschap;
2. verstrekkingen; voor zover deze vergoedingen en verstrekkingen ook door de inhoudingsplichtige of door
een met de inhoudingsplichtige verbonden vennootschap worden verstrekt aan een of meer werknemers
met inkomsten uit tegenwoordige arbeid die voor het overige in dezelfde omstandigheden verkeren;
2 Met betrekking tot eindheffingsbestanddelen wordt het bedrag van de verschuldigde belasting bepaald:
c. aan de hand van artikel 31a, met betrekking tot vergoedingen en verstrekkingen als bedoeld in het eerste
lid, onderdeel f en onderdeel g;
4 Tot de vergoedingen en verstrekkingen, bedoeld in het eerste lid, onderdeel f en onderdeel g, behoren
niet vergoedingen en verstrekkingen ter zake of in de vorm van:
a. een ook voor privé-doeleinden ter beschikking gestelde auto als bedoeld in artikel 13bis, behoudens
voor zover het voordeel daarvan toerekenbaar is aan buitengewone beveiligingsmaatregelen;
b. een woning, behoudens voor zover:
1°. het voordeel daarvan toerekenbaar is aan buitengewone beveiligingsmaatregelen, of
2°. het huisvesting buiten de woonplaats ter zake van de dienstbetrekking betreft;
c. geldboeten opgelegd door een Nederlandse stafrechter en geldsommen betaald aan de Staat ter
voorkoming van strafvervolging in Nederland of ter voldoening aan een voorwaarde verbonden aan
een besluit tot gratieverlening, bestuurlijke boeten, geldboeten opgelegd op basis van bij wet geregeld
tuchtrecht, alsmede kosten als bedoeld in artikel 234, vijfde lid, en artikel 235, derde lid, van de
Gemeentewet;
d. misdrijven ter zake waarvan de werknemer door een Nederlandse strafrechter bij onherroepelijke
uitspraak is veroordeeld, daaronder begrepen misdrijven die zijn betrokken bij de bepaling van de
hoogte van de opgelegde straf en ter zake waarvan het Openbaar Ministerie heeft verklaard te zullen
afzien van vervolging;
e. misdrijven ter zake waarvan jegens de werknemer een onherroepelijk geworden strafbeschikking is
uitgevaardigd;
f. wapens en munitie, tenzij ter zake een erkenning, consent, vergunning, verlof of ontheffing is
verleend krachtens de Wet wapens en munitie;
g. dieren die krachtens een onherroepelijke bestuursrechtelijke of strafrechtelijke maatregel in verband
met agressie niet mogen worden gehouden.
5 Voor de bepaling van de verschuldigde belasting op de voet van het tweede lid, onderdeel c, wordt buiten
beschouwing gelaten dat de belasting wordt geheven van de inhoudingsplichtige.
Werkkostenregeling 2014/2015
24
Artikel 31a wet op de loonbelasting 1964 (bepaling verschuldigde belasting en tarief vergoedingen en
verstrekkingen)
1 Het bedrag van de verschuldigde belasting met betrekking tot vergoedingen en verstrekkingen als bedoeld
in artikel 31, eerste lid, onderdeel f en onderdeel g, wordt per inhoudingsplichtige bepaald.
