Vraag en Antwoord SEPA

Vragen en antwoorden SEPA
Wat is IBAN?
IBAN staat voor International Bank Account Number. Dit rekeningnummer is in elk land op
soortgelijke wijze opgebouwd. Het nummer bestaat uit het huidige rekeningnummer, dat
vooraf wordt gegaan door de landcode (NL voor Nederland), een controlegetal (twee cijfers),
een code van de bank (in Nederland vier letters) en één of meerdere nullen. IBAN wordt nu
nog vooral voor grensoverschrijdende betalingen gebruikt, maar straks ook voor alle
binnenlandse betalingen. In Nederland bestaat IBAN uit 18 tekens, in andere landen varieert
dit van 15 tot maximaal 34 tekens.
Moet ik zelf aan mijn gemeenteleden onze IBAN doorgeven?
Het is belangrijk dat u tijdig de gemeenteleden op de hoogte brengt van uw IBAN. Zorg ook
dat uw facturen, briefpapier en andere correspondentie waar deze gegevens op staan
worden aangepast.
Het wordt aanbevolen om zowel uw huidige rekeningnummer als uw IBAN op uw briefpapier
te vermelden. De meeste bedrijven en gemeenteleden zijn nu nog niet over op IBAN en
hebben voor hun overschrijvingen dus nog uw huidige rekeningnummer nodig. De komende
periode, als steeds meer bedrijven en gemeenteleden gebruik gaan maken van IBAN, is het
belangrijk dat zij ook uw IBAN kunnen vinden op uw briefpapier en andere
communicatiemiddelen.
Wat is de juiste schrijfwijze van IBAN (op bijvoorbeeld drukwerk)?
Voor communicatiemiddelen als brieven, facturen , loonstroken en websites waar u uw IBAN
vermeldt geldt de volgende schrijfwijze: NL99 (spatie) BANK (spatie) 0123 (spatie) 4567
(spatie) 89. Als u een betaalopdracht bij SKG indient, dan is de schrijfwijze overigens zonder
de bovengenoemde spaties.
Wat is SEPA?
Europa is op weg naar een gezamenljke betaalmarkt (SEPA), waar we straks overal op
dezelfde manier kunnen betalen. SEPA, Single Euro Payments Area, omvat alle landen
binnen de EU, aangevuld met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein (die wel lid zijn van de
Europese Economische Ruimte), Zwitserland en Monaco. Om te zorgen dat eurobetalingen
in dit gebied straks overal op dezelfde manier plaatsvinden komen er nieuwe standaarden in
het betalingsverkeer voor het rekeningnummer en voor betaalmiddelen. Het
rekeningnummer IBAN, overschrijvingen, incasso’s en betaalpassen zijn straks zowel voor
binnenlandse als grensoverschrijdende eurobetalingen te gebruiken.
Dit heeft voordelen voor bedrijven en personen die betalingen in het buitenland doen of
betalingen vanuit het buitenland ontvangen. Bedrijven die internationaal zaken doen kunnen
onder meer gemakkelijk salaris uitbetalen aan buitenlandse werknemers. Ook het incasseren
bij buitenlandse klanten wordt met de nieuwe standaard mogelijk.Wilt u meer weten over
SEPA? Kijk dan op de site van De Nederlandsche Bank.
Wat verandert er voor betalingen?
Met de nieuwe standaard voor overschrijvingen kan op uniforme wijze binnen Nederland en
de overige SEPA-landen worden betaald. De veranderingen zijn:
•
In plaats van het huidige rekeningnummer, wordt gebruik gemaakt van IBAN. Dit
nummer kan maximaal uit 34 tekens bestaan.
•
Een mededeling kan uit 140 tekens bestaan.
•
Het betalingskenmerk wordt betalingsreferentie en gaat van 16 naar 35 tekens.
Wat verandert er voor incasso’s?
