Best Value Procurement – Automatiserings Gids

door: ROLF ZAAL / [email protected] beeld: De Beeldredaktie / Ed van Rijswijk & RICK NEDERSTIGT
Prestatieverkoop vraagt ­aanpassingen
van leverancier
Niet slechts een
andere manier
van verkopen
B
edrijven en overheidsdiensten besteden hun IT-projecten in
steeds meer aan op basis van prestatie-inkoop. Deze uit de
VS overgewaaide methodiek zou hen ontslaan van in een
(te) vroeg stadium te maken keuzes, keuzes over wat er
nodig is en hoe dat technisch moet werken. In plaats
daarvan geeft de aanbestedende organisatie aan wat ze functioneel van
de gezochte oplossing verwachten. De technische uitwerking laten ze
over aan de leveranciers. Geïnteresseerde leveranciers dienen zich te
profileren met overtuigende bewijzen van de effectiviteit van de oplossing die zijn voorstellen.
De aanvankelijk vooral in weg- en waterbouw populaire inkoopmethodiek wordt de laatste jaren ook steeds meer voor IT gebruikt. Begrijpelijk, want de problemen die het pretendeert op te lossen – kennisongelijkheid, onderbelichting van de kwaliteitsdimensie, problematisch
opdrachtgeverschap – zijn juist in de IT veel gehoorde klachten.
Accountmanager Niels Verlaan van Fujitsu Nederland krijgt de laatste
tijd vaker te maken met aanbestedingen op basis van prestatie-inkoop,
ook wel Best Value Procurement (BVP). “Aanvankelijk zagen we het
‘vooral de laatste
tijd gaat het snel met
prestatie-inkoop’
Dit artikel is de tweede aflevering in een korte serie over prestatieinkoop in IT. De eerste aflevering, Prestie-inkoop als trend in IT,
verscheen op 29 mei jl. in AutomatiseringGids nr. 10. Deel drie, Prestatieinkoop door overheidsdiensten, verschijnt in AutomatiseringGids nr. 12.
Op pagina’s 18 en 19 van dit nummer gaan Joop Schuilenburg en Bas aan
de Wiel dieper in op wat leveranciers moeten doen bij prestatie-inkoop.
ITManagement
De regels rond klassieke aanbesteding zouden te zeer zijn gericht op prijsvergelijking en
onvoldoende recht doen aan kwalitatieve verschillen in het aanbod. Steeds meer organisaties zien in de nieuwe aanbestedingsmethodiek prestatie-inkoop een antwoord op deze
problemen. Maar zijn de leveranciers daar wel klaar voor?
Jan Willem
Middelburg van
Pink Elephant: “Bij
prestatie-inkoop
krijgt de leverancier krijgt meer
verantwoordelijkheid en dus ook
meer kans om
waarde toe te
voegen voor zijn
klant.”
15
ITManagement
‘Bij prestatie-inkoop
draait het om aantonen
dat je effectief bent’
vooral bij aanbesteding van software-licentiemanagement, maar sinds ongeveer een jaar is het ook bij aanbesteding van managed services regelmatig aan de orde. Ik
schat dat zo’n een op de 3 à 4 trajecten waarin wij
meedoen plaatsvindt op basis van prestatie-inkoop. Ik
houd geen tellingen bij, maar mijn indruk is dat het
vooral de laatste tijd snel gaat.”
Arno Hiemcke van in IT gespecialiseerde Quint
Wellington Redwood schat dat nu al zeker de
helft van de aanbestedingen die zijn
werkgever begeleidt, duidelijk BVP-achtige elementen bevat en zo’n 10 tot 20
procent volgt echt het BVP-stramien.
Op de laatste editie van de jaarlijkse
BVP-conferentie in Phoenix
kwam hij ook “opvallend veel
IT’ers” tegen.
