Download hier het volledige artikel gepubliceerd in

ADMINISTRATIE
7 op de 10 willen een
elektronische factuur
Barry Callebaut heeft op korte tijd de facturatie van de hele West-Europese
groep gecentraliseerd in één plek. In een eerste stap werd het volledige proces
van afdrukken en verzenden van facturen overgebracht naar een externe dienstverlener. Nu komt de volgende fase waarin de chocolademaker overstapt op
elektronische facturatie.
Peter Ooms
I
n België en Nederland worden de klanten telefonisch gecontacteerd met de vraag of ze
bereid zijn om hun factuur voortaan via
elektronische weg te ontvangen. Zeven op
de tien bedrijven zijn daar meteen toe bereid.
Op die manier is het de bedoeling om in heel
Europa minstens 75 procent van de klanten een
elektronische factuur te sturen tegen 2016. In
de andere Europese landen zal die aanpak op
dezelfde manier worden overgedaan, te beginnen met het Verenigd Koninkrijk. Het bedrijf
verstuurt jaarlijks meer dan 100.000 facturen
aan zo’n 3500 klanten in West-Europa.
oude organisatie die zich al te lang heeft gestructureerd als een grote, verkoopgerichte
kmo. Onze huidige omvang met een wereldwijde aanwezigheid en de snelle groei maken
het noodzakelijk om ons een corporate structuur aan te meten”, zegt Bart De Backer.
“Belangrijk daarbij is dat we geen papieren facturen meer maken voor die klanten. Dat is een
situatie die we nog een tijd hebben laten bestaan, maar waar we nu volledig vanaf willen.
Wat we daarbij ook niet meetellen, zijn de
klanten die via electronic data interchange
(EDI) een factuur ontvangen”, vertelt Bart De
Backer, credit controller van Barry Callebaut
European Supply Chain Finished Products.
Daarbij hoort ook dat allerlei processen opnieuw onder de loep worden genomen, waaronder dus ook de facturatie. Joris Vanderlinden
is process & change analyst Customer Care en
heeft het proces mee begeleid. “Naast mijn afdeling zijn ook Credit Control en Information
Management hierbij betrokken. Drie jaar geleden is het idee voor elektronische facturatie geopperd door Credit Control; sindsdien is het
grondig onderzocht. Uiteindelijk hebben we
beslist om dat uit te besteden aan een specialist
die goed op de hoogte is van de juridische implicaties en de verschillen tussen de landen in
Europa. De wettelijke situatie kan ook zeer
snel veranderen. Om al die redenen hebben we
beslist om dat niet zelf te doen.”
Uitbesteden
Het project past in een strategische doelstelling
van Barry Callebaut om zich meer te organiseren in functie van de klanten. “We zijn een zeer
Centraal printen
Anachron neemt nu samen met zijn printspecialist Pyramid Document Solutions de documentenstroom rond facturatie voor zijn rekening.
FDMagazine september 2014
“Omdat het hele
proces
geautomatiseerd
verloopt, kunnen
er geen menselijke
fouten optreden”
15
ADMINISTRATIE
“Pyramid zorgt voor het printen, envelopperen
en versturen van de facturen. Het beschikt over
een aantal machines om dat proces te automatiseren. We hebben nog een tijd overwogen om
dat zelf te doen en dus ook te investeren in die
toestellen. Maar omdat onze eigenlijke doelstelling is om zo weinig mogelijk facturen af te
drukken en zoveel mogelijk elektronisch te versturen, leek het ons uiteindelijk beter om dat uit
te besteden”, zegt Bart De Backer.
Joris Vanderlinden: “We hebben toen de verschillende betrokken departementen op de hoogte gebracht van de beslissing om op 10 januari te
starten met het centraal afdrukken van alle facturen. Nogal wat mensen vreesden die stap omdat ze dan geen enkele controle meer hadden.
Vroeger drukten ze zelf nog facturen af, namen
die ook nog eens ter hand en konden indien nodig nog fouten herstellen. Nu zou dat niet meer
kunnen. We hebben hen kunnen overtuigen door
de kwaliteit van het werk: omdat het hele proces
geautomatiseerd verloopt, kunnen er ook geen
menselijke fouten optreden. Bovendien maken
we ons sterk dat mogelijke fouten procesmatig
zouden worden rechtgezet, zodat ze in de toe-
16
komst ook nooit meer voorkomen. Op die manier wordt het hele proces steeds robuuster.”
In België gebeurt de verzending tegen het gewone tarief, in het buitenland altijd met prior
om de verzendtijd in te korten.
