140610 werkprogramma 2014-2016 RKC.docx

Vastgesteld d.d. 10 juni 2014
Rekenkamercommissie Velsen
Werkprogramma medio 2014/medio 2016
10 juni 2014Voorwoord
De Rekenkamercommissie onderzoekt, volgens artikel 182 Gemeentewet, de
doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het
gemeentebestuur gevoerde bestuur.
Om de twee jaar stelt de Rekenkamercommissie een werkprogramma op.
Hierin staan onder andere de uitgangspunten vermeld en een lijst met
onderzoeksonderwerpen. Zonder afbreuk te willen doen aan haar eigen
verantwoordelijkheid en onafhankelijkheid, houdt de Rekenkamercommissie
zich aanbevolen voor suggesties en aandachtspunten van de Raad.
De commissie hoopt op basis van dit werkprogramma ook in de komende
jaren weer een positieve en constructieve bijdrage te leveren aan de kwaliteit
van het bestuur van de gemeente Velsen.
Namens de Rekenkamercommissie,
2
J.E. van der Boon, voorzitter. Inhoudsopgave
1.
Inleiding
1.1
1.2
1.3
1.4
Kader
Uitgangspunten
Regionale uitwisseling
Budget
2.
Overzicht van afgeronde onderzoeken 2010 – medio 2014
3.
Lopende onderzoeken
3.1
3.2
4.
Gezamenlijk onderzoek HVC
Lokaal onderzoek HVC
Werkprogramma 2014/2015
4.1
4.2.
Nieuw onderzoek
Planning
Bijlage – Groslijst mogelijke onderzoeksonderwerpen
3
1.
Inleiding
In deze notitie zet de rekenkamercommissie de uitgangspunten en de
onderwerpkeuze voor onderzoek in de periode van medio 2014 tot en met
medio 2016 uiteen evenals de nog lopende onderzoeken. Voor de
besluitvorming en de start van onderzoeken wordt uiteraard de procedure
gevolgd zoals in de verordening vastgelegd.
1.1
Kader
De rekenkamercommissie onderzoekt, volgens artikel 182 Gemeentewet, de
doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het
gemeentebestuur gevoerde bestuur.
De rekenkamercommissie bepaalt zelf haar agenda en is onafhankelijk van
raad en college. De raad kan de commissie een gemotiveerd verzoek doen
tot het instellen van een onderzoek. De wet geeft geen nadere bepalingen
over de onderwerpen die door de rekenkamercommissie kunnen worden
onderzocht, behalve dat een onderzoek naar de rechtmatigheid geen controle
van de jaarrekening mag bevatten.
In de Verordening op de Rekenkamercommissie (vastgesteld in 2007) zijn de
samenstelling, de onderwerpselectie, de werkwijze en het budget geregeld.
Door de rekenkamercommissie is, overeenkomstig de verordening, een
Reglement van orde vastgesteld.
1.2
Uitgangspunten
Bij het opstellen van het werkprogramma 2014/2015 heeft de
rekenkamercommissie zich laten leiden door de uitgangspunten, die ook bij
de eerdere werkprogramma’s zijn gehanteerd.
•
•
•
4
De rekenkamercommissie ondersteunt de controlerende functie van de
raad. Daarbij hoort enerzijds een actieve en onafhankelijke
onderzoekstrategie, maar anderzijds ook een benadering die goed
aansluit bij de behoeften van de raad en de specifieke omstandigheden
van de gemeente.
De onderwerpselectie is zodanig dat de onderzoeken kunnen bijdragen
aan de verdere verbetering van de beleidsvoorbereiding en –
uitvoering, en de kwaliteit van de uitvoering van de gemeentelijke taken
inclusief de dienstverlening aan de inwoners. Onderzoek naar
algemeen maatschappelijke of landelijke problemen hoort dus niet in
de onderwerpselectie. Het moet gaan om zaken die in de directe
beïnvloedingssfeer van de gemeente liggen.
Er staan veel onderwerpen op de bestuurlijke agenda en werkdruk
voor de raad, b&w en de ambtelijke ondersteuning is hoog. In die
context is het weinig zinvol als de rekenkamerfunctie een veelheid van
onderwerpen tegelijk aanpakt, met als risico dat veel tijd en energie in
de uitvoering van onderzoeken gestoken moet worden terwijl er
beperkt capaciteit voor de follow-up is. Daarom is gekozen voor een
benadering waarbij gericht onderzoek gedaan wordt naar een beperkt
•
•
•
aantal relevante onderwerpen. Uiteraard kan de raad
onderzoeksonderwerpen aandragen.
De rekenkamercommissie streeft naar een grote mate van
zorgvuldigheid in de uitvoering van onderzoeken, in de overtuiging dat
principes als grondig feitenonderzoek en ruimte voor hoor en
wederhoor in belangrijke mate bijdragen aan de kwaliteit maar ook aan
de acceptatie van de conclusies, en dus uiteindelijk bijdragen aan
kwaliteit van bestuur en beheer.