Aantonen dat je effectief
bent
De selectie-methodiek bij prestatieinkoop verschilt sterk van wat IT-bedrijven
op dit vlak gewend zijn. Vooral als het om
projecten gaat is werkhypohese van salesteams
nu vaak nog: ‘Niet de beste aanbieder wint, maar
de partij die de hoogste verwachtingen weet te
wekken.’ En dat is nu juist de opstelling waartegen opdrachtorganisaties zich door middel van
prestatie-inkoop trachten te wapenen. “Met zo’n
benadering zul je als leverancier in een prestatieverkoop-tender een harde dobber hebben”, schat
Anneke van Abeelen dan ook in. Van Abeelen
begeleidt bedrijven bij het leren meedingen in
aanbestedingen op basis van prestatie-inkoop. Ze
weet als geen ander dat de omschakeling
doorgaans ingrijpend is. “Het is een paradigmashift, waarin niet iedereen altijd goed mee kan
komen. En zelfs als een salesteam de transitie
van klassieke verkoop naar prestatieverkoop wel
echt aangaat, dan zijn er toch nog zeker drie
trajecten nodig om het werkelijk in de vingers te
krijgen. Traditioneel is verkoop relatiegericht. Het
draait om emotie, met claims als ‘Wij leveren
state of the art technologie’, ‘Wij hebben 50
16
Voor dit artikel werd gesproken met:
Anneke van Abeelen, van InZicht, Best Value
Experts
Arno Hiemcke, van adviesbureau Quint
Wellington Redwood
Bram Lamens en Ruud Leether van het
Ministerie ministerie van Veiligheid en Justitie
Jan Willem Middelburg, van Pink Elephant
Erwin Piet, van het Havenbedrijf Rotterdam
Partick Pirson, van het adviesbureau Argitek
Dirk van Roode, van Nederland ICT
Sicco Santema, van adviesbureau Scenter
Niels Verlaan, van Fujitsu Services
klanten in de top 100’, ‘Wij hebben de beste specialisten in dienst’. Dat
zijn de beproefde formules van een gepokt en gemazeld salesteam
oude stijl. Maar dat salesteam richt bij prestatie-inkoop waarschijnlijk
helemaal niets uit, want daar gaat het niet om ‘een goed gevoel’ of ‘de
beste prijs’. Daar is de vraag wie de meest dominante, dat wil zeggen
op meetbaarheid gebaseerde, informatie levert over de
waardetoevoeging voor de opdrachtgever. Welke
klantdoelstellingen worden met die state of the art
technologie aantoonbaar gerealiseerd? Hoe effectief
is deze aanpak en waaruit blijkt dat? Welke gebeurtenissen (externe risico’s) bedreigen de realisatie van
die doelstellingen, waaruit blijkt dat? Wat doe je om
die risico’s voor ons te mitigeren en: wat is je plan B
als het risico optreedt? Bij prestatieverkoop draait
alles om meten en verbeteren, en aantonen dat je
effectief bent, ook binnen de mogelijkheden van
jouw klant.”
Van Abeelen heeft de indruk dat de veel
IT-bedrijven er noch niet echt op
geprepareerd zijn om serieus in te
gaan op een aanbesteding volgens
het stramien van prestatie-inkoop.
“Wat kun je verwachten in een
sector die al 20 jaar of langer
vooral prijsgedreven bezig is? Het
is een grote vergissing te denken
dat je om succesvol te zijn in
prestatieverkoop alleen maar
een paar dingen aan de
voorkant hoeft te veranderen
en te verwachten dat het dan
allemaal vanzelf goed gaat -terwijl je aan de achterkant bij
wijze van spreken je onderaannemers nog op primair op prijs
selecteert. De term prestatieverkoop is misleidend, in die zin dat
het veel verder reikt dat het
sales-team, het vergt een paradigmashift die de hele organisatie verandert.
Als prestatieverkoop niet is verankerd
in een bedrijfsvoering waarin prestatiemeting en -verbetering structureel
centraal staan, dan wordt het nooit wat
op lange termijn. Prestatiegericht bezig
zijn is een way of living. Die kun je je niet
van ene op het andere moment
­aanmeten.”
