Europese Commissie DG GCO Instituut voor Energie en Transport Resource Management Petten Ref. Ares(2014)2660623 - 12/08/2014 - Technische Specificaties ‘NL-Petten: Belastingadvies- en salarisadministratiediensten met betrekking tot Nederlandse wet- en regelgeving. Official Journal: 2014/S 153-273992 of 12/08/2014 CFTW Code: JRC/PTT/2014/B.10/0013/OC INLEIDING Het Instituut voor Energie en Transport in Petten (IET) maakt deel uit van het Gemeenschappelijke Centrum voor Onderzoek (GCO) van de Europese Commissie (EC). Zijn missie is het verlenen van wetenschappelijke en technische ondersteuning voor de conceptie, ontwikkeling, uitvoering en het toezichthouden op het communautaire beleid inzake energie en transport. Het GCO-IET ondersteunt de EU-acties door het uitvoeren van zijn specifieke onderzoekprogramma's op het gebied van schone en duurzame energie, verspreid over zowel de nucleaire als de niet-nucleaire domeinen. Het werk omvat wetenschappelijke bijdragen en ondersteuning van het beleid op de belangrijkste EU-lopende activiteiten en processen. 1. TITEL VAN HET CONTRACT Het GCO-IET is voornemens een dienstencontract af te sluiten voor de verlening van: 1 – Belastingadviesdiensten aan zijn werknemers met een contract onder Nederlands recht (z.g. “Grantholders”) van het GCO-IET met betrekking tot hun Nederlandse belastingplicht (“Grantholders” zijn niet verplicht van Belastingadviesdiensten van het contractant gebruik te maken); en, 2 – Salarisadministratiediensten en Belastingadviesdiensten aan de Administratie van het GCOIET met betrekking tot werknemerscontracten onder Nederlands wet- en regelgeving. "Grantholder" contracten zijn arbeidscontracten voor bepaalde tijd onder Nederlands nationaal arbeidsrecht gericht op de ontwikkeling van opleiding, loopbaanontwikkeling en mobiliteit voor onderzoekers gedurende hun hele loopbaan. De Europese Commissie biedt deze contracten via het 2 GCO-IET aan voor wetenschappers die tevens een doctoraalstudie beginnen en voor geëtableerde onderzoekers, die aan geavanceerd onderzoek, uitgevoerd door het GCO-IET, willen deelnemen. Het modelcontract, zijn bijlagen en de algemene regels van het GCO voor “Grantholder” contracten vormen samen Annex A van dit document en zijn beschikbaar op de GCO-IET website: http://iet.jrc.ec.europa.eu/sites/default/files/documents/jobs/Annex_I__Administrative_rules_applicable_to_the_recruitment_of_grantholders-08_10_2012.doc.pdf De meerderheid van de "Grantholders" komt uit de lidstaten van de Europese Unie (EU 28), maar er is ook een klein aantal "Grantholders" uit derde landen (zowel Europese als niet-Europese landen). De volgende 3 categorieën van "Grantholder" contracten zijn momenteel beschikbaar bij het GCO-IET: Categorie 20 – PhD STUDENTEN (12-36 maanden) Deze categorie is bedoeld voor studenten die een voorstel voor doctorale studies indienen in verband met een onderzoeksgebied dat het GCO-IET in zijn oproep tot het indienen van blijken van belangstelling voor “Grantholders” heeft gepubliceerd. Voorafgaande toestemming om het onderzoeksproject te volgen moet worden verkregen van de hoogleraar die verantwoordelijk is voor de begeleiding van de scriptie op de universiteit van de student. Het GCO zelf heeft geen opleidingsbevoegdheid. Categorie 30 – POST-DOC ONDERZOEKERS (12-36 maanden) Onderzoekers in bezit van een PhD of met een minimum van 5 jaar onderzoekservaring na het eerste universitaire diploma dat toegang geeft tot doctoraalstudie (die perioden van opleiding mag omvatten, zoals een masterdiploma) in een gebied dat relevant is voor de wetenschappelijke activiteiten van het GCO-IET. Categorie 40 – SENIOR ONDERZOEKERS (3-24 maanden) Senior wetenschappers met een bewezen reputatie in een wetenschappelijk gebied met betrekking tot de wetenschappelijke activiteiten van het GCO-IET die een minimum van 10 jaar onderzoekservaring op postdoctoraal niveau hebben of een minimum van 15 jaar onderzoekservaring na het universitaire diploma dat toegang geeft tot doctoraalstudie (die perioden van opleiding mag omvatten, zoals een masterdiploma). 