Model Inrichting Declaratieproces

Model inrichting declaratie- /
facturatieproces
VNG Project - Declaratie Jeugd
www.vng.nl/declaratie-jeugd
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Declaratie- / facturatieproces
Zorgaanbieder
Procesmodel op hoofdlijnen
Retourstroom
(ex AWBZ/Zvw via Vecozo)
Verantwoording
opstellen
ex
provinciale
en landelijke
Jeugdzorg
1
8
ex AWBZ/
Zvw zorg
VECOZO
Gemeentelijke administratie
Doorsturen
indien bestemd
voor andere
gemeente
GGK
2
Declaratie
Match met
contract
Registreren
3
4
Cliëntvolg
systeem
5
Contracten
aanbieders
Match met
opdracht /
beschikking
Cliëntvolg
systeem
6
Controle
woonplaatsbeginsel
Gezagsregister
factuur
Controle op
omzetplafond
7
Consolidatie omzet
per aanbieder
GBA
declaratie
Akkoord
declaratie
Betaalbaar
stellen
factuur
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Declaratieproces op hoofdlijnen
1. Opstellen factuur / declaratie door aanbieder (1/2)
Informatieproducten
•
Voor de factuur/declaratie buiten AWBZ/ZVW is geen landelijk format. Maak eigen
afspraken of gebruik de excel-tool van VWS.
•
Stel een productentabel op voor de regio en meld deze aan bij www.istandaarden.nl
Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur
•
In principe kennen alle huidige AWBZ/ZVW aanbieders de vecozo structuur. Vraag dit
wel na!
•
Alle overige partijen kunnen momenteel nog niet via geautomatiseerd via de
standaarden afrekenen. Als u dat toch wil, zorg voor een veilige verbinding, of:
•
Laat deze partijen ook aansluiten op vecozo. Er komt in de nabije toekomst een tool
van VWS om via een excel-invoerformulier toch via de standaarden te kunnen
factureren.
Meer informatie op:
•
AWBZ/ ZVW format: www.istandaarden.nl/istandaarden/Jeugdwet.html
•
Productentabel : www.istandaarden.nl/istandaarden/Modules/VerwijsindexProductcodes-Wmo-en-Jeugdwet.html
•
Excel-tool VWS (Nog niet beschikbaar, volgt zodra dit mogelijk is)
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Declaratieproces op hoofdlijnen
1. Opstellen factuur / declaratie door aanbieder (2/2)
Lokale en regionale afstemming
• Gemeenten kunnen kiezen voor één regionale postbus voor het
berichtenverkeer met aanbieders of inrichting van de administratie op
lokaal niveau. Voor een aanbieder die via Vecozo verantwoording inlevert
maakt dat in principe niet uit.
• De aansluiting op SVB en GAK dient wel op individueel gemeenteniveau
plaats te vinden: deze informatie dient bij regionale afhandeling, nog wel
aangesloten te worden op de regionale postbus/organisatie.
Meer informatie op:
• Regionale samenwerking in het declaratieproces
• Aansluiten op de SVB: Werkinstructie trekkingsrecht PGB
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Declaratieproces op hoofdlijnen
2. Verbinding Vecozo en GGK
Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur
• De Vecozo berichten worden ontsloten via het GGK. In principe sluiten
gemeenten niet rechtstreeks aan op de systemen van Vecozo maar doen
zij dat via het GGK. Als gemeente dient u via knooppuntdiensten.nl een
projectleider aan te wijzen voor deze aansluiting.
Lokale en regionale afstemming
• Het is mogelijk om het GGK ook te benaderen vanuit een regionale
voorziening.
Welke andere inrichtingskeuzes zijn er nog te maken?
• Via het GGK zullen op 1-1-2015 het toewijzingsbericht en de declaraties
Jeugd en JeugdGGZ kunnen worden uitgewisseld. Het bericht Verzoek om
toewijzing volgt medio 2015. Gemeenten die dit bericht al eerder uit willen
wisselen, dienen hiervoor een beveiligde methode te vinden.
Meer informatie op:
• Knooppuntdiensten.nl
• Factsheet gemeentelijk gegevensknooppunt
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Declaratieproces op hoofdlijnen
3. Registratie van binnenkomende facturen / declaraties
Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur
• De facturen en declaraties zullen moeten worden ingelezen in het
cliëntvolgsysteem van de gemeente.
Aansluiting op registratie bij de toegang/toewijzing
• Een belangrijke stap bij het binnenkrijgen van de facturen/declaraties is het
koppelen van deze berichten aan de besluitenadministratie bij de toewijzing.
Spreek door hoe u deze koppeling kan maken, en waar deze koppeling
mogelijk lastig automatisch te maken is. Deze aansluiting is essentieel voor
stappen 4 en 5.
Lokale en regionale afstemming
• Als gekozen wordt voor regionale verzameling van de facturen en lokale
betaling dan zal het regionale ICT systeem de facturen/declaraties moeten
kunnen doorzetten naar de lokale administratie.
Meer informatie op:
• GEMMA softwarecatalogus
• Toewijzing en Declaratie: berichtenverkeer in het jeugddomein
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Declaratieproces op hoofdlijnen
4. Match met contract
Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur
•
Overzicht met contractuele afspraken tussen gemeenten en aanbieders dat digitaal
automatisch te benaderen is.
Lokale en regionale afstemming
•
Als gekozen wordt voor lokale uitvoering van deze controle dan is afstemming nodig
met regionale inkoopteam. Eventuele tussentijdse aanpassingen moeten eenvoudig
verwerkt kunnen worden.
Welke andere inrichtingskeuzes zijn er nog te maken?