Beter kunnen onderscheiden
Toch is er voor IT bedrijven – los van het
feit dat er weinig te kiezen valt als de markt
die kant op beweegt – alle reden om het
verschijnsel serieus te nemen. “Bij prestatieinkoop krijgt de leverancier krijgt meer verant-
Anneke van Abeelen, InZicht, Best Value
Experts: “Prestatie-inkoop is een
paradigma-shift, waarin niet iedereen altijd goed mee kan komen.”
woordelijkheid en dus ook meer kans om waarde toe te voegen voor
zijn klant. Dat zal zich in principe vertalen in een wat betere marge,
dan waarop hij zou mogen rekenen in een ‘u-vraagt-wij-draaien’-opdracht”, constateert Jan Willem Middelburg van Pink Elephant
(IT-consultancy en -training, gericht op IT-organisaties, best practices
in IT-management). Pink Elephant tendert gemiddeld zo’n 2 à 3 maal
per maand. In ongeveer de helft van de gevallen gaat het daarbij om
overheidsaanbestedingen. Maar slechts een minderheid daarvan
verloopt volgens de prestatie-inkoopprocedure. “Misschien eens per
twee of drie maanden hebben we met een prestatie-inkoop te maken”,
schat Middelburg. “Maar als er sprake is van een aanbesteding op basis
van prestatie-inkoop dan zijn we wel geneigd daaraan meer dan
gemiddelde aandacht te besteden. Onze ervaring is dat we ons in een
prestatie-inkoop beter kunnen onderscheiden van de concurrentie.
Wij zijn geen prijsvechters en prestatie-inkoop stelt ons in staat om de
prospect te laten zien hoe wij door misschien 5 procent duurder te zijn
wel 10 procent meer waarde voor hem weten te creëren.”
Een ander voordeel waar Middelburg op wijst is dat de leverancier bij
prestatie-inkoop degene is die de te leveren prestatie definieert. “Hij
kan daarin nauwer aansluiten op wat hij qua kennis en allianties in
huis heeft. En dat zijn als regel ook de middelen waarop hij de beste
marge weet te realiseren, een effect dat zo mogelijk nog eens wordt
versterkt door de omstandigheid dat prestatie-inkoop er toe neigt
kwaliteit centraal te stellen, waardoor bij de opdrachtgever de focus op
prijs allicht minder zal zijn dan bij een doorsnee conventionele
aanbesteding.”
Een ander veel gememoreerd leveranciersvoordeel bij prestatie-inkoop
is dat de te maken kosten van een deelname in een tender aanzienlijk
geringer zijn dan bij een conventionele aanbesteding. Althans voor de
verliezers, want die horen al in een vroeg stadium dat ze – op grond
van een kennelijk onvoldoende overtuigend verhaal over hun expertise
en ervaring – niet verder mogen. Daarmee blijft hen het vruchteloos
opstellen en vooraf doorrekenen van een gedetailleerde aanbieding
bespaard. Hiemcke schat dat dat door de bank genomen neer zal
komen in een besparing op de bid-kosten met ongeveer de helft.
»
‘Onze ervaring is dat
we ons in een prestatieinkooop beter kunnen
onderscheiden’
Alleen maar rozengeur en maneschijn?
Prestatie-inkoop heeft – voor leveranciers die er adequaat mee om weten te gaan – ontegenzeggelijke voortdelen. Maar dat wil
niet zeggen dat het allemaal rozengeur en maneschijn is. Er zijn wel degelijk ook facetten die voor leveranciers lastig kunnen
zijn.
Een van de mogelijke problemen waarvoor leveranciers zich bij prestatie-inkoop gesteld kunnen zien is de trend om elementen
uit prestatie-inkoop selectief in te passen in een overigens traditioneel ingericht aanbestedingsproces. Dat kan een serieuze
poging zijn om geleidelijk het eigen opdrachtgeverschap te transformeren. Maar volgens Van Abeelen is er ook een gerede kans
dat het een opdrachtgever betreft die het mechanisme van een waardegedreven keten niet begrijpt. “Deze opdrachtgevers
zullen blijven micro-managen en uitknijpen. Met de populariteit van prestatie-inkoop neemt het aantal hybride tenders toe:
prestatie-inkoop wordt dan gebruikt als een inkooptruc. Ik adviseer mijn klanten dan ook om bij dergelijke opdrachtgevers de
klassieke manier van verkopen in te zetten.”