2. DOEL EN CONTEXT GCO-IET “Grantholders” zijn wetenschappelijk personeel met een arbeidscontract voor bepaalde tijd onder Nederlandse Arbeidsrecht. De Europese Commissie, GCO-IET in Petten voorziet een contract te gunnen voor belastingadviesdiensten ten behoeve van de GCO-IET "Grantholders", die als wetenschappelijk personeel werkzaam zijn onder Nederlands Arbeidsrecht, en voor Fiscale/Belastingadviesdiensten en Salarisadministratiediensten voor de GCO-IET administratie. Technical Specifications - JRC/PTT/2014/B.10/0013/OC 3 Ieder "Grantholder" contract heeft een maximale looptijd van drie (3) jaar (Cat. 20 en 30) of twee (2) jaar (Cat. 40). De grote meerderheid van “Grantholders” zijn onderdanen van de EU-lidstaten of van met de EU geassocieerde landen. Het aantal “Grantholders” in dienst van GCO-IET op het moment van aanbesteden is ongeveer 45, maar dit aantal zal in the komende jaren dalen met een verwachte stabilisatie, van 20-30 “Grantholders” in 2016. Gemiddeld worden nog 7-10 nieuwe "Grantholders" per jaar verwacht. Het werkelijke aantal is afhankelijk van de behoeften en er kunnen geen rechten worden ontleend aan deze indicatieve informatie. Gezien de verschillende nationaliteiten van de “Grantholders” zal de communicatie voornamelijk in het Engels gebeuren. Als werknemers met een contract onder Nederlands recht komen de “Grantholders” niet in aanmerking voor de privileges onder het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie. Het GCO-IET wijst erop dat het als een niet-inhoudingsplichtige organisatie is aangemerkt en “Grantholders” derhalve niet in aanmerking komen voor de 30% regeling (zie artikel 2.3. van de vaststelling van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 (Vastgesteld op 8 september 2010, nr. DB 2010-178M, Stcrt 2010, 14212, zoals laatstelijk gewijzigd bij ministeriële regeling van 30 december 2013, nr. DB 2013-599M, Stcrt. 2013, 36216). Wel tekent GCO-IET, indien gewenst door de “Grantholder”, een amendement bij de arbeidsovereenkomst van de Grantholder voor de gebruikmaking van de "Loonheffingen. Wijziging beloningen; cafetariaregelingen (Besluit van 5 augustus 2009, nr. CPP2009/1458M, Staatscourant 2009, 12167)", (verder: Cafetaria-Regeling). De start van het te gunnen onderhavige contract is voorzien voor 1 januari 2015, waarbij de huidige contractant verantwoordelijk blijft voor alle diensten betrekking hebbend op het afronden van het belastingjaar 2014 (zie beneden de inhoudelijke beschrijving van Pakketten 1 en 2 daaronder) en de overdracht van alle voor de uitvoering van de diensten onder het nieuwe contract nodige informatie (zo nodig, voor wat betreft Pakket 1 en 2, met toestemming van de betrokken “Grantholder”) aan de nieuwe contractant. 3. TE VERLENEN DIENSTEN 3.1 – Belastingadviesdiensten aan de "Grantholders" van het GCO-IET met betrekking tot hun Nederlands belastingplicht (Pakketten 1 en 2) Taak van de contractant zal zijn 'advies en hulp aan de "Grantholders" te verlenen met betrekking tot hun Nederlands belastingaangifte conform de Nederlandse wet die van toepassing is op elk moment tijdens de hele duur van hun contract met het GCO-IET'. De communicatie met de "Grantholders" en de GCO-IET Administratie zal voornamelijk in het Engels plaatsvinden. Afhankelijk van de behoefte per geval zal de contractant voor het leveren van de volgende 2 pakketten verantwoordelijk zijn (afhankelijk van het jaar van dienst van de "Grantholder") ten einde te komen tot een volledig afgeronde belastingaangifte per "Grantholder" voor elk belastingjaar van zijn dienstverband bij het GCO-IET. 3.1.1 Pakket 1 – Belastingadvies jaar 1 Dit pakket heeft betrekking op het 1e belastingjaar van de "Grantholders" van de GCO-IET en zal ten minste de volgende taken omvatten (i.v.t.): a. Inleidend informatief gesprek met de "Grantholder": i. uitleg over de Nederlandse belastingwetgeving met betrekking tot "Grantholders"; Technical Specifications - JRC/PTT/2014/B.10/0013/OC 4 ii. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. bespreking van de persoonlijke omstandigheden/situatie van de "Grantholder" voor zover relevant voor de fiscale positie; iii. het verstrekken van informatie over de fiscale positie van de "Grantholder", waaronder advies over de verschillende soorten bijslagen/toelagen/aftrekposten waarop de “Grantholder” recht heeft volgens de Nederlandse wet voor zover van invloed op de af te dragen belasting/premies volksverzekering die voor de “Grantholder” tot het gunstigste resultaat leiden; iv. uitleg over de Cafetaria-Regeling; Berekening van het fiscaal verschuldigd bedrag aan de Belastingdienst voor het lopende jaar met in achtneming van de zogenaamde Cafetaria-Regeling (indien van toepassing); Voorbereiding en indiening van de voorlopige aanslag met betrekking tot het lopende jaar; Controle van de voorlopige aanslag na het antwoord van de Belastingdienst; Het tijdig invullen en indienen van de belastingaangifte binnen de wettelijke termijn, inclusief de verwerking van de kosten onder de Cafetaria-Regeling; Controle van de belastingaanslag na het antwoord van de Belastingdienst; Het indienen van een zogenaamd middelingsverzoek; Beantwoorden van diverse fiscale vragen van de “Grantholders” in verband met hun Nederlands belastingaangifte, met name als de persoonlijke situatie van de “Grantholder” verandert; Het uitvoeren van alle noodzakelijke communicatie met de relevante Nederlandse Belastingdienst/-instanties; Verstrekken aan de “Grantholders” van het jaarlijkse overzicht van hun inkomsten als gevolg van hun dienstverband bij het GCO-IET (jaaropgave); Communicatie over veranderingen in wetgeving relevant voor de fiscale positie van de “Grantholder”. 3.1.2 Pakket 2 – Belastingadvies vanaf jaar 2 Dit pakket is van toepassing op ieder belastingjaar na het 1e jaar van dienstverband van de “Grantholder” bij het GCO-IET en het zal per jaar tenminste de volgende taken omvatten (i.v.t.): a. Berekening van het fiscaal verschuldigd bedrag aan de Belastingdienst voor het lopende jaar met in achtneming van de Cafetaria-Regeling; b. Voorbereiding en indiening van de voorlopige aanslag met betrekking tot het lopende jaar; c. Controle van de voorlopige aanslag na het antwoord van de Belastingdienst; d. Controle van de belastingaanslagen na het antwoord van de Belastingdienst; e. Het indienen van de belastingaangifte binnen het wettelijk termijn. f. Het indienen van een zogenaamd middelingsverzoek; g. Beantwoorden van diverse fiscale vragen van de “Grantholders” in verband met hun Nederlands belastingaangifte, met name als de persoonlijke situatie van de “Grantholder” verandert; h. Het uitvoeren van alle noodzakelijke communicatie met de relevante Nederlandse Belastingdienst/-instanties; i. Verstrekken aan de “Grantholders” van het jaarlijkse overzicht van hun inkomsten als gevolg daarvan; j. Communicatie over veranderingen in wetgeving relevant voor de fiscale positie van de “Grantholder”. Technical Specifications - JRC/PTT/2014/B.10/0013/OC 5 Algemeen De contractant zal schriftelijk en/of mondeling belastingadvies aan de "Grantholders" geven, hetzij in persoon, telefonisch, per e-mail of brief. De prijs voor elk pakket is een vaste prijs waarin alle kosten gerelateerd aan de correcte en volledige uitvoering van de taken vermeld per pakket zijn opgenomen (Zie administratieve bijlage). De “Grantholder” dient afschriften te ontvangen van alle voor hem/haar relevante documenten. Eventuele repetitieve verstrekkingen van informatie of duplicatie van verzoeken door de “Grantholders” zullen