Handleiding financiele administratie (juni 2014)

Twinningfaciliteit 2013-2016
Handleiding inzake de financiële administratie en monitoring van UTSNprojecten
Inleiding
Dit document bevat belangrijke informatie over de financiële administratie van een UTSN-project, de
financiële afwikkeling van projectkosten en de monitoring. Deze instructie is alleen van toepassing
als u een financiële bijdrage van UTSN toegezegd hebt gekregen. Lees dit document dan
zorgvuldig. Het is mogelijk dat deze handleiding op verschillende momenten wordt aangepast. U
vindt telkens de meest recente versie van de handleiding op de website www.UTSN.nl onder het
kopje Downloads.
Methoden van uitbetaling
De goedgekeurde begroting, onderdeel van uw financieringsovereenkomst, dient als kader voor de
kosten die voor financiering in aanmerking komen. Dit betekent dat uw declaraties en facturen
worden getoetst aan de kosten en de kostenposten die zijn opgenomen in de goedgekeurde
begroting. De uitbetaling van de financiële bijdrage wordt bepaald door de daadwerkelijk gemaakte
kosten of de hoogte van de factuur, waarbij de maximale financiële bijdrage is bepaald in de
financieringsovereenkomst.
Bij de financiële afhandeling van de goedgekeurde projectvoorstellen is ervoor gekozen om niet te
werken met het toekennen van voorschotten aan de projectpartners. In plaats daarvan vindt de
betaling van kosten voor een UTSN project op de volgende twee manieren plaats:
1) via declaraties van door de projectpartners gemaakte kosten
of
2) via directe betaling aan leveranciers door UTSN (facturen)
Ad 1) Declaraties
In dit geval financieren partners zelf de gemaakte kosten voor en declareert hij deze (bij voorkeur op
maandbasis) bij UTSN. Alle partners kunnen rechtstreeks bij UTSN declareren en worden geacht de
overige partners hierover te informeren. Als u kiest voor de indiening van een declaratie dient u
gebruik te maken van het ‘’declaratieformulier’’ (bijlage 4 van de Financieringsovereenkomst).
Alle kosten met betrekking tot 1) loonkosten, 2) reis- en verblijfkosten (zoals tickets en DSA) dienen
altijd bij UTSN via ‘declaraties’ in rekening te worden gebracht. Hiervoor kan geen gebruik worden
gemaakt van de methode ‘directe betaling’.
1
Ad 2) Direct betaling (facturen)
In dit geval betaalt UTSN direct de kosten voor de aankoop van goederen en/of diensten
(bijvoorbeeld de aankoop van PC’s of het inkopen van een training). De factuur van de leverancier
van goederen en/of diensten kan rechtstreeks worden ingediend bij UTSN en de betaling wordt door
UTSN rechtstreeks overgemaakt naar de leverancier. Het samenwerkingsverband hoeft deze
kosten dus niet zelf voor te financieren. Voor een verzoek tot directe betaling van een leverancier
dient u het “factuur-oplegformulier” (bijlage 3 van de financieringsovereenkomst) te gebruiken.
Een verzoek tot directe uitbetaling aan leveranciers is mogelijk voor kosten boven € 1.000 en is dus
niet mogelijk voor kosten met betrekking tot 1) loonkosten, 2) reis- en verblijfkosten (zoals tickets en
DSA).
Verantwoording projectkosten
Naast het declaratieformulier dienen de bewijsstukken te worden meegestuurd:
Kosten
Bewijsstuk
Loonkosten
Akkoord van de partner over het aantal bestede werkdagen van de
projectmedewerker door ondertekening van het declaratieformulier*
Vliegtickets
Originele** facturen en boarding passen
Overige vervoerskosten
Originele** facturen of bonnen of andere betaalbewijzen
Verblijfkosten (DSA)
boarding passen
Hardware
Originele** factuur met een betalingsbewijs, beide met een datum die valt binnen
de projectduur
Overheadkosten
Originele** factuur van de partner met daarop een beschrijving van de indirecte
kosten en het bedrag en het resultaat waarop de kosten betrekking hebben
Overige kosten
Originele** factuur met betaalbewijzen of met bonnen
* Daarnaast dient u voor iedere projectmedewerker een urenregistratie bij te houden, waaruit blijkt op welke
dagen de projectmedewerker aan het project heeft gewerkt en hoeveel uren hij/zij heeft gewerkt (geen
sluitende urenregistratie).
** UTSN voert de administratie van het project en dient derhalve de originele facturen en bonnen te
ontvangen.
Begroting is bepalend
Voor het toetsen van de declaraties, is de goedgekeurde begroting bepalend. De kosten opgevoerd
op de declaraties worden door de financiële administratie getoetst aan deze begroting. Mocht er
gedurende de uitvoering van het project wijzigingen plaatsvinden, kan eventueel de begroting
hierop worden aangepast. Deze wijzigingen dienen altijd vooraf te worden overlegd en goedgekeurd
door uw UTSN-monitoringsadviseur.
Algemene regels
1) Alle partners kunnen declaraties en/of facturen bij UTSN indienen.
