BIBLIOTHEEKVOORZIENING WIJHE Raamplan – resultaten uitvoeringsfase Opgesteld voor: Gemeente Olst-Wijhe Mevrouw L. Maas [email protected] Door: H. Kerkdijk MMO (Procesbegeleider) Datum: 31 augustus 2014 (v5) 31 augustus 2014 V5 – blz. 1/14 1. Opdracht en aanpak Voor u ligt de rapportage van de uitvoeringsfase ‘procesbegeleiding bibliotheek Olst-Wijhe’. Deze rapportage is samengesteld door de procesbegeleider, namens de Werkgroep Bibliotheekvoorziening Wijhe. Op 26 juni, 3 juli en 7 augustus 2014 hebben er een drietal werksessies plaatsgevonden. Hierbij waren aanwezig vertegenwoordigers van de gemeente, van de Openbare Bibliotheek Olst-Wijhe en van het Plaatselijk Belang Wijhe. Van deze werksessies zijn verslagen gemaakt. Tijdens de werksessies hebben vertegenwoordigers van de betrokken organisaties diepgaand gediscussieerd over de toekomst van de bibliotheek te Wijhe. Daarvoor diende het tijdens de definitiefase samengestelde rapport ‘Bibliotheekvoorziening Wijhe – resultaten definitiefase’ als uitgangspunt. Daarnaast is door de werkgroep (vaak hernieuwd) contact gelegd met een aantal betrokken inwoners van Wijhe om opties die door de werkgroep geformuleerd werden te toetsen. Bijlage 1 geeft een overzicht van de personen waarmee contact is geweest. Naast deze informatie, werden diverse documenten geraadpleegd. Een overzicht hiervan is als bijlage 2 opgenomen. Het resultaat van de werksessies en de toetsing is weergegeven in de nu voor u liggende rapportage ‘Bibliotheekvoorziening Wijhe – resultaten uitvoeringsfase’. Doel van deze rapportage is als basis te dienen voor een aantal door de gemeenteraad van Olst-Wijhe te nemen besluiten, leidende tot het Bibliotheek Servicepunt Wijhe. 2. Terugblik definitiefase In dit onderdeel van de rapportage wordt kort ingegaan op de bevindingen die door de werkgroep in het rapport ‘Bibliotheekvoorziening Wijhe – Resultaten Definitiefase’ werden benoemd. De belangrijkste conclusie hebben betrekking op: • Vijf kernvragen die voor de invulling van het Bibliotheek Servicepunt Wijhe essentieel zijn • De criteria die door de werkgroep gehanteerd worden voor het beoordelen van de beleidsmatige en operationele invulling van het toekomstige Bibliotheek Servicepunt Wijhe • De in de definitiestudie gepresenteerde uitwerking (in contouren) van het Bibliotheek Servicepunt Wijhe, zoals vastgelegd in de Rapportage Definitiefase d.d. mei 2014. 2.1. Antwoord op vijf kernvragen 1) Wat verstaan we onder een servicepunt? Een uitwerking van het begrip ‘servicepunt’, inclusief de financiële aspecten, is door de directeur van de bibliotheek opgesteld (zie bijlage 3 - Rapportage Definitiefase). Gaandeweg de uitwerking van de opties kan er naar behoefte worden ‘geplust’ en ‘gemind’. 2) Gaan we uit van de definitie in de notitie “Toekomstscenario’s openbare bibliotheek Olst-Wijhe”? Ja ((zie bijlage 3 - Rapportage Definitiefase). Er is overeenstemming dat het toekomstig servicepunt ressorteert onder de Stichting Openbare Bibliotheek Wijhe. 3) Is alleen een locatie in het centrum van Wijhe acceptabel? Er is een sterke voorkeur en groot draagvlak voor een locatie in de Langstraat, in het centrum van Wijhe. Niettemin beveelt de werkgroep aan alle opties te onderzoeken (zie bijlage 4 - Rapportage Definitiefase).), omdat er veel factoren een rol spelen die de uiteindelijke optie bepalen. 4) Met welke financiële kaders gaat de werkgroep aan de slag? Uitgangspunt is de ambitie om een besparing te realiseren van 10% op het bibliotheekwerk in de gehele gemeente. Het bestuur en de directeur van de Stichting Openbare Bibliotheek Olst-Wijhe hebben prima kennis van zaken wat betreft de kwaliteitseisen, de samenhang van de verschillende strategische lijnen en van de financiële aspecten. Vanuit strategisch oogpunt is nagedacht over het realiseren van kostenbesparingen enerzijds en het genereren van extra inkomsten anderzijds. De uitgevoerde analyse (zie bijlage 3 - Rapportage Definitiefase) laat zien dat voor een servicepunt (zoals de bibliotheek deze heeft gedefinieerd en die aansluit op de geïnventariseerde behoeften in deze 31 augustus 2014 V5 – blz. 2/14 werksessie) in totaal € 94.000,- is benodigd, waarvan € 58.500,- kan worden gevonden binnen de begroting van het bibliotheekwerk Olst-Wijhe en waar voor een bedrag van € 35.500,- financiering geregeld dient te worden. Het is van belang onderscheid te maken tussen incidentele en structurele kostensoorten. 