Van prijsgericht naar kostengericht inkopen

© NEVI
pag.: 1 van 2
code: LEV-TCO-kre-031-bl versie 1.1
Van prijsgericht naar kostengericht inkopen
Steeds meer bedrijven trachten niet alleen naar de prijs, maar naar de totale kosten van
inkopen te kijken. Leverbetrouwbaarheid, kwaliteit en service zijn aspecten die door een
toenemend aantal bedrijven nauwkeurig worden bijgehouden voor de verschillende
leveranciers, en vaak zelfs in geld worden uitgedrukt om zodoende een zogenaamde Total
Cost Of Ownership (TCO) uit te rekenen. Op die manier kunnen appels met appels worden
vergeleken, en kunnen op basis van TCO-gegevens de beste leveranciers of het beste
product worden geselecteerd.
Dat heeft er toe geleid dat steeds meer leveranciers ook trachten de kwaliteiten van hun
producten en dienstverlening in geld uit te drukken. Vroeger volstond het om de kwaliteiten
van het product zelf aan te geven. Later werd het noodzakelijk om ook aan te geven wat de
voordelen van die kwaliteiten waren voor de klant. Tegenwoordig vragen steeds meer
klanten om een financiële berekening van die voordelen. De kern is dat bedrijven steeds
meer zaken met elkaar proberen te doen op basis van kwantitatieve, objectieve gegevens,
het liefste in financiële bedragen uitgedrukt.
We noemen hier een aantal aandachtspunten die in de praktijk nuttig blijken te zijn bij het
opstellen en gebruiken van TCO-informatie:
• Bepaal de activiteiten die beïnvloed worden door prestatieverschillen tussen
leveranciers en tussen producten (zoals bijvoorbeeld kwaliteitscorrecties en extra
voorraadbeheer), en bepaal de kostentarieven met behulp van Activity Based Costing
(ABC).
• Stel vast wat de relevante (ofwel beïnvloedbare) kosten zijn voor TCO-calculaties van
diverse producten. Niet alle kosten zijn ‘vermijdbaar’ door voor een ander product of een
andere leverancier te kiezen (denk bijvoorbeeld aan de loonkosten van vaste
medewerkers).
• Maak het niet te ingewikkeld. Als uw boekhoudsysteem zich moeilijk leent voor ABCcalculaties, kies dan bijvoorbeeld een systeem waarbij u de prijs van een leverancier
deelt door diens leverprestatie (vendorrating index). Daarmee krijgt u een indicatie van
diens TCO in relatie tot die van andere leveranciers.
In veel organisaties blijkt het werken met TCO lastig in de praktijk te brengen en komen
nog veel zogenaamde ‘kosten + opslagpercentage’ contracten voor binnen de samenwerking: binnen het gestelde budget rekent de leverancier alle loon- en materiaalkosten en
dergelijke door inclusief de bijkomende marges en vergoedingen, veelal gemaximeerd op
een vooraf vastgesteld percentage afhankelijk van de daadwerkelijke prestatie. Op zich lijkt
dit een prima methodiek. Het grootste deel van de variabele beloning komt echter voort uit
de realisatie van kostenbesparingen en is niet gerelateerd aan de uiteindelijke prestatie. Dit
motiveert de leverancier om met name op kosten te sturen en niet op opbrengst of het
vergroten van de toegevoegde waarde.
In complexe innovatieve projecten is het verstandiger om meer subjectieve factoren te
gebruiken voor de vaststelling van de variabele beloning. De subjectieve factoren kennen
een duidelijke relatie met de prestaties op het gebied van kwaliteit en het behalen van de
milestones binnen het project. Daarnaast kunnen traditionele factoren als betrouwbaarheid,
kwaliteitsborging en kostenbeheersing een rol blijven spelen in de vaststelling van de
vergoeding.
© NEVI
pag.: 2 van 2
code: LEV-TCO-kre-031-bl versie 1.1
Organisaties die uitbesteden aan toeleveranciers hebben, gezien de grote mate van
afhankelijkheid, er ook steeds meer belang bij om leveranciers te helpen hun prestaties in
de keten te verbeteren door bijvoorbeeld het wegnemen van niet-waardeverhogende
activiteiten. In dit kader spreken we van een ‘lean’ supply chain: alle overbodige kosten of
activiteiten worden weggenomen.
Een laatste ontwikkeling is dat er steeds meer wordt gekeken naar de mogelijkheden voor
uitbesteding en productie in lagelonenlanden om te komen tot significante kostenvoordelen.
Uiteraard nemen ook de risico’s toe door de grote fysieke afstand en zaken als
cultuurverschillen.

Download Report