Jaarverslag - CS Vincent van Gogh

Jaarverslag van de Raad van Toezicht
over het functioneren van het interne toezicht
Periode januari – december 2013
Samenvatting
Dit verslag geeft weer waar de Raad zich op heeft gericht, deels op het toezicht op het
College van Bestuur, deels op de klankbordfunctie.
Speciale aandachtspunten waren dit jaar:

Fusietraject met CSG Beilen. Na aanvankelijk een bestuurlijke fusie, is besloten
tot een traject om te komen tot een scholenfusie. Een intentieverklaring tussen
beide scholen werd geformuleerd. Er is gewerkt aan de hand van een
fusiedocument onder externe begeleiding. De fusie heeft heel wat voeten in aarde
gehad alvorens dat zijn beslag kreeg. De aanvankelijk beoogde datum werd niet
gehaald. Uiteindelijk is de fusie gerealiseerd per 01 augustus 2013.

Nieuwbouw Lariks; in het vorige verslag maakten we melding van het leggen van
de eerste “plaat”, op 23 januari 2013. Mede vanwege de voortvarende
bouwactiviteiten is het nieuwe schoolgebouw eerder gereed gekomen dan gepland,
namelijk voor de Kerstvakantie van 2013. Vanaf het nieuwe jaar 2014 volgen de
leerlingen in het nieuwe gebouw hun lessen.

Het onderwijskundig thema: De voortgang in het invullen van het intersectoraal
onderwijs op vmbo-niveau is verder ter hand genomen. Kwaliteitszorg is daarbij
aandachtspunt. Invulling van het ict-programma is nader besproken. Het
bestuursakkoord vanuit de overheid is geagendeerd, waarbij het thema
“bestuurskracht” verder is geïnventariseerd. Kwaliteitsbeleid is besproken met de
mr. Evaluatie van lessen van docenten wordt ter hand genomen, het SKOOPprogramma is hierbij behulpzaam; de RvT heeft haar ambitie geformuleerd om te
bezien hoe de evaluatie daarvan door directie verloopt. De Balance Score Card is
beëindigd; alternatief,- maar al enige tijd in gebruik- scoringsinstrument is het
systeem Vensters voor Verantwoording (VVV). Op die wijze wordt gewerkt aan de
systematiek van Kwaliteitsscholen.

Benoeming van een nieuw lid in de Raad van Advies die tevens als toehoorder kan
deelnemen aan de vergaderingen van de RvT. Het nieuwe lid van de Raad van
Advies is gericht op de omgevingsanalyse; een omgeving die gewijzigd is doordat
CS Vincent van Gogh is gefuseerd met de christelijke scholengemeenschap van
Beilen. Het reglement van de RvT is -beperkt- aangepast.

Identiteitsbeleid wordt als meerjarige opgave geagendeerd.

De audit- en renumeratiecommissie als commissies binnen de RvT zagen toe op
financiële rapportage en verantwoording respectievelijk een cyclus inzake
functioneren, beoordelen en belonen van het CvB; waar de verantwoordelijkheden
van de Raad inzake financiën en beoordeling- en beloningsbeleid collectief blijven,
daar is wel ter voorbereiding en optimalisering van besluitvorming de advisering
van de commissies effectief gebleken, bijvoorbeeld bij de behandeling van de
Marap’s (managementrapportages). De auditcommissie heeft onder andere
gekeken naar de ontwikkeling van leerlingaantallen in relatie met formatieve
ruimte.

Het ziekteverzuim wordt op basis van een cockpit benadering gevolgd en waar
mogelijk beperkt.

Risicomanagement is geagendeerd en heeft ruime aandacht gekregen van de RvT.

