Lees verder (pdf)

Nieuwe stap voorwaarts
in veilig elektronisch verhuizen
Gerda Mensink ([email protected])
De stichting ION (Inschrijving Op Naam) heeft enkele jaren geleden het project Veilig Elektronisch
Verhuizen geadopteerd. In eerste instantie is gewerkt aan het verbeteren van de kwaliteit van het EPDoverdrachtbericht (het verhuisbericht – vroeger MEDOVD) zelf. Daarin zaten nog allerlei fouten en inconsequenties, waardoor bij het uitwisselen tussen de verschillende HISsen bepaalde gegevens verloren gingen of
slechts gedeeltelijk werden overgenomen in het HIS van de nieuwe huisarts. Stap voor stap zijn er verbeteringen doorgevoerd en problemen opgelost. Elk half jaar werd en wordt de stand van zaken geanalyseerd
door kruistests uit te voeren. Van elk HIS wordt een testdossier ingelezen in alle andere HISsen. De uitkomsten van de nieuwste kruistests – uitgevoerd in april 2014 – (zie pagina 7) laten zien dat dat steeds beter
gaat. Alle gangbare HISsen kunnen nu onderling EPD-overdrachtberichten uitwisselen. Tests blijven noodzakelijk, want elke update – klein of groot – kan daarop van invloed zijn.
Inmiddels is ook het overdrachtproces zelf onder de loep genomen. Ook daaraan zitten haken en ogen. In
samenspraak met ENOVATION en VECOZO is gewerkt aan een beveiligde, betrouwbare en gemakkelijke
landelijke oplossing: ZorgMail File Transfer (ZFT), voor het direct overdragen van patiëntdossiers van huis-
Foto: Wouter Scheen
arts naar huisarts volgens de regels der kunst.
Start landelijk gebruik ZFT. Menno Riemeijer (ION) biedt ZFT aan aan Carin Littooij (LHV) en Adriaan Mol (NedHIS)
4
SynthesHis juni 2014; 2 (13)
Zorgmail File Transfer –
veilig elektronisch overdragen
van patiëntdossiers
Maandelijks veranderen ongeveer 200.000 mensen in Nederland van huisarts, en dus ook 200.000 dossiers. Een enorme administratieve belasting, vooral in de grote steden, waar soms wel 25 tot 30 procent
van de praktijkpopulatie jaarlijks komt en gaat. Niet voor niets staat de wens om die dossiers veilig elektronisch over te dragen al jarenlang hoog op de agenda van veel huisartsen. Met de komst van ZorgMail
File Transfer (ZFT) is die overdracht een stuk gemakkelijker geworden.
Tijdens het NedHIS & EZD Congres 2014
heeft Menno Riemeijer, huisarts, SynthesHiscolumnist en voorzitter van ION, ZFT symbolisch aangeboden aan Carin Littooij, huisarts en LHV-bestuurder met ICT in haar
portefeuille, en aan Adriaan Mol, huisarts en
voorzitter NedHIS (koepel van HISgebruikers-verenigingen). Hij gaf hen een
enkel A4'tje met daarop de gebruikersinstructie van ZFT, want het overdragen van
dikke pakken papier is verleden tijd. Hij
noemde de komst van ZFT een mijlpaal in de
geschiedenis van het elektronisch verhuizen
van patiëntdossiers. De techniek is er klaar
voor, nu de huisartsen nog. Hij vroeg LHV
en NedHIS om dit project samen met ION
te dragen en het gebruik van ZFT te stimuleren. Carin Littooij reageerde enthousiast:
ZFT betekent echt minder administratieve
ballast, want huisartsen of assistentes hoeven nooit meer naar het postkantoor om
aangetekend patiëntdossiers te versturen.
Goed om te weten…
! Als een patiënt vertrekt, hoeft u die niet uit te schrijven. U wacht het bericht in
!
!
!
!
!