op kosten van de betrokken “Grantholders” gaan. Antwoorden op vragen die voor alle “Grantholders” van belang zijn alsmede relevante veranderingen in wet- en regelgeving, kunnen als nota's gecommuniceerd worden. De GCO-IET administratie ontvangt een kopie van dergelijke nota's. 3.2 – Salarisadministratiediensten en Fiscale/Belastingadviesdiensten Administratie van het GCO–IET (Pakketten 3-5) aan de 3.2.1 Pakket 3 – Loonadministratie Het GCO heeft de verplichting tot het maandelijks betalen van de salarissen van de “Grantholders” en het afdragen aan de Belastingdienst van de verplichte werkgeversbijdragen (aangifte loonheffing), alleen voor zover deze betaald moeten worden door het GCO-IET als nietinhoudingsplichtige organisatie. De contractant zal verantwoordelijk zijn voor de berekening van de afdrachten aan de Belastingdienst en de voorbereiding van de maandelijkse salarisstroken van de “Grantholders” volgens de geldende Nederlandse wet- en regelgeving van het Nederlandse arbeidsrecht, belastingstelsel, en het sociale verzekerings- en zorgstelsel. De contractant zal hiervoor zijn eigen administratiesysteem gebruiken. De contractant kan geen toegang krijgen tot het personeelsadministratiesysteem van de Europese Commissie, maar de benodigde informatie en mutaties zullen als Excel-tabel door de GCO-IET Administratie aan de contractant worden doorgegeven, waarbij de contractant verplicht is de voor het GCO-IET toepasselijke regels voor gegevensbescherming (Verordening (EG) nr. 45/2001) ten strengste na te leven. In het bijzonder zal de contractant de volgende taken moeten uitvoeren: a. Aanmaken loondossiers; b. Periodieke invoer en verwerking van de bruto lonen, rekeninghoudend met eventuele wettelijke reducties i.v.m.(langdurige) ziekte; c. De tijdige aanpassing van contractueel overeengekomen loonveranderingen en vergoedingen, vakantiegeldberekeningen, wettelijke wijzigingen en overige regelingen, waaronder bedrijfstakeigen regelingen; d. Vervaardigen maandelijkse salarisstroken voor werkgever en werknemer; voor de werkgever dient deze informatie uiterlijk de 10e van de lopende maand verstrekt te worden. e. Samenstellen van de loonjournaalpost en het nettolonenoverzicht; Technical Specifications - JRC/PTT/2014/B.10/0013/OC 6 f. Verzorgen aangifte loonheffingen per tijdvak rekening houdend met mogelijke afdrachtverminderingen; g. Verzorgen en verstrekken van loonstaten per werknemer per jaar; h. Verzorgen en verstrekken van de verzamelloonstaat per jaar; i. Verzorgen jaarwerk / jaaropgave ten behoeve van de Belastingdienst en verzekeraars (inc. WGA); j. Verstrekken jaaropgaven werknemers. k. Jaarlijks aanleveren van een tabel volgens model (Annex B) of equivalent. l. Europese Commissie bedrijfslogo (in kleur) boven salarisspecificaties vermelden De output van de onder Pakket 3 bezorgde diensten kan zowel per e-mail (in pdf-formaat) als per post worden verstuurd. 3.2.2 Pakket 4 – Controleren Cafetaria-kosten Grantholders die dat wensen, kunnen een addendum (Annex C) bij hun contract tekenen, waardoor zij in aanmerking komen voor de Cafetaria-Regeling. Een keer per 3 maanden reiken zij in dit geval bij het GCO een (equivalent van) Exceltabel (Cafetaria Expense form / schema, Annex D) met hun Cafetariakosten en de ondersteunende documenten aan. De tabellen/kosten worden door de contractant 4 keer per jaar gecontroleerd en bij fouten wordt de tabel teruggestuurd naar de Grantholder ter correctie en/of aanlevering van verder ondersteunende documenten, indien nodig met uitleg. De kosten moeten vallen binnen de in het addendum aangegeven kosten, welke verduidelijkt zijn in Explanation on tax-free reimbursement under Cafetaria scheme JRC-IET, Annex E). Indien de contractant merkt dat er algemene onduidelijkheden zijn over de regels, zal hij informatie verstrekken aan de “Grantholders” door middel van aanpassing van bovengenoemd document. Opmerkingen bij Pakketten 1 - 4: 1. Het is mogelijk dat sommige “Grantholders” in het bezit zijn van een geldig A1 formulier, afgegeven door een land van de Europese Unie (of een equivalent formulier, in geval van non-EU “Grantholders”), voor de duur van hun contract als “Grantholder” bij het GCO-IET in Nederland of een deel daarvan. 