De RvT heeft met de mr onder andere het protocol sociale media besproken.
Jaarverslag van de Raad van Toezicht
periode januari – december 2013
2
Er is aandacht besteed aan het thema “passend onderwijs”. Daarbij is aan de orde hoe
om te gaan met verschillende leerlingen en leerstijlen en hoe docenten daarin ook
verschillen. De RvT heeft uitgesproken meer aandacht te willen besteden aan haar rol als
interne toezichthouder bij vaststelling verantwoordelijkheden, besturing van het
onderwijsproces en bijbehorende condities. Oogmerk voor de Raad is om beide functies,
- toezicht en het zijn van sparringpartner- , te effectueren door expertise intern en
extern, bijvoorbeeld ook via de Raad van Advies in te roepen om te komen tot goed
omgevingsbewustzijn. Vastgesteld is dat de economische en sociale omgeving verandert
en CS Vincent van Gogh een bijdrage kan leveren met haar onderwijs om
toekomstgericht- en toekomstvastheid te bevorderen.
De rol van de Raad van Toezicht in de governancestructuur
Er is een Raad van Toezicht, een College van Bestuur en een Raad van Advies.
De Raad van Toezicht houdt toezicht; de Raad vervult tevens een werkgevers- en
klankbordrol (volgens het WOK-model: werkgever in relatie tot de bestuurder, opzichter,
klankbord). De bestuurder bestuurt zowel de school als de Vereniging voor Christelijk
Voortgezet Onderwijs in Noord- en Midden-Drenthe. De Raad van Advies adviseert de
Raad van Toezicht en het College van Bestuur, als vertegenwoordiger van
belanghebbenden uit de maatschappij over het strategisch beleid, de rol van de school
als maatschappelijk ondernemer en de wijze van horizontale verantwoording aan de
maatschappij.
De Raad van Toezicht opereert volgens een van te voren opgestelde jaaragenda (die
gelijk loopt met het cursusjaar van augustus tot en met juli) en baseert zich daarbij op
de Code Goed Onderwijsbestuur van de sectororganisatie VO-Raad. De jaaragenda van
de Raad van Toezicht is opgenomen op de website van de school.
De Raad van Toezicht heeft 6 keer vergaderd in de verslagperiode – de vergaderingen
verliepen op een effectieve manier. De degene die de vergadering afsluit geeft voor
afsluiting van de vergadering een korte feedback hoe een en ander verliep. Er is bij de
Raad van Advies een nieuw lid verwelkomd, de heer mr. L.G. Stiekema. De audit- en
renumeratiecommissie zijn daarnaast een aantal keren separaat bijeen gekomen ter
voorbereiding op het reguliere overleg.
De aanwezigheid (•) van de leden bij de reguliere vergaderingen van de Raad van
Toezicht kan als volgt worden weergegeven:
E. H. de Jonge
H. Blouw
N. van der Gaag
Mevr. W. van Noord
Mevr. H. G. Horenga
R. R. Valkema
B. ten Kate
L.G. Stiekema (toehoorder)
29-01
19-03
21-05
25-06
29-10
26-11
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
De Raad is één keer in afzondering bijeen geweest voor de jaarlijkse evaluatie van het
eigen functioneren, op 28 mei 2013. De RvT is daarnaast een paar keer bijeen geweest
gezamenlijk met de Raad van Advies. Op 26 november 2013 werd onder begeleiding van
een externe deskundige, dr. H. Klifman, gekeken naar de mogelijkheden om elkaar te
versterken en om naast de verantwoordingsslag op basis van governance tevens te
bezien hoe verdieping en interactie met de onderwijsomgeving kon worden bevorderd.
Jaarverslag van de Raad van Toezicht
periode januari – december 2013
3
De Raad heeft een kennismakingsgesprek gehad met de Raad van Toezicht van de
christelijke scholengemeenschap Ubbo Emmius te Stadskanaal. Het perspectief is gericht
op een voortgaande kennismaking.
De