•
Deze stap kan eventueel ook plaatsvinden bij de toegang als de beschikking scherp
genoeg geformuleerd is dat deze bij controle ook de contractuele afspraken dekt. Mits
tenminste de contracten niet tussentijds wijzigen met terugwerkende kracht.
•
In overleg met de accountant van de gemeente is het wellicht mogelijk om controle
van de opdracht steekproefsgewijs in te richten in combinatie met accountantscontrole
van de aanbieder zelf.
Meer informatie op:
• Toewijzing en Declaratie: berichtenverkeer in het jeugddomein
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Declaratieproces op hoofdlijnen
5. Controle op beschikking / opdracht (1/2)
Informatieproducten
• Er worden regionaal en lokaal afspraken gemaakt over de inhoud en
vormgeving van een zorgopdracht. Naarmate in een regio meer wordt
samengewerkt in de administratie en risicodeling is het wenselijk om de
inhoud en werkwijze binnen een regio te standaardiseren.
• Met de aanbieder moeten afspraken gemaakt worden in hoeverre het
mogelijk is om te werken met een uniek verplichtingennummer op de
opdracht én factuur. In het toewijzingsbericht Jeugd (JW301) is het
mogelijk om een beschikkingnummer op te nemen.
Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur
• Als gekozen wordt voor regionale betaling en lokale toegang dan zal vanuit
het lokale domein informatie doorgezet moeten worden aan de regionale
administratie.
• Omdat dit cliëntinformatie betreft dienen nadere privacy waarborgen
gehanteerd te worden.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Declaratieproces op hoofdlijnen
5. Controle op beschikking / opdracht (2/2)
Lokale en regionale afstemming
• Gemeenten kunnen kiezen voor één regionale postbus voor het
berichtenverkeer met aanbieders of inrichting van de administratie op
lokaal niveau. Voor een aanbieder die via Vecozo verantwoording inlevert
maakt dat in principe niet uit.
Welke andere inrichtingskeuzes zijn er nog te maken?
• Denk na over de afspraken die gemaakt zijn rondom de toewijzing/start van
de zorg. Deze zijn randvoorwaardelijk voor de mogelijkheden die er zijn om
te controleren op de beschikking / opdracht. Werk uit waar in uw gemeente
dit tot lacunes leidt, en hoe u hier mee omgaat i.h.k. van de rechtmatigheid.
• In overleg met de accountant van de gemeente is het wellicht mogelijk om
controle van de opdracht steekproefsgewijs in te richten in combinatie met
accountantscontrole van de aanbieder zelf.
Meer informatie op:
• FAQ Beschikkingen
• Toewijzing en Declaratie: berichtenverkeer in het jeugddomein
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Declaratieproces op hoofdlijnen
6. Match met woonplaatsbeginsel
Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur
•
Voor de GBA check wordt momenteel een tool ontwikkeld die gemeenten en
instellingen in staat stelt om de woonplaats na te gaan.
•
Voor het gezagsregister is momenteel nog geen digitale oplossing. Gemeenten en
instellingen spreken af de best mogelijke woonplaats aan te houden.
•
De gemeente is wettelijk verantwoordelijk voor doorgeleiding van de rekening naar de
juiste gemeente als het woonplaatsbeginsel uitwijst dat de rekening niet door hem
betaald hoeft te worden. De gemeente zal hiervoor een voorziening moeten treffen.
Lokale en regionale afstemming
•
In hoeverre vindt deze controle lokaal of regionaal plaats?
•
GBA wijzigingen worden lokaal beheerd; als gekozen wordt voor regionale inrichting
dan is een koppeling noodzakelijk. Let op bevoegdheden regionaal bureau.
Welke andere inrichtingskeuzes zijn er nog te maken?
•
In hoeverre richt de gemeente deze controle met name in bij de toegang?
•
In overleg met de accountant van de gemeente is het wellicht mogelijk om controle
van de opdracht steekproefsgewijs in te richten in combinatie met accountantscontrole
van de aanbieder zelf.
Meer informatie op:
• Factsheet Woonplaatsbeginsel in de praktijk
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Declaratieproces op hoofdlijnen
7. Controle op omzetplafond
Informatieproduct
• Actuele omzetplafonds per aanbieder
Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur
• Om de uitputting van de omzetplafonds te kunnen monitoren leveren aanbieders die
bevoorschot worden in de regel periodiek management informatie aan over
gerealiseerde productie en een prognose over de rest van het jaar. Hier maken
gemeenten apart afspraken over.
• Voor aanbieders die factureren is het van belang om omzetplafonds te monitoren als
daarover afspraken zijn gemaakt in de inkoopcontracten.
• Hiervoor is een consolidatie noodzakelijk van de betaalde facturen. Als betaling op
lokaal niveau plaatsvindt dient er een afstemmingsmechanisme ingericht te worden die
voorkomt dat aanbieders meer betaald krijgen dan hun omzetplafond toe laat.
Lokale en regionale afstemming
• Afhankelijk van de inrichting is informatie-uitwisseling noodzakelijk tussen regionaal en
lokaal niveau.
Meer informatie op:
• FAQ DBC INKOOPGIDS
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Declaratieproces op hoofdlijnen
8. Retourstroom
Informatieproduct
• Vecozo heeft standaard retourberichten Jeugd
Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur
• Vergelijkbaar met ontvangen vecozo berichten.
Lokale en regionale afstemming
• Als er sprake is van regionaal contactpunt en lokale betaling, via welk kanaal loopt dan
de retourstroom terug?
Meer informatie op:
• AWBZ/ ZVW format: www.istandaarden.nl/istandaarden/Jeugdwet.html

Download Report