2. Het is mogelijk dat sommige “Grantholders” buitenlands belastingplichtig zijn. 3. Uit recente ervaring kiezen de meeste “Grantholders” voor de Cafetaria-Regeling. Technical Specifications - JRC/PTT/2014/B.10/0013/OC 7 3.2.3 Pakket 5 – Advies aan de Administratie In voorkomende gevallen zal de contractant advies en hulp aan de Administratie van het GCO-IET verlenen, met betrekking tot vragen over (de toepassing van) het Nederlands belastingsysteem volgens de geldende Nederlandse wet- en regelgeving van het Nederlands arbeidsrecht, belastingstelsel en het sociale verzekerings- en zorgstelsel. Dit advies kan onder andere, maar niet uitsluitend, gevraagd worden voor met name, aan de salarisadministratie en belastingplicht gerelateerde kwesties met betrekking tot: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. Het Nederlandse belastingstelsel; Het Nederlandse sociale verkerings- en zorgstelsel; Arbeidsovereenkomsten (werkafspraken) onder het Nederlandse arbeidsrecht; De verplichtingen van het GCO-IET als werkgever in Nederland; Het Nederlandse stelsel voor ziekteverzuim; Aanvragen (loonkosten-)subsidies; Uitvoeren van pro forma loonberekeningen; Het verzorgen van een werkgeversverklaring; Aanvragen van een ontslagvergunning en administratieve afwikkeling hiervan; Voorbereiden / begeleiden looncontrole; Aanvragen WW en WAO/WIA uitkeringen; Aanvragen bevallingsuitkering; Overige advieswerkzaamheden met betrekking tot wet- en regelgeving. Advies aan de Administratie kan uitsluitend gegeven worden op verzoek (per e-mail of telefoon) van door de Administratie aangewezen contactpersonen (zoals vermeld in het contract) . Bij uitzondering (1-2 maal per jaar) kan de contractant gevraagd worden voor overleg naar GCO-IET in Petten te komen. Reistijd en reiskosten worden in dit geval niet vergoed, maar moeten opgenomen zijn in het uurtarief. De contractant houdt het GCO-IET pro-actief op de hoogte van relevante veranderingen in de wet- en regelgeving. 4. Algemene bepalingen / werkwijze m.t.b. vragen van de “Grantholders” en de Administratie van het GCO-IET Binnen 5 werkdagen na het eerste verzoek van de “Grantholder” of de GCO-IET Administratie zal de contractant eenvoudige taken uitvoeren en vragen beantwoorden. Voor gecompliceerde zaken zal de contractant binnen 5 werkdagen na het eerste contact van de “Grantholder” of de GCO-IET Administratie de ontvangst van het verzoek bevestigen en een indicatie van het tijdschema voor (re)actie geven. De contractant zal zich aan alle procedurele termijnen volgens de Nederlandse wet- en regelgeving houden. De contractant zal de vertrouwelijkheid van de gegevens van het personeel en van de GCO-IET administratie respecteren volgens de geldende regels voor gegevensbescherming (Verordening (EG) nr. 45/2001). De contractant draagt er zorg voor dat hij het dossier van reeds aanwezige “Grantholders” bij overdracht door de huidige contractant zorgvuldig bestudeert, zodat de “Grantholder” zelf weinig zal merken van een verandering in het contractant. Technical Specifications - JRC/PTT/2014/B.10/0013/OC 8 Aan het einde van de contractuele periode draagt de contractant zorg voor een zorgvuldige overdracht van het dossier aan een volgende contractant met als doel een soepele overgang te waarborgen. Bijlagen: A - Model contract, de algemene regels van de Grantholders B – Model Grantholder kosten C – Addendum Cafetaria schema D – Cafetaria tax expenses form E – Cafetaria memo Technical Specifications - JRC/PTT/2014/B.10/0013/OC