Projecten - HP - Belgacom Deelgenoten THV

Handleiding
Projecten
Raamovereenkomst
“Exploitatiegebonden ICT-diensten
Versie 02.01
10/3/2014
10/3/2014
ICT-contract 2015
Exploitatiegebonden ICT-diensten
Inhoud
Inhoud
1.
Inleiding ............................................................................................................ 1
2.
Creëer nieuwe aanvraag voor Projectvoorstellen ............................................... 2
2.1.
Aanmelden .......................................................................................................... 2
2.2.
Aanvraag ............................................................................................................. 2
2.3.
Invullen van de gegevens .................................................................................... 3
2.4.
Indienen .............................................................................................................. 6
3.
Werkaanvraag in suspend opnieuw indienen ..................................................... 7
4.
Bestellen van Projecten/Projectmijlpalen .......................................................... 8
5.
Bekijken Werkaanvragen ................................................................................. 11
6.
Dashboard ....................................................................................................... 12
7.
Rechten ........................................................................................................... 13
7.1.
8.
Mogelijke rechten in Wonder ........................................................................... 13
Documenteigenschappen ................................................................................ 15
HP-Belgacom, Deelgenoten THV
Handleiding Projecten
ICT-contract 2015
Exploitatiegebonden ICT-diensten
Inleiding
1. Inleiding
Deze handleiding is geen procesbeschrijving maar is bedoeld als hulpmiddel voor de Klant bij het
behandelen van aanvragen voor Projectvoorstellen (beschikbaar vanaf 1/7/2014), het bestellen
van Projecten/Projectmijlpalen of Projectwijzigingen (vanaf 23/9/2014) en het elektronisch
goedkeuren (voorzien tegen eind 2014).
HP-Belgacom, Deelgenoten THV
Handleiding Projecten
1
ICT-contract 2015
Exploitatiegebonden ICT-diensten
Creëer nieuwe aanvraag voor Projectvoorstellen
2. Creëer nieuwe aanvraag voor Projectvoorstellen
2.1.
Aanmelden
Nadat u met uw LDAP-login en -wachtwoord in Wonder bent aangelogd, komt u in het scherm
Beheer voorstellen terecht.
2.2.
Aanvraag
Een nieuwe aanvraag voor een Projectvoorstel maakt u in Wonder aan door rechtsbovenaan te
klikken op Creëer nieuwe aanvraag voor Projectofferte.
Vervolgens kan u een Werkaanvraag toevoegen. De velden met een * zijn verplicht in te vullen.
HP-Belgacom, Deelgenoten THV
Handleiding Projecten
2
ICT-contract 2015
Exploitatiegebonden ICT-diensten
Creëer nieuwe aanvraag voor Projectvoorstellen
Bij het bewaren wordt er door het systeem een Werkaanvraagnummer toegekend (15.000.00x).
Daarna kan de Werkaanvraag verder gedetailleerd worden alvorens ze in te dienen bij HB-plus
voor het opmaken van de offerte.
Sommige velden zullen door het offerteteam aangevuld worden.
2.3.
Invullen van de gegevens
Overzicht van de velden:
Werkaanvraag (Samenvatting)
o
o
o
Opdracht of Werkaanvraagnummer: wordt door het systeem toegekend (steeds
een nummer groter dan 15.000.000)
Volgnummer: wordt door het systeem toegekend. Normaal gezien steeds 1
Entiteit: dit is de entiteit waarvoor de Werkaanvraag bestemd is. Deze kan
ingevuld worden door in de rechthoek te typen of op het vraagteken te klikken.
Via het vraagteken komt u in een lijst terecht waaruit u de correcte entiteit kan
HP-Belgacom, Deelgenoten THV
Handleiding Projecten
3
ICT-contract 2015
Exploitatiegebonden ICT-diensten
Creëer nieuwe aanvraag voor Projectvoorstellen
kiezen.
o
o
o
o
o
o
o
o
Type Werkaanvraag: Momenteel is er slechts een contractueel type mogelijk:
“Project Exploitatiediensten 2015”.
Schaalbaarheid: bepaalt de hoeveelheid Projectmanagementactiviteiten, wordt
tijdens het offertetraject in overleg met de Klant ingevuld door het offerteteam.
Korte omschrijving: de titel van de Werkaanvraag.
Omschrijving: het doel van de werkaanvraag kan hierin beknopt uitgelegd
worden, een gedetailleerde uitleg kan beter als bijlage opgeladen worden.
Referte klant: interne referentie van de Klant.
Vastleggingsnummer: Vastleggingsnummer van de Klant (of
Inkoopordernummer).
Vastleggingsdatum: datum van de vastlegging.
Toepassing(en): een of meerdere toepassingsnummers kunnen hierin worden
toegevoegd door in de rechthoek te typen of op het vraagteken te klikken. Via
het vraagteken zijn er meerdere zoekcriteria mogelijk indien het
toepassingsnummer niet gekend is. Door op de plus te klikken kunnen er
meerdere toepassingsnummers worden toegevoegd aan een Werkaanvraag.