2 De verschuldigde belasting met betrekking tot vergoedingen en verstrekkingen als bedoeld in artikel 31,
eerste lid, onderdeel f en onderdeel g, wordt bepaald naar een tarief van 80%, met dien verstande dat deze
vergoedingen en verstrekkingen worden verminderd, maar niet verder dan tot nihil, met 1,5% van het loon
waarover met toepassing van de artikelen 20a, 20b, 26 en 26b belasting wordt geheven, alsmede met
vergoedingen en verstrekkingen als bedoeld in artikel 31, eerste lid, onderdeel f en onderdeel g, ter zake of
in de vorm van:
a. vervoer in het kader van de dienstbetrekking, waaronder woon-werkverkeer:
1°. indien het vervoer plaatsvindt per taxi, luchtvaartuig, schip of vervoer vanwege de
inhoudingsplichtige: tot de werkelijke kosten, met dien verstande dat de vermindering niet geldt voor
vergoedingen ter zake van vervoer vanwege de inhoudingsplichtige;
2°. indien het vervoer plaatsvindt per openbaar vervoer, anders dan in de vorm van vervoer vanwege
de inhoudingsplichtige, en de vergoedingen hoger zijn dan € 0,19 per kilometer en zijn vastgesteld op
basis van de werkelijke kosten: tot de werkelijke kosten;
3°. in de overige situaties: tot € 0,19 per afgelegde kilometer; met dien verstande dat ingeval voor het
vervoer, niet zijnde vervoer per taxi, luchtvaartuig, schip of vervoer vanwege de inhoudingsplichtige,
een vaste vergoeding wordt gegeven aan een werknemer die op ten minste 128 dagen per kalenderjaar
naar een vaste plaats van werkzaamheden reist, deze vergoeding mag worden berekend alsof de
werknemer op ten hoogste 214 dagen per kalenderjaar naar die vaste plaats van werkzaamheden reist;
b. tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, niet zijnde een tijdelijk verblijf als bedoeld in
onderdeel e, alsmede maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter;
c. onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden ter vervulling van de dienstbetrekking,
daaronder mede begrepen de inschrijving in een beroepsregister, alsmede outplacement;
d. het volgen van een opleiding of studie met het oog op het verwerven van inkomen uit werk en
woning, daaronder mede begrepen het volgen van een procedure erkenning verworven competenties
waarvoor een verklaring is afgegeven door een bij ministeriële regeling aangewezen instantie, met
uitzondering van:
1°. vergoedingen en verstrekkingen die verband houden met een werk- of studeerruimte, daaronder
begrepen de inrichting;
2°. vergoedingen van binnenlandse reizen voor zover de vergoeding meer bedraagt dan het bedrag dat
wordt bepaald met overeenkomstige toepassing van onderdeel a;
e. extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst in het kader van de dienstbetrekking
(extraterritoriale kosten), met dien verstande dat voor bij of krachtens algemene maatregel van
bestuur aan te wijzen groepen werknemers die door een inhoudingsplichtige van buiten Nederland in
dienstbetrekking worden genomen of buiten Nederland worden uitgezonden, onder daarbij te stellen
voorwaarden, geldt dat vergoedingen van kosten en verstrekkingen van verblijf buiten het land van
herkomst – voor van buiten Nederland in dienstbetrekking genomen werknemers gedurende ten
hoogste acht jaar – ten minste worden beschouwd als vergoeding voor extraterritoriale kosten tot ten
hoogste 30% van het daarbij aan te wijzen gedeelte van het loon, alsmede tot het bedrag van de
daarbij aan te wijzen schoolgelden;
f. verhuizing in het kader van de dienstbetrekking, ter omvang van de kosten van het overbrengen van
de inboedel vermeerderd met € 7750, waarbij bij ministeriële regeling regels kunnen worden gesteld
voor de beoordeling of in ieder geval in het kader van de dienstbetrekking wordt verhuisd.
Werkkostenregeling 2014/2015
25
3 In afwijking in zoverre van het tweede lid worden vergoedingen en verstrekkingen als bedoeld in artikel
31, eerste lid, onderdeel f en onderdeel g, bij de bepaling van de daarover verschuldigde belasting niet
verminderd met vaste vergoedingen ter zake van de in het tweede lid bedoelde kosten ingeval aan deze
vergoedingen geen onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt.
