Samenvatting presentatie Menno Haagsma d.d. 13 november 2013

Samenvatting presentatie Menno Haagsma d.d. 13 november 2013
LRP
Er waren performance problemen na de update naar versie 3 van LRP. Sinds september werkte daardoor de
koppeling Scipio-LRP niet meer (is geblokkeerd).
Waarschijnlijk komt er volgende week een update van Scipio met een nieuwe koppeling en browser.
Hierdoor kan er weer via Scipio in LRP gemuteerd worden.
IBAN/SEPA
Een aantal gemeenten is al helemaal klaar voor SEPA.
Bankrekeningnummers kunnen via een hulpprogramma naar Hagru worden geupload daar worden ze 1x per
week omgezet waarna ze weer in Scipio kunnen worden binnengehaald.
Euro-incasso
Van de bank krijg je een incassan-ID, deze bestaat uit 19 tekens (NLxxZZZ001234567890). Dit ID moet op
het machtigingsformulier komen te staan. Ook moet er een machtigingskenmerk op het formulier komen. Dit
is een uniek nummer b.v. jaar-fondsnr-regnr (2014000100101010). Dit nr. wordt automatisch door Scipio
gegenereerd.
Bij het invoeren van de mandaten in Scipio moet ook de datum van ondertekening worden ingevuld. Deze
datum kan je b.v. van te voren al op het formulier printen zodat deze bij iedereen gelijk is.
Bestaande machtigingen kunnen worden omgezet naar euro-incasso en krijgen als datum 2009 mee.
De incassomodule in Scipio is feitelijk klaar en het testen met verschillende banken is begonnen.
Pre-notificatieplicht: De uitvoerdata van de incasso’s moet van te voren worden bekendgemaakt. Dit kan
door op het formulier te zetten dat b.v. op de 25e van elke maand wordt geïncasseerd of de 1e werkdag van de
maand of verwijzen naar een incassokalender op de website.
Advies: een mandaat mag doorlopen; dus het is misschien handig om een apart machtigingsformulier bij het
kerkbalansformulier te doen. Deze kunnen dan apart worden opgeborgen.
Nieuw in Scipio
Scipio offline gaat buitenlandse adressen ondersteunen.
Mailen per groep
Een groep aanschrijven via een persoonlijke mail; hiervoor heb je een smtp-server nodig (opvragen bij je
provider).
- groepen kenmerken
- brieven maken per groep – in output op de juiste volgorde de juiste brief
- in 1 run iedereen mailen met de juiste brief
Overig
- verdere integratie LRP
- documentenbeheer - online opslag van documenten
- gebouwenbeheer - welke ruimten in gebouwen zijn wanneer bezet
- planner voor o.a. incasso's (6 werkdagen)
- herinneringen (dit staat voor je klaar, dus denk er om)
Tips en trucs voor LRP
- Persoon met gereg.nummer is overleden. Vanuit LRP komen hiervoor nog mutaties binnen (letter,
komma, punt). In Scipio offline kun je bij iemand een slotje geven. Het slotje is collectief te muteren.
(LRP-blokkade  ja). In de online versie komt dit volgende week.
- relatie meegeregistreerd – algemeen – repareren ledengegevens uitvoeren – mutatie overnemen –
niet eigenaren = geen relatie met wijkgemeente – tabblad blijkgevers opnemen als eigenaren. Bij
effect: overleden persoon; van blijkgevers komt minder informatie door. Niet=eigenaar: burgerlijke
stand en huwelijksgegevens komen niet door.
- Reeds bekende telefoonnummers en mailadressen niet schonen als ze niet bekend zijn in LRP; met
het vinkje voorkom je dat.
- Kerkelijke relatie niet aanpassen als de persoon is uitgeschreven.
- idem met huwelijksplaats
- opnamedatum sturen met vinkje
- meest logische PE bepalen
- bij het overlijden van een persoon deze niet uit de PE verwijderen.
- Als de gemeente gelijk is met LRP dan wijk en sectie overnemen.
- Sectievoorkeurleden worden als wijkvoorkeurlid geplaatst of niet.
Wijk-sectie bepalen
Als in LRP 1 wijkgemeente is ingedeeld en bij Scipio 10 moet dit goed ingedeeld worden.
Overschrijvingen van a naar b; wijkwijzigingen moeten via LRP doorgevoerd worden.
Bij Scipio offline en online worden de schermen gewijzigd, de instellingen binnen LRP gaan worden
gebruikt.
Ophalen van mutaties gebeurt via Scipio.
Synchroniseren vanuit LRP is ook mogelijk.
Mutatiedatum vanaf leeg laten.
Eerder aangemaakte mutatiebestanden ophalen.
Adres is postadres vinkje in Scipio online.
E-mailfunctie Scipio online.
Voor online komt er een refresh van de postcodetabel.
Aanschrijving: combinatieaanschrijving , directmailnaam (geachte heer en mw Haagsma of geachte heer
Haagsma en mevrouw Haagsma) .
De nieuwsbrieven worden binnenkort allemaal op de website van Hagru geplaatst.
Gewijzigde informatie over de euro-incasso staat ook op de website.

Download Report