Triggertool dossieronderzoek Reflex Toelichting

Triggertool dossieronderzoek Reflex
Toelichting functionaliteit en werkwijze
Versie 1.0
17 april 2014
Triggertool voor dossieronderzoek in Reflex
Als nieuwe functionaliteit in Reflex hebben we de triggertool ingebouwd voor het uitvoeren van
dossieronderzoek. Voordeel hiervan is dat gericht opvallende cases geselecteerd kunnen worden (bv
lage kans, toch overleden, lange verpleegduur of heropname). Ook worden de gegevens die al bekend
zijn van de patiënt direct gekoppeld, en hoeft de dossieronderzoeker dus niet meer de patiëntgegevens
in te voeren (zoals patiëntnummer, diagnose, specialisme, etc.). Hierbij een korte toelichting van de
functionaliteit, aan de hand van screenshots. Daarnaast wordt de werkwijze van dossieronderzoek
toegelicht.
IHI Global Triggertool
De triggertool in Reflex is een vertaling van de IHI Global Triggertool1. Deze tool wordt internationaal
gebruikt, waaronder in de Verenigde Staten, Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Denemarken en Zweden.
Op de website van de IHI staat een online trainingprogramma om te leren werken met de IHI Global
Triggertool2. Dit bestaat uit achtergrondinformatie, audiomateriaal en oefendossiers. De informatie is in
het Engels.
Het uitvoeren van dossieronderzoek met behulp van de triggertool in Reflex bestaat uit een aantal
stappen, die hieronder zijn toegelicht met behulp van schermvoorbeelden.
Stap 1: Selecteer opname voor dossieronderzoek
Stap 2: Beoordeel vastgelegde gegevens en inschatting risico’s patiënt
Stap 3: Triggers
Stap 4: Beoordeel of er sprake was van een adverse event
1.
Griffin FA, Resar RK. IHI Global Trigger Tool for Measuring Adverse Events (Second Edition). IHI Innovation
Series white paper. Cambridge, MA: Institute for Healthcare Improvement; 2009. (Available on www.IHI.org)
2. http://www.ihi.org/resources/Pages/Tools/IHIGlobalTriggerToolTrainingResources.aspx
Pagina 1 van 9
Stap 1: Selecteer opname voor dossieronderzoek
In Reflex kunt u doorklikken naar individuele opnames. Met name patiënten met een laag risico, die toch
zijn overleden, een lange verpleegduur hadden of een ongeplande heropname hadden zijn interessant
voor dossieronderzoek. Hieronder ziet u een voorbeeld van het overzicht van een opname in Reflex, met
onder de samenvatting een link ‘selecteer voor dossieronderzoek’. Het dossier wordt dan toegevoegd
aan de werklijst met te onderzoeken dossiers.
Pagina 2 van 9
Stap 2: beoordeel vastgelegde gegevens en inschatting risico’s
De eerste stap in het dossieronderzoek is het beoordelen van de vastgelegde gegevens. Het kan
tenslotte voorkomen dat de hoofddiagnose niet correct is, of dat er bijvoorbeeld nevendiagnosen
ontbreken. Dit heeft invloed op het ingeschatte risico, en dus of de casus opvallend is of niet (lage kans,
toch ongewenste uitkomst).
Pagina 3 van 9
Stap 3: Triggers
Als de brongegevens zijn beoordeeld, kunt u invullen welke triggers van toepassing zijn op het dossier.
Deze zijn ingedeeld in categorieën. U kunt de categorieën die niet van toepassing zijn overslaan.
Een trigger is een hulpmiddel voor het opsporen van een mogelijk adverse event. Als een trigger wordt
gevonden, wordt vervolgens dus gevraagd of er sprake was van een adverse event. Er wordt een
toelichting gegeven om u te helpen waar u naar zou kunnen zoeken. In dat geval kunt u vervolgens ook
de categorie van de schade invullen, de vermijdbaarheid en de bijdrage aan overlijden beoordelen.
Definitie adverse event: Onbedoelde schade die (mede) veroorzaakt of verergerd is door medische
zorg waarvoor additionele monitoring, behandeling of opname nodig is of resulterend in overlijden.