4 In afwijking in zoverre van het tweede lid is het bij de berekening van de verschuldigde belasting met
betrekking tot vergoedingen en verstrekkingen als bedoeld in artikel 31, eerste lid, onderdeel f en
onderdeel g, toegestaan om gedurende het kalenderjaar gebruik te maken van het door de inhoudingsplichtige verstrekte loon over het gehele voorafgaande kalenderjaar, met toepassing van de
herleidingsregels, bedoeld in artikel 25, eerste lid. Bij toepassing van de eerste volzin vindt uiterlijk in het
eerste aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar herrekening van de verschuldigde belasting plaats op
basis van het daadwerkelijk door de inhoudingsplichtige verstrekte loon waarover met toepassing van de
artikelen 20a, 20b, 26 en 26b belasting is geheven.
5 Ingeval de vergoedingen en verstrekkingen, bedoeld in artikel 31, eerste lid, onderdeel f en onderdeel g,
verminderd met de vergoedingen en verstrekkingen, bedoeld in het tweede lid, onderdelen a tot en met f,
meer bedragen dan 1,5% van het loon waarover met toepassing van de artikelen 20a, 20b, 26 en 26b
belasting wordt geheven, is het, in afwijking van artikel 27a, tweede lid, toegestaan de verschuldigde
belasting eerst vast te stellen en af te dragen voor zover de vergoedingen en verstrekkingen, bedoeld in
artikel 31, eerste lid, onderdeel f en onderdeel g, verminderd met de vergoedingen en verstrekkingen,
bedoeld in het tweede lid, onderdelen a tot en met f, over de in het kalenderjaar verstreken
aangiftetijdvakken meer bedragen dan 1,5% van het door de inhoudingsplichtige over het gehele
voorafgaande kalenderjaar verstrekte loon waarover met toepassing van de artikelen 20a, 20b, 26 en 26b
belasting is geheven. Bij toepassing van de eerste volzin vindt uiterlijk in het eerste aangiftetijdvak van het
volgende kalenderjaar herrekening van de verschuldigde belasting plaats op basis van het daadwerkelijk
door de inhoudingsplichtige verstrekte loon.
6 Voor de toepassing van het tweede lid wordt onder vervoer vanwege de inhoudingsplichtige verstaan:
vervoer als bedoeld in artikel 13a, zesde lid.
7 Voor de toepassing van dit artikel worden vergoedingen ter zake van vervoer als bedoeld in het tweede
lid, onderdeel a, onder 3°, geacht niet hoger te zijn dan € 0,19 per afgelegde kilometer voor zover deze
vergoedingen in totaal niet meer hebben bedragen dan het aantal in het kalenderjaar in dit kader afgelegde
kilometers vermenigvuldigd met € 0,19.
8 Voor de berekening van de in het tweede lid, onderdeel a, bedoelde vaste vergoeding ter zake van vervoer
worden de in dat onderdeel genoemde aantallen dagen:
a. vermenigvuldigd met vier vijfde, drie vijfde, twee vijfde of een vijfde ingeval de werknemer een
vierdaagse, een driedaagse, een tweedaagse onderscheidenlijk een eendaagse werkweek heeft;
b. naar tijdsgelang herrekend bij:
1°. een wijziging van de reisafstand in de loop van het kalenderjaar;
2°. het aanvangen of beëindigen van de vergoeding in de loop van het kalenderjaar.
9 Bij de toepassing van het tweede lid wordt, in afwijking van artikel 13, zesde lid, de ingevolge artikel 13,
eerste tot en met vijfde lid, in aanmerking te nemen waarde van verstrekkingen als bedoeld in artikel 31,
eerste lid, onderdeel f en onderdeel g, verminderd met het bedrag dat de inhoudingsplichtige ter zake van
die verstrekkingen in totaal aan zijn werknemers in rekening heeft gebracht, met dien verstande dat de
aldus verminderde waarde ten minste op nihil wordt gesteld.
Werkkostenregeling 2014/2015
26
10 Bij de bepaling van het in het tweede lid bedoelde loon wordt buiten beschouwing gelaten:
a. loon uit vroegere dienstbetrekking indien de inhoudingsplichtige in meer dan bijkomstige mate loon uit
vroegere dienstbetrekking verstrekt;
b. loon ter zake waarvan de inhoudingsplichtige uitsluitend ingevolge artikel 6, eerste lid, onderdeel c,
inhoudingsplichtige is.