5) Welke partijen betrekken we in de uitvoeringsfase en welke rol hebben ze dan? De procesbegeleider beveelt u aan een werkgroep samen te stellen bestaande uit vertegenwoordigers van het PB Wijhe (3 pers.), de St. Openbare Bibliotheek Olst-Wijhe (2 pers.) de gemeente (2 pers.) en de werkgroep Leegstand van de ondernemersvereniging Wijhe (1 pers.). De rol van de werkgroep is als klankbord en adviseur fungeren voor de procesbegeleider van de uitvoeringsfase. Van de procesbegeleider voor de uitvoeringsfase wordt dan verwacht kennis te hebben van de combinatie lokale economie – maatschappelijk verantwoord ondernemen (of sociaal ondernemen), naast de competenties het goed kunnen begeleiden van de werkgroep en voortvarend kunnen optreden (daadkracht en beschikbaarheid). 2.2. Beoordelingscriteria voor het servicepunt In de definitiefase werden door de Werkgroep de volgende de volgende beoordelingscriteria voor het ‘Servicepunt in centrum van Wijhe’ geformuleerd: - Financieel incidenteel - Financieel structureel - Vrijwillige inzet (is vrijwillige inzet makkelijk te realiseren? Ongeacht de locatie is de professionele inzet hetzelfde) - Langstraat – leefbaarheid - Langstraat – centrumfunctie - Openingstijden - Geschiktheid (huisvesting) - Bijdrage aan het maatschappelijk ondernemen - Houdbaarheid (2020) 2.3. Stand van zaken definitiefase In de definitiefase werd door de Werkgroep de volgende analyse ten aanzien van te maken kosten en te dekken kosten voor het ‘Servicepunt in centrum van Wijhe’ samengsteld: Te maken kosten: Omschrijving servicepunt De Bibliotheek Olst-Wijhe verstaat onder een servicepunt een modern uitleenpunt met ruime openingstijden dat zich primair richt op volwassenen en de doelgroep 0-4 jaar en secundair op de doelgroep 4-18 jaar (die primair bediend wordt via de scholen). De dienstverlening bestaat uit het ontsluiten van de fysieke bronnen. Om de personeelslasten te minimaliseren wordt zelfbediening maximaal gefaciliteerd. Toezicht (en openingstijden) wordt (worden) gerealiseerd middels partners in een MFA of vrijwilligers. De collectie is ingedeeld in 4 belevingswerelden (Literatuur & Cultuur, Liefde & Leven, Spannend & Actief en Jeugd). Daarnaast is er een leestafel met tijdschriften en kranten. Er zijn 3 publiekscomputers (voor de ontsluiting van catalogus, digitale bronnen en internetgebruik) en 1 personeelscomputer (waarop ook het uitleensysteem), 1 zelfbedieningsbalie en 1 betaalautomaat. En er is WIFI. Verder worden gereserveerde materialen die van elders moeten komen (Olst, Overijssel, Nederland) 2 maal per week aangeleverd. Met deze invulling voldoet de Bibliotheek aan (toekomstige) wetgeving (denk aan leenrecht, interbibliothecair leenverkeer), normen (denk aan 10 % vervangingsaanschaf, aansluiting bij leengedrag leden) en cao (automatisering mag, arbeidsverdringing op primaire taken door inzet vrijwilligers niet). Wat is het verschil met nu? Het verschil met de huidige situatie is niet zo groot. De Bibliotheek Olst-Wijhe richtte zich de afgelopen jaren vooral op de uitleenbibliotheek en veel minder op haar maatschappelijke en educatieve functie. In het door de 31 augustus 2014 V5 – blz. 3/14 raad geaccordeerde toekomstscenario is er meer ruimte voor de maatschappelijke en educatieve functie, maar die wordt vooral gerealiseerd door programma’s bij de doelgroep “thuis” en dat gebeurt net zo goed in Wijhe als Olst en de andere kernen die de gemeente rijk is. Hiermee wordt ingespeeld op de discrepantie tussen een toenemende laaggeletterdheid en de hoge eisen die de kennissamenleving aan burgers stelt. Ook wordt meer ingespeeld op de digitalisering van de maatschappij. Vergeleken met de huidige uitleenbibliotheek zit het verschil in de collectie. De collectie richt zich nu op iedereen en bij het servicepunt vooral op de doelgroepen 0-4 jaar en volwassenen. Daarnaast vindt de uitleen nu plaats via een mix van zelfbediening en professionele medewerkers en vindt de uitleen in het servicepunt alleen plaats door zelfbediening en