HP-Belgacom, Deelgenoten THV
Handleiding Projecten
4
ICT-contract 2015
Exploitatiegebonden ICT-diensten
o
o
Creëer nieuwe aanvraag voor Projectvoorstellen
Geldigheidsperiode van de offerte: standaard 60 VO-kalenderdagen. Indien de
klant wil bestellen na deze periode moet het offerteteam gecontacteerd worden
Vervaldatum van de offerte: wordt berekend op het moment dat het
Projectvoorstel aan de Klant wordt voorgelegd.
Contactpersonen
Vo Contactpersonen
o
o
o
o
o
Indiener: de aanvrager van de Werkaanvraag.
Back-up indiener: contactpersoon in geval van afwezigheid van de indiener.
Projectleider: de persoon die het project aanstuurt.
PV Goedkeurder: de persoon waarnaar het voorstel tot PV zal verstuurd worden.
Leveringsadres: de locatie waar eventuele leveringen moeten gebeuren.
HB-plus Contactpersonen
o
o
o
HB-plus Offertebeheerder: verantwoordelijke voor het Projectvoorstel.
HB-plus Projectleider: wordt in principe toegekend na de bestelling, of eerder
indien dit al vroeger geweten is.
Project Team: HB-plus interne aanduiding om onderscheid te maken tussen
applicatie- en infrastructuurprojecten.
In het veld Bijlagen en Opmerkingen kan er extra commentaar (verplicht) en eventuele bijlage
toegevoegd worden. Door op browse te klikken kan u een document toevoegen.
Door op de bewaarknop rechtsbeneden te klikken wordt de Werkaanvraag bewaard. De gebruiker
komt dan terecht in het overzichtscherm van de Werkaanvraag.
HP-Belgacom, Deelgenoten THV
Handleiding Projecten
5
ICT-contract 2015
Exploitatiegebonden ICT-diensten
2.4.
Creëer nieuwe aanvraag voor Projectvoorstellen
Indienen
Rechtsboven kan er nu voor volgende mogelijkheden gekozen worden:
o
o
Werkaanvraag Wijzigen: om de werkaanvraag aan te passen.
Werkaanvraag Indienen bij HB plus: de Werkaanvraag komt nu in uitvoering bij
het Offerteteam.
Na het indienen verschijnt er een bevestigingsmail en een boodschap op het scherm.
HP-Belgacom, Deelgenoten THV
Handleiding Projecten
6
ICT-contract 2015
Exploitatiegebonden ICT-diensten
Werkaanvraag in suspend opnieuw indienen
3. Werkaanvraag in suspend opnieuw indienen
Een werkaanvraag wordt in suspend gezet indien het offerteteam nood heeft aan bijkomende
informatie. In dit geval zal de Indiener of Back-up indiener een bericht ontvangen welke gegevens
nog moeten aangeleverd worden (bijlagen, informatie, uitleg, ...). Zodra het offerteteam deze
gegevens heeft ontvangen, kan de werkaanvraag vervolledigd worden en vervolgens wordt het
Projectvoorstel aan de klant voorgelegd.
HP-Belgacom, Deelgenoten THV
Handleiding Projecten
7
ICT-contract 2015
Exploitatiegebonden ICT-diensten
Bestellen van Projecten/Projectmijlpalen
4. Bestellen van Projecten/Projectmijlpalen
Het offerteteam kan een offerte voorleggen aan de Klant, waarna de Klant (rol ICT-functiehouder)
projectmijlpalen of het complete project kan bestellen.
Klik op “Bestel”:
Selecteer de gewenste mijlpalen, en klik op “Bestel”:
Merk op dat er mogelijk enkele verplicht te bestellen mijlpalen worden getoond, meestal
Projectopstart en Projectafsluiting, die nodig zijn voor de administratieve afhandeling van het
project.
Let op dat enkel geldige combinaties besteld worden, wanneer er in het projectvoorstel
bijvoorbeeld twee opties worden aangeboden die elkaar uitsluiten, worden beide mijlpalen
getoond als bestelbaar en kunnen ze in theorie allebei besteld worden.
HP-Belgacom, Deelgenoten THV
Handleiding Projecten
8
ICT-contract 2015
Exploitatiegebonden ICT-diensten
Bestellen van Projecten/Projectmijlpalen
Hierna wordt een definitieve bevestiging gevraagd:
Het klikken op “OK” naast “Wil u de bestelling plaatsen bij HB-plus”, brengt het project
daadwerkelijk in uitvoering, er worden bevestigingsmails verstuurd en de SLA (Service Agreement
Level) voor de uitvoering van het project begint te lopen.
HP-Belgacom, Deelgenoten THV
Handleiding Projecten
9
ICT-contract 2015
Exploitatiegebonden ICT-diensten
Bestellen van Projecten/Projectmijlpalen
Merk op dat in dit scherm onder de hoofding Offertemijlpalen, nu zichtbaar is welke mijlpalen
effectief besteld zijn.