governancestructuur heeft haar weerslag gekregen in de documenten:
Statuten van de Vereniging;
Reglement van de Raad van Toezicht;
Reglement van het College van Bestuur;
Reglement Auditcommissie;
Reglement Renumeratiecommissie;
Managementstatuut;
Governancestructuur en visie op governance in CS Vincent van Gogh;
Een Adviesraad voor CS Vincent van Gogh.
De Raad van Toezicht heeft zich ervan overtuigd dat het bestuur en het toezicht hebben
gefunctioneerd volgens hetgeen is vastgelegd in de genoemde documenten.
De Algemene ledenvergadering van de Vereniging voor Christelijk Voortgezet Onderwijs
in Noord- en Midden Drenthe, waar de school vanuit gaat, kwam bijeen in het kader van
de fusie met de scholengemeenschap in Beilen. In een bijzondere ledenvergadering werd
besloten tot aanpassing reglement renumeratiecommissie. In de bijzondere
ledenvergadering werd tot de fusie tussen beide scholen geconcludeerd.
Tijdens de ALV zijn beide agendapunten en met name de gevolgen van de fusie met het
christelijke voortgezet onderwijs Beilen besproken.
Toezichthoudende en klankbordrol
Beleid
Het beleid van de school is vastgelegd in het strategisch beleid, het jaarplan, de
begroting en de activiteitenplannen van de sectoren. De Raad heeft met het bestuur het
jaarplan, de begroting en de activiteitenplannen besproken en heeft deze getoetst aan
het Strategisch Beleid 2012 - 2015. De Raad is van mening dat het gekozen beleid past
binnen de bestaande wet- en regelgeving en de missie en visie van de school.
Inzake de fusie is gesproken over de voortgang van het fusie-implementatietraject. De
RvT volgt dit traject met interesse en aandacht.
Interne organisatie
De Raad van Toezicht hield toezicht op de interne organisatie door bespreking van
documenten die door het College van Bestuur werden aangeleverd en door overleg met
de accountant en de vertegenwoordiging van de MR. De Raad bespreekt iedere
vergadering de voortgang van de beleidsagenda met het bestuur. Onderwerpen als
kwaliteitszorg, sociaal jaarverslag kwamen hierbij onder andere aan de orde.
De nieuwbouw van de vestiging vwo/havo (Lariks) is in 2013 afgerond. De
landschapsomgeving, bij voorbeeld met parkeerplaatsen moet nog verder worden
ingevuld. De verhuizing met inpassing in het nieuwe gebouw wordt met aandacht
gevolgd.
De Raad volgt de ontwikkelingen inzake voorgenomen gezamenlijke inkoop van
schoolmaterialen binnen Netwerk Noord.
Jaarverslag van de Raad van Toezicht
periode januari – december 2013
4
Financiële verslaglegging
De Raad van Toezicht hield toezicht op financieel jaarverslag en jaarrekening en besprak
met de accountant diens schriftelijk verslag. De Raad sprak over de kaders waarbinnen
scholen door de overheid gewaardeerd worden op het financiële vlak:
 Het weerstandsvermogen – het kader waar scholen in het verslagjaar aan moeten
voldoen: “weerstandsvermogen = eigen vermogen / totale baten”. De overheid
geeft aan dat scholen een weerstandsvermogen tussen 10 en 40% dienen te
hebben. CS Vincent van Gogh heeft een weerstandsvermogen van 21,1 %. Het
beleidsuitgangspunt is dat gelden die bedoeld zijn voor onderwijs, ook voor
onderwijs ingezet moeten worden en zo min mogelijk op een bankrekening
moeten staan. In verband met nieuwbouw mag het weerstandsvermogen tijdelijk
wat hoger zijn.
 De kapitalisatiefactor – het kader waaraan scholen vermoedelijk over twee jaar
aan moeten voldoen:”Kapitalisatiefactor = balanstotaal (zonder gebouwen) /
totale baten”. De overheid geeft aan dat grote scholen onder 35% (factor 0,35)
moeten zitten. CS Vincent van Gogh heeft een kapitalisatiefactor van 36,54%.
Voor VvG brengt dat nog een nadere opdracht tot optimalisatie met zich mee.
De Raad gaf goedkeuring aan het financieel jaarverslag en de jaarrekening. De Raad
verzocht eerder het CvB om een actieplan in verband met de noodzakelijke bezuinigingen
en heeft nadien bezien in hoeverre de begroting past bij de financiële mogelijkheden.
De Raad van Toezicht continueerde de aanstelling van de huidige accountant. De Raad
keurde de Jaarrekening 2012 goed. De Raad van Toezicht hield de vinger aan de pols wat
betreft het risicomanagement van de school. De Raad heeft nadat dit geagendeerd was
voor 2013, dit ook gecontinueerd als aandachtspunt. De Raad van Toezicht hield toezicht
op het functioneren van de Stichting Steunfonds CS Vincent van Gogh en nam kennis van
het jaarverslag en de begroting van de stichting.
Auditcommissie
De auditcommissie bestaat uit de leden de heer Blouw, de heer Valkema (voorzitter) en
de heer Van der Gaag. De commissie heeft in 2013 een aantal keren vergaderd. De
Maand rapportage (MARAP) wordt door de auditcommissie. bezien en vooraf aan de Raad
van Toezichtvergadering met de verantwoordelijke binnen de stafdienst besproken. De
auditcommissie meldt bijzondere aandachtspunten en zorgt voor awareness waar
mogelijk zodat in de reguliere vergadering die zaken voldoende aandacht krijgen die dat
behoeven. De volgende onderwerpen zijn besproken met het stafhoofd administratie &
informatie ter voorbereiding, naast de Marap: de formatieplaatsen overzichten ter
voorbereiding op de begroting, de begroting 2014 en de meerjarenbegroting. Bij de