!
uw Edifact-postbus af waarin staat dat de patiënt door een andere huisarts is
aangemeld in ION. Dan kunt u het patiënt-dossier via ZFT klaarzetten voor de
nieuwe huisarts. Zodra hij of zij dat dossier heeft opgehaald krijgt u daarvan
bericht en weet u dat de overdracht heeft plaatsgevonden.
U kunt via ZFT geen patiëntdossier overdragen voordat de patiënt bij een nieuwe
huisarts is ingeschreven, want deze overdrachtsroute is gekoppeld aan het in- en
uitschrijfproces van ION.
Ook als u geen bericht krijgt, kunt u inloggen op de ZFT-website. In het dashboard kunt u altijd zien of er dossiers klaarstaan en of er nog openstaande dossieraanvragen zijn.
U kunt een verzoek om een dossier over te dragen ook afwijzen, bijvoorbeeld als u
het al hebt overgedragen of het er niet mee eens bent. U moet dan wel de reden
daarvoor opgeven.
Nagekomen post kunt u ook elektronisch naar de nieuwe huisarts van de patiënt
sturen via de archieffunctie van ZFT.
Voor overdracht van een dossier hebt u toestemming van de patiënt nodig. Dat
vormt geen onderdeel van het ZFT-overdrachtproces, maar moet u zelf regelen.
Aan het gebruik van ZFT zijn voor huisartsen geen kosten verbonden, die neemt
ION voor haar rekening.
ZFT is volgens haar zinnig, zuinig en veilig,
en daarmee voldoet het aan alle normen
voor goede huisartsenzorg. Adriaan Mol
wees erop dat dit hopelijk ook het einde
betekent van ongewenste manieren van
overdracht, zoals het meegeven van dossiers
aan patiënten en hun familieleden of het
elektronisch versturen via onbeveiligde kanalen. En denkend aan de lange kronkelige
weg die het elektronisch verhuizen al heeft
afgelegd, sprak hij de hoop uit dat ZFT een
blijvende oplossing is die nooit meer uit de
lucht gaat.
GESLOTEN SYSTEEM Huisartsen hebben
zelf al enkele manieren gevonden om
elektronisch patiëntdossiers over te dragen.
Bijvoorbeeld binnen eenzelfde HIS, via
regionale netwerken of via de VECOZOberichtenbox. Veelgehoorde problemen bij
deze methoden zijn het moeten zoeken van
de juiste gegevens van de nieuwe huisarts
en te grote bestanden die het systeem niet
kan verwerken. Soms is ook de veiligheid in
het geding. De VECOZO-berichtenbox is
eigenlijk niet bedoeld voor het overdragen
van patiëntdossiers.
ZFT is een landelijke oplossing, een digitaal
alternatief voor het aangetekend versturen.
Deze webapplicatie werkt voor alle HISsen
in heel Nederland en voldoet aan alle veiligheidseisen, de werkwijze is gebruiksvriendelijk en er bestaan geen beperkingen voor
aantal en grootte van de bestanden. Het is
een gesloten systeem, gekoppeld aan het
inschrijfproces van de ION-database (zie
figuur 1).
SynthesHis juni 2014; 2 (13)
5
‘Als ik nieuwe patiënten krijg uit Amsterdam, wordt hun dossier
elektronisch verstuurd. Komen ze ergens anders vandaan dan
zit dat dossier doorgaans in een envelop.’
Daardoor hoef je de gegevens van de nieuwe huisarts niet meer zelf op te zoeken. De
overdracht wordt beveiligd door dezelfde
persoonlijke VECOZO-certificaten, die huisartsen ook gebruiken voor hun declaratieverkeer. Zodra een huisarts een patiënt
inschrijft, wordt automatisch een bericht
verstuurd aan de Edifact-postbus van de
praktijk van de oude huisarts. Daarin staat
een verwijzing naar de website waar het
1. Patiënt in
ION inschrijven
dossier veilig overgedragen kan worden:
https://filetransfer.zorgmail.nl.