vrijwilligers. (Er wordt alleen nog betaald personeel ingezet op bibliotheektechnische taken). Ook zullen er in de bibliotheek geen activiteiten meer georganiseerd worden door bibliotheekmedewerkers. Dit betreft activiteiten zoals lezingen, tentoonstellingen en ander culturele activiteiten. Overigens gebeurde dat ook al in zeer geringe mate. Dit kan door derden of vrijwilligers opgepakt worden en misschien zelfs uitgebouwd worden. De faciliteiten van de bibliotheek staan dan uiteraard ter beschikking. Kosten Servicepunt: Huisvesting 25.000 Personeel 27.000 Collectie 26.500 ICT 15.000 Overige 500 Totaal 94.000 In deze begroting zijn geen investeringskosten meegenomen, maar een verhuizing of herinrichting zal altijd investeringskosten met zich meebrengen. De hoogte ervan wordt bepaald door de keuzes die nog gemaakt moeten worden. Huisvesting Voor de begroting is niet uitgegaan van de bestaande situatie, maar van een fictieve vierkante meterprijs. Uitgaande van het servicepunt zoals hierboven beschreven is er 200 m2 nodig om de collectie, leestafel, etc. onder te brengen. In de begroting wordt uitgegaan van € 100 per m2, dus totaal € 20.000. In dit bedrag zijn meegenomen de huur, de schoonmaakkosten en de energielasten (de servicekosten). Verandert het aantal m2 of ligt de huurprijs hoger of lager dan verandert het totaalbedrag. Als we uitgaan van een dergelijk servicepunt is het niet reëel om uit te gaan van een flexibele inrichting*, de benodigde ruimte kan in die zin dus niet multifunctioneel gebruikt worden, wel kunnen er activiteiten in de bibliotheekruimte plaats vinden. Daarnaast is nog € 5.000 gereserveerd voor: belastingen, verzekeringen, afschrijving inrichting (10 % op jaarbasis) en kleine aanschaffingen. *verrijdbare kasten zijn kostbaar, kwetsbaar en arbeidsintensief. Ook nemen verrijdbare kasten nog veel ruimte in. Daarnaast is het toch juist de bedoeling dat de bibliotheek zo veel mogelijk open is? Personeelslasten Hier wordt uitgegaan van 19 uur* personele inzet per week op servicepunt Wijhe. De salarislasten inclusief sociale lasten, pensioenpremie en ziekteverzuimverzekering bedragen € 24.000. (Huidige situatie 70 uur en € 80.000). Daarnaast is € 3.000 bestemd voor reiskosten, scholingskosten, overige personeelskosten (jubilea), vrijwilligerskosten en kantinekosten. Voor de uitleen wordt uitgegaan van zelfbediening en vrijwilligers, voor de openstelling van onderbrengen in een MFA, het samenwonen met partners of toezicht door vrijwilligers. Ervaring elders leert dat voor 1 uur openstelling in de week 2 vrijwilligers nodig zijn. *15 uur frontoffice (bibliotheek-technisch werk: kastlijsten, saneren, displayen, problemen oplossen, contactpersoon ICT helpdesk), 2 uur teamleiding, 2 uur backoffice (o.a. aanschaf collectie). 31 augustus 2014 V5 – blz. 4/14 Collectie Er is uitgegaan van een gelijke collectie als de huidige situatie minus de collectie voor 4-12 jaar en minus audio & video materialen. Daarvoor is een bedrag van € 26.500 gereserveerd. Het gaat over fysieke materialen (boeken en tijdschriften). Dit bedrag is inclusief zoals dit heet in de bibliotheekwereld de aanschafinformatie, de bewerkingskosten, de mediadistributie en het leenrecht. (Dat zijn kosten om de boeken te kunnen aanschaffen, geschikt te maken voor het uitlenen, het opnemen in de digitale catalogus en het recht om uit te lenen). De kosten voor transport, de licentiekosten voor digitale bronnen en de bijdrage aan het provinciaal netwerk zijn niet meegenomen, maar die zijn wel meegenomen onder de kosten voor de bibliotheekvoorziening in Olst. Indien men ook audio & video materialen wil, dient daar een extra bedrag van € 6.000 voor berekend te worden (aanschaf en bewerkingskosten, etc.). Kosten Collectie: Aanschaf collectie 16.500 Leenrecht collectie 6.500 Bewerkingskosten etc. 3.500 Totaal 26.500 ICT Kosten ICT: Afschrijvingen (20 %) apparatuur (zelfbediening en PCs) 3.400 Onderhoud en helpdesk ICT 2.000 Onderhoud en helpdesk zelfbediening 2.000 ICT lijnen en onderhoud 4.000 Uitleenadministratie 3.600 Totaal 15.000 *beveiligde VPN lijn voor zelfbedieningsapparatuur en personeelscomputer inclusief VPN onderhoud, WIFI voor bezoekers en internet voor publiekscomputers. Overige