1 | Pagina - ICreative

Referentie Case
ICreative bv
Oortlaan 2, Ede
[email protected]
+31 (0) 318 493 150
Digitale scan- en factuurverwerking ontzorgt Mediq
Mediq levert medische hulpmiddelen, geneesmiddelen en de bijbehorende
zorg. En bij alles wat Mediq doet, staat de patiënt centraal. De inkoop van
geneesmiddelen brengt jaarlijks honderdduizenden facturen met zich mee,
Mediq wil de ‘ouderwetse’ manier van factuurverwerking achter zich laten.
“Het verbeteren van de kwaliteit en het verlagen van kosten, daar gaat het
ons om”, aldus Wim Boer, Manager Financial Shared Service Center bij
Mediq.
Toevoegde waarde bieden
De gezondheidszorg is een boeiende bedrijfstak: Nederland geeft per jaar ongeveer 75 miljard aan
gezondheidszorgkosten uit. Wim Boer: “En medicijnen maken daar een groot deel van uit. Mediq wil met
innoverende diensten apotheken, klanten én zorgverzekeraars toegevoegde waarde bieden. Daarom zijn
we continu bezig onze organisatie te optimaliseren om zo de kosten van de zorg binnen de perken te
houden.”
Mediq levert van fabrikant tot patiënt
Mediq levert als internationale onderneming medische hulpmiddelen, geneesmiddelen en bijbehorende
zorg. Mediq levert van fabrikant tot patiënt, op drie manieren: direct aan huis, zo nodig met
verpleegkundige begeleiding, via professionele afnemers als ziekenhuizen en andere zorginstellingen of
via Mediq Apotheek. Met 8.300 medewerkers is Mediq werkzaam in 15 landen. Mediq is opgericht in
1899.
Met circa 225 apotheken is Mediq Apotheek de grootste apotheekketen in Nederland. De groothandel
zorgt voor de logistieke dienstverlening. Mediq Apotheken maken het verschil door te zorgen voor goede
voorlichting door de beste zorg en het juiste advies bij medicijngebruik.
1 | Pagina
Naam:
Wim Boer
Huidige Functie:
Manager Financial Shared
Service Center
Verbeteren van kwaliteit
Mediq koopt zijn goederen in bij grote organisaties. “Door deze
inkopen komen er op jaarbasis ongeveer 250.000 facturen
binnen. Het verwerken van deze facturen brengt nogal wat
handling met zich mee. We hebben namelijk met verschillende
Werkzaam bij Mediq sinds:
April 2010
Werkte voorheen bij:
Brocacef, Laurus en
Super de Boer
Mediq-bedrijven te maken die allemaal een eigen administratie
voeren. Daarom zijn we een paar jaar geleden met een aantal
deskundigen bij elkaar gaan zitten, om te bekijken of we door
het inrichten van een Shared Service Center de afhandeling
konden vereenvoudigen en de kwaliteit verbeteren. We zijn
gestart met het digitaliseren van het Accounts Payable-proces
waarmee facturen van alle bedrijven op een eenduidige manier
kunnen worden verwerkt. Standaardisering levert op termijn
schaal- en kwaliteitsvoordeel op en daarom was het zaak dat de
IT-infrastructuur bij alle business units hetzelfde zou worden
ingericht.”
De (software) oplossing
Naast een Scan & Herken-tool die facturen digitaal inleest, ging
Mediq op zoek naar een software oplossing die op de bestaande
ERP-systemen kon worden aangesloten. “Een uitdaging omdat
de business units allemaal een eigen ERP-systeem gebruiken.
Twee jaar geleden zijn we op zoek gegaan naar een systeem dat
scan- en workflowfunctionaliteit biedt. De nieuwe oplossing
moest aan diverse criteria voldoen: prijs, functionaliteit en een
partner die de implementatie voor zijn rekening zou gaan
nemen. Daarbij hebben we ook gekeken naar het internationale
karakter, continuïteit en de mening van analisten als Gartner.
Na verschillende bedrijfsbezoeken en productdemonstraties viel
de keuze op Basware met ICreative als implementatiepartner.
Deze ‘combinatie’ won het van de concurrentie door het bieden
van een specifieke matching-functionaliteit.”
2 | Pagina
Kinderschoenen
Voordat Basware bij Mediq werd geïmplementeerd, werden de 250.000 facturen handmatig verwerkt
met behulp van een Scan & Herken-oplossing. “250.000 facturen per jaar, dat is fors. En daarom is
efficiency zo belangrijk. We hebben in de nieuwe situatie de productiviteit kunnen verbeteren. Maar de
nieuwe IT-infrastructuur zal in de komende jaren nog efficiënter moeten: de productiviteit zit nog niet op
het gewenste niveau. Zaak is om klanten en leveranciers beter op elkaar te laten afstemmen.
Het aantal XML-facturen dat we nu ontvangen, is namelijk minder dan een procent. We krijgen een
gedeelte als pdf-document binnen en de rest in papieren vorm. Wat dat betreft staat E-invoicing nog in
de kinderschoenen. ICreative heeft ons goed begeleid en bij de bouw en implementatie veel werk verzet.
Dat was aangenaam samenwerken.”
Oprichting Mediq:
1899
Werknemers:
8300
Producten:
Leverancier geneesmiddelen,
medische middelen en
bijbehorende zorg via
apotheken, direct aan huis en
aan instellingen.
Omzet
€ 2,65 miljard
Winst
€ 73,4 miljoen
3 | Pagina
Topprestatie
“JD Edwards en het ERP-systeem voor Mediq Apotheek, hebben we binnen afzienbare tijd op Basware
kunnen aansluiten. Een topprestatie. Het is namelijk geen makkelijk systeem omdat er geen
standaardkoppeling bestaat. Het was een lastige start maar uiteindelijk is het met de nodige lessons
learned wel gelukt. Een coördinator op IT-niveau was een must-have, en deze rol heeft ICreative met
verve vervuld. Samen met een IT’er binnen onze eigen gelederen is de implementatie goed verlopen.
Op dit moment zitten we in de derde fase waarin we AccountView aan Basware koppelen. Dit proces is
vergelijkbaar met de eerste fase. Uiteindelijk is het een uitdaging dezelfde Basware-oplossing voor de
verschillende business units te gebruiken. De medewerkers zijn in de loop van de jaren gewend aan eigen
methodieken en gewoonten. Maar wie schaalvoordeel, efficiency en kwaliteit nastreeft, zal moeten
standaardiseren en uniform te werk gaan.”
Digitale metamorfose
ICreative heeft Mediq binnen anderhalf jaar door de digitale metamorfose geloodst. “Van een decentrale
naar een centrale factuurverwerking, van een ‘eigen’ naar een gestandaardiseerd systeem én van een
papieren naar een digitale factuurverwerking: grote veranderingen in een relatief korte periode. Vanaf 1
maart 2014 worden alle facturen via het nieuwe systeem geboekt.
Uiteindelijk willen we de potentie van het systeem ten volle benutten. We kunnen naar een verwerking
van 40.000 facturen per jaar per medewerker zodat de efficiency binnen de afdeling wordt
geoptimaliseerd. Wanneer ook de laatste business unit straks ‘over’ is, worden alle facturen centraal
verwerkt. Kwaliteit leveren en tegelijkertijd kosten besparen daar willen we uiteindelijk naar toe. Met de
juiste oplossing gaan deze twee heel goed samen.”
Gekozen producten:
Basware en Kofax
ERP:
Accountview, JD Edwards, SAP
Inkomende facturen:
250.000
Gebruikers:
450
4 | Pagina

Download Report