Ook incasso’s krijgen net als overschrijvingen nieuwe standaarden en bieden ruimte voor
IBAN. Dat betekent dat het mogelijk is om een leverancier in het buitenland te machtigen om
geld af te schrijven of om zelf internationale incasso’s uit te geven. Uiterlijk 1 februari 2014 is
de nieuwe standaard volledig ingevoerd.
De nieuwe standaarden voor incasso’s brengen de nodige veranderingen met zich mee voor
kerken: zo gelden er andere aanlevertermijnen voor incassobatches bij SKG. Ook zijn er
richtlijnen over het vooraf informeren van gemeenteleden over het bedrag en het moment dat
u gaat incasseren (prenotificatie). Tevens vragen de administratie en het
machtigingenbeheer de nodige aanpassingen in uw bedrijfsvoering.
Wat is het verschil tussen zakelijke incasso en gewone incasso?
Er zijn twee soorten incasso’s: de standaard incasso en de zakelijke incasso.
De standaard incasso wordt gebruikt voor betalingen van particulieren, maar kan ook voor
incassobetalingen tussen bedrijven worden toegepast (dan geldt uiteraard ook de standaard
terugboekingtermijn van 56 dagen). De huidige machtigingen blijven gewoon van kracht en
hoeven niet opnieuw verkregen te worden. Over enkele jaren kan het afgeven van een
machtiging ook digitaal (e-Mandate).
Bedrijven moeten een aantal gegevens gaan toevoegen aan de machtigingen:
•
Incassant ID – Deze ontvangt de kerk van SKG.
•
Kenmerk van de machtiging – Elke bestaande machtiging krijgt een uniek kenmerk
van maximaal 35 tekens. Dit kenmerk mag door de kerk zelf bepaald worden. Denk
bijvoorbeeld aan het debiteurennummer, contractnummer of gewoon een volgnummer.
•
IBAN van de debiteur – Dat kan gevonden worden via www.ibanbicservice.nl, een
tijdelijke overgangsservice van de banken.
•
Datum van de ondertekening van de machtiging – De datum van ondertekening
wordt tot op heden niet altijd vastgelegd. Daarom is bepaald dat bij alle huidige,
bestaande machtigingen de datum geldt van 1 november 2009. Voor nieuwe
machtigingen geldt de datum van ondertekening.
De zakelijke incasso is de nieuwe variant van de huidige bedrijvenincasso. Hiermee kunnen
bedrijven machtigingen uitgeven en ontvangen van Nederlandse en Europese bedrijven. Het
grote verschil is dat er geen terugboekrecht is. Dat is bij de huidige bedrijvenincasso vijf
werkdagen. Bij de zakelijke incasso zijn (dus) wel nieuwe machtigingen noodzakelijk.
Wat is mandaatbeheer?
In de eigen administratie wordt vastgelegd en meegestuurd met de incassotransactie, en
deze gegevens staan ook op machtigingsformulier:
a. Incassant ID.
b. Kenmerk machtiging
c. IBAN ( en BIC) debiteur
d. Datum van ondertekening
e. Daarnaast:
i. Machtiging koppelen aan persoon/bedrijf en doel
ii. Type incasso moet dynamisch zijn ivm first, recurrend, final ivm aanleveren d-5 end-2
iii.Bij wijziging machtiging de datum van wijziging en reden.
iv.Bij periode/jaar dan einde datum machtiging opnemen.
v. Optie: bewakingsproces 14 maanden in verband met Melding Onterechte Incasso.
Optie: bewakingsproces 36 maanden in verband met automatisch vervallen
Machtiging indien niet gebruikt binnen 36 maanden
Wanneer wordt de e-mandate ingevoerd?
De e-mandate is geen verplicht onderdeel van SEPA. Niettemin is de ontwikkeling van dit
nieuwe product voor kerken, banken en SKG van belang om de efficiëntie van de incasso’s
verder te verhogen. De e-mandate krijgt dezelfde status als een papieren, getekend mandaat
door kerken en gemeenteleden. De invoering van de e-mandate wordt voor medio 2015
voorzien. Dit is van toepassing voor SKG Collect
Wordt mijn adresboek in SKG Online automatisch omgezet?