2
2) Facturen van leveranciers en declaraties die zonder declaratieformulier / factuur-oplegformulier
worden ingediend, worden niet betaald;
3) De administratie van UTSN kan declaraties en facturen alleen uitbetalen als op het
declaratieformulier en/of het factuur oplegformulier een handtekening staat van een
gemachtigde persoon. Zorg ervoor dat u per partner een machtiging met maximaal 2 namen en
handtekeningen inlevert van personen die namens de partner gemachtigd zijn om declaraties
en facturen af te tekenen;
4) Vul het declaratieformulier en/of factuur oplegformulier volledig en juist in (zoals IBAN code,
naam begunstigde, munteenheid). Bij onvolledige of incorrecte invulling kan de betaling niet
worden uitgevoerd en worden de ingediende documenten teruggezonden naar de penvoerder.
In die gevallen moet de declaratie en/of factuur opnieuw worden ingediend. Dit leidt
onherroepelijk tot vertraging;
5) Het declaratieformulier en/of factuur oplegformulier dient te zijn voorzien van originele
bewijsstukken, zoals facturen, bonnen, betaalbewijzen en boarding passen. De bewijsstukken
dienen (handmatig) te worden genummerd en het nummer moet overeenkomen met de
kostenpost in het declaratie / oplegformulier. Bewijsstukken die betrekking hebben op dezelfde
kostenpost, worden dus voorzien van hetzelfde nummer. Indien bewijsstukken niet zijn
meegestuurd, kan de administratie niet uitbetalen en leidt dat tot vertraging;
6) Zorg ervoor dat de beschrijving van de kostenpost overeenkomt met de beschrijving in de
goedgekeurde begroting of dat deze te herleiden is. Indien dit niet het geval is, kan de
administratie niet uitbetalen en zal zij om opheldering moeten vragen bij de indiener. Dit leidt tot
vertraging van de uitbetaling;
7) Facturen hoger dan € 1.000 kunnen direct bij UTSN worden ingediend. Facturen lager dan
€ 1.000 dienen eerst door de partners zelf te worden voorgefinancierd en kunnen vervolgens
(samen met andere kosten) via het declaratieformulier worden gedeclareerd. Slechts bij
uitzondering kan van deze regel worden afgeweken; neem daarvoor contact op met uw UTSNmonitoringsadviseur. Op deze wijze wordt voorkomen dat de administratie van UTSN wordt
overspoeld met grote hoeveelheden ‘’relatief kleine’’ facturen;
8) Declaraties kunnen doorlopend (bij voorkeur maandelijks) bij UTSN worden ingediend;
9) Declaraties en/of directe facturen dienen zowel digitaal als schriftelijk bij UTSN te worden
ingediend, en moeten vergezeld zijn van de onderliggende bonnen en facturen. Bij de digitale
versie voegt u elektronische (bv gescande) versies toe van de onderliggende bonnen en
facturen. Let er op dat u de digitale versie van het formulier heeft voorzien van de handtekening
van de gemachtigde. Bij de schriftelijke versie voegt u de originele handtekening van één van
de gemachtigde personen, alsmede de originele bonnen en facturen toe. Indien de originele
factuur of bon niet kan worden geleverd (bv in die gevallen waarin die factuur of bon tevens
dient als garantiebewijs) kan worden volstaan met gewaarmerkte kopieën van de originele
bonnen en facturen. De administratie van UTSN zal, omwille van de snelheid, de verwerking en
uitbetaling van declaraties en facturen uitvoeren op basis van de digitale stukken. Echter:
binnen 1 maand na indiening van de digitale versie moet u ook de schriftelijke versie van
3
de declaratie en/of factuur nazenden naar UTSN. Doet u dit niet, dan zullen de uitbetaalde
middelen bij de eerstvolgende indiening van nieuwe declaraties en/of facturen, via
verrekening, worden teruggevorderd.
Digitale versies van declaratieformulieren en/of factuur opleg formulieren, inclusief elektronische
versies van onderliggende bonnen of facturen dienen te worden toegezonden naar
[email protected].
Schriftelijke, origineel ondertekende versies van declaratieformulieren en/of factuur opleg
formulieren, inclusief originele onderliggende bonnen of facturen dienen te worden
toegezonden naar:
USONA
T.a.v. UTSN administratie
Schottegatweg oost 18
(IBM-gebouw, 1e verdieping)
Willemstad, Curacao
10) UTSN zal binnenkomende declaraties en/of facturen binnen 15 werkdagen uitbetalen, te
rekenen vanaf de datum van binnenkomst van de stukken bij UTSN, mits deze conform de
voorschriften zijn ingediend;
11) Penvoerders krijgen de beschikking over een persoonlijke inlogcode waarmee zij via internet de
status en het verloop van hun budget kunnen volgen.
12) Ingeval van vragen of onduidelijkheden over de financiële afwikkeling kunt u contact opnemen
met uw UTSN-monitoringsadviseur.
Monitoring tijdens het project:
Alle projecten worden tijdens de uitvoering door UTSN inhoudelijk gemonitord. Hiervoor dient de
penvoerder elke drie maanden (klein project) of zes maanden (groot project) de tussentijdse
rapportages (bijlage 5) in te vullen. Deze moet uiterlijk één maand na het verstrijken van het
kwartaal per email worden gestuurd naar uw monitoringsadviseur. Het project eindigt met een
eindrapportage (bijlage 6). Uw monitoringsadviseur neemt naar aanleiding van de rapportages
contact op om de voortgang te bespreken. Daarnaast kan de monitoringsadviseur contact zoeken
met de andere projectpartner(s).
Tijdens de uitvoering van uw project kan de monitoringsadviseur een afspraak met u maken voor
een zgn. ‘’veldbezoek’’ aan uw project.
Indien u tussentijds vragen heeft, kunt u bij dezelfde persoon terecht.
4

Download Report