Het bepalen of er sprake was van een adverse event wordt vaak door een arts gedaan, terwijl het
triggeren veelal door een verpleegkundige wordt uitgevoerd. In dat geval vult de verpleegkundige de
triggers in en klikt op ‘opslaan’. De arts kan vervolgens verder met dit dossier, om in te vullen of er
mogelijke adverse events waren.
Pagina 4 van 9
Stap 4: beoordeel of er sprake was van een adverse event
Voor de triggers die aanwezig zijn, kunt u aangeven of er sprake was van een adverse event. Een trigger
is slechts een hulpmiddel om een adverse event op te sporen. Is er sprake van een adverse event, dan
kunt u een omschrijving van de gebeurtenis invullen. Vervolgens kunt u aangeven wat de categorie van
de schade was, eventueel de vermijdbaarheid beoordelen en de vervolgstappen beschrijven. NB: in de
IHI methode wordt de vermijdbaarheid niet beoordeeld. De redenatie hierachter is dat het gaat om
gevallen van schade door de verleende zorg op te sporen. Iets wat nu niet te vermijden is, is dat
misschien over een jaar wel door ingevoerde innovaties. Het beoordelen van de vermijdbaarheid is dus
subjectief en verschuift over de tijd. Omdat de beoordeling van de vermijdbaarheid wel onderdeel is van
de Nivel-EMGO methode, hebben we dit toegevoegd. Het ziekenhuis kan zelf beslissen om dit wel of
niet in te vullen. Onze ervaring is dat het lastig te objectiveren is.
Pagina 5 van 9
Toegang dossieronderzoekers
Niet alle Reflex gebruikers in uw ziekenhuis hebben automatisch
toegang hiertoe. Daar is een speciale ‘rol’ voor aangemaakt. U
kunt per gebruiker bepalen of deze persoon ook
dossieronderzoek mag uitvoeren. Onder ‘Gebruikersbeheer’ klikt
u de persoon aan die u rechten wilt geven om dossieronderzoek
te doen, en u vinkt vervolgens onder het emailadres de rol
‘onderzoeker’ aan, en vervolgens op ‘opslaan’. (zie screenshot)
Werklijst
Onderzoekers zien in het menu in Reflex rechtsboven een link
staan naar de ‘Werklijst’. Door daarop te klikken krijgt u een
overzicht van alle dossiers die geselecteerd zijn voor
dossieronderzoek, of waarvan het onderzoek al is afgerond. In dat geval staat er per dossier ook
vermeld of er een actie is m.b.t. de datakwaliteit en of er
een adverse event is gevonden.
Resultaten
Als het dossieronderzoek is afgerond, kunt u op
patiëntniveau klikken op de link ‘Bekijk antwoorden
dossieronderzoek’. U krijgt dan een overzicht van de
ingevulde antwoorden, zie onderstaand voorbeeld. Hierin
wordt nog een aantal aanpassingen doorgevoerd. Er komt
bv bovenaan nog een samenvatting van de belangrijkste
informatie en vervolgacties. Belangrijkste is of er wel of
geen adverse events zijn en of er vervolgacties zijn mbt
codering. Welke triggers er waren is eigenlijk niet van
belang – dit is slechts een hulpmiddel om adverse events
op te sporen.
Actie datakwaliteit: controleer de codering, laat die waar
nodig corrigeren en bekijk de resultaten opnieuw na de
nieuwe dataverwerking.
Actie validiteit: dit is geen actie voor het ziekenhuis. Maar
dat levert input voor de Praktijk Index voor mogelijke
verbetering van de standaardisatiemodellen.
Pagina 6 van 9
Adverse event: als er sprake was van een adverse event, is het van belang hier opvolging aan te geven
en te kijken waar mogelijke verbeteringen kunnen worden doorgevoerd.
Rapportage
Vanuit de werklijst kunt u een export naar Excel maken, waarmee u van alle onderzochte dossiers zowel
een aantal LMR gegevens exporteert, aangevuld met de ingevoerde gegevens van het dossieronderzoek.
