De afdeling - Bestuurszaken

Het Agentschap Facilitair Bedrijf werft aan in contractueel dienstverband:
ADMINISTRATIEF ONDERSTEUNER
CATERING (M/V)
(ONBEPAALDE DUUR)
Afdeling:
Beleidsdomein:
Niveau:
Graad:
Standplaats:
Regionale Dienstverlening
Bestuurszaken
C
Medewerker
Brussel
Vacaturenummer: 24578
DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT
Je komt terecht bij Het Facilitair Bedrijf, een nieuw agentschap, dat is ontstaan uit een fusie
van de entiteit e-government en ICT-Beheer (e-IB) en het Agentschap voor Facilitair
Management (AFM). Het Facilitair Bedrijf staat in voor de uitvoering van het beleid van de
Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en is verantwoordelijk voor de diensten:
vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak,
catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer, logistiek transport. Daarnaast wil
Het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal ondersteunen door
het aanbieden van ICT-, e-government- en informatiediensten, -producten en -advies, om op
die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid als geheel en de
lokale besturen en provincies.
Deze functie situeert zich binnen de afdeling Regionale Dienstverlening. Regionale
Dienstverlening is verantwoordelijk voor de uitbating van 10 bedrijfsrestaurants, schoonmaak
en onthaal van gebouwen van de Vlaamse overheid.
Als administratief ondersteuner catering word je in eerste instantie tewerkgesteld in de
keuken van het Boudewijngebouw. De komende periode wordt binnen de keukens de
cashless werking opgestart en ondermeer in de keuken van het Boudewijngebouw de
zelfscanning geïntroduceerd. Elk gebouw heeft minimum één administratief ondersteuner,
die instaat voor het financieel beheer (o.a. inzetten en bediening kassa), bestellingen,
goederenbeheer, HACCP (o.a. opvolging temperaturen), administratie personeel, vragen van
klanten en een aantal logistieke taken.
Je krijgt de kans om als lid van het keukenteam deze praktijkervaring op te doen zodat je zelf
kan bemerken wat de moeilijkheden zijn waarmee administratief ondersteuners in de keuken
worden geconfronteerd. Tijdens jouw inwerkperiode werk je bovendien ook mee aan een
analyse om een aantal administratieve taken binnen de keukens (leveringen, werkroosters,
…) te centraliseren. Op termijn (vermoedelijk vanaf 1 juni 2015) vervoeg je het team
horizontaal bestaande uit vier rechtstreekse medewerkers (inclusief jezelf).
Team horizontaal ondersteunt de tien keukens met taken die overkoepelend zijn (hygiëne,
afspraken, aankopen (bestellingen en leveringen), financiële stroom, facturatie, …) Daar zal
jij o.a. instaan voor de overkoepelende administratieve taken van de tien keukens.
1
JE TAKENPAKKET
Als administratief ondersteuner catering verleen je administratief ondersteunende diensten
aan één of meerdere personen binnen het team om bij te dragen tot een vlotte, efficiënte
administratieve werking van het team.
1. Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een
duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter
beschikking te hebben.
 Verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers en de resultaten daarvan
eventueel op verzoek doorgeven aan de aanvrager
 Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn
 Contactgegevens van klanten, leveranciers en contactpersonen bijhouden en actueel houden
 Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid
 Facturen controleren
 Leveringsgegevens controleren en verwerken
 Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail)
 Gegevens in BOS en in eigen dossiers actueel houden...
 Kassagegevens vlot kunnen verwerken
 Kassa vlot kunnen bedienen, stortingen foutloos voorbereiden,
 Ontvangst van goederen in de keuken vlot kunnen uitvoeren en kennis van procedures op vlak
van ontvangst van goederen
2. Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel
de gevraagde informatie terug te vinden.
 Het bestaande klassement samen met de collega’s actueel houden
 Klasseren van facturen, brieven, rapporten,…
 Duidelijk inzicht krijgen op de serverstructuur en de documenten ordenen en bewaren volgens het
de onderrichtingen van het archiefbeheersplan
 Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten,
structuur harde schijf,…)
 Collega’s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn
3. Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen
teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier.
 Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten,…
 Voorbereiding van facturen (inkomende facturen voorzien van de nodige documenten, zodat deze
vlot kunnen worden betaald en uitgaande facturen tijdig en correct opmaken
 Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen
 Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier
 Dossiers afhandelen volgens de bestaande afspraken over dossierafhandeling
D.w.z. dat dringende zaken (bv bestellingen uitbreidingen, dringende leveringen) onmiddellijk
worden uitgevoerd en niet onnodig worden uitgesteld
4. Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten,
statistieken, presentaties,…) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen.
 Opstellen of vervolledigen van brieven, bestelbons, formulieren en facturen, …
 Kennis verwerven van de bestaande iso-procedures, HACCP en allergenwetgeving en de
administratieve taken uitvoeren conform deze procedures…
 Opmaken van verslagen
5. Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte
werking van de dienst of afdeling.
 Relevante info over dossiers, werking, … doorsturen aan collega’s
 Documenten inscannen en in de juiste directory op de server plaatsen
 Helpen bij het versturen van zendingen
2






