RAADSVOORSTEL Raadsvergadering: 18 december 2014 Behandelend medewerker: Dhr. P. van Drunen Afdeling: Beleid en Beheer Raadsvoorstel nr.: 22-14-14 Portefeuillehouder: Wethouder Van de Heijning Datum voorstel: 2 december 2014 Besluitvormend / Meningsvormend Voorstel tot het beschikbaar stellen van een krediet van € 70.000 voor de aanschaf van geïntegreerde beheersoftware (Beheer Openbare Ruimte) 1. Samenvatting Aanleiding: Bij wetgeving is vastgesteld dat iedere gemeente vanaf 2016 dient te beschikken over een Basisregistratie Grootschalige Topografie BGT. Dit is een kaart waarop alle basisregistraties (onder andere alles wat de gemeente in beheer en onderhoud heeft) moet zijn gekoppeld. De invoering van deze BGT zal grote gevolgen hebben omdat ook de huidige (beheer)systemen en werkprocessen moeten worden aangepast. Gevraagde beslissing: Vanwege de komst van de BGT is aanschaf van nieuwe beheersoftware noodzakelijk. De raad wordt daarom gevraagd een krediet van € 70.000,00 beschikbaar te stellen voor de aanschaf van geïntegreerde beheersoftware die aansluit op de BGT. Beoogd effect: Door de aanschaf van geïntegreerde beheersoftware zal ook efficiënter kunnen worden gewerkt omdat gegevens die eenmaal ingewonnen worden voor meerdere onderdelen van beheer (bijvoorbeeld groen- en wegenonderhoud) kunnen worden gebruikt. Dezelfde pakketten zullen worden aangeschaft door de partners, de gemeente Baarle-Nassau en de gemeente Gilze en Rijen. 2. Onderbouwing Om te voldoen aan het principe eenmalig inwinnen, meervoudig gebruik moet er technische afstemming zijn tussen BGT en BOR (Beheer Openbare Ruimte) zoals groen- en wegbeheer. Door beheergegevens op te nemen in de BGT is een koppeling tussen BGT en BOR dus noodzakelijk. Een mutatie in de BGT die gevolgen heeft voor de BOR dient direct een mutatie tot gevolg te hebben in het beheer en vice versa. Door beheergegevens op te nemen in de BGT is een koppeling tussen BGT en BOR noodzakelijk om efficiency te kunnen behalen. Dit kan door: a) een koppelvlak tussen twee onafhankelijke softwarepakketten aan te schaffen; b) beheersoftware aan te schaffen die BGT-proof (IMGEO) is en waarin verschillende beheerdisciplines zoals groen, wegen (grijs) en riolering geïntegreerd zijn. Situatie gemeente Baarle-Nassau en gemeente Gilze en Rijen De partnergemeenten hebben allen te maken met de nieuwe basisregistratie BGT en daarmee ook de noodzakelijke nieuwe beheersoftware. In het licht van de ambtelijke fusie is ambtelijk de wens uitgesproken om gezamenlijk op te trekken bij de aanbesteding van BOR-software. Hiermee kan kostenvoordeel worden behaald en wordt geborgd dat de totale inrichting van de software past voor alle drie de gemeenten en na aanschaf met elkaar afgestemd kan worden tot één werkproces. De gemeente Hilvarenbeek maakt als 4e gemeente deel uit van deze aanbesteding vanuit het oogpunt van de onderlinge samenwerking project BGT met de gemeente Alphen-Chaam en Baarle-Nassau. Om de grootste efficiency en kostenvoordeel te behalen heeft het college besloten geïntegreerde BGT-BOR software aan te schaffen. Dit heeft gevolgen voor de aanschafprijs en onderhoudskosten. 3. Lasten, Baten en Dekking Investering: De totale voorbereidings- en implementatiekosten worden, op basis van recente aanbestedingen in de regio waarin meerdere beheerdisciplines binnen de openbare ruimte (onder andere groen, wegen en riolering) en de BGT geïntegreerd zijn, geraamd op een bedrag van € 70.000 (exclusief 3 jarig onderhoudscontract). De investering wordt lineair afgeschreven in een periode van 5 jaar, rentepercentage 5%. Eenmalige kosten: Niet van toepassing. Structurele kosten: De geraamde onderhoudskosten bedragen +/- € 12.000 per jaar (met ingang van 2015). Dekking begroting 2014: In het Investeringsplan 2014, zoals vastgesteld bij de programmabegroting 2014, is nog geen rekening gehouden met deze investering. Omdat de verwachte uitgaven in 2014 niet meer bedragen dan € 10.000 zijn ook de kapitaallasten in 2014 beperkt. De begroting 2014 hoeft hiervoor dan ook niet gewijzigd te worden. Dekking begroting 2015: In de exploitatiebegroting 2015, die door de raad op 13 november is vastgesteld, is rekening gehouden met kapitaallasten op basis van een investering van € 70.000. In de begroting 2014 is voor onderhoudslasten van de huidige drie beheerpakketten een structureel bedrag opgenomen van € 10.000. In de exploitatiebegroting 2015 is dit bedrag opgehoogd naar € 12.000. De begroting 2015 hoeft hiervoor dan ook niet gewijzigd te worden. 2/4 4. Vervolg Planning: n.v.t. Communicatie: n.v.t. BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN ALPHEN-CHAAM mr. M.M. Hendrickx secretaris mr. J.W.M.S. Minses burgemeester 3/4 De raad van de gemeente Alphen-Chaam; gelezen het voorstel van het College van Burgemeester en Wethouders d.d. 25 november 2014, afdeling Beleid en Beheer, nr. 22-14-14; overwegende dat vanwege de komst van de BGT de aanschaf van nieuwe beheersoftware noodzakelijk is, gelet op de efficiency die er te behalen is 0bij eenmalige inwinning van gegevens voor meervoudig gebruik van geïntegreerde beheersoftware; BESLUIT: een krediet van € 70.000 beschikbaar te stellen voor de aanschaf van geïntegreerde beheersoftware Beheer Openbare Ruimte. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Alphen-Chaam op 18 december 2014. , voorzitter , griffier 4/4