Met deze excelfile kunt u rapportages maken. Als u wilt kunnen we daarbij helpen of adviseren.
Werkwijze dossieronderzoek
De triggertool in Reflex is gebaseerd op de IHI triggerlijst, aangevuld met een aantal aanvullende vragen
over de vermijdbaarheid en relatie met overlijden. Ieder ziekenhuis heeft de ruimte om zelf te bepalen
of deze vragen worden ingevuld. Ook hoe en door wie de beoordeling precies gebeurt. Hieronder
beschrijven we hoe dit zou kunnen werken, gebaseerd op de IHI methode.
Dossieronderzoekers
De IHI geeft aan dat er per ziekenhuis minimaal 3 onderzoekers beschikbaar moeten zijn voor het
uitvoeren van dossieronderzoek: 2 verpleegkundigen en 1 arts. De verpleegkundigen voeren het
dossieronderzoek uit. De arts onderzoekt de dossiers niet, maar beoordeelt de gevonden adverse events
en de inschatting van de omvang van de schade en kan vragen van de dossieronderzoekers
beantwoorden over specifieke dossiers.
IHI raadt aan het team van dossieronderzoekers niet te groot te maken, in verband met de consistentie.
Ervaring in ziekenhuizen in het buitenland leert dat het goed werkt om dossieronderzoekers voor een
jaar aan te stellen, en te zorgen dat er voldoende overlap is zodat nieuw aangestelde
dossieronderzoekers goed kunnen worden getraind. Er wordt aangeraden dat de dossieronderzoekers
een keer per maand bij elkaar komen om alle gevonden adverse events door te spreken, om zo de
consistentie in de identificaties van adverse events en de beoordeling van de categorie van de schade te
verbeteren.
Selectie dossiers
De methode van dossierselectie hangt af van het doel van het dossieronderzoek. De IHI adviseert om
per 2 weken at random 10 dossiers van opgenomen patiënten te kiezen (niet alleen overleden
patiënten). Dat levert per jaar 24 meetpunten op waarmee het aantal en categorie van adverse events
over de tijd kan worden gevolgd.
In Nederland wordt vaak gericht dossieronderzoek gedaan. Veel ziekenhuizen voeren alleen
dossieronderzoek uit bij een selectie of alle overleden patiënten. De vraag is echter of dat de meest
efficiënte manier is met het beoogde doel van dossieronderzoek: opsporen van adverse events en
Pagina 7 van 9
daarvan leren, om input te krijgen voor veranderingen in kwaliteit en veiligheid om dit aantal terug te
dringen.
Een gerichte manier om opvallende dossiers te selecteren is door te kijken naar patiënten met een lage
kans, die toch zijn overleden. Daarnaast is het raadzaam om ook dossiers met een opvallend lange
verpleegduur of een ongeplande heropname te onderzoeken. Die gerichte manier van dossieronderzoek
levert meer informatie op voor verbetering van kwaliteit en veiligheid. Het is dan alleen niet mogelijk
om op basis van de resultaten uitspraken te doen over het aantal adverse events in de tijd, omdat er
geen aselecte streekproef is getrokken. Wel is het mogelijk om het aantal onderzochte dossiers te
verlagen, namelijk minder dan de jaarlijkse 260 dossiers d.m.v. een tweewekelijkse aselecte steekproef.
Het is ook mogelijk om verschillende methoden te combineren. Vul de 260 aselect gekozen dossiers
bijvoorbeeld aan met 90 gericht gekozen dossiers, dat levert een totaal van 350 onderzochte dossiers
per jaar op. We raden in ieder geval aan om recente dossiers te onderzoeken. Dus niet de dossiers van 2
jaar geleden, maar bijvoorbeeld van het laatste kwartaal. De kans is groter dat de bevindingen dan
leiden tot verbeteracties die nu nog relevant zijn.
De Praktijk Index kan helpen bij het maken van een selectie van opvallende gevallen. Dat is een
combinatie van de individuele risico’s, complicaties, veel verschillende specialismen die betrokken zijn
bij een opname, patiënten die vaak in het ziekenhuis komen.