Hieronder is alleen een klein bedrag (€ 500) voor onvoorziene kosten opgenomen. Onder het servicepunt is geen bijdrage meegenomen voor algemene kosten als personeels- en financiële administratie, accountant, bestuur, directie en marketing. Dekking kosten: Een servicepunt in Wijhe in de geschetste vorm kost dus € 94.000. Binnen de bibliotheekbegroting is daar deels dekking voor te vinden: Dekking uit bibliotheekbegroting: Geen afhaalpunt, laagdrempelige collectie Noaberhuus en toeleiding Downsizen bibliotheek-voorziening Olst (terugbrengen m2, beperking collectie) 41.000 Beperking ledenverlies 10.000 Totaal 58.500 31 augustus 2014 V5 – blz. 5/14 7.500 Tekort: In de definitiefase werden binnen de Werkgroep keuzes gemaakt, die geleid hebben tot de invulling van de bezuinigingsdoelstelling tot een bedrag van € 58.500. Aan het einde van de definitiefase resteert een bezuinigingsdoelstelling van € 35.500 Verkoop pand Mocht de bibliotheekvoorziening elders ondergebracht kunnen worden, dan kan het pand verkocht worden en de verkoopopbrengst gebruikt worden voor de exploitatie van de bibliotheekvoorziening en kan ook geïnvesteerd worden in een moderne inrichting die weer jaren mee kan. Van het opsouperen van de opbrengst kun je zeggen dat het niet toekomstgericht is. Maar er kan vele jaren van geleefd worden en het is maar de vraag hoe lang leven de fysieke uitleenbibliotheek nog beschoren is. Overigens is het natuurlijk maar de vraag of er een koper voor het pand gevonden kan worden. Wil men een niet-commerciële ontmoetingsplek en reuring in het centrum van Wijhe behouden dan is het echter belangrijk niet alleen te investeren in een uitleenvoorziening, maar vooral in een ontmoetingspunt en activiteiten die reuring veroorzaken, omdat die voor het behoud moeten zorgen als de uitleenvoorziening op den duur wegvalt. De bibliotheek stelt haar maatschappelijke functie veilig door de samenwerking met het onderwijs en andere maatschappelijke partners op het gebied van de bestrijding van laaggeletterdheid en door te investeren in de digitale bibliotheek. 3. Aanpak en resultaten uitvoeringsfase Door de werkgroep werden bij de start van de uitvoeringsfase de volgende structuurafspraken gemaakt: a) Centraal stellen van de volgende resultaatgebieden: • Dienstverlening • Huisvesting • Communicatie • Financiën • Draagvlakverbreding b) Uitwerken van de resultaatgebieden tijdens twee bijeenkomsten door 2 tot 3 werkgroep deelnemers per resultaatgebied e c) Presenteren eerste versie van een concept raamplan tijdens de 2 werksessie op 2/7/2014 d) Nadere oriëntatie op resterende 6 van de 8 tijdens de definitiefase in beeld gebrachte huisvestingsopties, af te ronden op 20/7/2014 e) Vaststellen definitieve versie van het raamplan door de werkgroep f) Bespreken tijdens een ronde tafel gesprek (bestaande uit de werkgroepleden, de leegstandscommissie Wijhe en andere direct betrokken informanten vanuit de uitvoeringsfase) op 12/8/2014 g) Presenteren van de definitieve versie van het raamplan aan de inwoners van Wijhe / Olst-Wijhe op 2/9/2014 h) Behandelen van het raamplan in het College van B&W op 16/9/2014, in de opiniërende raad van 13/10/2014 en in de gemeenteraad op 10/11/2014 3.1. Resultaatgebied Dienstverlening Tijdens de werkbijeenkomst Dienstverlening werden de volgende aanpassingen in de uitwerking van het Servicepunt Wijhe (zie hoofdstuk 2) doorgevoerd: • Het benodigde aantal m2 werd op basis van een uitvoerde collectieanalyse teruggebracht van 200m2 naar 150m2. Dit levert (vooreerst) een ingeschatte besparing in de huisvestingskosten op van € 6.300 per jaar • Op basis van de uitgevoerde collectieanalyse kan een inperking in de collectie worden doorgevoerd. Daardoor worden de collectiedelen ‘Jeugd 8-12 jaar’ en ‘Catwalk’ niet meer gepresenteerd respectievelijk de collectiedelen ‘Kids 0-8 jaar’ en ‘Tijdschriften’ ingeperkt. Overigens kunnen alle uitgaven verkregen 31 augustus 2014 V5 – blz. 6/14 • worden via de Bibliotheekcentrale of via het ‘Bibliotheek op school’ concept. Dit levert een ingeschatte besparing in de collectiekosten op van € 4.500 per jaar Op basis van de uitgevoerde analyse kan een inperking t.a.v. de ICT kosten worden doorgevoerd. Dit levert een ingeschatte besparing