Hoe dat precies in zijn werk gaat, laat huisarts Constant Mostart in 7 minuten zien, in
een speciaal gemaakte film. U kunt die
bekijken via de Veilig Verhuizen-pagina’s
van de ION-website
(www.inschrijvingopnaam.nl). Daar vindt u
ook de gebruikersinstructie.
ION
2. Bericht van
ION in het HIS
5. Bericht van ontvangst
Huisarts
Nieuw
4. Dossier
ophalen
ZorgMail
File Transfer
Huisarts
Oud
3. Dossier
uploaden
Figuur 1. ZFT is een gesloten systeem
Wat draag je over aan de nieuwe huisarts van een patiënt?
Gewoonlijk gaat het om vier bestanden:
! het EPD-overdrachtbericht (vroeger MEDOVD genaamd);
! een pdf-bestand van de gescande brieven en uitslagen;
! een pdf-bestand van het complete dossier, ter controle;
! een begeleidende brief voor de nieuwe huisarts, met aandachtspunten en bijzonderheden over de patiënt.
Nota bene. Voordat u de bestanden die u wilt versturen overdraagt, is het handig
om ze allemaal klaar te zetten op één plek of in een speciale map. Hoe u dat doet,
verschilt per HIS. U vindt daarover informatie op de Veilig Verhuizen-pagina's van
de ION-website (www.ion.nl) of via de helpdesk van uw eigen HIS.
6
SynthesHis juni 2014; 2 (13)
POSITIEVE REACTIES Sinds 10 april is
ZFT beschikbaar voor alle huisartsen in
Nederland, mits ze hun patiënten hebben
aangemeld in de ION-database. En dat geldt
voor ruim 98 procent. Amsterdamse
huisartsen konden er in februari en maart al
mee werken. Zij hebben door hun ervaringen te delen geholpen om het systeem klaar
te maken voor de landelijke toepassing. Het
aantal gebruikers laat een stijgende lijn zien,
op doordeweekse dagen worden ondertussen zo'n vierhonderd dossiers overgedragen,
in de weekenden gaat het om enkele. In
totaal zijn er begin mei door tweeduizend
verschillende personen ruim zesduizend
patiënt-dossiers daadwerkelijk overgedragen, zijn ongeveer 4300 aanvragen
afgewezen en staan er nog bijna 19.000
dossieraanvragen in de wacht.
Huisartsen en vooral assistentes reageren
positief en denken volop mee. ION verzamelt alle wensen en suggesties en bespreekt
die tijdens de evaluaties met de partners. Zo
is eind april onder meer afgesproken de
mogelijkheden te onderzoeken voor het
toevoegen van de AGB-code van de nieuwe
huisarts in het Edifact-bericht, van een HISselectieveld, zodat duidelijk wordt vanuit
welk HIS het dossier afkomstig is, en van
een notitieveld als een dossier vanuit het
archief opnieuw wordt aangevraagd.
Nu ZFT werkt, is het tijd om het volgende
probleem van het elektronisch verhuizen
van patiëntdossiers te gaan tackelen: de
overdracht van de correspondentie die niet
in het HIS is geïntegreerd. Daarvoor ontbreekt standaardisatie en daarom worden
die brieven op dit moment meestal als één
groot pdf-bestand of een aantal afzonderlijke bestandjes verstuurd. ION brengt alle
betrokken partijen bij elkaar om de problemen te inventariseren en te analyseren, en
samen te zoeken naar een praktische oplossing. 3
TetraHis (v42896)
8.
Promedico-ASP (v7.27)
7.
OmniHis Scipio (v3.1)
6.
MIRA (v4.4)
5.
MicroHIS (v12.1.2)
4.
Medicom (v2014.3)
3.
Promedico-VDF (10.1.1)
Promedico-VDF (10.1.1)
NAW-gegevens
2.
Zorgdossier (v2.5.0.426)
Zorgdossier (v2.5.0.426)
NAW-gegevens
Episodes
Journaalregels
Lab- & meetwaarden
Medicatie
Contra-indicaties
Allergieën/intoleranties
Memo’s
Score
1.
