de kracht van het meedenken Bol.com stapt volledig over op Microsoft Lync 2013 Enterprise Voice RETAIL BRAIN FORCE begeleidt technisch én functionele implementatie Bol.com is één van Nederlands grootste webwinkels. De 600+ medewerkers tellende organisatie is een innovatief bedrijf dat graag op zoek De klantvraag Bol.com had een telefonie-omgeving van Cisco in gebruik. Deze was functioneel en technisch end-of-life. De organisatie gebruikte al Microsoft Lync voor chat en presence. Na een degelijk selectietraject viel de beslissing om ook voor telefonie en samenwerken op afstand over te stappen op de suite van Microsoft. gaat naar manieren om werk efficiënter, makkelijker, maar vooral ook leuker te maken. Voor meer informatie: www.brainforce.nl Waarom BRAIN FORCE? Bol.com schreef hiervoor een tender uit. Daaruit kwamen twee serieuze implementatiepartners naar voren. “We hebben de definitieve beslissing sterk laten afhangen van de referentiebezoeken die we hebben afgelegd bij klanten van beide partijen. Pas dan krijg je een idee hoe het is geïmplementeerd. Technisch is een migratie naar Lync niet moeilijk, maar hoe zorg je ervoor dat mensen het ook intensief gaan gebruiken?”, stelt Pieter Reijalt, teammanager kantoorautomatisering, de retorische vraag. _ De kracht van het meedenken de kracht van het meedenken Case Study Bol.com De oplossing Resultaat De keus viel op BRAIN FORCE, met name omdat zij veel oog hadden voor dat laatste aspect, zegt projectleider Rob Schenk. “De implementatie van Microsoft Lync is meer een HR-project dan een IT-project. Je gaat een heel andere manier van werken faciliteren en hoe zorg je ervoor dat medewerkers daar in meegaan? Daar had BRAIN FORCE goede ideeën over.” Een livegang is altijd spannend, maar al binnen een paar uur wisten Pieter Reijalt en Rob Schenk dat het goed zat. Reijalt: “We zijn in het weekend overgegaan. Die maandagochtend verwachtten we mailtjes en telefoontjes met vragen of klachten, maar we kregen eigenlijk alleen maar complimenten. Medewerkers zijn blij met de nieuwe functionaliteit.” De aanpak Een uitgebreid communicatietraject is hier debet aan. “We hebben veel geïnvesteerd in goede interne communicatie, zodat medewerkers wisten wat we deden en waarom. We hebben ze in het hele traject meegenomen en dat leidde direct op de eerste dag al tot een hoge adoptiegraad van de nieuwe mogelijkheden die we bieden.” Bellen, chatten en elkaars aanwezigheid zien konden medewerkers in de oude omgeving ook al. Dit wordt nu vanuit één omgeving aangeboden in plaats van vanuit twee verschillende systemen. De populairste nieuwe functionaliteit is het delen van een scherm. De implementatie bestond uit drie fases: een pilot die ongeveer zes weken duurde. Daarna de daadwerkelijke migratie die eveneens zes weken in beslag nam en tenslotte een maand nazorg. Dit traject is zonder noemenswaardige problemen verlopen. Grootste uitdaging Bol.com is vooral onder de indruk van de flexibiliteit die BRAIN FORCE gedurende het hele project heeft getoond. “We hadden natuurlijk een planning gemaakt, maar in onze organisatie gebeuren veel dingen ad-hoc, waardoor er soms een ander project tussendoor kwam waar we even voorrang aan moesten geven. BRAIN FORCE heeft zich daar steeds volledig naar geschikt en pakte op dat moment andere werkzaamheden op. Zij bewogen met ons mee en hielden niet strikt vast aan het plan”, zegt Schenk. “We zijn pas een maand live en je ziet dat het gedrag steeds verder verandert. Dat zal een blijvend fenomeen zijn, zeker omdat we nog meer functionaliteit hebben klaarstaan die we straks kunnen gaan toevoegen. Dat oen we stap voor stap, zodat medewerkers de tijd hebben om aan de nieuwe mogelijkheden te wennen.” Schenk besluit: “Met deze nieuwe omgeving hebben we werk niet alleen efficiënter gemaakt, maar ook leuker. Dat krijgen we ook van medewerkers terug. Een mooi resultaat.” Contact Meer informatie kunt u krijgen bij Pascal Schut, Sales Manager bij BRAIN FORCE. Telefoon: +31 88 560 7000, e-mail: [email protected] Voor meer informatie: www.brainforce.nl _ De kracht van het meedenken