Memo Ondersteuning en monitoring implementatie - saMBO-ICT

Memo
Begeleiden en ondersteunen implementatie hKS in systemen
van scholen
Auteur:
Datum:
Henk-Jan van Ginkel
25 juni 2014
Inleiding
Eind november 2013 heeft de minister van OCW het model van de herziene kwalificatiestructuur
(hKS) en het toetsingskader ervan vastgesteld. Tevens heeft zij de kenniscentra via SBB de
opdracht gegeven om de nieuwe kwalificatiedossiers en de keuzedelen in het voorjaar 2014 op te
leveren.
Parallel daaraan dienen de informatiesystemen op de scholen voorbereid te worden. Onder regie
van saMBO-ICT hebben mbo scholen en leveranciers in samenwerking de impact op de systemen in
kaart gebracht. In maart 2014 is gestart met het schrijven van een Programma van Eisen (PvE)
voor de systemen, die in juni klaar is gekomen.
Vanaf juli 2014 zijn de leveranciers aan zet om het opgestelde PvE te realiseren ten behoeve van
de uiteindelijke implementatie van de hKS per augustus 2016. Hoewel iedere leverancier zelf
verantwoordelijk blijft voor de tijdige en juiste implementatie van de voor de hKS benodigde
wijzigingen, zal saMBO-ICT ook in die fase een actieve begeleidende en ondersteunende rol spelen.
De invulling daarvan wordt in deze memo beschreven.
Doel
De implementatie functie van saMBO-ICT in de realisatiefase heeft als doel: Het stimuleren en
ondersteunen van het per augustus 2016 gereed zijn van de systemen van de scholen voor de
invoering van de herziene kwalificatiestructuur.
Dit wordt nagestreefd door:
Het organiseren van bijeenkomsten waarin de leveranciers geïnformeerd worden over de
ontwikkelingen inzake de herziene kwalificatiestructuur;
Het monitoren voortgang, zodat helder is of de systemen tijdig gereed zijn;
Het ondersteunen van de leveranciers door het opzetten van een community met
vraagbaak/kennisdelingsfunctie;
Het betrekken van gebruikersgroepen bij de wijzigingen in de systemen.
Betrokkenen
Afhankelijk van de fase van het programma hKS, richt saMBO-ICT zich de ene keer meer op de
scholen en informeert daarbij de leveranciers en is het de andere keer andersom. Zo waren de
instellingen vooral aan zet gedurende het opstellen van het PvE. Tijdens de realisatiefase zal de
focus primair op de leveranciers gericht zijn en worden de gebruikersgroepen/key users
geïnformeerd. In de testfase is betrokkenheid van zowel leveranciers als scholen belangrijk, terwijl
in de implementatiefase de focus weer primair op de scholen gericht zal zijn.
Omwille van een heldere eenduidige communicatie, vraagt saMBO-ICT van elke leverancier en elke
gebruikersgroep 1 contactpersoon. Als er geen gebruikersgroep is, zal er een key user betrokken
worden vanuit de instellingen.
1
Activiteiten
Informatiebijeenkomsten
Goede informatievoorziening is van groot belang, omdat hoewel we met bevroren specificaties
werken, er gewerkt wordt in een dynamische omgeving. Om dit in goede banen te leiden heeft de
regieorganisatie van OCW een programma ingericht met 4 lijnen, te weten:
1. Goede kwalificatiedossiers en voldoende goede keuzedelen
2. Goed voorbereid onderwijs
3. Aangepaste en ingerichte processen en systemen
4. Aangepaste en inwerking getreden wet- en regelgeving
Voor uitgebreide informatie over deze lijnen, zie het Programmaplan KS van de regieorganisatie.
De implementatieondersteuning die in deze memo beschreven wordt, is een deel van de invulling
van lijn 3.
In dezelfde frequentie als het lijnenspeloverleg, te beginnen met een kick-off op 25 juni 2014,
worden informatiebijeenkomsten georganiseerd. Hierin worden de leveranciers en
vertegenwoordigers van gebruikersgroepen geïnformeerd over de laatste ontwikkelingen inzake de
herziene kwalificatiestructuur. Elke bijeenkomst zal er een update worden gegeven vanuit de
regieorganisatie van OCW. Daarin zal zowel informatie vanuit de regieorganisatie zelf als informatie
vanuit de andere lijnen een plaats krijgen. Daarnaast zal er iedere keer een andere lijn gevraagd
worden om een toelichting op de activiteiten te geven. Dit laatste niet met primaire doel om af te
stemmen tussen de lijnen, maar om achtergrondinformatie te delen met elkaar.
Monitoring voortgang
Aan alle leveranciers die meedoen in dit initiatief van saMBO-ICT wordt gevraagd om een planning
van de realisatie met saMBO-ICT te delen en vervolgens daarover maandelijks de voortgang te
rapporteren. Afhankelijk van de impact op het systeem zal dit schriftelijk gedaan worden of
ondersteund door live/telefonisch contact. Met elke leverancier zal aan het begin van het traject
een live contact georganiseerd worden, zodat de leverancier de impact en planning kan toelichten
en saMBO-ICT de monitoring/coördinatie functie kan toelichten.
Vraagbaak/kennisdeling
Om te voorkomen dat iedere leverancier zelf het wiel moet uitvinden, zal saMBO-ICT een
vraagbaak functie op zich nemen en kennisdeling organiseren. Daartoe zullen de volgende
activiteiten ondernomen worden:
Inrichten van een groep in de groepsomgeving van saMBO-ICT, waar relevante informatie
betreffende lijn 3B met alle betrokkenen gedeeld kan worden. Ook zullen we
verwijzigingen opgenomen worden naar informatiebronnen van de regieorganisatie en van
andere lijnen. Daarin zal een FAQ lijst een plaats krijgen en bestaat de mogelijkheid tot
het stellen van vragen, die indien nodig door saMBO-ICT doorgeleid worden naar andere
organisaties. De bedoeling is dat een antwoord op een gestelde vraag gedeeld wordt met
alle betrokkenen.
Ter ondersteuning van het delen van de informatie in de groep zal regelmatig (frequentie
nader met betrokken partijen af te stemmen) een conference call georganiseerd worden.
Afstemming
Voor het inwinnen van actuele informatie en het vinden van antwoorden op gestelde vragen is het
volgende afgesproken:
•
Alle vragen/opmerkingen over lijn 3B aangelegenheden kunnen door saMBO-ICT worden
beantwoord. Waar nodig kan uiteraard afstemming met de regieorganisatie plaatsvinden;
•
Vragen/opmerkingen die lijn 3B overstijgend zijn en dus over algemene zaken of zaken uit
andere lijnen gaan, worden kortgesloten met de regieorganisatie of ingebracht in het
lijnenspeloverleg;
•
Afstemming over besluitvorming is een kwestie van de regieorganisatie en vindt plaats in
het lijnenspeloverleg.
2

Download Report