Verslag Algemeen bestuur

Verslag Algemeen bestuur
Opsteller
Aantal pagina’s
Marianne van der Veen-Brouwer
6
Onderwerp Algemeen bestuur
Datum overleg
Verslag Algemeen bestuur 11-11-2013
25-04-2014
Agendapunt Intern 11-11-2013
Kenmerk
3
V0138/H2608
Aanwezigen:
De heren J. Bartelds, B.J.M. Besselink, G.P. Beugelink, T.J. Boersma, R.W. Bleker, G.J. van den
Brandhof, H.H.G. Dijk (voorzitter), A.C.M. van Eekhout, P.A.E. van Erkelens, M.A.P. van Haersma
Buma, J.J. Hos (tot 15.30 uur), G. de Jonge, A.F. Kolkman, C.A.A.A. Maenhout, H. Pieper (plv), H.
Pluckel, P. Rooijmans, H. Ruben, K. Schaafsma, Th.J.J.M. Schots, R.L.M. Sleijpen, W. Stegeman
(plv de heer Hos; vanaf 15.30 uur) A.J.G. Poppelaars en mevrouw F.P.A.M. van de Ven
de heer J.W.A. van Enst (secretaris-directeur)
mevrouw M.H. van der Veen-Brouwer (verslaglegging)
Afwezigen:
De heer R. Dupont
1 Opening en vaststelling concept-agenda
De heer Dijk heet de aanwezigen welkom. Belangrijk punt op de agenda is HWH 2.0. Centraal staat
de vraag hoe waterschappen willen samenwerken op het terrein van ICT en Geodata. Er moet een
modus worden gevonden om gezamenlijk verder te gaan.
Op voorstel van de heer Dijk wordt besloten agendapunt 5 (HWH 2.0) voorafgaand aan de
rondvraag te behandelen en eerst de overige punten af te handelen. De heer Hos geeft aan dat hij
om 15.30 uur de vergadering moet verlaten en dan vervangen wordt door de heer Stegeman.
2 Mededelingen
De heer Dijk meldt dat de provincies meer tijd nodig hebben gehad om goedkeuring te verlenen
aan de wijziging van de Gemeenschappelijke regeling. De waterschappen moeten de wijziging nog
bekendmaken voordat deze in werking kan treden. De beoogde datum van inwerkingtreding, 1
december 2013, is niet meer haalbaar. Voorgesteld wordt te besluiten dat de gewijzigde
Gemeenschappelijke regeling in werking treedt op 10 december 2013. Conform dit voorstel wordt
besloten.
3 Concept-verslag Algemeen bestuur d.d. 1 juli 2013
Tekstueel: De heer Boersma geeft aan dat hij wel aanwezig was op 1 juli 2013. Dit wordt
aangepast in de lijst van aanwezigen.
Naar aanleiding van: punt 8 Programmareglement (blz. 3) De heer Besselink geeft aan dat hij nog
Verslag Algemeen bestuur
geen antwoord heeft gekregen op de vraag ten aanzien van de kostenverdeelsleutel voor het
programma e-HRM. De voorzitter geeft aan dat deze vraag deze maand alsnog wordt beantwoord.
4 Ingekomen stukken
Conform voorstel wordt besloten de ingekomen brieven inzake HWH 2.0 te betrekken bij de
besluitvorming.
5 HWH 2.0
(eerst zijn de agendapunten 6 t/m 10 behandeld)
De voorzitter blikt terug naar de vergadering van het algemeen bestuur d.d. 17 december 2012
waarin werd besloten HWH 2.0 te ontwerpen. De stuurgroep heeft in de eerste helft van 2013 een
notitie opgesteld. Uitgangspunt voor de stuurgroep was om met alle waterschappen te blijven
samenwerken. Er moet een modaliteit worden gevonden waarbij iedereen in principe zou kunnen
aansluiten. Het bleek dat veel waterschappen moeite hebben met een groot HWH. Tegelijkertijd
zijn er ook waterschappen die ontzorgd willen worden. Vanuit die twee stromingen is variant 3
ontstaan. Een HWH voor collectieve taken met een adviesfunctie. Binnen die invulling mochten
geen juridische en financiële risico’s ontstaan. Op 1 juli jl. is dat voorstel van de stuurgroep
besproken in het algemeen bestuur. Besloten werd toen variant 3 uit te werken. Gartner heeft het
rapport van de stuurgroep ten aanzien van variant 3 doorvertaald. Daarbij moest met name
aandacht worden gegeven aan de definities en de uitwerking van collectief en facultatief. Ook de in
het rapport van de stuurgroep benoemde rol van de Unie van Waterschappen moest nog verder
worden uitgewerkt. Het DB heeft na 1 juli jl. de uitwerking opgepakt. Dit heeft geleid tot het thans
voorliggende voorstel. Verder deelt de heer Dijk mee dat met de Unie van Waterschappen is
gesproken over het invullen van opdrachtgeverschap voor collectieve taken. Verder is besproken
dat de zgn. kassiersfunctie aan de Unie kan worden overgedragen. Ten aanzien van het
vergadercentrum is besproken dat dit als aparte paragraaf opgenomen zou kunnen worden in de
begroting van HWH. Dit is ook verwerkt in het voorstel van het DB.
De heer Dijk geeft aan dat de inzet van het DB is om met alle waterschappen gezamenlijk door te
gaan binnen de Gr. Er moet een manier worden gevonden waarop dat mogelijk is. Hij verzoekt een
ieder aan te geven hoe over het voorstel HWH 2.0 wordt gedacht. De volgende opmerkingen
worden gemaakt:





Terug naar het advies van de stuurgroep HWH 2.0
Gezamenlijke ICT organisatie is belangrijk
Centrale regie moet blijven
Gebrek aan vertrouwen moet worden hersteld
Hoeveel vertrouwen hebben waterschappen in elkaar en kunnen we samenwerken met
elkaar.


Opdrachten aan HWH vanuit de Unie van Waterschappen met bijbehorende middelen
Unie kan geen opdrachtgever zijn; wordt gezien als derde





Takendiscussie is essentieel
Beperkt takenpakket (lean and mean)
Collectieve en facultatieve taken goed definiëren
Collectief betekent harmonisatie en standaardisatie
Collectieve taken moeten afgescheiden zijn van facultatieve d.m.v. een loden deur zodat
HWH als landingsplaats kan worden gebruikt
Waterschappen moeten zeker weten dat ze geen risico lopen

Kenmerk: V0138/H2608
Pagina 2 van 6
Verslag Algemeen bestuur






Facultatieve taken moeten mogelijk blijven binnen HWH
Geen nieuwe facultatieve taken binnen HWH
Vinden landingsplaatsen voor facultatieve programma’s bijna onmogelijk
HWH is een compacte, kleine, doelmatige en slagvaardige kernorganisatie die de
regiefunctie uitvoert
Eventueel met een flexibele schil die wordt aangestuurd vanuit kernorganisatie
Verder professionalisering nodig