Bij de onderwerpkeuze wordt rekening gehouden met de speerpunten
die voor de externe accountant zijn vastgesteld en het programma van
onderzoeken door het college in het kader van artikel 213a
Gemeentewet. Teneinde overlap te voorkomen, maar ook vanuit de
overweging dat zelfonderzoek in combinatie met review effectief kan
zijn, wil de Rekenkamercommissie in beginsel geen onderzoek doen
op terrein die onderwerpen van zelfstudie door het College zijn (of op
korte termijn zullen zijn). Op basis van de uitkomsten van deze
onderzoeken kan eventueel besloten worden tot een review.
De onderzoeken worden, met uitzondering van de specifieke
verzoeken van de raad, uitgevoerd binnen het aan de
rekenkamercommissie toegekende budget.
De rekenkamercommissie maakt onderscheid tussen de volgende soorten
activiteiten (al dan niet uitbesteed aan onderzoekbureaus):
• eigen onderzoek op initiatief van de rekenkamercommissie
• specifiek onderzoek op verzoek van de raad
• bespreken interimverslag accountant, vaststellen speerpunten
accountantscontrole jaarrekening, en een advies over de jaarstukken
(jaarlijkse cyclus);
• eventuele reviews van onderzoeken in het kader van artikel 213a
Gemeentewet en de check op de follow-up van eerder onderzoek.
1.3
Regionale uitwisseling
Als vervolg op contacten die al enige jaren bestaan, hebben de
rekenkamercommissies in (Zuid-)Kennemerland (Haarlem, Bloemendaal,
Heemstede, Zandvoort, Haarlemmerliede en Spaarnwoude, Zandvoort,
Beverwijk, Heemskerk, Uitgeest, Velsen en de Randstedelijke Rekenkamer)
besloten om twee keer per jaar informeel bijeen te komen. Doel van de
bijeenkomsten is uitwisseling van ervaringen. De rekenkamercommissie
Velsen is positief over deze periodieke uitwisseling.
1.4
Budget
De rekenkamercommissie beschikt over een eigen budget van circa € 50.000
dat jaarlijks door de gemeenteraad via de begroting wordt vastgesteld. Uit dit
budget worden de presentiegelden van het externe lid, de onderzoeken, de
communicatieactiviteiten en de deskundigheidsbevordering van de leden
betaald. De kosten voor ambtelijke ondersteuning komen ten laste van de
griffie.
5
2.
Overzicht van afgeronde onderzoeken 2010 - medio 2014
Hieronder volgt een overzicht van onderzoeken die door de
rekenkamercommissie zijn verricht in de periode 2010 -2014. De rapporten
zijn vermeld in het jaar waarin het eindrapport aan de raad is aangeboden.
2010
Advies over jaarstukken 2009
Onderzoeksrapport Verbonden partijen
Vooronderzoek Verkeer en Vervoer Zuid-Kennemerland (geen rapport)
2011
Advies over jaarstukken 2010
Onderzoeksrapport Grondbeleid
2012
Advies over jaarstukken 2011
Quick scan Wmo
2013
Advies over jaarstukken 2012
Onderzoeksrapport Wmo
Onderzoeksrapport Onderwijshuisvesting
2014
Advies over jaarstukken 2013
Onderzoeksrapport HVC (gezamenlijk en lokaal)
6
3.
Lopende onderzoeken
3.1
Gezamenlijk onderzoek HVC
De rekenkamercommissie van de gemeente Velsen heeft, in samenwerking
met
de rekenkamer(commissies) van 19 gemeenten, een gemeenschappelijk
onderzoek laten uitvoeren naar de relatie tussen de gemeente als
aandeelhouder en de Huisvuilcentrale (HVC). Dit onderzoek is uitgevoerd
door het onderzoeksbureau IPR Normag.
Op basis van het onderzoek zijn onder andere de volgende conclusies
getrokken:
Gemeenschappelijk onderzoek
• Veranderingen in de strategie van HVC en veranderingen in de
omvang van afvalstromen hebben het risicoprofiel van HVC verhoogd
• Gemeenten dragen het financieel (ondernemers)risico van HVC
• Gemeenten staan uiteindelijk garant voor maximaal 670 miljoen van de
door HVC aangegane leningen en dragen een eventueel nadelig
exploitatiesaldo
• Ontwikkelingen op de energie- en afvalmarkt vergroten het financiële
risico voor gemeenten
• De invulling door gemeenten van regels met betrekking tot uitsluitend
recht en inbesteding kunnen mogelijk risico’s met zich mee brengen
• Gemeenteraden staan op grote afstand
Op grond van deze conclusies worden in het rapport onder andere
aanbevelingen gedaan ten aanzien van strategie en koers, besluitvorming en
bevoegdheidsverdeling, rolvervulling, beleid en risico, informatievoorziening,
toezicht en interventie.
