FUNCTIEPROFIEL Office Manager, persoonlijk assistent Ambassadeur Functiebenaming: Senior Secretarieel / Administratief Medewerker Werkgever: Ambassade Port of Spain Aantal uren per week: 35, schaal 6 Startdatum: 1 November 2014 of eerder                Taken management ondersteunende en secretariële werkzaamheden; agendabeheer Ambassadeur; contactpersoon Ambassadeur en Plv CdP aanspreekpunt Honorair Consuls mbt contacten Ambassade en MinBuZa contacten met Directies Buitenlandse Betrekkingen (DBB) Caribische delen van het Koninkrijk zelfstandig organiseren diners/lunches/recepties, inclusief alle logistiek (o.a. catering) zelfstandig logistiek verzorgen bij inkomende bezoeken; voorbereiden van werkdossiers zelfstandig opstellen van correspondentie (brieven/nota’s/rapporten) in het Nederlands en Engels taken op het gebied van electronische gegevensverwerking en beheer; verantwoordelijk voor contacten met MinBuZa Nederland en landen van accreditatie mbt diplomatieke overvlieg/landingsvergunningen verantwoordelijk voor diplomatieke vracht- en koerierszendingen doorgeleiden correspondentie van Koninklijk Huis, Regering naar landen van accreditatie en v.v. werken met relevante applicaties; MS Office, Word, Outlook, Excell, Powerpoint Aansturen chauffeur Ambassade Andere voorkomende werkzaamheden       Competenties Plannen en organiseren Besluitvaardigheid Initiatief Samenwerken Integriteit     Opleidingsniveau Minimaal MBO, bij voorkeur HBO werk- en denkniveau Vereist:gedegen kennis van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift; opleiding: secretarieel/administratief; kennis MS Office, Word, Outlook, Excell, Powerpoint   Typering medewerker Enthousiaste zelfstandige medewerk(st)er die - ook onder druk – goed blijft presteren. Teamplayer met goede sociale, organisatorische, communicatieve en representatieve vaardigheden. Medewerker is flexibel, klantvriendelijk, creatief, pro-actief, praktisch en werkt resultaatgericht.    Voor nadere informatie over deze functie kan contact worden opgenomen met: Philip Bastiaenen, plaatsvervangend CdP : telefoon nummer +1 868-625 1210 tst. 206 Madelon Diesfeldt, huidige office manager, telefoon nummer +1 868 625 1210 tst 210