in de ICT kosten op van € 4.000 per jaar De gemaakte keuzes t.a.v. het resultaatgebied Dienstverlening leveren een totale besparing op van € 14.800 per jaar op. Overall ontstaat het volgende beeld: Kostensoort Definitiefase Besparing Huisvesting 25.000 6.300 Personeel 27.000 Collectie 26.500 4.500 Inperking collectie 22.000 ICT 15.000 4.000 Afschalen ICT voorzieningen 11.000 Overige Uitvoeringsfa se Van 200m2 naar 150m2 18.700 27.000 500 Totale kosten definitiefase 94.000 Dekking binnen bibliotheek-begroting 58.500 Tekort definitiefase 35.500 3.2. Argumentatie 500 14.800 Definitiefase minus besparing 79.200 58.500 Tekort definitiefase minus besparing 20.700 Resultaatgebied Huisvesting In de definitiefase heeft de werkgroep 8 huisvestingsopties onderzocht. Door de werkgroep werden de opties SPOC en Nieuwe gemeentehuis in een vroeg stadium ter zijde gelegd. Redenen daarvoor waren de decentrale ligging van beide panden ten opzichte van de Langstraat en het gegeven dat de Werkgroep geen voorstander was te kiezen voor huisvesting in zgn. maatschappelijk vastgoed. Daarom werd in de uitvoeringsfase door de werkgroep de eerste 6 opties verder uitgewerkt. Dit leverde het volgende beeld op: Huisvestingsoptie Ligging Toegankelijkheid Bouwtechnisch Verbouwing kosten Vrijwilligers structuur Oudheidkamer Kerkstraat Redelijk Vloerbelasting Hoog Goed Wijhezicht Oranjelaan Beperkt voor mindervaliden Vloerbelasting Souterrain Middel Goed Huidige locatie Langstraat Goed Goed Beperkt Middel ‘t Langhuus Langstraat Goed Goed Hoog Goed Oude apotheek Langstraat Goed Goed Middel Beperkt Rabobank Oranjelaan Goed Goed Beperkt Goed 31 augustus 2014 V5 – blz. 7/14 Tijdens de werkbijeenkomst Huisvesting werden deze huisvestingsopties nader onderzocht. Daarbij werd het criterium Vloerbelasting aan de beoordelingscriteria (zie par. 2.2.) toegevoegd. Voor een verantwoorde huisvesting van de bibliotheek moet in de toekomstige huisvesting een vloerbelasting tussen de 400kg/m1 en 750kg/m1 (afhankelijk van het soort kast) mogelijk zijn. Tijdens de bespreking van de resultaten van deze analyse in de werkgroep, werden de volgende conclusies getrokken: Huisvestingsoptie Bevindingen en conclusie Oudheidkamer Bezit SallandWonen, in gebruik Historische Vereniging Wijhe, aanbod huur gehele pand tegen maatschappelijke prijs, wanneer HVW mogelijkheden ziet wil SallandWonen meewerken, oud pand, toegankelijkheid mindervaliden?, voerbelasting?, beschikbaarheid vrijwilliger structuur Conclusie: Nader onderzoek naar haalbaarheid inzet pand met eigenaar Wijhezicht Verhuurd aan La Ménière, in gebruik in het kader van re-integratie en bieden flexwerk mogelijkheden, beschikbaar om in te zetten vanuit optiek MVO, oud pand, alleen mogelijk door opdelen over 3 verdiepingen (incl. lage souterrain), toegankelijkheid mindervaliden beperkt, vloerbelasting?, beschikbaarheid vrijwilliger structuur Conclusie: Bibliotheek-technisch niet inzetbaar Huidige locatie Bezit Bibliotheek Olst-Wijhe, bij verkoop terug leveringsverplichting tegen boekwaarde aan gemeente Olst-Wijhe, 210m2 BVO, opdeling nieuw/oud mogelijk, oud pand, beschikbaarheid vrijwilliger structuur? Conclusie: Nader onderzoek naar haalbaarheid verkoop en terug huren ‘t Langhuus Bezit PKN Wijhe (voormalig Jeugdgebouw), in gebruik voor vergaderingen, repetities koren, uitvoeringen, begrafenissen (beperking multifunctionaliteit), beschikbaarheid vrijwilliger structuur Conclusie: Alleen door verbouwing en daardoor uitbreiding m2 bibliotheektechnisch inzetbaar, maar niet wenselijk vanwege leegstand in de Langstraat Oude apotheek Bezit van der Wal, leegstaand pand Langstraat, gegadigde elders?, beschikbaarheid vrijwilliger structuur? Conclusie: Bibliotheek technisch moeilijk inzetbaar, ontbreken vrijwilligersstructuur Rabobank Bezit Rabo vastgoed, leegstaand pand Oranjelaan, gegadigde elders?, beschikbaarheid vrijwilliger structuur? Conclusie: Nader onderzoek naar haalbaarheid inzet pand met eigenaar en projectontwikkelaar Op basis van deze analyse en conclusies heeft de werkgroep de groslijst teruggebracht tot de volgende 3 opties en deze aanvullend nader onderzocht: 31 augustus 2014 V5 – blz. 8/14 Huisvestingsoptie Bevindingen en conclusie Oudheidkamer