Artikel 3.7 uitvoeringsregeling loonbelasting 2011
Bepaling waarde voorzieningen op de werkplek (waarde nihil)
1 De waarde van de volgende voorzieningen, in redelijkheid, wordt gesteld op nihil, ingeval deze geheel of
gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden:
a. voorzieningen waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te gebruiken of verbruiken;
b. voorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat de
inhoudingsplichtige voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet;
c. ter beschikking gestelde kleding die:
1°.uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens de vervulling van de dienstbetrekking te
worden gedragen;
2°.per kledingstuk is voorzien van een of meer duidelijk zichtbare, aan de inhoudingsplichtige gebonden
beeldmerken met een oppervlakte van tezamen ten minste 70cm², of
3°.achterblijft op de werkplek;
d. consumpties die geen deel uitmaken van een maaltijd;
e. ter beschikking gestelde hulpmiddelen, waaronder computers en dergelijke apparatuur,
gereedschappen en toebehoren, die ook elders gebruikt kunnen worden en die geheel of nagenoeg
geheel zakelijk gebruikt worden;
f. ter beschikking gestelde mobiele communicatiemiddelen – niet zijnde computers en dergelijke
apparatuur – waarvan het zakelijke gebruik van meer dan bijkomstig belang is;
g. huisvesting en inwoning, met inbegrip van – indien mede verstrekt – het genot van energie, water en
bewassing, ter vervulling van de dienstbetrekking, indien de werknemer niet op de werkplek woont en
zich redelijkerwijs niet aan deze voorziening kan onttrekken.
2 In afwijking in zoverre van artikel 1.2, eerste lid, onderdeel f, wordt voor de toepassing van het eerste lid,
onderdeel b, in geval van thuiswerk in de zin van de Arbeidsomstandighedenwet onder werkplek tevens
verstaan een werkruimte gelegen in een woning, een duurzaam aan een plaats gebonden schip of een
woonwagen in de zin van artikel 1 van de Huisvestingswet, de aanhorigheden daaronder begrepen, van de
werknemer.
Artikel 3.8 uitvoeringsregeling loonbelasting 2011
Bepaling waarde voorzieningen op de werkplek (lager dan waarde in het economische verkeer of
factuurwaarde)
De waarde van de volgende voorzieningen die op de werkplek gebruikt of verbruikt worden, wordt gesteld
op de daarbij vermelde bedragen:
a. maaltijden: de waarde wordt gesteld op € 3,15;
b. huisvesting en inwoning, anders dan de ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking ter
beschikking gestelde woning, met inbegrip van – indien mede verstrekt – het genot van energie, water
en bewassing: de waarde wordt gesteld € 5,35 per dag;
c. door de inhoudingsplichtige verrichte kinderopvang waarvoor aanspraak op een kinderopvangtoeslag
onderscheidenlijk aanspraak op een tegemoetkoming kan ontstaan op de voet van artikel 1.5 van de
Wet kinderopvangen kwaliteitseisen peuterspeelzalen: de waarde wordt gesteld op het aantal uren
genoten kinderopvang maal de uurprijs vastgesteld krachtens artikel 1.7, tweede lid, van de Wet
kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen.
Werkkostenregeling 2014/2015
27
Artikel 3.9 uitvoeringsregeling loonbelasting 2011
Bepaling waarde privégebruik van openbaar vervoerkaart en voordeelurenkaart
De waarde van het genot van een in het kader van de dienstbetrekking ter beschikking gestelde
openbaarvervoerkaart of voordeelurenkaart, bedoeld in artikel 13, derde lid, onderdeel b, van de wet,
wordt, indien aannemelijk is dat deze kaart mede dient voor zakelijke reizen, waaronder woon-werkverkeer,
gesteld op nihil.
