DNB Nieuwsbrief pensioenen

DNB Nieuwsbrief pensioenen
Juni 2014
DNB geeft guidance over
uitbesteding
DNB heeft voor de pensioensector een
handreiking gemaakt voor het beheerst
uitbesteden van bedrijfsprocessen. In
verschillende onderzoeken heeft DNB
namelijk geconstateerd dat de beheersing
van risico’s in een uitbestedingsrelatie voor
verbetering vatbaar is. Met deze guidance
wil DNB aan die verbetering bijdragen.
U kunt de guidance op verschillende
manieren gebruiken. Als geheel kunt u die
zien als uitleg van DNB van de wet- en
regelgeving over uitbesteding door
pensioenfondsen. Maar door de opbouw
kunt u het ook gebruiken als serie
handreikingen die gezamenlijk leiden tot
een beheerste uitbestedingsrelatie. Aan de
orde komen: het opzetten van een
uitbestedingscontract, het kiezen van een
pensioenuitvoerder, het inrichten van de
interne organisatie en de
uitbestedingsrelatie, het monitoren van de
uitbesteding en het evalueren van de
uitbesteding.
de continuïteit van de betaling van
pensioengelden wordt gewaarborgd
doordat het bestuur altijd bevoegd blijft om
betalingen te doen en dat het bestuur
toeziet op een gedegen uitvoering van het
proces. Hieronder vindt u de uitkomsten
van dat onderzoek.
De pensioenfondsen in het onderzoek
hebben hun betaalproces als onderdeel van
de pensioen- en uitkeringsadministratie
(deels) uitbesteed aan een
uitvoeringsorganisatie of aan de werkgever.
Voor 75 procent van deze fondsen geldt dat
zij duidelijke afspraken hebben gemaakt
over het betaalproces. Deze omstandigheid
maakt de betrokkenheid van het bestuur bij
het betaalproces echter niet
vanzelfsprekend. Bestuurders moeten dit
onderwerp expliciet op de agenda zetten
om de werking van dit proces te kunnen
garanderen.
Dat een deel van de
pensioenfondsbestuurders dat ook
daadwerkelijk doet, blijkt uit de volgende
uitkomsten van het onderzoek.
U kunt de guidance hier downloaden.
Binnenkort ontvangen alle
pensioenfondsen ook een fysiek exemplaar.

Uitkomsten onderzoek beheersing
betaalproces

Zoals aangekondigd in de Nieuwsbrief
pensioenen van februari 2014, heeft DNB
bij dertig middelgrote en kleine
pensioenfondsen onderzocht of het bestuur
voldoende controle heeft op de toegang tot
de pensioengelden. Zo is het van belang dat