Aandacht voor de governance rondom HWH

HWH moet open staan voor veranderingen in ICT-wereld



Negatieve publiciteit over transitiekosten moet worden weersproken
Er is nog geen goed zicht op de transitiekosten en er ontbreekt een transitieplan
Transitiekosten verdelen conform de Unieverdeelsleutel
De heer Bartelds meldt dat Hunze en Aa’s heeft besloten uit de Gr te treden. Dit is reeds schriftelijk
bekend gemaakt aan het dagelijks bestuur Gr HWH. De heer Van den Brandhof benadrukt dat het
belangrijk is dat alle waterschappen binnen de Gr worden gehouden. Hij verzoekt de heer Bartelds
een heroverweging te maken van het standpunt om uit te stappen.
De heer Dijk meldt dat de heer Hos de vergadering vanaf 15.30 uur heeft verlaten en is vervangen
door de heer Stegeman.
De heer Dijk reageert op de gemaakte opmerkingen. Er is een buitengewone variatie in de
meningen. Het mooiste zou zijn om verder te gaan met twee Gemeenschappelijke regelingen. Eén
voor collectieve en één voor facultatieve taken die de waterschappen die dat willen, ontzorgd.
Toch is het mogelijk om binnen één Gr verder gaan. Gelet op het voorkomen van bestuurlijke
drukte is dat ook wenselijk. Er moet dan een zgn. “loden deur” worden geplaatst tussen de
collectieve en facultatieve programma’s. Waterschappen moeten elkaar op voorhand vrijwaren
zodat een programma niet leidt tot kosten voor waterschappen die niet aan dat programma
deelnemen. Daarvoor komt er een harde financiële-administratieve scheiding tussen collectieve en
facultatieve programma’s binnen HWH, dit komt ook tot uiting in de begroting en de jaarrekening.
Er is alleen op het allerhoogste aggregatieniveau verbinding.
De heer Dijk roept op vandaag wel tot besluitvorming te komen. De stip op de horizon moet
worden gezet. Het bestuur moet ondanks de verschillen van mening richting geven aan HWH. Het
is moeilijk om aan de voorkant te bewijzen dat het met de kwaliteit van HWH wel goed komt. HWH
moet wel weten wat het moet doen. Eerst moet de taak helder zijn, dan kan de organisatie worden
bepaald en daarna de personele invulling. Er zijn twee hoofdrichtingen; of kiezen voor het DB
voorstel of kiezen voor het plaatsen van een loden deur.
De heer Rooijmans verzoekt om verduidelijking van de varianten. De heer Dijk legt uit dat er een
afdeling binnen HWH moet komen die alleen voor facultatief gaat. In de facultatieve programma’s
kan HWH dan b.v. wel aanbestedingen doen voor rekening en risico van die waterschappen die
daaraan meedoen.
De heer De Jonge vraagt wie de kosten van facultatief HWH betaalt. De heer Dijk antwoordt dat dit
wordt bekostigd door de waterschappen die aan de facultatieve programma’s deelnemen.
De heer Schaafsma vraagt of van het algemeen bestuur een besluit of een instemming met een
Kenmerk: V0138/H2608
Pagina 3 van 6
Verslag Algemeen bestuur
richting wordt verwacht. Dat moet dan wel een definitieve instemming zijn, zodat uitwerking kan
plaatsvinden. De heer Dijk antwoordt dat er besloten moet worden over variant 3 zoals door het
DB is uitgewerkt in het voorstel dat vanmiddag voorligt of het wordt 3+ waarbij HWH ook
facultatieve taken kan uitvoeren. De collectieve en facultatieve taken worden daarbij gescheiden
door een loden deur zodat de risico’s van de facultatieve programma’s bij de aan die programma’s
deelnemende waterschappen berust.
De heer Dijk schorst de vergadering om 16.00 uur en heropent de vergadering om 16.15 uur.
Na de heropening wil de heer Dijk peilen in hoeverre variant 3+ uitkomst kan bieden. Daarbij moet
ervan worden uitgegaan dat nog moet worden bepaald wat collectief en wat facultatief is. Hierbij
moeten de opdrachtgevers een belangrijke rol spelen. Ook de kwaliteit van de organisatie moet
onder de loep worden genomen. Alle aanwezige bestuursleden met uitzondering van de heer
Bartelds kunnen instemmen met variant 3+. Daarbij wordt opgemerkt dat het belangrijk is dat de
waterschappen blijven samenwerken. Met het aanvaarden van dit voorstel, zegeviert de wil tot
samenwerken. Wel is het belangrijk dat bij de facultatieve programma’s een volledige vrijwaring
van de niet deelnemers plaatsvindt. Er moet aandacht blijven voor de professionalisering van HWH.
Tegelijkertijd moet er worden toegewerkt naar een kleine compacte organisatie. Er moet nog
worden bepaald waar de loden deur wordt geplaatst. Ook de governance rondom HWH vraagt
aandacht.
De heer Bartelds benadrukt dat het waterschap Hunze en Aa’s voor samenwerking is. Toch kan hij
de 3+ variant niet ondersteunen. Het waterschap blijft bij het besluit om uit de Gr te treden.
Wellicht sluit Hunze en Aa’s over 1 of 2 jaar wel weer aan. Omdat Hunze en Aa’s wel producten van
HWH wil blijven afnemen roept de heer Van Erkelens op om het besluit te heroverwegen. Ook de
heer Van den Brandhof pleit er bij Hunze en Aa’s voor om variant 3+ te ondersteunen.
De heer Dijk concludeert dat er een duidelijk besluit is geformuleerd. HWH wordt gesplitst in twee