Artikel 3.10 uitvoeringsregeling loonbelasting 2011
Bepaling waarde rentevoordeel personeelsleningen
1 De waarde van het rentevoordeel van een door de inhoudingsplichtige dan wel door een met de
inhoudingsplichtige verbonden vennootschap aan de werknemer verstrekte geldlening, daaronder begrepen
een gedeelte van een geldlening, wordt gesteld op nihil, indien het rentevoordeel – indien tot het loon
gerekend – als aftrekbare kosten in de zin van de artikelen 3.120 tot en met 3.123 van de Wet
inkomstenbelasting 2001 in aanmerking zou worden genomen, en:
a. de werknemer schriftelijk aan de inhoudingsplichtige verklaart, onder vermelding van het
bestedingsdoel en onderbouwing met schriftelijke bescheiden, dat de geldlening kan worden
aangemerkt als een geldlening waarvan de rente aftrekbare kosten zijn in de zin van de artikelen 3.120
tot en met 3.123 van de Wet inkomstenbelasting 2001;
b. de inhoudingsplichtige de verklaring en bescheiden, bedoeld in onderdeel a, bij de loonadministratie
bewaart, tenzij daarvan met overeenkomstige toepassing van artikel 7.3, tweede lid, wordt afgeweken,
en
c. de inhoudingsplichtige de toepassing van dit lid in de aangifte loonheffingen vermeldt.
2 Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op aan een geldlening als bedoeld in het eerste lid
verbonden kosten.
3 Het rentevoordeel van een door de inhoudingsplichtige dan wel door een met de inhoudingsplichtige
verbonden vennootschap aan de werknemer verstrekte geldlening ter zake van de aanschaf van een fiets,
elektrische fiets of elektrische scooter wordt gesteld op nihil.
Artikel 3.11 uitvoeringsregeling loonbelasting 2011
Bepaling waarde genot van de dienstwoning
1 De waarde van het genot van een ter beschikking gestelde woning waarvan het gebruik voor de
behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking is vereist, wordt gesteld op de waarde in het economische
verkeer van dat genot met een maximum van 18% van het voor de werknemer op jaarbasis geldende loon
bij een overeengekomen arbeidsduur van 36 uur per kalenderweek.
2 Voor de toepassing van het eerste lid wordt de waarde van het genot van de woning waarvan het gebruik
voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking is vereist, aangemerkt als niet behorend tot het voor
de werknemer op jaarbasis geldende loon.
Werkkostenregeling 2014/2015
28
Besluit 23 juni 2014, nr. BLKB2014/1033M
Belastingdienst/ Directie Vaktechniek Belastingen
De Staatssecretaris van Financiën heeft het volgende besloten.
Par. 4.3.3. Vaste vergoeding en intermediaire kosten
Intermediaire kosten zijn uitgaven die de werknemer niet voor zichzelf doet maar namens de werkgever en
voor diens rekening. Een vergoeding van intermediaire kosten is hierom geen voordeel uit dienstbetrekking
en dus geen loon voor de loonheffingen. Van loon kan wel sprake zijn als de werkgever de werknemer meer
vergoedt dan het precieze bedrag van de uitgaven.
Onder de werkkostenregeling zijn vaste vergoedingen zonder beperking mogelijk voor posten die niet
gericht zijn vrijgesteld. Voor de gerichte vrijstellingen zijn vaste vergoedingen alleen mogelijk als aan deze
vergoedingen een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt (zie artikel 31a, derde lid,
van de Wet LB). In lijn hiermee keur ik het volgende goed voor de vaste vergoeding van intermediaire
kosten.
Goedkeuring
Ik keur goed dat een vaste vergoeding van intermediaire kosten plaatsvindt alsof sprake is van een vaste
vergoeding van kosten van de werknemer als bedoeld in artikel 31a, derde lid, van de Wet LB.