Dematerialisatie van de factuur
Enkele weken na de invoering van de centralisatie werd gestart met de invoering van de elektronische facturatie. Vóór de volledige implementatie werd het systeem grondig getest in
samenwerking met zeven Belgische en Nederlandse klanten die openstonden voor de nieuwe
technologie. In een test van drie weken werden
geen problemen vastgesteld.
De dematerialisatie van de factuur verloopt via
een centraal internetportaal, waar klanten kunnen inloggen om al hun facturen te bekijken.
Dat portaal kan geconsulteerd worden in acht
verschillende talen, maar is zo eenvoudig mogelijk gehouden. Alle complexiteit wordt zoveel
mogelijk gemeden om fouten en vergissingen te
vermijden. Klanten krijgen een e-mailbericht
met de link naar de factuur, waarna die in pdf-
september 2014 FDMagazine
ADMINISTRATIE
formaat met een elektronische handtekening
kan worden gedownload. Klanten kunnen ook
een XML-versie van de factuur krijgen, die dan
automatisch in een computersysteem kan worden verwerkt. In de praktijk gebeurt dat laatste
echter bijna nooit.
Persoonlijke aanpak
Het zijn de mensen van Credit Control die contact opnemen met de financiële afdelingen bij de
klanten om hen voor te stellen over te stappen
naar de elektronische facturatie. Eerst werd nog
overwogen om de verkopers die vraag te laten
stellen, maar men zag al snel in dat zij niet in
contact komen met de mensen die beslissingen
kunnen nemen over de financiële processen. De
credit controllers kennen die mensen wel.
Bart De Backer: “Het is dus een heel intensief
proces, maar door die persoonlijke aanpak ligt
de aanvaarding vrij hoog. We weten intussen
vrij snel of een klant mee wil instappen in dit
project, en als hij niet wil, laten we het daar
momenteel ook bij. Klanten die instappen, hoeven ons alleen een e-mailadres en een contactpersoon op te geven, zodat we ze kunnen registreren. Zo weten we zeker dat de factuur goed
aankomt. Ik ben ook de enige persoon die de
adressen ingeeft in het systeem.”
“Bedrijven zijn niet altijd happig om te werken
via een portaal, omdat ze op die manier ook
door andere leveranciers zijn benaderd en soms
al een hele resem verschillende systemen moeten hanteren. Voor hen is de e-mail al genoeg.
We zijn ervan overtuigd dat ze op termijn toch
naar het portaal zullen gaan, al is het maar om
facturen weer op te zoeken. Die worden daar
ook elf jaar bewaard”, aldus Bart De Backer.
Barry Callebaut doet de opstart van klanten op
het nieuwe systeem in kleine aantallen in één
FDMagazine september 2014
keer, precies om snel te kunnen corrigeren als er
toch iets zou misgaan.
Lagere DSO?
“Wat meteen opviel in het hele proces, is dat er
veel minder vragen kwamen voor een kopie van
een factuur”, vertelt Bart De Backer. “Vroeger
hadden we daar wel mee te kampen. En het opnieuw printen en verzenden van de factuur
maakte dat de betaling telkens een tijdje werd
uitgesteld. Nu weten we zeker dat het document is overgemaakt en dat ruimt die discussie
van de baan.”
Dat zou normaal ook een invloed moeten hebben op de snelheid van betalen, maar op dat
vlak blijft Barry Callebaut erg afwachtend. “We
moeten bekijken wat dat in de praktijk betekent. Als bedrijf focussen we sterk op het verminderen van de days sales outstanding (DSO),
maar het is nu nog te vroeg om te zeggen of het
centraal printen of de dematerialisatie van de
factuur dat kan helpen bewerkstelligen. In elk
geval ontlast het systeem nu onze interne organisatie: klanten klagen minder over facturen die
niet zijn aangekomen. Daarnaast staan de facturen nu op het portaal ter beschikking. Nog
belangrijk is dat de verzending van elektronische facturen ook veel sneller gaat. Zeker voor
de klanten waarbij we reverse factoring toepassen, geeft ons dat een groot voordeel, omdat zij
dan nog sneller betalen. De meest directe kostenbesparing is natuurlijk het uitsparen van de
kosten voor enveloppen en postzegels.”
“Het is een heel
intensief proces,
maar door die
persoonlijke
aanpak ligt de
aanvaarding vrij
hoog”
Nu al werkt Barry Callebaut aan de uitbreiding
van dat systeem om ook andere types van documenten naar de klanten en partners te kunnen
sturen. Het gaat dan om certificaten, getekende
contracten, bestelbevestigingen enzovoort.
Maar dat is toekomstmuziek. FD
17

Download Report