SUCCESS STORY

SUCCESS STORY
Dankzij combinatie van ‘Best of Breed’-technologie en kennis van zaken:
Factuurverwerking bij full service
automotive organisatie loopt
op rolletjes
Met zoveel bedrijven, vestigingen en activiteiten zal het geen verbazing wekken dat
hiermee een grote administratie gepaard gaat. Tot niet zo lang geleden deed
Bochane de factuurverwerking grotendeels op papier. Inmiddels gaat die verwerking
digitaal. Met hulp van Simac Document Solutions als partner heeft Bochane nu een
goed geoliede (digitale) factuurverwerking, inclusief gekoppelde workflow voor een
naadloos verlopend administratief proces door de hele organisatie.
Henk Slabbekoorn is assistant controller op
Slabbekoorn: ‘We hebben eerst via ons
de financiële administratie en legt nog even
netwerk wat locaties bekeken waar al een
uit hoe het voorheen ging: ‘Inkomende
dergelijk systeem draaide. Zodoende
facturen kwamen op papier binnen en
hebben we meerdere systemen ‘aan het
werden vervolgens op de centrale adminis-
werk’ kunnen zien. Dat gaf wel een idee van
tratie vooraf ingeboekt in EVA, ons adminis-
de mogelijkheden. Voor ons was het echter
tratiesysteem van ADP. Dat ging handmatig.
van cruciaal belang dat er een koppeling
Vervolgens ging de papieren factuur door de
met EVA zou zijn. Simac DS was als enige in
organisatie naar de persoon die verantwoor-
staat de gewenste functionaliteit en juiste
delijk was voor die specifieke inkoop, zijn
koppeling te garanderen. De combinatie van
budgethouder en ga zo maar door. Deze
de ReadSoft scan- en herkenningssoftware
medewerkers konden daarbij best op een
en de Palette Invoice factuurverwerkings-
heel andere vestiging zitten, sterker nog, dat
software leverde ons, gekoppeld aan EVA, de
was meestal het geval. Als iedereen er zijn
ideale oplossing. Deze combinatie maakt
ding mee had gedaan, dan kwam die
het voor ons ook mogelijk om naast de
factuur uiteindelijk weer terug bij ons en
inkomende papieren facturen, de per e-mail
werden eventueel nog correcties geboekt.
Daarna ging de factuur naar de eindverantwoordelijke om de definitieve goedkeuring
te vragen. Dat hele proces kon dagen in
beslag nemen, vaak nog wel langer want
niet iedereen heeft direct tijd en gelegenheid om dit af te handelen. Na het goedkeuringsproces werd een betaalvoorstel
gedraaid en moesten alle facturen er
nogmaals bij gezocht worden. Dit was
ook een tijdrovend proces.’
Digitaliseren en workflow
Om daar een eind aan te maken werd
besloten te digitaliseren en het hele proces
waar mogelijk te automatiseren.
aangeleverde PDF’s te verwerken. Uiteinde-
toegevoegd en vervolgens kan de factuur de
Bochane Groep
lijk is dat misschien niet veel anders dan een
workflow in. Elke stap in de workflow is
Bochane Groep is een zogenaamde
gescand document, maar het moet
gedefinieerd en kan alleen door werkne-
full service automotive organisatie
technisch wel allemaal kunnen en vooral
mers met bepaalde bevoegdheden worden
die in nagenoeg alles voorziet wat
met elkaar kunnen werken. Simac DS was in
gedaan. Via alle te doorlopen stappen in de
je als (zakelijke) automobilist zou
staat complexe, technische materie voor
workflow maakt Palette Invoice aan het
wensen. Van dealer organisaties die
ons een stuk eenvoudiger te maken en een
eind van de digitale rit, na de laatste
de meeste gangbare automerken
passende, goed werkende oplossing te
goedkeuring door de financieel directeur,
kunnen leveren tot een schade-
implementeren. Een digitaliseringsslag met
een XML-bestand aan van de factuur, wat
herstelbedrijf en verhuur-/
aansluitende workflow maken de cirkel voor
EVA dan weer automatisch ophaalt. En dan
leasebedrijf.
onze (inkomende) factuurverwerking rond.’
kan deze factuur direct betaalbaar worden
Met de 19 vestigingen in den lande
Gecontroleerd en geautomatiseerd
de factuur gekoppeld aan de juiste crediteur
bedient Bochane haar klanten.