Toelichting
Deze goedkeuring houdt het volgende in:
•
•
•
De werkgever kan het bedrag van de intermediaire kosten aannemelijk maken.
Hij specificeert de intermediaire kosten per kostenpost naar aard en veronderstelde omvang.
Hij specificeert de vaste vergoeding naar het bedrag dat ziet op intermediaire kosten,
gerichte vrijstellingen en overige posten
• Hij onderbouwt de vergoeding met een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten en
herhaalt dit als de inspecteur dat vraagt.
• Een aanvullende vergoeding is alleen mogelijk als de werkgever aannemelijk kan maken in
hoeverre de werkelijke uitgaven hoger zijn dan het desbetreffende bedrag van de vaste
vergoeding.
Intermediaire kosten kunnen leiden tot een bevoordeling van een of meer werknemers. Dit is bijvoorbeeld
het geval als een werknemer in opdracht van de werkgever cadeaubonnen koopt voor het personeel. Deze
goedkeuring heeft geen gevolgen voor de belastbaarheid van de verstrekking aan werknemers van zulke
voordelen.
Voorbeeld
Uit een kostenonderzoek volgt dat de buitendienstwerknemers van een verkooporganisatie de volgende
kosten (per persoon en per periode) maken:
Kosten voor parkeren van de auto van de zaak
€ 25
Kosten externe representatie
€ 8
Kosten van consumpties onderweg
€ 16
Kosten reinigen van kostuum (geen werkkleding)
€ 7
Werkkostenregeling 2014/2015
29
De werkgever kan met deze gegevens een vaste vergoeding geven die hij tot een bedrag van € 49 per
periode moet specificeren. Dit betreft € 33 voor intermediaire kosten (parkeren en externe representatie)
en € 16 kosten waarvoor een nihilwaardering of een gerichte vrijstelling geldt (nihilwaardering voor
consumpties onderweg, zie artikel 3.7, onderdeel d, van de URLB 2011; gerichte vrijstelling voor kosten van
tijdelijk verblijf, zie artikel 31a, tweede lid, onderdeel b, van de Wet LB). Voor zover hij een hogere
vergoeding geeft dan € 49 kan hij het meerdere aanwijzen als eindheffingsbestanddeel. Dat deel van de
vaste vergoeding komt ten laste van de beschikbare vrije ruimte. Zie de aanhef van onderdeel 4 van dit
besluit.
Par. 4.9 Kleine geschenken
De Belastingdienst neemt aan dat sprake is van loon bij verstrekkingen en betalingen die duidelijk
gerelateerd zijn aan de dienstbetrekking, zoals bloemen ter gelegenheid van secretaressedag of een
ambtsjubileum. Sommige geschenken van de werkgever zijn geen loon uit dienstbetrekking. Zo wordt
bijvoorbeeld de rouwkrans van de werkgever of de fruitmand aan een zieke werknemer eerder uit
wellevendheid, sympathie of piëteit, op grond van een persoonlijke relatie verstrekt dan uit hoofde van het
werkgeverschap. Er is dan hetzij geen op geld waardeerbaar voordeel, hetzij geen uit de dienstbetrekking
genoten voordeel, zodat dergelijke verstrekkingen buiten het loon blijven. In de praktijk is het niet altijd
eenvoudig om vast te stellen in hoeverre een geschenk niet zozeer een grond vindt in de dienstbetrekking
dat geen sprake is van loon.
De Belastingdienst neemt in elk geval aan dat geen sprake is van loon als een werkgever diens werknemer
een persoonlijke attentie geeft in situaties waarin ook anderen dan de werkgever een dergelijke attentie
plegen te geven bij de desbetreffende gelegenheid en:
•
het geen geld of waardebonnen betreft; en
•
de attentie niet een factuurwaarde (inclusief omzetbelasting) heeft die hoger is dan € 25.
Werkkostenregeling 2014/2015
30

Download Report