Infosheet de digitale postkamer

Slimmer samenwerken met SharePoint
Slingert de post nog steeds door uw organisatie?
DIGITALISEER UW POSTPROCES
KIES VOOR DE DIGITALE POSTKAMER
U wilt uw bedrijf professionaliseren en steeds
minder afhankelijk zijn van papier. Kies dan
voor een digitale postkamer.
Typische doorlooptijd voor de invoering van
een digitale postkamer ligt tussen een maand
en drie maanden.
- Ondersteuning thuiswerken
- Rust: raak niets meer kwijt
- Betere beveiliging
- Minder transport en opslag
- Betere klantvriendelijkheid
- Volg documenten
- Makkelijk terugvinden
HOE WERKT HET EIGENLIJK?
Scan
Herken
Tag
Workflow
Verstuur
Archiveer
HOE VOER JE DE DIGITALE POSTKAMER IN?
Bij elke oplossing besteden we aandacht aan proces,
mens, informatie en techniek. De invoering van een
digitale postkamer gaat verder dan het scannen van
documenten.
Wij helpen u met de invoering met een stappenplan.
Wij nemen dit stappenplan met u door zodat u
vervolgens zelf de digitale postkamer kan invoeren.
De eerste stap in het digitaliseren van uw
postproces is het digitaliseren van uw
documenten. Onze oplossingen zorgen er
voor dat uw data automatisch wordt herkend en
voorzien van de juiste metadata.
Op basis van deze informatie kunnen workflows
worden gestart om uw documenten naar de juiste
personen, afdelingen of processen te sturen.
WAAR HOUDEN WIJ REKENING MEE BIJ DE INVOERING
Proces: maak afspraken met de organisatie hoe om te gaan met digitale post. Spreek af wanneer
deze dagelijks beschikbaar is.
Mens: zorg ervoor dat de bemensing aansluit bij de digitale postkamer. Zorg voor een aangepaste
procedure voor postverwerking. Maak afspraken over spoedpost en vertrouwelijke post.
Informatie: maak afspraken over interne adressering van post en in welke mate de digitale
postkamer de poststukken kan voorzien van kenmerken, zoals NAW-gegevens. Welke gegevens
zijn verplicht? Welke worden later ingevuld? Denk aan behandeldatum.
Techniek: breng ons in contact met de eigen IT-afdeling: welke scanners gebruiken we, hoe zijn
deze aangesloten? Is uw SharePoint-omgeving al klaar om als digitale postkamer te fungeren?
3 VERSCHILLENDE SMAKEN
Tijdens een intake-gesprek bepalen wij samen met u welke variant het beste past.
Starterspakket
U gebruikt uw multifunctional om te scannen
Wij leveren scansoftware en een postoplossing in SharePoint
Een stappenplan voor invoering
Professional pakket
Sharepoint is al in gebruik als DMS
Documenttypen zijn bekend
Afdelingen hebben eigen locatie in het DMS
€2500
€5000
Enterprise pakket
Sharepoint in gebruik als DMS
Documenttypen zijn bekend
Afdelingen hebben eigen locatie in het DMS
SharePoint wordt gebruikt voor Projecten
SharePoint wordt gebruikt voor zaakgericht werken
Post kan workflows triggeren
zoals klachtafhandeling, facuratie en contractbeheer
Bel ons
AANVULLENDE DIENSTEN OPENDOCS
Wij hebben gemerkt bij de invoering van een digitale postkamer dat onze klanten vaak gebruikmaken
van aanvullende diensten, zoals:
- Training van uw medewerkers in de postkamer.
- Ondersteuning bij uitbreiden van de digitale postkamer.
- Ontwikkelen van een documentstructuurplan met alle documenttypen en adressering.
- Het ontwikkelen van een visie op digitalisering en de rol van SharePoint.
- Het ontwikkelen van nieuwe workflows die we aansluiten op de postflow.
Wil u meer informatie? OpenDocs helpt u graag verder.
telefoon +31 (0)736 409 304 - [email protected] - www.opendocs.nl

Download Report