Het onderzoek
Beide dossieronderzoekers beoordelen alle geselecteerde dossiers onafhankelijk van elkaar, in maximaal
20 minuten. Het doel is niet om alle adverse events te vinden, maar om te onderzoeken wat er in die 20
minuten te vinden is en vervolgens door te gaan naar het volgende dossier. De arts is beschikbaar om
eventuele vragen over een dossier te beantwoorden.
De twee dossieronderzoekers komen na afloop samen en bespreken de resultaten en komen tot
consensus over de gevonden adverse events. In de triggertool in Reflex kunnen de resultaten worden
ingevoerd. Het werkt het beste als per dossier wordt afgesproken wie dit invoert. De tweede
verpleegkundige vult de triggers dan bijvoorbeeld in Excel in of op papier. Als er na vergelijking tussen
de twee onderzoekers verschillen bestaan, kan het dossier in Reflex worden gewijzigd.
De arts bekijkt de resultaten van de dossieronderzoekers en onderzoekt niet het gehele dossier. Het
dossier en door dossieronderzoekers ingevulde gegevens moeten voor de arts beschikbaar zijn ter
referentie. De arts bepaalt uiteindelijk de definitieve vaststelling van adverse events en categorie van de
schade, en waar van toepassing ook de beoordeling van de vermijdbaarheid en relatie met overlijden.
Resultaten
Om de resultaten terug te koppelen wordt doorgaans een rapportage gemaakt, waarin de bevindingen
worden gepresenteerd. Het is van belang om goede afspraken te maken over de presentatie of
verspreiding hiervan, gezien de gevoeligheid van het onderwerp. Het is goed om te benadrukken dat het
Pagina 8 van 9
doel is om ervan te leren, en niet om te oordelen. Sommige ziekenhuizen kiezen ervoor om voordat
wordt vastgesteld of er sprake was van een adverse event, de behandelaar de casus voor te leggen en
om een reactie te vragen. De reactie wordt meegenomen in het definitief vaststellen of er sprake was
van een adverse event. Daarnaast is het gezien het beoogde doel van belang om afspraken te maken
over implementatie van verbeteracties die naar voren komen.
Tijdsinvestering
1. Gezamenlijke training van minimaal 2 verpleegkundigen en 1 arts
Als het ziekenhuis van start gaat met dossieronderzoek, moeten de onderzoekers eerst worden
opgeleid. De IHI heeft online trainingsmateriaal beschikbaar in het Engels. De Praktijk Index kan
eventueel een trainingssessie organiseren.
 Voorbereiding (inlezen + audiofragmenten): ca. 4 uur p.p.
 Gezamenlijke bijeenkomst: 2 uur p.p.
 Oefenen met eigen dossiers: 2 uur p.p.
 Totaal: 8 uur per persoon
2. Uitvoeren dossieronderzoek
 Beoordeling door verpleegkundigen: 50 minuten
o Beoordeling dossier door 2 verpleegkundigen (à maximaal 20 minuten per dossier)
o Consensus tussen verpleegkundigen: 5 minuten p.p. per dossier
 Beoordeling adverse events en categorie schade door arts: 10 minuten per dossier met AE.
o De arts onderzoekt niet het gehele dossier, maar beoordeelt de resultaten van de
bevindingen van de verpleegkundigen, bij de dossiers waar een of meer adverse events
zijn gevonden. Het aantal dossiers met een adverse event is lastig te voorspellen. Het
hangt sterk af van de methode waarop dossiers zijn geselecteerd.
 Bespreking resultaten tussen beide verpleegkundig beoordelaars en arts: gemiddeld 5 minuten
p.p. per onderzocht dossier.
3. Rapportage en terugkoppeling
 Opstellen rapportage door verpleegkundigen en arts: ca. 2 uur p.p. per 100 onderzochte
dossiers.
4. Jaarlijkse tijdsinvestering
 Stel dat er in een jaar 300 dossiers worden onderzocht, dan kost het beide verpleegkundigen ca.
12,5 uur per maand en de arts ca. 5 uur per maand. In totaal op jaarbasis dus 300 uur
verpleegkundige inzet en 60 uur van een medisch specialist.
Pagina 9 van 9

Download Report