0
3
3
3
3
3
3
0
18
0
3
3
3
3
2
2
0
16
0
3
3
3
3
3
3
0
18
0
3
3
3
3
3
3
0
18
0
3
3
3
3
3
3
0
18
0
3
3
2
3
3
3
0
17
0
3
3
3
3
3
3
0
18
0
3
3
3
3
3
3
0
18
0
0
0
0
0
0
Episodes
3
3
3
3
3
3
Journaalregels
3
3
3
3
3
3
Lab- & meetwaarden
3
3
3
3
3
3
Medicatie
3
3
3
3
3
3
Contra-indicaties
3
3
3
3
3
3
Allergieën/intoleranties
3
3
3
3
3
3
Memo’s
0
0
0
0
0
0
Score
18
18
18
18
18
18
Nieuwste kruistests
Gerda Mensink ([email protected])
Wat gaat er wel of niet goed? Begin april is de kwaliteit van het importeren en exporteren van een
patiëntdossier van HIS naar HIS opnieuw getest,
onder leiding van Marcel Leijten, projectleider Veilig
Verhuizen van ION. Acht testsessies op acht locaties,
altijd samen met een technicus van de HIS-leverancier: Medicom, MicroHIS, MIRA, OmniHis Scipio,
Promedico-ASP, Promedico-VDF, TetraHis en
Zorgdossier. HetHis ontbreekt evenals de vorige keer
in het rijtje, als gevolg van de veranderde situatie.
Voor Promedico-VDF was het een vuurdoop, met
goede afloop.
Opnieuw zijn er grote sprongen voorwaarts gemaakt!
Er zijn vier HISsen die maximaal scoren: MicroHIS,
OmniHis Scipio, Promedico ASP en TetraHis. Dus alle
gegevens uit een EPD-overdrachtbericht afkomstig
van welk HIS dan ook, worden in deze HISsen op een
goede manier verwerkt. Alleen kleine dingen gaan
nog niet altijd volgens de regels der kunst. Ruiters die
worden weergegeven als memoveld, bijvoorbeeld,
ontbrekende meeteenheden of medicatie op PRK
(prescriptiecodes) in plaats van HPK (handelsproductcodes). Bij de overige vier HISsen zijn er nog een
paar grotere oneffenheden. Als u wilt weten op welke
SynthesHis juni 2014; 2 (13)
7
MIRA (v4.4)
OmniHis Scipio (v3.1)
Promedico-ASP (v7.27)
TetraHis (v42896)
8.
MicroHIS (v12.1.2)
7.
Medicom (v2014.3)
6.
Promedico-VDF (10.1.1)
5.
Zorgdossier (v2.5.0.426)
4.
Medicom (v2014.3)
3.
0
3
3
3
2
3
3
0
17
0
3
3
3
2
3
3
0
17
0
3
3
3
2
3
3
0
17
0
3
3
3
2
3
3
0
17
0
3
3
3
2
3
3
0
17
0
3
3
3
2
3
3
0
17
0
3
3
3
2
3
3
0
17
0
3
3
3
2
1
3
0
15
MicroHIS (v12.1.2)
2.
NAW-gegevens
Episodes
Journaalregels
Lab- & meetwaarden
Medicatie
Contra-indicaties
Allergieën/intoleranties
Memo’s
Score
NAW-gegevens
Episodes
Journaalregels
Lab- & meetwaarden
Medicatie
Contra-indicaties
Allergieën/intoleranties
Memo’s
Score
3
3
3
3
3
3
3
0
18
3
3
3
3
3
3
3
3
18
3
3
3
3
3
3
3
3
18
3
3
3
3
3
3
3
0
18
3
3
3
3
3
3
3
0
18
3
3
3
3
3
3
3
0
18
3
3
3
3
3
3
3
0
18
3
3
3
3
3
3
3
3
18
punten u specifiek moet letten bij het importeren van
patiëntgegevens vindt u op de Veilig Verhuizenpagina’s van ION (www.inschrijvingopnaam.nl) onder
handleidingen een overzicht per HIS. Daarin staat
overzichtelijk bij elkaar wat er eventueel mis kan
gaan als u een dossier importeert uit de diverse
HISsen.