Inkomende facturen gaan nu een heel ander
middels het bankrekeningnummer. Er wordt
proces door bij Bochane. Slabbekoorn:
enkel steekproefsgewijs nog een controle
‘Papier wordt gescand en de gegevens op de
gedaan. De financieel directeur komt bij de
factuur worden door de ReadSoft software
laatste stap pas in de workflow. Dat is zo
herkend. PDF’s worden in een vaste map
ingeregeld in het systeem. Niemand kan die
opgeslagen en de ReadSoft applicatie haalt
stap overslaan of uit het systeem halen,
die bestanden op uit die map om ze
zodat alles uiteindelijk zijn fiat moet hebben
uiteindelijk op dezelfde manier te verwer-
voor het werkelijk tot betalen komt.’
ken als het papier. Alle gegevens worden via
Forse besparing en overzicht
een verificatie-module gecontroleerd en
Al met al heeft deze implementatie Bochane
gevalideerd, zodat er geen foutief geïnter-
een forse besparing opgeleverd. Slabbe-
preteerde velden over blijven. Die factuurge-
koorn: ‘Op jaarbasis verwerken we zo circa
gevens komen na deze goedkeuring in
50.000 inkomende facturen. Het was
Palette Invoice, dat weer is gekoppeld aan
destijds ingeschaald op 40.000 facturen,
EVA. Handmatig wordt (nu nog) op de
maar het groeit nog steeds. Mede door deze
centrale administratie een grootboekcode
inzet hebben we fors kunnen besparen op
gesteld, want bij de eerste verificatie wordt
doorlooptijden en handelingen in het
Soepele conversie
factuurverwerkingsproces. Het systeem
Inmiddels is ook alweer het nodige aange-
heeft zich dus ook nog eens snel terugver-
past aan het systeem. ‘De importeurs zien
diend. Bovendien hebben we nu veel meer
graag zoveel mogelijk hun eigen cijfers en
inzicht in en grip op het factuurverwerkings-
na deze digitaliseringsslag is dat veel
proces. We weten waar elke factuur is en
eenvoudiger’, legt Slabbekoorn uit. ‘In plaats
wanneer het de volgende stap doorloopt.
van alle facturen op Autobedrijf Bochane te
Dat alles nu soepel verloopt geeft ons veel
boeken, worden nu de facturen per
goodwill bij onze toeleveranciers. En we
automerk(groep) geboekt. Dat zijn vijf
gaan nog verder. We willen alle stappen in
groepen, elke groep is een eigen b.v. Dat
de workflow zoveel mogelijk door ontwik-
moest natuurlijk wel ‘even’ worden ingere-
kelen en automatiseren. Daarmee elimine-
geld in de workflows en dergelijke. Die
ren we zoveel mogelijk handmatige
conversie verliep, mede door de inzet van
verwerking. Vooral bij de administratie
Simac DS, echter heel soepel.’
autobedrijven valt daar nog wel wat winst
Het is duidelijk. Door een combinatie van
te boeken. Bovendien hebben we de
‘Best of Breed’-technologieën en kennis van
contractmodule aangeschaft, om ook daar
(automotive) zaken bij Simac DS heeft
meer inzicht in te krijgen. Na het scannen
Bochane Groep een forse stap vooruit
en toevoegen van een notificatiefunctie
gemaakt. De weg naar digitalisering is
kunnen we door het systeem op tijd worden
ingeslagen en het eind is nog niet in zicht…
gewaarschuwd wanneer bepaalde overeenkomsten aflopen. Ook dat levert soms forse
besparingen, want te laat opzeggen kan je
als organisatie duur komen te staan.’
Simac Document Solutions bv
Ampèrestraat 36, 6716 BN Ede
Postbus 606, 6710 BP Ede
T +31 (0)318 64 96 99
E [email protected]
www.simacdocumentsolutions.nl

Download Report