Bezit SallandWonen, in gebruik Historische Vereniging Wijhe, aanbod huur gehele pand tegen maatschappelijke prijs, wanneer HVW mogelijkheden ziet wil SallandWonen meewerken, oud pand, toegankelijkheid mindervaliden?, voerbelasting?, beschikbaarheid vrijwilliger structuur Conclusie: Nader onderzoek naar haalbaarheid inzet pand met eigenaar e Bevinding 2 oriëntatie: Het pand zal ingrijpend verbouwd moeten worden. De verbouwingskosten worden vooreerst ingeschat op ruim. € 1.000.000,-. Al hoewel uiteindelijk niet onhaalbaar wordt ingeschat dat hiermee veel tijd (meerder jaren) gemoeid is. e Conclusie 2 oriëntatie: optie niet haalbaar gezien kosten en tijd Rabobank Bezit Rabo vastgoed, leegstaand pand Oranjelaan, gegadigde elders?, beschikbaarheid vrijwilliger structuur? Conclusie: Nader onderzoek naar haalbaarheid inzet pand met eigenaar en projectontwikkelaar e Bevinding 2 oriëntatie: Er is in de komende maanden geen enkele duidelijkheid te verwachten over de toekomst van het voormalige Rabobank gebouw. e Conclusie 2 oriëntatie: optie niet haalbaar gezien tijd Huidige locatie Bezit Bibliotheek Olst-Wijhe, bij verkoop terug leveringsverplichting tegen boekwaarde aan gemeente Olst-Wijhe, 210m2 BVO, opdeling nieuw/oud mogelijk, oud pand, beschikbaarheid vrijwilliger structuur? Conclusie: Nader onderzoek naar haalbaarheid verkoop en terug huren e Bevinding 2 oriëntatie: Door de Leegstandcommissie wordt ingeschat dat verkoop van het pand (in combinatie met een langjarig huurcontract voor een deel van het vloeroppervlak) op korte termijn haalbaar is. Daarbij is wel een belangrijke rol weggelegd voor de gemeente Olst-Wijhe als eerste rechthebbende. De Bibliotheek heeft aangegeven de bedrijfsvoering alleen te kunnen garanderen wanneer er sprake is van brede vrijwilligersinzet. e Conclusie 2 oriëntatie: optie haalbaar onder voorwaarden In de optie ‘Huidige locatie’ wordt een deel van de huidige locatie (voornamelijk de aangebouwde achterzijde) terug gehuurd van de nieuwe eigenaar. De consequenties van de verkoop van het huidige pand zijn kort weergegeven: • De opbrengst van de verkoop van de huidige locatie zou ingezet kunnen worden voor het inrichten van een fonds om ongedekte jaarlijkse huisvestingskosten in de exploitatie van het Servicepunt Wijhe af te dekken. De WOZ-waarde van het pand bedraagt € 314.000, -. De verkoop opbrengst wordt overigens voor een groot deel bepaald door de waarde van het huurcontract ten behoeve van het Servicepunt. • Door de verkoop van de huidige locatie valt de opgebouwde Reserve onderhoudsvoorziening (€ 20.000) vrij • Door de verkoop van de huidige locatie vallen delen van de huidige huisvestingskosten (schoonmaakkosten, energiekosten, OZB, verzekeringen) tot een nader te bepalen bedrag vrij • Door de verkoop van de huidige locatie zal een huurcontract voor de huisvesting van het Servicepunt afgesloten moeten worden met een nieuwe eigenaar. De huurkosten per jaar worden vooreerst ingeschat op € 75, - per m2 per jaar (150 m2 = € 11.250, - per jaar). De huur wordt voor een groot deel bepaald door de verkoopopbrengst (hoe lager de huur, hoe lager de verkoopopbrengst) en de duur van het 31 augustus 2014 V5 – blz. 9/14 • • huurcontract. De inschatting is gebaseerd op huidige verhuurmogelijkheden in de Langstraat, waar een verhuurprijs voor wordt aangegeven van € 75, - per m2 per jaar (kale aanvangshuur). Gebruikerslasten zoals energie, schoonmaak; 150 m2 x € 25,- = € 3.750,Overige lasten zoals belastingen (huurder bedrijfspand is OZB verschuldigd), inboedelverzekering, afschrijving op de inventaris = € 5.000 Uiteindelijk is de werkgroep van mening dat, vanuit het oogpunt van financiële en tijd technische mogelijkheden argumenten de enige haalbare optie op dit moment de optie “Huisvesting in de huidige locatie’ is. Dit heeft t.a.v. de huisvestingskosten de volgende financiële consequenties: Kostensoort Definitiefase Besparing € 25.000 € 5.000 Huisvesting Argumentatie Eindbeeld Huur van ca. 150 m2 vloeroppervlak, in plaats van eigen pand Gebruikerslasten (energie, schoonmaak) 3.750 Overige huisvestingskosten (OZB, verzekering, afschrijving inventaris) 5.000 Totaal huisvestingskosten 3.3. 