Het gezamenlijk onderzoek is in mei 2014 aan de raad aangeboden
3.2
Lokaal onderzoek HVC
Samen met de rekenkamercommissies van Beverwijk, Heemskerk en
Zaanstad is besloten om het gemeenschappelijk onderzoek aan te vullen met
een lokaal onderzoek naar de deelneming via de GR AIJZ in HVC en de
sturing en controle binnen de afzonderlijke gemeenten. De bevindingen van
dit onderzoek zijn uitgewerkt in een nota van bevindingen “Deelneming van
Zaanstad en de IJmond-gemeenten (Beverwijk, Heemskerk en Velsen) in de
verbonden partij HVC”.
De rekenkamercommissie Velsen heeft daarnaast een bestuurlijke nota
opgesteld waarin de, volgens de rekenkamercommissie Velsen, meest
relevante bevindingen, conclusies en aanbevelingen voor Velsen vanuit beide
rapporten (gezamenlijk en lokaal) zijn opgenomen.
7
De nota van bevindingen alsmede de bestuurlijke nota zullen naar
verwachting in juni worden aangeboden aan de raad.
4.
Werkprogramma 2014/2016
De rekenkamercommissie heeft in haar vergadering van 22 april, 6 mei en 3
juni 2014 gesproken over het werkprogramma voor deze periode.
Uitgangspunt voor de onderwerpselectie voor eigen onderzoek was de oude
groslijst van onderwerpen uit het werkprogramma 2012/2013. Aanvullend zijn
door de commissieleden een aantal nieuwe onderwerpen aangedragen. Ook
zijn enkele onderwerpen die niet (meer) in aanmerking komen van de lijst
afgevoerd. De nieuwe groslijst is bijgevoegd als bijlage. De commissie gaat in
dit werkprogramma wederom uit van gemiddeld één volledig onderzoek per
jaar en één of twee beperkte onderzoeken (quick scans), alhoewel dit in de
praktijk ambitieus is.
4.1
Nieuwe onderzoeken
De rekenkamercommissie heeft nog geen besluit genomen over een nieuw te
onderzoeken onderwerp. Er is wel een top vijf van onderwerpen
samengesteld, te weten:
- afhandeling brieven en bezwaren burgers;
- (effectiviteit) burgerparticipatie
- informatiebeveiliging (website) & beschermen privacy gegevens
- een nader te bepalen financieel onderwerp (kredieten, schuldpositie of
risico’s)
- Een onderzoek naar de VRK, eventueel gezamenlijk met andere
gemeenten
Ten aanzien van de speerpunten (aanvullende vragen) in het kader van de
controle jaarrekening wordt zoals gebruikelijk ieder najaar overleg gevoerd
met de externe accountant (Deloitte). Bij de advisering over de jaarstukken
zal de commissie bijzondere aandacht besteden aan de transparantie en
toegankelijkheid van de stukken alsmede aan de follow-up van eerdere
adviezen.
4.2
Planning 2014
•
•
•
•
•
•
•
8
Mei 2014: Afronding gezamenlijk onderzoek HVC.
Juni 2014: Afronding lokaal onderzoek HVC.
Mei/juni 2014: advisering over jaarrekening 2014 en speerpunten
accountant.
Juni 2014: keuze maken onderwerp nieuw onderzoek.
September 2014: starten nieuw onderzoek
Oktober 2014: bespreken interimverslag accountant, vaststellen
speerpunten voor de accountant bij de jaarrekeningcontrole.
Pro Memorie: mogelijke specifieke verzoeken van de raad.
Bijlage – Groslijst mogelijke onderzoeksonderwerpen
1. Afhandeling brieven en bezwaren burgers
2. (effectiviteit) burgerparticipatie
3. Informatiebeveiliging (website) & beschermen privacy gegevens
4. Opzet en werking van de administratie organisatie en interne controle
5. Kostenontwikkeling Veiligheidsregio
6. Inkoop en aanbesteding
7. Subsidies
8. Personeelsbeleid
9. Investeringskredieten
10. Integriteitbeleid
11. Schuldenpositie Velsen
12. Sturing grote projecten (opvolgen eerdere aanbevelingen)
13. Financiële risico’s van leningen/garantstellingen door de gemeente
(woningbouwverenigingen)
14. Duurzaamheid (op welke wijze speelt dit een rol bij beleidsvorming en
nieuwe projecten)
De groslijst is het resultaat van een inventarisatie door de
rekenkamercommissie van onderwerpen die mogelijk voor
rekenkameronderzoek in aanmerking komen. Opname op de lijst wil niet
zeggen dat er ook daadwerkelijk op enig moment onderzoek verricht gaat
worden. De volgorde van onderwerpen op de lijst is willekeurig.
9

Download Report