25 procent van de pensioenfondsen uit
de steekproef heeft een specifieke
risicoanalyse uitgevoerd ten aanzien
van het betaalproces
30 procent van de pensioenfondsen uit
de steekproef heeft een ‘business
continuity plan’ (BCP) en heeft dus
procedures voor wat men moet doen als
het betaalproces plotseling tot stilstand
komt
50 procent van de pensioenfondsen uit
de steekproef voert regelmatig controles
uit op het uitbestede betaalproces.
1
Toegang tot betaalrekening
Van het grootste deel van de
pensioenfondsen uit de steekproef (ruim 60
procent) hebben de bestuurders zelf direct
toegang tot de betaalrekeningen van het
fonds. Zij kunnen in geval van een
noodsituatie direct toegang krijgen tot de
betaalrekeningen en mandaten van
anderen intrekken. Pensioenfondsen
waarvan de bestuurders geen directe
toegang hebben kunnen alleen als statutair
vertegenwoordiger toegang krijgen tot de
betaalrekeningen en mandaten wijzigen.
Dit kost tijd, die er in geval van een
noodsituatie misschien niet is, en brengt
dus risico’s met zich mee.
DNB verwacht van pensioenfondsen dat zij
kunnen garanderen dat het betaalproces
goed is geregeld, ook als dit proces is
uitbesteed. Hoewel bestuurders niet op de
stoel van de uitvoeringsorganisatie hoeven
gaan zitten, vindt DNB het wel van belang
dat bestuurders de uitvoerder voldoende
tegenwicht bieden en de kwaliteit van de
uitbestede werkzaamheden regelmatig
verifiëren.
Omdat het van essentieel belang is dat
pensioenfondsen ‘in control’ zijn met
betrekking tot het betaalproces, zal DNB dit
onderzoek over enige tijd herhalen.
Voor meer informatie over het vormgeven
van een uitbestedingsrelatie verwijst DNB u
naar de Guidance uitbesteding door
pensioenfondsen.
Terugblik op de seminars voor
middelgrote en kleine
pensioenfondsen
Op 20, 21 en 22 mei organiseerde DNB
voor de derde keer het seminar voor
middelgrote en kleine pensioenfondsen (T1
en T2 fondsen). Hieronder vindt u een
korte terugblik en de slides bij de
presentaties die tijdens de seminars zijn
gegeven.
Joanne Kellermann en Olaf Sleijpen gingen
in hun openingswoord in op het belang van
een rechtstreekse dialoog met de sector. In
de toezichtaanpak FOCUS! staan
middelgrote en kleine pensioenfondsen
onder groepstoezicht. Dat betekent dat
DNB zich richt op de grootste en urgentste
risico’s voor deze groep. Maar dat betekent
ook dat DNB minder vaak bij deze
pensioenfondsen langskomt en dat er dus
minder rechtstreeks contact is. Daarom
organiseert DNB deze seminars.
Daarna was er veel ruimte voor vragen en
discussie. Linda Hobbelt, afdelingshoofd
van toezicht op middelgrote en kleine
pensioenfondsen, ging in op vragen en
opmerkingen uit de zaal. Ze gaf uitleg over
de geschiktheidstoetsingen zoals DNB die
uitvoert en benadrukte het belang van
deskundigheid in algemene zin en specifiek
op het gebied van beleggingen. Ook gaf ze
inzicht in het aantal geschikte kandidaten
over 2013, de man-vrouw verhouding in het
bestuur en de leeftijd van bestuursleden.
Verder ging ze in op de onderzoeken naar
belangenverstrengeling en integriteit en de
toekomstbestendigheid van
pensioenfondsen.
U vindt de presentaties die tijdens de
seminars zijn gegeven hier.
Aandachtspunten bij uitbesteding
vermogensbeheer
DNB heeft bij een aantal middelgrote en
kleine pensioenfondsen de
vermogensbeheercontracten onderzocht.
Daarbij heeft DNB gekeken naar de
mandaten die vermogensbeheerders
2
krijgen en naar de juridische vormgeving
van de overeenkomsten.
Daarnaast heeft DNB alle T3-fondsen
verzocht een self-assessment uit te voeren
naar de eigen vermogensbeheercontracten
aan de hand van de guidance die DNB heeft
gegeven in een sectorbrief van 16 januari
2013.
Wat is belangrijk in de
vermogensbeheercontracten?
Effectieve Mandatering van de
vermogensbeheerder
Het is van belang dat pensioenfondsen in
de mandaten in de
vermogensbeheercontracten het gewenste
beleggingsbeleid strak definiëren zodat de
externe vermogensbeheerders een
duidelijke opdracht hebben zonder
ongewenste vrijheidsgraden. Een duidelijke
vastomlijnde opdracht voorkomt dat de
beleggingsportefeuille andersoortige
risico’s bevat dan het bestuur beoogt en
voorkomt dat het bestuur verrast wordt
door de uitkomsten van het
beleggingsbeleid.
Onder meer is het van belang dat het
bestuur:
 het strategisch beleggingsbeleid
eenduidig vastlegt
 de risico’s in de mandatering van
vermogensbeheerovereenkomsten
effectief begrenst
 de rapportagevereisten en de
doorbelaste kosten van
beleggingsfondsen voldoende vastlegt.
Juridische vormgeving van het contract
(contractrisico)
Ook het vermogensbeheercontract verdient
aandacht. Onderdelen in het
vermogensbeheercontract die goed moeten
worden geregeld zijn bijvoorbeeld
verhaalsmogelijkheden,
contractbeëindiging, betrekken van
diensten van derden, de manier waarop de
monitoring is vormgegeven en of een juiste
afweging bij het beleggen in in-house
fondsen wordt gemaakt.
Meer in detail dient het bestuur er onder
meer op te letten dat de volgende zaken
goed geregeld zijn:
 de aansprakelijkheid van de
vermogensbeheerder dient logisch en
redelijk te zijn
 duidelijkheid over welke derden door
de vermogensbeheerder worden
ingeschakeld en onder welke
voorwaarden (bijvoorbeeld of er verhaal
mogelijk is bij schade en zo ja, onder
welke voorwaarden)
 concrete vastlegging van de rechten en
plichten bij beëindiging van het
contract. Dit is van belang voor een
beheerste transitie bij beëindiging,
bijvoorbeeld in een spoedsituatie
 het contract voldoet aan specifieke
uitbestedingsregels, bijvoorbeeld het
recht van een toezichthouder om
onderzoek ter plaatse te (laten) doen.
DNB verwacht dat pensioenfondsen de
eigen vermogensbeheercontracten kritisch
bekijken. Fondsen kunnen hierbij gebruik
maken van de handvatten die DNB heeft
gegeven in de sectorbrief van 16 januari
2013 en de guidance van DNB over
uitbesteding.
Agenda en publicaties
DNB gaat graag het gesprek met u aan. In
de agenda vindt u bijeenkomsten waar wij
elkaar kunnen ontmoeten. Ook vindt u hier
een aantal publicaties die relevant zijn voor
de sector.
3
Agenda
 19 juni: Joanne Kellermann bij het
congres ‘Houdbaarheid op de helling’
van IPNederland
 26 juni: Arnoud Vossen bij het
‘Alternative Financing Event’ van IIR
 30 juni: DNB-seminar voor intern
toezichthouders pensioenfondsen
 11 september: DNB-pensioenseminar
2014 voor bestuurders en andere
beleidsbepalers. De uitnodiging wordt
binnenkort gestuurd
Publicaties
 Speech Joanne Kellermann bij het
symposium ‘Verantwoord besturen’ van
Pensioen Bestuur & Management
 Speech Joanne Kellermann bij de
uitreiking ‘Toolkit governance
pensioenfondsen’ van Nationaal
Register
 Guidance liquidatie pensioenfonds
De Nieuwsbrief pensioenen is een uitgave van De
Nederlandsche Bank. Pensioenfondsen kunnen bij
vragen naar aanleiding van deze nieuwsbrief contact
opnemen met hun toezichthouder of contactpersoon.
Overige vragen kunnen worden gesteld aan de
infodesk van DNB, te bereiken via 0800 020 1068
Deze nieuwsbrief is geen vervanging van de reguliere
informatievoorziening richting de pensioensector.
Aan de inhoud van deze nieuwsbrief kunnen dan ook
geen rechten worden ontleend.
4

Download Report