11.250 20.000 Resultaatgebied Communicatie Tijdens de uitvoeringsfase werd een communicatieplan vastgesteld en uitgerold. Besloten is daarbij de volgende procesplanning te hanteren: Datum Communicatie 3 juli 2014 Eerste concept van raamplan wordt besproken in de werkgroep. 8 juli 2014 Collegebesluit over procesplanning uitvoeringsfase. 9-12 juli 2014 Persberichten over procesplanning. 7 augustus 2014 Werkgroep stelt definitieve concept van raamplan vast. 12 augustus 2014 Rondetafelgesprek met werkgroep en betrokkenen die in voortraject een bijdrage hebben geleverd aan het opstellen van het raamplan (bijv. leden van de leegstandscommissie van de ondernemersvereniging en een aantal geëngageerde personen uit de Wijhese gemeenschap die met PB Wijhe hebben meegedacht over het vergroten van het draagvlak). 26 augustus 2014 College bespreekt raamplan, raamplan wordt openbaar. Voor 2 september 2014 Wethouder praat fractiewoordvoerders bij. 31 augustus 2014 V5 – blz. 10/14 Datum Communicatie 2 september 2014 Bijeenkomst met inwoners over raamplan. 16 september 2014 College neemt definitief besluit over raamplan en conceptraadsvoorstel. 13 oktober 2014 Opiniërende bespreking in de raad over raamplan. 10 november 2014 Begrotingsbehandeling raad; definitief besluit van raad over raamplan. 3.4. Resultaatgebied Financiën Op basis van het aanvullend onderzoek tijdens de uitvoeringsfase ontstaat het volgende eindbeeld: Kostensoort Huisvesting Definitiefase Besparing 25.000 5.000 Argumentatie Huur van ca. 150 m2 vloeroppervlak in plaats van eigen pand Uitvoeringsfase 11.250 Gebruikerslasten (energie, schoonmaak) 3.750 Overige huisvestingskosten (OZB, verzekering, afschrijving inventaris) 5.000 Personeel 27.000 Collectie 26.500 4.500 Inperking collectie 22.000 ICT 15.000 4.000 Afschalen ICT voorzieningen 11.000 Overige 27.000 500 94.000 500 13.500 80.500 Binnen bibliotheekbegroting 58.500 58.500 Tekort 35.500 22.000 In het eindbeeld is nog geen rekening gehouden met het genereren van extra inkomsten door bijvoorbeeld de oprichting van een stichting “Vrienden van de bieb Wijhe” of het werven van nieuwe leden. 3.5. Resultaatgebied Draagvlakverbreding Door de werkgroep zijn gesprekken gevoerd met betrokken inwoners. Tijdens deze gesprekken werden allerlei geformuleerd om in de toekomst voldoende vrijwilligers voor de bibliotheek te kunnen werven. Punt van aandacht nu is dat er op korte termijn voldoende vrijwilligers komen. Hoe kunnen de handtekeningen omzetten in ‘handen’? Plaatselijk Belang Wijhe zal er op aansturen dat deze mensen zich daarvoor in gaan zetten. Namens Plaatselijk Belang wordt een persbericht verzorgd en wordt een brief gericht aan alle inwoners van Wijhe eind augustus bezorgd. Ook wordt daarbij het Vrijwilligerssteunpunt Olst-Wijhe nauw betrokken. 31 augustus 2014 V5 – blz. 11/14 4. Eindconclusies Zoals eerder aangegeven heeft de werkgroep een aantal locaties in de kern van Wijhe op bruikbaarheid en haalbaarheid onderzocht. Uiteindelijk is de werkgroep van mening dat er meerdere locaties zich kwalificeren om ingezet te worden als bibliotheekservicepunt. Wanneer echter vanuit oogpunt van ‘realiseerbaar op korte termijn’ en ‘realiseerbaar binnen de incidentele en structurele financiële kaders’ de opties bezien worden, beschouwt de werkgroep de optie ‘Huidige locatie’ als de meest haalbare. Op basis van de in par. 2.2 vastgestelde beoordelingscriteria trekt de werkgroep de volgende conclusies t.a.v. de optie ‘Huidige locatie’: Beoordelingscriterium Bevindingen Conclusie Financieel incidenteel Met uitzondering van enkele beperkte investeringen cq. eenmalige kosten beperkte financieel incidentele lasten. Overigens zijn daarvoor reserves beschikbaar. Volledig haalbaar Financieel structureel Op basis van het door de werkgroep uitgevoerde onderzoek en de daarbij geadviseerde keuzes blijft een ongedekt exploitatietekort gehandhaafd van € 22.000, - per jaar. Overwogen kan worden de verkoopopbrengst van het pand aan te wenden ter dekking van het jaarlijkse exploitatietekort. Haalbaar onder voorwaarden. Vrijwillige inzet (is vrijwillige inzet makkelijk te realiseren? Ongeacht de locatie is de professionele inzet hetzelfde) Al hoewel de vrijwilligersstructuur dichtbij beschikbaar is en Plaatselijk Belang zich in gaat