Vernieuwers in het nadeel
Door de nadruk op bewezen eerdere prestaties, neigt prestatie-inkoop er toe vernieuwers en partijen die hun potentieel nog
niet ten volle hebben gerealiseerd buiten te sluiten. Arno Hiemcke van Quint wellington Redwood bevestigt dat hier voor
sommige leveranciers een probleem kan ontstaan. “Prestatie-inkoop legt inderdaad erg veel nadruk op het kunnen bewijzen
van zijn capaciteiten en expertise door de leverancier. Dit is zeker niet in het voordeel van nieuwkomers die nog maar weinig trackrecord hebben kunnen opbouwen. Anderzijds, dit bewijzen kan bestaan uit andere factoren dan referenties alleen.
Nieuwkomers zullen hier creatief mee om moeten gaan.”
Hoe dat creatief ‘ermee omgaan’ er in de praktijk uit kan zien, licht accountmanager Niels Verlaan desgevraagd toe. Hij wijst er
op dat ‘beter’ niet noodzakelijkerwijze hoeft te berusten op ‘vaker’ of ‘meer’. “Het gaat er om dat een bedrijf zijn kwaliteit voldoende aantoont. Een bedrijf dat bijvoorbeeld in een jaar tijd een sterke stijging van zijn of haar performancelijn dominant kan
aantonen, laat iets anders zien dan een bedrijf dat 10 jaar lang hetzelfde doet. Een bedrijf dat 30 jaar lang in een prijsgedreven
omgeving haar opdrachten heeft weten te scoren, is meer prijsgericht. Een jong bedrijf zal meer leiderschap tonen en met meer
waarschijnlijkheid snel de omslag weten te maken van prijsgedreven naar waardegedreven. Tot slot: benut een bedrijf dat iets
al 80 keer gedaan heeft z’n potentieel optimaal?”
Vals spel
Een ander mogelijk probleem voor met name innovatieve leveranciers is dat het niet ondenkbaar is dat de opdrachtgever goede
ideeën van de ene leverancier inbrengt in de dialoog met een van diens opponenten, die daardoor zijn concurrentiepositie op
oneigenlijke wijze zou verbeteren. Deeltijd-hoogleraar Sicco Santema benadrukt dat zo’n truc haaks staat op de motieven om
voor prestatie-inkoop te kiezen. “In dat geval is er geen sprake meer van prestatie-inkoop. De essentie van prestatie-inkoop is
namelijk dat de opdrachtgever zich niet wil bezighouden met de inhoudelijkheid van de oplossing. Bovendien loopt het dan
natuurlijk helemaal spaak bij de selectie, want die moet gebaseerd zijn op aantoonbare ervaring met de geboden oplossing, en
daarvan is bij een leverancier die van z’n concurrent afkijkt uiteraard geen sprake.”
Ook Fujitsu’s Verlaan denkt dat vals spel in prestatie-inkoop een opdrachtorganisatie niet veel goeds kan opleveren. “Zo’n scenario zou betekenen dat de initiële aanbod-scope van die leverancier achteraf wordt gewijzigd; dat is niet wenselijk. Wie daaraan begint, begeeft zich op hellend vlak en neemt mijns inziens ook risico’s wat betreft de verdere uitvoering. Er is overigens
wel één terrein waarop inbreng van leveranciers die niet voor de verificatiefase zijn geselecteerd, wel met aan kop liggende
concullega wordt gedeeld en dat is de signalering van risico’s. Het gaat dan om risico’s die buiten de invloedssfeer van de aanbieder liggen maar waarvoor hij mitigerende maatregelen zal moeten beschrijven. De opdrachtgever kan de in de verificatiefase
zijn beoogde aanbieder vragen naar diens mitigatie van deze risico’s. Maar hierbij wordt alleen de signalering van het risico
gedeeld en nadrukkelijk niet de maatregel van niet-geselecteerde leveranciers. Die zal de ‘koploper’ zelf moeten formuleren.”
Althans, als de opdrachtgever het althans netjes speelt.
17