TOELICHTING BIJ DE TABELLEN In de grijze
verticale kolom links staat het HIS dat de verhuisberichten heeft geïmporteerd. In de donkergrijze banen
boven in de figuur staan de HISsen inclusief de versie
van waaruit het verhuisbericht afkomstig is. Links
staan de onderdelen van het dossier die zijn getest op
correctheid en volledigheid. De scores in de tabel zijn
grove indicaties. Maximale totaalscore is 18, want
NAW-gegevens en memo's tellen niet mee. Enkele
kolommen (van Promedico-VDF en MIRA) hebben
een afwijkende donkerblauwe kleur. Daarvoor geldt
dat er al bij het importeren een foutmelding kwam,
8
1.
SynthesHis juni 2014; 2 (13)
waardoor de kwaliteit van de dossiers niet te
beoordelen was. Aangezien andere HISsen dezelfde
dossiers wel goed kunnen importeren, moet het gaan
om kleine problemen, aan im- en/of exportzijde. Die
kunnen bijvoorbeeld te maken hebben met het
strakker of ruimer programmeren van de afgesproken
standaard. De structurele oplossingen moeten
gevonden worden door de HIS-leveranciers van beide
betrokken HISsen samen. Hoopgevend is wel dat de
inhoud na een ad hoc-correctie van het importbestand tijdens het testen, goed verwerkt werd in het
nieuwe HIS.
UITKOMSTEN
De uitkomsten van de tests zijn in de tabellen onderverdeeld in vier categorieën:
0 Ú
Niet aanwezig in het EPD-overdrachtbericht of uitgesloten voor import.
1 Ú
Volledig ontbreken van gegevens die wel in
EPD-overdrachtbericht staan.
Medicom (v2014.3)
OmniHis Scipio (v3.1)
NAW-gegevens
Episodes
Journaalregels
Lab- & meetwaarden
Medicatie
Contra-indicaties
Allergieën/intoleranties
Memo’s
Score
3
3
3
2
3
3
3
0
18
3
2
3
3
3
0
3
0
17
NAW-gegevens
Episodes
Journaalregels
Lab- & meetwaarden
Medicatie
Contra-indicaties
Allergieën/intoleranties
Memo’s
Score
0
3
3
3
3
3
3
0
18
0
3
3
3
3
3
3
0
18
2 Ú
Klein deel van gegevens ontbreekt of
onjuiste weergave van gegevens die wel in
EPD-overdrachtbericht staan.
3 Ú
Volledige weergave conform EPDoverdrachtbericht of op basis van afgeleide
gegevens.
Geen getal Ú Niet te beoordelen.
!
NOTA BENE
! Als we de NAW-gegevens, memovelden en niet te
beoordelen dossiers buiten beschouwing laten,
staat er in alle tabellen samen geen enkele 0 meer,
nog een 1 en twaalf keer een 2. Acht van de twaalf
tweeën komen voor in de Medicom-tabel en
betreffen de medicatiegegevens. Dat hangt samen
met het feit dat Medicom een eigen tabel 25
(Gebruiksvoorschrift) hanteert. Doseringen worden
niet of niet volledig herkend, ook niet bij het
inlezen van een patiëntdossier dat afkomstig is van
een andere Medicom-gebruiker. In twee gevallen
!
!
!
0
3
3
3
3
3
3
0
18
3
3
3
3
3
3
3
0
18
3
3
3
3
3
3
3
0
18
0
3
3
3
3
3
3
0
18
0
3
3
3
3
3
3
0
18
0
3
3
3
3
3
3
0
18
TetraHis (v42896)
8.
Promedico-ASP (v7.27)
7.
MIRA (v4.4)
6.
MicroHIS (v12.1.2)
5.