De adresboeken die u gebruikt voor SKG Online zullen door SKG op enig moment omgezet
worden naar IBAN. U wordt door SKG geïnformeerd op welk moment dit precies zal
plaatsvinden. Het is dus raadzaam om uw adresboek zo compleet mogelijk te hebben met
alle rekeningnummers waar u geld naar overboekt. Dan kunnen deze straks automatisch
door SKG omgezet worden naar IBAN.
Wat gebeurt er met BIC?
Op dit moment moeten consumenten en bedrijven voor grensoverschrijdende betalingen
zowel de IBAN als de BIC (Bank Identifier Code) aanleveren bij een betaalopdracht aan de
bank. Dit is nodig om betaaltransacties tussen banken uit te wisselen. In de toekomst kunnen
bedrijven en consumenten bij het geven van een betaalopdracht in euro’s binnen het SEPAgebied volstaan met alleen een IBAN. Voor binnenlandse betalingen vanaf 1 februari 2014,
voor grensoverschrijdende eurobetalingen vanaf 1 februari 2016. De bank voegt dan zelf de
BIC toe om de betaalopdracht goed te kunnen verwerken.
Het is raadzaam om BIC voorlopig nog te vermelden op uw briefpapier, zeker als u ook
zaken met het buitenland doet. Buiten Europa blijft de BIC wel in gebruik. Niettemin is het
mogelijk dat een klant of relatie van u vanaf een buitenlandse rekening wil betalen en in dat
geval hebben zij uw BIC nodig.
Wat gebeurt er als onze gemeenteleden en/of zakelijke relaties nog niet over zijn op IBAN,
maar wij wel?
Tot 1 februari 2014 bestaan het huidige en het nieuwe betalingssysteem naast elkaar: één
voor de huidige rekeningnummers en één voor IBAN. Tot die tijd kunnen bedrijven en
consumenten zowel gebruik maken van hun huidige rekeningnummer als van IBAN.
Is voor de IBAN-Acceptgiro ook een nieuw A/S -contract of C-contract nodig?
Nee, SKG zal zorgen dat de bestaande acceptgirocontracten automatisch worden omgezet.
Indien sprake van een C-contract dan is wel een verplichte systeemtest IBAN-Acceptgirotest.
Na ontvangst van de goedkeuring van deze test wordt dit gekoppeld aan het bestaande Ccontract en kunt u acceptgiro's verspreiden. SKG heeft alle gemeenten/diaconieën met een
C-contract benaderd. Mocht dit niet de situatie bij u zijn neemt u dan contact met ons op.
Welke checklist kan worden aangehouden?
Software:
− Bepaal wanneer uw software SEPA-proof moet zijn.
− Bepaal welke consequenties het nieuwe bestandsformaat voor uw software heeft.
− Informeer bij uw leverancier of uw softwarepakketten geschikt zijn voor IBAN en SEPA.
− Zorg dat eventueel nieuw aan te schaffen software SEPA-proof is.
− Controleer of uw financieel/administratief systeem klaar is voor de nieuwe bestandsformaten.
− Plan een datum om uw software uit te testen.
Incasso:
−Verzamel informatie over de Euro-incasso.
−Verzamel informatie voor de nieuwe eisen waaraan uw software moet voldoen.
−Informeer of de software van uw leverancier aan deze eisen voldoet.
−Sluit een Euro-incassocontract af.
−Ontwerp nieuwe machtigingen.
−Meld uw incassant ID en het kenmerk van de machtiging aan uw debiteuren.
Acceptgiro:
− Verzamel informatie over de IBAN acceptgiro.
− Verzamel informatie voor de nieuwe eisen waaraan uw software moet voldoen.
− Informeer of de software van uw leverancier aan deze eisen voldoet.
− Sluit een IBAN-acceptgirocontract af en doe een nieuwe test bij C-contract.
Voorbeelden
Voorbeeld IBAN-acceptgiro
Voorbeeld tijdlijn incasso algemeen

Download Report