Drie jaar geleden kostte het versturen van een patiëntendossier nog veel papier, tijd en geld. Het papieren dossier opzoeken, het digitale deel uitprinten en controleren of het dossier compleet was – ik kon er zo een half uur mee bezig zijn. Vaak nog wel langer als er wat telefoontjes tussendoor kwamen. Wanneer het een gezin betrof was ik er met een beetje pech de hele middag mee zoet. Daarna moest ik of een collega ook nog naar het postkantoor om het dossier aangetekend te laten versturen. Twee jaar geleden kregen diverse HISsen de mogelijkheid om een digitaal bestand van het dossier te maken. Dat scheelde nogal wat printwerk, maar makkelijker werd het er niet op. Dossiers kwamen als Edifact-, zip- of pdf-bestand binnen, via VECOZO, e-mail, cd of usb-stick. Geregeld lukte het uploaden in Promedico niet, zodat ik moest bellen om te vragen of het dossier alsnog per papieren post verzonden kon worden. Voor mijn collega-assistente, die twintig jaar voor de ‘einsteingeneratie’1 geboren is, waren alle mogelijkheden abracadabra. Daarom besloten wij om per post te blijven versturen en ontvangen. Dat hield het overzichtelijk. Toen ik in SynthesHis las over het Zorgmail File Transfer was ik eerst sceptisch. Wéér een andere manier om het dossier digitaal te versturen. Maar toen er een verzoek binnenkwam om het dossier via ZFT te versturen besloot ik toch te kijken hoe het systeem in elkaar stak en hoeveel werk het zou Monique Hollema-Spijker, doktersassistente ([email protected]) kosten. Het overtrof al mijn verwachtingen. De website is duidelijk en overzichtelijk. Er staat geen overbodige informatie op en er zijn geen onnodige muisklikken nodig. We besloten om ZFT te gaan gebruiken. In het begin waren de diverse HISen nog niet goed op elkaar ingesteld. Het aantal dossiers dat goed werd overgenomen was net zo groot als het aantal dossiers waarbij dat niet lukte. Maar wat is er in het afgelopen jaar veel veranderd! Van enkele dossiers in een half jaar krijgen we nu zeker driekwart van de dossiers digitaal binnen. Slechts een enkele keer gaat het uploaden in de journaalregels niet goed. Vaak kan het dossier dan als pdf komen in plaats van post, waardoor het alsnog digitaal kan worden opgeslagen. Mijn collega begrijpt het na enige uitleg ook en is even enthousiast. Ook de kracht van de jonge stagiaire moet niet onderschat worden als het nieuwe zaken als het ZFT betreft. Jongeren geboren na 1985 werken intuïtief met computers en hebben vaak geen uitleg Column Zorgmail File Transfer nodig om iets te begrijpen. Laat de stagiaire het uitvogelen en een duidelijke instructie schrijven. Dan beschikken collega's die wat minder handig zijn over een stappenplan aan de hand waarvan zij het proces soepel kunnen doorlopen. Als ik dan toch een klein minpuntje moet noemen betreft dat niet zozeer het ZFT zelf, als wel de manier waarop de bestandsnamen worden aangemaakt. Een tiencijferige bestandsnaam is niet makkelijk terug te vinden bij het uploaden. Als de HISen ervoor kunnen zorgen dat daar automatisch naampatientgeboortedatum.edi komt te staan, zal het nog makkelijker werken. Zolang dat niet het geval is, of mogelijk helemaal niet kan, moet het handmatig worden aangepast. Ik hoop dat de huisartsenpraktijken die ZFT nog niet gebruiken snel zullen overstappen. Het is niet ingewikkeld en niet moeilijk, en het werkt sneller. Ook is de veiligheid gegarandeerd, zolang je de opgeslagen documenten na het versturen van de harde schijf verwijderd. De extra tijd die het de eerste weken misschien kost haal je er later ruimschoots weer uit. NOOT 1. Bron: Wikipedia; Generatie Einstein is de titel van een boek, dat een nieuwe naam invoert voor de generatie die geboren is na 1985 en opgegroeid is in de digitale informatiemaatschappij. SynthesHis december 2014; 4 (13) 21