Promedico-VDF (10.1.1)
4.
Zorgdossier (v2.5.0.426)
3.
MIRA (v4.4)
2.
OmniHis Scipio (v3.1)
1.
3
3
3
3
3
3
3
0
18
3
3
3
3
3
3
3
0
18
0
3
3
3
3
3
3
0
18
0
3
3
3
3
3
3
0
18
wordt bovendien niet alle medicatie uit het EPDoverdrachtbericht overgenomen.
Sommige HISsen importeren geen NAW-gegevens
en BSN. Dat hangt onder meer samen met de plicht
van elke zorgverlener om de identiteit van een
patiënt te controleren en in het HIS een BSN op te
nemen uit een geverifieerde bron, bijvoorbeeld
SBV-Z (Sectorale Berichten Voorziening in de
Zorg).
Sommige HISsen sluiten memovelden uit bij de
overdracht omdat ze die beschouwen als persoonlijke, subjectieve gegevens van een huisarts. Als
memovelden om die reden in een EPDoverdrachtbericht ontbreken, kunnen andere
HISsen ze niet importeren.
Als gegevens niet of slechts gedeeltelijk kunnen
worden geïmporteerd, kan dat liggen aan het
exporterende HIS, aan het importerende HIS of
aan beide.
Nog steeds voldoen niet alle EPD-overdracht-
SynthesHis juni 2014; 2 (13)
9
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Zorgdossier (v2.5.0.426)
Promedico-VDF (10.1.1)
Medicom (v2014.3)
MicroHIS (v12.1.2)
MIRA (v4.4)
OmniHis Scipio (v3.1)
Promedico-ASP (v7.27)
TetraHis (v42896)
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
Promedico-ASP (7.27)
3
3
Memo’s
3
3
3
3
3
3
3
3
Score
18
18
18
18
18
18
18
18
TetraHis (v42896)
NAW-gegevens
Episodes
NAW-gegevens
Episodes
Journaalregels
Lab- & meetwaarden
Medicatie
Contra-indicaties
Allergieën/intoleranties
Memo’s
Score
3
3
3
3
3
3
3
0
18
3
3
3
3
3
3
3
3
18
3
3
3
3
3
3
3
3
18
3
3
3
3
3
3
3
0
18
3
3
3
3
3
3
3
0
18
3
3
3
3
3
3
3
0
18
3
3
3
3
3
3
3
3
18
0
3
3
3
3
3
3
3
18
Journaalregels
3
3
3
3
3
3
3
3
Lab- & meetwaarden
3
3
3
3
3
3
3
3
Medicatie
3
3
3
3
3
3
3
3
Contra-indicaties
3
3
3
3
3
3
3
3
Allergieën/intoleranties
3
3
3
3
3
3
3
3
berichten aan de afgesproken Nictiz-standaard. Uit
een test die aan de kruistests voorafgaat, blijkt dat
in drie HISsen nog steeds een of veel meer
syntactische en/of semantische fouten staan
(MicroHIS – 1, Medicom – 5, Zorgdossier – 20). Dat
kan fouten opleveren, vooral in HISsen die die
standaard strikt hanteren.
! Ook het verschil in de karaktersets van de
besturingssystemen (Unix, Windows, Apple) is
verantwoordelijk voor bepaalde fouten, vooral bij
diakritische tekens (accent, trema of cedille).
! Alle HIS-leveranciers krijgen een rapport van de
testbevindingen, inclusief aanbevelingen. De
volgende testronde vindt plaats in september/
oktober 2014. Tijdens de HIS DemoDag op 8 oktober 2014 worden de uitkomsten gepresenteerd.
10
1.
SynthesHis juni 2014; 2 (13)
Praktische en achtergrondinformatie over Veilig
Verhuizen vindt u op www.inschrijvingopnaam.nl Ú
Projecten ÚVeilig Verhuizen. In het onderdeel
Handleidingen staan van enkele HISsen ook
instructiefilmpjes. En er volgen er meer. 3

Download Report