E. De Pue - V-ict-or

Het federale e-invoicingproject
V-ICT-OR Kennisdag
“e-Invoicing”
10 oktober 2014
Lamot Congrescentrum, Mechelen
Inhoud
•
•
•
•
•
•
Uitdagingen
Wat cijfers..
Juridisch kader
Sleutelbegrippen
Gefaseerde implementatie
Aandachtspunten implementatie
Uitdagingen:
Europese doelstelling :
“Tegen 2020 moet e-facturatie zijn uitgegroeid tot de
voornaamste manier van factureren.”
Belgische doelstellingen:
• “Tegen het einde van de legislatuur moet 25 % van
de facturen elektronische worden verwerkt”
• “30% vermindering van de administratieve lasten !”
2013 report
2014 report
Source: Billentis
e-Invoicing – evolutie - Be
Juridisch kader
• E-facturatie kan sinds 1 januari 1993
• Eerste versoepeling in 2004
• Vanaf 1 januari 2013:
– Volledige gelijkschakeling :
 Papieren factuur = e-factuur
– Akkoord i.p.v. voorafgaand akkoord
– Vereenvoudiging archiveringsregels
Drie sleutelbegrippen
• Authenticiteit van de herkomst
• Integriteit van de inhoud
• Leesbaarheid van de factuur
Vanaf de uitreiking tot het einde van de
bewaringstermijn (voor BTW: 7 jaar vanaf 1/1
volgend op datum uitgifte)
Gefaseerde implementatie
Vrije beslissing van ieder beleidsniveau
• Pilootprojecten met een aantal leveranciers
• Verplichting in lastenboeken
• Algemene verplichting in regelgeving
Aandachtspunten implementatie
De introductie van e-facturatie vormt:
 Geen louter ICT-project
 Vraagt heel wat change-management
- Interne werking
- Ten aanzien van de leveranciers
- Audit- en controlediensten
 Vereist een horizontale governance
Intern
• Vertrek vanuit de realiteit van het terrein en
niet alleen vanuit de boekhoudapplicatie
• Veralgemening gebruik bestelbon en uniek
bestelbonnummer
• Centrale registratie binnenkomende facturen
• Standaardisering goedkeuringsproces
“3-way-match” (bestelling/levering/factuur)
• Ook audit- en controlediensten moeten hun
procedures aanpassen
T.a.v. de leveranciers
• Verschil grote/kleine ondernemingen
– Veel facturen: volledig elektronisch
– Weinig facturen: portal (ev. scan-oplossing)
• Implementatietraject
– Vrijwillig
– Contractuele verplichting (lastenboek)
– Wettelijke verplichting
• Standaardisering
– Meta-data facturen
– Verplicht gebruik bestelbonnummer/contractnummer
– Rapporteringsvereisten
Verschillende processen
per type factuur
• Kleine facturen (zonder bestelbon en vastlegging op moment
ontvangst factuur)
• Gewone leveringen (al dan niet binnen raamovereenkomst)
– bestelbon
– levering en goedkeuring
– facturatie en betaling
• Facturen nutsbedrijven (energie, telecom, ….)
• Algemene raamovereenkomsten met maandelijkse
facturatie (zonder specifieke bestelbon)
Governancemodel
• Zorgt voor de coherentie tussen:
–
–
–
–
De politieke doelstelling
De uiteindelijke oplossing
De roll-out naar de leveranciers
De roll-out naar de overheidsdiensten
• Omvat o.a.:
–
–
–
–
–
–
Contractuele aspecten (samenwerkingsakkoorden tussen stakeholders)
Juridische afspraken (bv. aansluitingsakkoorden leveranciers)
Ontplooiingsstrategie (planning, realisatie en beheer verbindingen)
Model voor kostenverdeling tussen beleidsniveaus
Afspraken en coördinatie tussen de operationele teams
…..
Implementatie
Leveranciers
Overheidsdiensten
…..
Mercurius/Governance
…..
Vragen ?
Erwin De Pue
Directeur-generaal
Dienst Administratieve Vereenvoudiging
Hertogstraat 4
1000 Brussel
www.efactuur.belgium.be
E-mail: [email protected]

Download Report