afdelingen die gescheiden zijn door een loden deur. Ook tussen de facultatieve programma’s komt
een scheiding. De koers voor Het Waterschapshuis is daarmee bepaald, daarop wordt niet meer
teruggekomen. Verder constateert de heer Dijk dat er duidelijk is gekozen voor samenwerking
binnen HWH. HWH moet een slanke regieorganisatie worden. De kwaliteit van HWH moet in beeld
worden gebracht met de bijbehorende formatie. Ook houding en gedrag van de medewerkers
komen dan aan de orde. Verder wordt de mogelijkheid uitgewerkt om met een vaste kern en
flexibele schil van medewerkers te gaan werken. De flexibele schil kan uit waterschapsmedewerkers bestaan. Zo wordt de kennis en kunde van de waterschappen gebruikt.
De voorzitter dankt een ieder voor de inbreng in deze discussie en het bereikte resultaat.
6 Vrijwaringsovereenkomst
(behandeld voor agendapunt 5)
De heer Dijk licht toe dat het voorstel is geboren met het oog op het feit dat HWH facultatieve
programma’s uitvoert. Doel is dat waterschappen die daar niet aan deelnemen worden gevrijwaard
van eventuele aansprakelijkheidsstelling. De heer Besselink vraagt zich af of dit al is geregeld in de
huidige Gr-tekst. De heer Boersma is van mening dat collectief en facultatief eerst voldoende moet
zijn bepaald. Verder vraagt hij of er nog btw consequenties zijn. De heer Van Haersma Buma meldt
Kenmerk: V0138/H2608
Pagina 4 van 6
Verslag Algemeen bestuur
dat hij vragen heeft over de juridische houdbaarheid van het voorstel.
De heer Dijk geeft aan dat de vrijwaring nog niet is afgedekt in de tekst van de
Gemeenschappelijke regeling. De bestuurlijke bedoeling is dat als een waterschap niet deelneemt
aan een programma de juridische/financiële consequenties niet voor rekening van dat waterschap
komen. De heer Van Enst verduidelijkt dat artikel 35 Gr HWH nu voor meerdere uitleg vatbaar is.
In de Gr tekst zou een kapstokartikel moeten zijn waarin is aangegeven onder welke voorwaarden
facultatieve programma’s worden uitgevoerd. Onderzocht moet worden in hoeverre artikel 35 zich
leent om te worden omgevormd naar een kapstok artikel.
De heer Dijk geeft aan dat de tekst van de voorliggende vrijwaringsovereenkomst nog scherp
juridisch beoordeeld moet worden. Er wordt een aangepaste tekst voorgelegd aan het algemeen
bestuur. De heer Dijk stelt voor om nu wel het intentiebesluit te nemen dat als een waterschap niet
deelneemt aan een programma de juridische/financiële consequenties niet voor rekening van dat
waterschap komen. Hiertoe wordt besloten.
7 Bestuursrapportage
(besproken voor agendapunt 5)
Naar aanleiding van de bestuursrapportage informeert de heer Maenhout naar het verloop van
IRIS-medewerkers. Tevens vraagt hij hoe het staat met de betaling in natura door enkele
waterschappen. Er zijn veel complimenten voor de transparante en toegankelijke wijze waarop de
bestuursrapportage is opgesteld.
De heer Dijk geeft ten aanzien van de betaling in natura aan dat dit de kosten van enkele waterschapsmedewerkers betreft. Deze medewerkers hebben daadwerkelijk een bijdrage verricht. Dit is
vertaald in de programmakosten. De heer Van Enst zet uiteen dat het programma IRIS wordt
afgebouwd. Dit kan leiden tot minder personeel. Er is wel een opvolger voor IRIS ook daarop moet
capaciteit worden ingezet. Contracten van tijdelijke medewerkers worden beëindigd en niet
omgezet in een vaste aanstelling.
Conform voorstel wordt besloten kennis te nemen van de 2e bestuursrapportage 2013.
8 Planning en control cyclus 2014
(behandeld voor punt 5)
De heer Schots wijst erop dat het tijdschema van de jaarrekening niet helemaal past. 15 april is
voor de waterschappen aan de late kant. De heer De Jonge vindt de periode tussen de
verschillende algemeen bestuursvergaderingen vrij lang.
Besloten wordt beide opmerkingen mee te nemen. Indien mogelijk zal de Planning en control
cyclus 2014 worden aangepast.
Conform voorstel wordt besloten de voorliggende Planning en control cyclus 2014 vast te stellen.
9 Begrotingswijziging
Naar aanleiding van de procedurebrief begrotingswijzigingen die aan de waterschappen is
verzonden zijn er geen reacties binnengekomen die het nu vaststellen van de 3 e en 4e
Kenmerk: V0138/H2608
Pagina 5 van 6
Verslag Algemeen bestuur
begrotingswijziging in de weg staan. Conform voorstel wordt besloten de 3e en 4e
begrotingswijziging 2013 vast te stellen.
10 Vergaderschema Algemeen bestuur 2014
Conform voorstel wordt besloten het vergaderschema algemeen bestuur 2014 vast te stellen.
11 Rondvraag
De heer De Jonge informeert of er al een beeld bestaat wat de kosten zijn van het uittreden van
het waterschap Hunze en Aa’s. De heer Dijk antwoordt dat er op korte termijn een gesprek is met
Hunze en Aa’s. Redelijkheid en billijkheid vormen de beste basis om eruit te komen.
12 Sluiting
De heer Dijk sluit de vergadering om 16.35 uur.
Kenmerk: V0138/H2608
Pagina 6 van 6

Download Report