Openingszittingen van aanbestedingen bijwonen en eventueel ondersteunen bij de afhandeling
van het gunningsdossier (zeker voor het deelgebied van het takenpakket)
Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega’s, diensten, chef,…
Inspringen bij afwezigheid van collega’s
Dwz dat de medewerker ook de taken van anderen moet aanleren, zodat de continuïteit van de
dienstverlening op ieder ogenblik gegarandeerd is
Ondersteunen bij het opmaken van de planning
Ondersteunen bij het ingeven van bestellingen (rekening houdend met het bestelschema)
JE PROFIEL
JE DIPLOMA

Je beschikt over een diploma secundair onderwijs.
JE WERKERVARING


Je hebt een duidelijke affiniteit met catering en ervaring met algemene administratie.
Ervaring met boekhouden en facturatie is een pluspunt.
JE TECHNISCHE COMPETENTIES




Je hebt een grondige kennis van HACCP
Je hebt een goede kennis van het Microsoft Office pakket (MS Word, MS Excel en Outlook)
Je hebt kennis van producten voor catering en grootkeuken
Je hebt een goede kennis van veiligheidsinstructies en persoonlijke hygiëne
JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES
1. Verantwoordelijkheid nemen
Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie
Niveau 1: Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk
2. Initiatief
Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen
Niveau 1: Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc)
3. Communiceren
Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen
Niveau 1: Verwoordt zijn boodschap correct en begrijpelijk
4. Samenwerken
Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen
van persoonlijk belang is
Niveau 1: Informeert, pleegt overleg en werkt mee
5. Klantgerichtheid
Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie
onderkennen en er adequaat op reageren
Niveau 1: Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden
6. Plannen en organiseren
Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om
deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken
Niveau 2: Coördineert het eigen werk en dat van anderen
3
7. Zelfontwikkeling
Blijven verbeteren van het functioneren door te leren en mee te groeien met veranderingen
Niveau 1: Ontwikkelt zich binnen zijn functie
8. Zorgvuldigheid
Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten
Niveau 1: Levert met oog voor detail correct werk af
HOE SOLLICITEREN
Ben je geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk 11 februari 2015.
Om te solliciteren vul je het standaard cv in dat je bij deze vacature kunt vinden op
www.bestuurszaken.be/vacatures
Je stuurt het standaard cv, samen met een kopie van je diploma bij voorkeur via mail naar
[email protected] of per post naar MOD Bestuurszaken, t.a.v. Rita Creyelman,
Boudewijnlaan 30 bus 38, 1000 Brussel.
Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via
het standaard CV in aanmerking genomen worden. Gelieve in het onderwerp van je mailbericht de
functietitel te vermelden.
SELECTIEPROCEDURE

CV-screening: afgerond op 13 februari 2015

Prescreening onder de vorm van een case: 20 en 23 februari 2015

Jurygesprek: 6 en 9 maart 2015
Het jurygesprek wordt voorafgegaan door een zelfbeschrijving.
De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijke indiensttreding. De andere
weerhouden kandidaten worden opgenomen in een werfreserve met rangschikking met een
geldigheid van 1 jaar en mogelijkheid tot verlenging. Deze reserve kan tijdens de
geldigheidsperiode aangesproken worden voor dezelfde functies op verschillende standplaatsen.
Indien je twee keer een vacature weigert, word je geschrapt uit de lijst en kom je dus niet langer in
aanmerking voor vacatures waarvoor deze selectieprocedure geldig is. Ook indien je in eerste
instantie een aanbod accepteert maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je
plaats in de reserve.
ONS AANBOD




Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie van de overheid en
die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.
Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft.
Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie
privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij tijdens de schoolvakanties in
Antwerpen, Brugge, Brussel, Hasselt, Gent en Leuven een professionele vakantieopvang voor
kinderen vanaf 3 tem 13 jaar. Daarnaast biedt de vakantieopvang Vlaamse overheid ook kortingen
aan op vakantiekampen bij verschillende gespecialiseerde partners.
Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering.
4



Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gepresteerde dag. 5,91 euro wordt door de
werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het
nettoloon.
Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijhorende salarisschaal: je
aanvangssalaris is minimaal 1873 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index),
reglementaire toelagen niet inbegrepen.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen.
Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden,
ongeacht geslacht, seksuele geaardheid, afkomst, handicap of chronische ziekte. Als je een
handicap of chronische ziekte hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best
mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de
werkplek zo goed mogelijk aan.
MEER WETEN?
Voor extra informatie over de jobinhoud kun je contact opnemen met:
Guido Debrucker, teamhoofd schoonmaak en catering
Boudewijnlaan 30
1000 Brussel
Tel. : 02/553 50 95
E-mail : [email protected]
Voor de arbeidsvoorwaarden kan je onze website consulteren www.werkenvoorvlaanderen.be of
contact opnemen met de P&O-consulent:
Elisa Verstraete, P&O-consulent
Boudewijngebouw 3 toren A
Boudewijnlaan 30
1000 Brussel
Tel. : 0491/ 96 88 46
E-mail : [email protected]
Voor extra informatie over de selectievoorwaarden kan je contact opnemen met de P&O-consulent.
De entiteiten van het beleidsdomein Bestuurszaken doen de Vlaamse overheid soepel draaien. Zo
zorgen zij voor boeiende jobs in een aangename omgeving en maken zij de overheid slank en
eenvoudig. Meer weten? Je ontdekt het op de portaalsite van Bestuurszaken.
5

Download Report