formatiebespreking is door de auditcommissie vooral aandacht besteed aan de
achterliggende methodiek, de wijze van schatten en het inzicht en de doorwerking
daarvan naar de begroting. Ten slotte heeft de auditcommissie een reglement opgesteld,
welke in de vergadering van de RvT van 26 november 2013 is vastgesteld.
Remuneratiecommissie
De renumeratiecommissie, bestaande uit de heer Ten Kate (voorzitter), mevrouw
Horenga en de heer De Jonge, heeft in 2013 een aantal keren apart vergaderd, dit mede
in verband met de invoering van een nieuwe Onderwijs cao, die ook raakt aan het belang
van de bestuurder. Een gesprekken– en beoordelingscyclus wordt voorgestaan, die in
2013 deels zijn uitvoering heeft gekregen. Met de voorzitter van het CvB is in dat kader
een functioneringsgesprek gehouden.
Twee thema’s zijn hierbij besproken:
1. Het inrichten van de HRM gesprekken cyclus voor de bestuurder;
2. De overgang van de bezoldiging van de bestuurder van de CAO VO naar de CAO
Bestuurders.
Jaarverslag van de Raad van Toezicht
periode januari – december 2013
5
De remuneratiecommissie is 7 maal bij elkaar gekomen om de besluiten voor te bereiden
die allen in de Raad van Toezicht bevestigd zijn.
De CAO Bestuurders en de HRM gesprekken- en beoordelingscyclus van CS Vincent van
Gogh zijn voor de bestuurder per 1 september 2013 ingevoerd. Met de voorzitter van het
CvB is in dat kader in december 2013 een functioneringsgesprek gehouden.
Fusie met CSG Beilen
Akkoord met de vakbonden
Met de vakbonden is er overleg gevoerd over de consequenties van de scholenfusie voor
het personeel van beide scholen, maar in het bijzonder voor het personeel van CSG
Beilen. Na intensief overleg met de centrales is er een ledenraadpleging geweest. Voor
de collega’s van Beilen heeft de voorzitter CvB gereageerd op de opmerkingen die door
hen waren gemaakt op de ledenraadpleging. In het akkoord is een garantie opgenomen,
met een aantal nader genoemde uitzonderingen, dat medewerkers van Beilen voor 4
jaar daar mogen blijven werken. De leden van de vakbonden zijn akkoord gegaan met
de afspraken die in het akkoord verwoord zijn.
Arbeidsvoorwaarden locatiedirecteur en adjunct-directeur Beilen
De arbeidsvoorwaarden van de locatiedirecteur en de adjunct-directeur zijn in goed
overleg tussen de locatiedirecteur, de adjunct-directeur, het bestuur van CSG Beilen en
het CvB van CS Vincent van Gogh vastgesteld.
Informatie ouders en verzorgers Beilen
De ouders en verzorgers zijn vlak voor de herfstvakantie officieel schriftelijk
geïnformeerd over de scholenfusie en de consequenties voor leerlingen, personeel en
ouders.
Informatie op de websites van Beilen en Vincent van Gogh
Op beide websites is ook informatie geplaatst over de scholenfusie per 1 augustus 2013.
Inschrijving van de leerlingen van Beilen
De leerlingen van CSG Beilen zijn met terugwerkende kracht per 1 oktober 2013 officieel
bij CS Vincent van Gogh ingeschreven.
Implementatietraject
De implementatie van de scholenfusie vraagt om veel afstemming, aanpassing en
acceptatie van beslissingen die verder gaan dan alleen de locatie Beilen. Dat proces zal
nog de nodige tijd, energie en acceptatie vragen.
Interne aangelegenheden Raad van Toezicht
Tegenstrijdige belangen
Er zijn bij de Raad geen meldingen gedaan van transacties waarbij tegenstrijdige
belangen spelen. In zijn toezichthoudende rol ziet de Raad erop toe dat de leden van de
Raad en de bestuurder onafhankelijk zijn. Op basis van aanscherpingen in
governancestructuur is afgesproken dat nevenfuncties jaarlijks worden geïnventariseerd.
Deelnemingen
In het verslagjaar hebben zich geen besluiten inzake deelnemingen voorgedaan die de
goedkeuring van de Raad behoeven.
Jaarverslag van de Raad van Toezicht
periode januari – december 2013
6
Integriteitsbeleid
Er is een klokkenluidersregeling – hierop is geen beroep gedaan. Ook bestaan er
klachtenregelingen. Deze zijn gepubliceerd op de website. Er hebben zich in het
verslagjaar geen situaties voorgedaan die besproken moesten worden met de Raad.
Overleg met belanghebbenden
Voor de uitoefening van zowel zijn toezichthoudende rol als van zijn klankbordrol acht de
Raad het van wezenlijk belang om contact te onderhouden met belanghebbenden.
Daartoe vergaderde de RvT eenmaal in 2013 met een delegatie van de
Medezeggenschapsraad waarin de beide Deelraden vertegenwoordigd zijn. De Raad van
Toezicht en de MR nemen over en weer kennis van elkaars notulen.
De Adviesraad overlegde eenmaal met de voorzitter van de Raad van Toezicht en met de
voorzitter van het College van Bestuur.
De Adviesraad besprak het jaarverslag 2012 van de Raad van Toezicht, het
Bestuursverslag 2012 en het Strategisch beleidsplan 2012-2015.
Ten einde contact te onderhouden met het verticale toezicht zijn de leden van de Raad
lid van de VTOI (Vereniging van Toezichthouders in Onderwijsinstellingen). Onderdeel
van het programma van deze vereniging is periodiek overleg met ministerieel
verantwoordelijken. Diverse leden van de RvT namen deel aan kenniskringbijeenkomsten.
Samenstelling van de Raad van Toezicht
De Raad van Toezicht is als volgt samengesteld:

E.H. de Jonge
Voorzitter sinds 7 april 2009. Lid van de Raad sinds 2008. Lid van het voormalige
bestuur sinds 2007. De betreffende zittingstermijn eindigde per juli 2013. De heer
De Jonge was op grond van het rooster van aftreden nog één maal herkiesbaar voor
een nieuwe periode. Herverkiezing voor een nieuwe periode heeft plaats gevonden.
Zijn zittingstermijn is ten einde per juli 2016. De heer De Jonge heeft als specifieke
deskundigheid kennis op juridisch gebied. De heer De Jonge is onafhankelijk zoals
bedoeld in de governancecode en het Reglement van de Raad van Toezicht.

H.M. Blouw
Lid van de Raad sinds 2008. De eerste zittingstermijn eindigde per juli 2011. De
heer Blouw is herkozen voor een nieuwe periode tot 2014 en is op grond van het
rooster van aftreden daarna nog één maal voor een periode herkiesbaar.
De heer Blouw heeft als specifieke deskundigheid kennis van financiën en treasury.
De heer Blouw is onafhankelijk zoals bedoeld in de governancecode en
het Reglement van de Raad van Toezicht.

N. Van der Gaag
Lid van de Raad sinds 2012. De eerste zittingstermijn loopt tot juli 2015. De heer
Van der Gaag is dan nog tweemaal herkiesbaar. De heer Van der Gaag heeft
specifieke kennis en deskundigheid op het gebied van financiën. De heer Van der
Gaag is onafhankelijk zoals bedoeld in de governancecode en het Reglement van de
Raad van Toezicht.

mevrouw R. Horenga
Lid van de Raad sinds 2009. De eerste zittingstermijn eindigde per juli 2012.
Mevrouw Horenga is herkozen voor een nieuwe periode en dan op grond van het
rooster van aftreden nog een maal herkiesbaar. Mevrouw Horenga heeft als
Jaarverslag van de Raad van Toezicht
periode januari – december 2013
7
specifieke deskundigheid kennis op het gebied van personeel en arbeid. Mevrouw
Horenga is onafhankelijk zoals bedoeld in de governancecode en het Reglement van
de Raad van Toezicht.

mevrouw W. van Noord
Lid van de Raad sinds 2008. De eerste zittingstermijn eindigde per juli 2011.
Mevrouw Van Noord is herkozen voor een nieuwe periode tot juli 2014 en is op
grond van het rooster van aftreden daarna nog éénmaal herkiesbaar. Mevrouw Van
Noord heeft als specifieke deskundigheid kennis op het gebied van maatschappij en
religie. Mevrouw Van Noord is onafhankelijk zoals bedoeld in de governancecode en
het Reglement van de Raad van Toezicht.

R. Valkema
Lid van de Raad sinds 2009. De eerste zittingstermijn eindigde per juli 2012. De
heer Valkema is herkozen voor een nieuwe periode tot juli 2015 en dan op grond
van het rooster van aftreden nog eenmaal herkiesbaar. De heer Valkema heeft als
specifieke deskundigheid kennis van financiën. De heer Valkema is onafhankelijk
zoals bedoeld in de governancecode en het Reglement van de Raad van Toezicht.

B. ten Kate
De heer Ten Kate is lid sinds juli 2012. De zittingstermijn loopt tot 2015. Hij is
daarna nog twee maal herkiesbaar. Hij heeft specifieke deskundigheid op het gebied
van onderwijs en management. De heer Ten Kate is onafhankelijk zoals bedoeld in
de governancecode en het Reglement van de Raad van Toezicht.
Vast te stellen in de vergadering van de Raad van Toezicht op 28 januari 2014
Voorzitter mr. E.H. de Jonge
Jaarverslag van de Raad van Toezicht
periode januari – december 2013
8

Download Report