De “Bestel” knop is nog steeds beschikbaar als er nog bestelbare Projectmijlpalen zijn.
Als bepaalde mijlpalen zeker nooit besteld zullen worden, kunnen deze via het bestelscherm
aangeduid worden als “Niet meer bestelbaar”.
Zolang er nog bestelbare mijlpalen zijn, zal de Werkaanvraag zichtbaar blijven in het Dashboarditem “Bestelde Projecten met nog bestelbare Mijlpalen”.
HP-Belgacom, Deelgenoten THV
Handleiding Projecten
10
ICT-contract 2015
Exploitatiegebonden ICT-diensten
Bekijken Werkaanvragen
5. Bekijken Werkaanvragen
De uitvoering van het project kan na bestelling van een of meerdere mijlpalen verder opgevolgd
worden via het hoofdmenu “Bekijken Werkaanvragen”
HP-Belgacom, Deelgenoten THV
Handleiding Projecten
11
ICT-contract 2015
Exploitatiegebonden ICT-diensten
Dashboard
6. Dashboard
Via het dashboard krijgt u een overzicht van alle aanvragen die voor de entiteit, waarvoor de
gebruiker rechten heeft, werden ingediend.
HP-Belgacom, Deelgenoten THV
Handleiding Projecten
12
ICT-contract 2015
Exploitatiegebonden ICT-diensten
Rechten
7. Rechten
7.1.
Mogelijke rechten in Wonder
7.1.1.
Meekijk
“Meekijkrechten” geven toegang tot het menu “Bekijken Werkaanvragen” in Wonder.
o
o
7.1.2.
Worden toegekend op Entiteitniveau
Gebruikers met deze rechten kunnen werkaanvragen in uitvoering bekijken, tot
op het niveau van prestaties (behalve voor Bestelde Componenten in
Resultaatsverbintenis). Hierbij zijn alle Werkaanvragen van de Entiteit waarvoor
de rechten werden toegekend, zichtbaar, alsook van alle onderliggende
Entiteiten.
ICT-functiehouders
“ICT-functiehouderrechten” geven toegang tot het menu “Beheren Offerten” in Wonder.
Onafhankelijk van Meekijkrechten wordt voor het Projectvoorstelproces het ICTfunctiehouderrecht gedefinieerd.
Een ICT-functiehouder kan aanvragen voor Projectvoorstellen onder het ICT Contract 2015
(Exploitatiediensten) indienen en de uitvoering van Projecten/Projectmijlpalen bestellen.
7.1.3.
Relatiebeheerder e-IB (Facilitair Bedrijf)
De rol e-IB Relatiebeheerder heeft leesrechten op alle Projectvoorstellen.
7.1.4.
Nieuwe Klantcontactpersonen
Algemene principes:
-
L1
o
o
7.1.5.
Alle huidige VO-personen met L1-rechten in Ariba, kunnen Aanvragen voor
Projectvoorstellen indienen in Wonder voor die entiteiten waarvoor ze
momenteel rechten hebben.
Deze personen krijgen automatisch Meekijkrechten op de entiteit tot dewelke ze
behoren (volgens de L1-lijst uit Ariba).
Conversie van bestaande Klantcontactpersonen
Algemene principes:
-
L1
-
Alle huidige VO-personen met L1-rechten in Ariba kunnen Aanvragen voor
Projectvoorstellen indienen in Wonder voor die entiteiten waarvoor ze
momenteel rechten hebben (= ICT-Functiehouder-rechten).
Bestaande Meekijkrechten
o
HP-Belgacom, Deelgenoten THV
Handleiding Projecten
13
ICT-contract 2015
Exploitatiegebonden ICT-diensten
o
7.1.6.
Rechten
Worden geconverteerd op 01/07/2014, personen die momenteel ‘meekijk’ op
een bepaalde entiteit hebben zullen dit ook in de toekomst hebben.
Aanvraag voor nieuwe rechten
Aanvragen voor nieuwe/bijkomende rechten kunnen via een Verzoek toegewezen worden.
Vermeld bij dit verzoek duidelijk dat het gaat om ICT-functiehouder rechten (of Meekijkrechten),
en op welke entiteit deze van toepassing zijn.
HP-Belgacom, Deelgenoten THV
Handleiding Projecten
14
ICT-contract 2015
Exploitatiegebonden ICT-diensten
Documenteigenschappen
8. Documenteigenschappen
Wijzigingshistoriek
Versie
Datum
Auteur
Opmerkingen
00.00
26/06/2014
L. De Wilde
Initiële versie
02.00
19/09/2014
L. De Wilde
Initiële versie
02.01
03/10/2014
Joelle Boon
Redactie en correctie template
Nazicht
Rol
Datum
Naam
Opmerkingen
Toepassingsmanager 25/06/2014
F. Buelens
Initiële versie
Toepassingsmanager 19/09/2014
F. Buelens
Initiële versie
HP-Belgacom, Deelgenoten THV
Handleiding Projecten
15

Download Report