zetten voor de inzet van vrijwilligers ligt hier een grote uitdaging. Begin september 2014 ontstaat zicht op de haalbaarheid Haalbaar onder voorwaarden Langstraat – leefbaarheid Het pand levert toegevoegde waarde op t.a.v. de leefbaarheid in het centrum. Volledig haalbaar Langstraat – centrum Het in te zetten pand is gelokaliseerd op de hoek Langstraat/Kerkstraat in het centrum Volledig haalbaar Openingstijden De openingstijden voldoen aan de gestelde voorwaarden Volledig haalbaar Geschiktheid (huisvesting) Een aangepaste huisvesting in het huidige pand voldoet aan de gestelde voorwaarden Volledig haalbaar Bijdrage aan het maatschappelijk ondernemen Afhankelijk van de inzet van vrijwilligers bestaat de mogelijkheid gebruik te gaan maken van de inzet van inwoners die een beroep doen op de Participatiewet. Haalbaar onder voorwaarden Vloerbelasting De vloerbelasting voldoet aan de gestelde eisen Volledig haalbaar Houdbaarheid (2020) Wanneer (een deel van) de verkoopopbrengst ingezet mag worden ter afdekking van het ingeschatte exploitatietekort is het ontwikkelde concept zo’n 10 jaar houdbaar (2024) Volledig haalbaar 31 augustus 2014 V5 – blz. 12/14 De gemeente zal medewerking moeten verlenen aan de inrichting van een Fonds Bibliotheek-service Wijhe Op korte termijn zal een vrijwilligers-structuur moeten worden ingericht Op korte termijn zal een vrijwilligers-structuur moeten worden ingericht Bijlage 1 Overzicht contactpersonen Definitiefase: Belanghebbende en/of betrokkene Gemeente Olst-Wijhe St. Opb. Bibl. Olst-Wijhe* Plaatselijk Belang Wijhe* Mediabedrijf* Leegstandcommissie ondernemersvereniging* Schippers Primera* Wijhezicht* Woordvoerders politieke fracties* Vrijwilligerswerk, actief lid bibliotheek* Stichting ’t Langhuus* Naam Wethouder Otterloo Leontine Maas Ingrid Logtenberg - Schoot Evert van den Broek Frederique Westera Jet Bourquin Nelly Kleinhuis Anton Kleine Schaars André van der Zee Wim Nijman Sytze en Marjet Schippers Mia Nijland Elles Lugtenberg (CDA) Anton Bosch (VVD) Toon Schuiling (PvdA) Hans Olthof (D66) Marcel Blind (GB) Dhr. Kral Bart Duursema * van deze gesprekken zijn gespreksverslagen gemaakt en overhandigd aan de opdrachtgever Uitvoeringsfase: Belanghebbende en/of betrokkene Gemeente Olst-Wijhe St. Opb. Bibl. Olst-Wijhe Plaatselijk Belang Wijhe Leegstandcommissie ondernemersvereniging Historische Vereniging Stichting ’t Langhuus Wijhezicht Vrijwilligerswerk, actief lid bibliotheek, inwoners 31 augustus 2014 V5 – blz. 13/14 Naam Wethouder Bosch Leontine Maas Ingrid Logtenberg - Schoot Frederique Westera Evert van den Broek Jet Bourquin Anton Kleine Schaars Wim Nijman Herman Thoben Bart Duursema Mia Nijland Dhr. Kral, Mw. van’t Riet, Mw. van der Ploeg Bijlage 2 Overzicht relevante documenten Dorpsvoorzieningenplan Wijhe 2004 Centrumvisie Wijhe 2007, bureau BVR Bestemmingsplan Wijhe 2009 Wettekst ‘Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen’ plus Memorie van Toelichting (W8319.K-1) Correspondentie Tweede Kamer der Staten-Generaal, vergaderjaar 2011-2012, documentnummer 28 330 nr. 51 ‘Herstructurering openbaar bibliotheekwerk’ Detailhandel structuurvisie 2012-2015 (kenmerk gemeente 12.022616) Zienswijze Plaatselijk Belang Wijhe, augustus 2013 (kenmerk gemeente 13.001975) Uitgangspuntennotitie (kenmerk gemeente 13.012673) Raadsvoorstel d.d. 2 december 2013, opiniërende raadsbehandeling (kenmerk gemeente 13.027066) Notitie ‘Toekomstscenario’s Openbare Bibliotheek Olst-Wijhe’ (kenmerk gemeente 14.011037) Toekomststrategie 2014-2018 Stichting Openbare Bibliotheek Olst-Wijhe (kenmerk gemeente 13.016152, als bijlage 1 bij de notitie 14.011037) Berekening scenario’s de Bibliotheek Olst-Wijhe plus onderbouwing Publicatie ‘Bibliotheek van de toekomst – knooppunt voor kennis, contact en cultuur’, januari 2014. Resultaten van een discussie over verbreding van de maatschappelijke functie van de bibliotheek o.l.v. de commissie Cohen. Te raadplegen via de link http://www.siob.nl/thema-s/visie-maatschappelijke-functie-bibliotheek/item1569. Raadsbesluit d.d. 10 februari 2014 Bibliotheekvoorziening Wijhe - Resultaten definitiefase en opdrachtbeschrijving uitvoeringsfase, mei 2014 31 augustus 2014 V5 – blz. 14/14
© Copyright 2024 ExpyDoc
